ĐL, MG CBKT LĐ ban KD/CTTV TBH/ BHHH TBH/ BHHH CBKT, LĐ ban KD/ CTTV Ban KD/ CTTV LĐ Ban KD/ CTTV CBKT, CB thống kờ - - _ Ban KD/ CTTV TBH/ BHHH TBH/BHHH, KT, Ban KD/CTTV KT/KTCN, KTKH Bước 1 Ghi sổ cỏ nhõn Bước 2 Bản đỏnh giỏ rủi ro Bước 3 Mẫu đơn BH, biểu phớ, GYCBH Bước 4 Bước 4 HĐBH, Mẫu đơn BH Bước 5 Bước 6 Bước 7
Sơ đồ 6 : Quy trỡnh triển khai bảo hiểm P&I trờn phõn cấp – Lónh đạo Tổng Cụng ty ký Hợp đồng/ GCNBH
b. Nội dung cỏc bước trong quy trỡnh khai thỏc như sau :
- Bước 1 : Nhận thụng tin từ khỏch hàng Thu nhận thụng tin Phõn tớch thụng tin, đỏnh giỏ rủi ro Chấp nhận chào phớ Xem xột Xỏc định phớ Chào phớ/ Đàm phỏn Chuẩn bị HĐ/GCNBH Ký HĐ/GCNBH Quản lý HĐ/GCNBH Từ chố i
+ CBKT sẽ thường xuyờn tiếp xỳc với khỏch hàng, trao đổi thụng tin về cỏc sản phẩm của PVI nhằm giới thiệu cỏc nghiệp vụ bảo hiểm và đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng. Kịp thời nắm bắt những thay đổi và biến động trong hoạt động kinh doanh của khỏch hàng để tư vấn sản phẩm bảo hiểm hoặc đề xuất thay đổi cỏc điều kiện, điều khoản, phớ bảo hiểm cho phự hợp.
+ CBKT chủ động khai thỏc cỏc nguồn tin từ khỏch hàng (hoặc qua cỏc cơ quan quản lý, đại lý, cộng tỏc viờn, mụi giới, phương tiện thụng tin đại chỳng) để tỡm hiểu thụng tin về việc mua, đúng mới tàu hoặc cỏc tàu chưa tham gia bảo hiểm cú nhu cầu bảo hiểm.
+ Xử lý ban đầu của cỏn bộ khai thỏc khi nhận được thụng tin về nhu cầu / yờu cầu bảo hiểm từ khỏch hàng :
* BHDK sẽ cung cấp Giấy yờu cầu bảo hiểm, Bản cõu hỏi đỏnh giỏ rủi ro và cỏc tài liệu khỏc cho khỏch hàng theo yờu cầu. Hướng dẫn khỏch hàng cung cấp đầy đủ, chớnh xỏc thụng tin theo yờu cầu.
* Tỡm hiểu thờm cỏc thụng tin về nguồn vốn, khả năng tài chớnh, khả năng tham gia bảo hiểm của khỏch hàng… Từ đú cú cơ sở đưa ra cỏc điều kiện, điều khoản và phớ bảo hiểm hợp lý.
+ Khuyến cỏo với khỏch hàng : Hợp đồng bảo hiểm sẽ khụng cú giỏ trị nếu khỏch hàng cung cấp hoặc kờ khai sai hoặc khụng khai bỏo những chi tiết cú thể ảnh hưởng đến rủi ro liờn quan đến tàu cú yếu cầu bảo hiểm.
- Bước 2 : Phõn tớch thụng tin, tỡm hiểu, đỏnh giỏ rủi ro
+ Thụng qua cỏc số liệu thống kờ và thực tiễn hoạt động của khỏch hàng, Cỏn bộ khai thỏc tham mưu cho Lónh đạo về khả năng triển khai dịch vụ, chớnh sỏch khỏch hàng, về cụng tỏc quản lý rủi ro.
+ Căn cứ vào cỏc thụng tin được cung cấp, cỏn bộ khai thỏc tự đỏnh rủi ro hoặc tư vấn kịp thời về quản lý rủi ro cho khỏch hàng (Sử dụng Bảng đỏnh giỏ rủi ro theo mẫu). Phải điền đủ thụng tin theo yờu cầu, mục nào khụng biết
phải ghi rừ là “Khụng biết” hoặc “Sẽ thụng bỏo sau”.
+ Cỏn bộ khai thỏc hoặc Giỏm định viờn đỏnh giỏ rủi ro trờn cơ sở tiếp xỳc hoặc xỏc minh đối tượng bảo hiểm và cỏc thụng tin được cung cấp để đưa ra một mức chào phớ bảo hiểm hợp lý.
+ Những trường hợp đặc biệt (yờu cầu chuyờn mụn, kỹ thuật, khả năng rủi ro cao, giỏ trị bảo hiểm lớn) cần cú Giỏm định viờn đỏnh giỏ rủi ro (giỏm định điều kiện của cỏc cơ quan chuyờn mụn khỏc hoặc của Tổ chức giỏm định nước ngoài. Việc đỏnh giỏ và lựa chọn nhà giỏm định điều kiện do ban BHHH làm đầu mối thực hiện trong toàn Tổng Cụng ty và phối hợp với ban GĐBT khi cần thiết.
- Bước 3 : Tiến hành đàm phỏn, chào phớ.
Trong quỏ trỡnh đàm phỏn, cỏc yếu tố liờn quan như hạn chế hay mở rộng điều kiện/điều khoản, hồ sơ dữ liệu về khỏch hàng, chớnh sỏch khỏch hàng, tỡnh hỡnh thị trường trong nước và quốc tế, phớ của cỏc nhà tỏi bảo hiểm hàng đầu sẽ được Lónh đạo của Tổng Cụng ty xem xột để quyết định mức phớ phự hợp, đỏp ứng được nhu cầu bảo hiểm, khả năng của khỏch hàng và chớnh sỏch phỏt triển kinh doanh của Tổng cụng ty.
- Bước 4: Chuẩn bị Hợp đồng (nếu cú)/ GCN bảo hiểm.
Khi khỏch hàng chấp nhận bản chào phớ bảo hiểm, cỏn bộ khai thỏc đề nghị họ gửi Giấy yờu cầu bảo hiểm chớnh thức bằng văn bản cho BHDK, cú ký tờn và đúng dấu cơ quan được gửi đến trực tiếp hay bằng đường bưu điện hoặc bằng Fax. Giấy yờu cầu bảo hiểm là một bằng chứng và là cơ sở phỏp lý thể hiện ý chớ của khỏch hàng về việc đồng ý tham gia bảo hiểm và là một bộ phận cấu thành của Hợp đồng bảo hiểm/GCN bảo hiểm.
+ Lấy số Hợp đồng/GCN bảo hiểm
đồng / GCN bảo hiểm theo Quy định lập mó số chứng từ bảo hiểm – QĐ.03. Số Hợp đồng /GCN bảo hiểm phải được ghi sổ cập nhật chi tiết bảo hiểm của ban KD/ CTTV.
+ Cấp Hợp đồng /GCN bảo hiểm
Về nguyờn tắc việc cấp Hợp đồng/GCN bảo hiểm phải theo đỳng những quy định trong :
* Phõn cấp ký đơn bảo hiểm của Tổng Cụng ty
* Hợp đồng bảo hiểm nguyờn tắc đó ký giữa BHDK và chủ tàu (nếu cú) Tiến hành cấp Hợp đồng /GCN bảo hiểm dựa trờn những thụng tin đó được cung cấp, ỏp dụng chung cho nghiệp vụ sau :
* Kiểm tra cỏc thụng tin, hồ sơ tàu, giấy yờu cầu bảo hiểm, văn bản phờ duyệt phớ, mức khấu trừ, điều kiện và điều khoản của Lónh đạo Tổng Cụng ty (nếu cú);
* Cấp Đơn/ Hợp đồng bảo hiểm theo mẫu;
* Gửi thụng bỏo thu phớ (Debit Note), cần ghi rừ thời hạn nộp phớ, Sửa đổi bổ sung (Endorsement) (nếu cú).
Chỳ ý : Khi cấp đơn theo hợp đồng bảo hiểm trọn gúi / hợp đồng bảo hiểm nguyờn tắc :
* Phớ của hợp đồng bảo hiểm trọn gúi/ hợp đồng nguyờn tắc cú thể xem xột giảm so với Hợp đồng/ GCN bảo hiểm cấp lẻ, do rủi ro được phõn tỏn tốt hơn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Hợp đồng trọn gúi/ Hợp đồng nguyờn tắc được lấy số và theo dừi riờng. Sau khi dự thảo hợp đồng cần thống nhất nội dung với khỏch hàng trước khi trỡnh Lónh đạo ký. Nếu khụng cú yờu cầu nào khỏc, Hợp đồng trọn gúi/ Hợp đồng nguyờn tắc được lập thành 4 bản cú giỏ trị phỏp lý như nhau.
* Sau khi ký kết, Hợp đồng bảo hiểm trọn gúi/ Hợp đồng nguyờn tắc được phỏt hành và cú hiệu lực. Trờn cơ sở hiệu lực của hợp đồng này, từng tàu sẽ được cấp Đơn bảo hiểm theo thụng bỏo hoặc yờu cầu của khỏch hàng.
- Bước 5: Ký Hợp đồng/ GCN bảo hiểm
Đối với dịch vụ bảo hiểm trong phõn cấp, Trưởng ban KD/Lónh đạo CTTV ký Hợp đồng/ GCN bảo hiểm.
Đối với cỏc dịch vụ bảo hiểm trong phõn cấp, Lónh đạo Tổng Cụng ty ký Hợp đồng/ GCN bảo hiểm, Ban KD/CTTV phải chuyển dự thảo Hợp đồng/ GCN bảo hiểm đến ban BHHH, ban KT kiểm tra và ký tắt trước khi trỡnh Lónh đạo Tổng Cụng ty ký (Theo quy định về ký chớnh thức và ký tắt văn bản, ban hành từ 1/10/2004).
Thụng bỏo thu phớ phải được phũng cấp đơn ký và Ban KT/KT CTTV ký tắt trước khi trỡnh Lónh đạo Tổng Cụng ty/CTTV ký.
Lưu ý: Để thuận lợi cho việc xem xột và sửa đổi dự thảo hợp đồng/ đơn trờn phõn cấp do Ban Tổng giỏm đốc ký hoặc theo yờu cầu của khỏch hàng, CTTV cần gửi mail nội dung dự thảo cho Ban BHHH, ngoài một bản cứng cú ký tắt của Lónh đạo CTTV ở tất cả cỏc trang (chấp nhận bản Fax).
Sau khi CTTV và ban BHHH đó thống nhất nội dung Hợp đồng/ GCN bảo hiểm, bản hợp đồng/ GCN bảo hiểm trỡnh Lónh đạo Tổng cụng ty ký chỉ cần chữ ký tắt của Lónh đạo Ban BHHH và cỏc ban liờn quan khỏc (nếu cú).
- Bước 6: Đúng dấu, chuyển Hợp đồng/ GCN bảo hiểm, lưu hồ sơ
+ Hợp đồng (ớt nhất 4 bản gốc)/ GCN bảo hiểm (gồm 6 liờn, trong đú cú 02 liờn in Logo màu Tổng Cụng ty) được Văn thư đúng dấu.
+ Ban KD/CTTV chịu trỏch nhiệm chuyển bản gốc cho khỏch hàng gồm 2 bản hợp đồng (nếu cú), 2 liờn gốc GCN bảo hiểm (liờn cú in Logo màu của Tổng Cụng ty).
+ Lưu tại Ban KD/CTTV 1 bộ gốc bao gồm Hợp đồng/GCN bảo hiểm (liờn khụng cú Logo màu Tổng Cụng ty) và cỏc tài liệu liờn quan, tất cả phải được đớnh kốm nhau và được lưu trong cặp tài liệu theo từng nghiệp vụ, thứ tự thời gian và theo năm nghiệp vụ.
+ Chuyển cỏc liờn lưu (khụng in Logo màu Tổng Cụng ty) cho cỏc đơn vị liờn quan trong Tổng Cụng ty như sau :
* 1 liờn cho Ban KT/ KTCTTV : Để theo dừi việc thanh toỏn phớ bảo hiểm, thanh toỏn hoa hồng bảo hiểm và làm cơ sở xột giải quyết bồi thường nếu cú phỏt sinh;
* 1 liờn cho Ban TBH để thu xếp tỏi bảo hiểm.
- Bước 7: Theo dừi thanh toỏn phớ bảo hiểm/ Quản lý Đơn, hợp đồng bảo hiểm
+ Ban KT/KTCTTV cú trỏch nhiệm viết hoỏ đơn thu phớ bảo hiểm theo nội dung hợp đồng/ thụng bỏo thu phớ bảo hiểm.
Quy định cụ thể về việc lập và sử dụng hoỏ đơn được nờu rừ trong quy định về việc sử dụng và quản lý hoỏ đơn thu phớ bảo hiểm GTGT ban hành kốm theo Quyết định số 126/QĐ-KT của Giỏm đốc Cụng ty Bảo hiểm Dầu khớ ngày 25/08/2003.
Sau khi hoỏ đơn thu phớ phỏt ra :
* Đối với cỏc Hợp đồng/ GCN bảo hiểm do CTTV quản lý, phũng KT của CTTV cú trỏch nhiệm chớnh đụn đốc phũng KD của CTTV thu phớ đỳng hạn. Trờn cơ sở bỏo cỏo của CTTV, ban BHHH, Ban KT cú trỏch nhiệm phối hợp đụn đốc.
* Đối với cỏc Hợp đồng/GCN bảo hiểm do Ban KD Tổng Cụng ty quản lý, Ban KT chịu trỏch nhiệm chớnh đụn đốc Ban BHHH thu phớ đỳng hạn.
* Hết thời hạn thanh toỏn ghi trong Hợp đồng/ thụng bỏo thu phớ mà khỏch hàng chưa nộp phớ bảo hiểm thỡ phải đụn đốc khỏch hàng chưa nộp phớ bảo hiểm thỡ phải đụn đốc khỏch hàng khẩn trương nộp phớ (qua fax, điện thoại, mail, cụng văn).
* Nếu quỏ thời hạn thu phớ bảo hiểm 03 thỏng mà khỏch hàng vẫn chưa nộp, Ban KT/ phũng KTCTTV làm đầu mối phối hợp với Ban KD/CTTV,
BHHH bỏo cỏo Lónh đạo Tổng Cụng ty/CTTV, đề xuất biện phỏp giải quyết. * Nếu CB khai thỏc thu phớ bằng tiền mặt thỡ phải nộp tiền vào quỹ trong vũng 24 giờ sau khi thu.
+ Ban KD/CTTV phối hợp với Ban KT/KTCN thanh toỏn hoa hồng, chi phớ mụi giới, đại lý (nếu cú).
+ Cụng tỏc thống kờ : Hợp đồng/ Đơn bảo hiểm và cỏc sửa đổi bổ sung phải được ghi vào sổ thống kờ của Ban KD/CTTV.
+ Giải quyết cỏc yờu cầu phỏt sinh của khỏch hàng :
Trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng nếu cú bất cứ thay đổi nào từ phớa cụng ty hoặc khỏch hàng thỡ cỏn bộ khai thỏc cú trỏch nhiệm trao đổi với khỏch hàng, lập thành văn bản cỏc nội dung thay đổi, bỏo cỏo Lónh đạo và thụng bỏo tới cỏc bộ phõn liờn quan. Cỏc thay đổi cú thể ảnh hưởng đến rủi ro được bảo hiểm cần trao đổi với Ban BHHH trước khi chấp nhận bảo hiểm, nếu cần sẽ phải tớnh thờm phớ. Bản sửa đổi bổ sung cho cỏc thay đổi này được lưu cựng và là một bộ phận khụng tỏch rời của Đơn bảo hiểm đó cấp.
Đối với cỏc đội tàu biển, khi kết thỳc thời hạn bảo hiểm phải lập bỏo cỏo tổng kết về dịch vụ (theo mẫu bỏo cỏo tổng kết dự ỏn) và bỏo cỏo Lónh đạo Tổng Cụng ty.
c, Kết quả đạt được trong khõu khai thỏc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong những năm qua PVI đó cung cấp dịch vụ bảo hiểm P&I cho rất nhiều đội tàu biển lớn của Việt Nam như PV Trans, PTSC, Vinalines.... Những kết quả tớch cực đạt được trong khõu khai thỏc bảo hiểm P&I của PVI được thể hiện ở bảng số liệu sau:
Bảng 2 : Tỡnh hỡnh khai thỏc bảo hiểm P&I tại PVI (2003 – 2007) Năm Số tàu (tàu) Tổng dung tớch (GT) Tổng giỏ trị tàu (triệu Tổng phớ Hội P&I ấn định (USD) Tổng phớ Hội P&I thu
(USD) Tổng phớ Tổng phớ PVI thu (USD) Tốc độ phỏt triển phớ BH của
Toàn thị trường P&I VN Thị phần của PVI Số tàu tham gia BH (tàu) Doanh thu phớ (triệu USD) Theo số tàu (%) Theo DT phớ (%) 2004 91 612.304,81 730.8 1.012.051,66 759.038,74 1.113.256,83 130 254 7.496.652,8 35,82 14,85 2005 99 704.150,53 798.4 1.356.149,23 1.017.111,92 1.491.764,15 134 284 8.613.145,2 34,86 17,32 2006 116 852.022,14 907.2 1.750.341,60 1.312.756.20 1.925.375,76 129 322 10.640.246,4 36,02 18,09 2007 123 979.825,46 1041.2 2.309.250,30 1.731.937,73 2.540.175,33 132 301 12.117.900,3 40,86 20,96 2008 157 1.249.536,23 1254.3 3.217.875,40 2.188.654,92 3.496.654,46 138 432 21.146.282,7 36,34 18,26
Qua bảng số liệu trờn ta thấy trong 5 năm, PVI đó đạt được sự tăng trưởng liờn tục về doanh thu và thị phần trờn thị trường bảo hiểm P&I.
Doanh thu phớ bảo hiểm liờn tục tăng qua cỏc năm. Nếu như năm 2004, doanh thu phớ đạt 1.113.256,83 USD, tăng 130% so với năm 2003. Năm 2005 doanh thu phớ đạt 1.491.764,15 USD tăng 134%; năm 2006 là 1.924.375,76 USD tăng 129%; năm 2007 là 2.540.175,33 USD tăng 132% so với năm 2006, và năm 2008 là 3.496.654.46 USD tăng 138% so với năm 2007.
Cú thể thấy, tốc độ tăng trưởng phớ bảo hiểm P&I của PVI trong những năm qua tương đối ổn định, tổng phớ khụng chỉ tăng mà mức tăng cũng ngày càng lớn hơn. Đõy quả là dấu hiệu đỏng mừng cho sự phỏt triển của nghiệp vụ bảo hiểm P&I của PVI. Việc duy trỡ được tốc độ tăng trưởng tương đối ổn định như vậy đũi hỏi sự nỗ lực rất lớn của PVI trong điều kiện cạnh tranh giữa cỏc doanh nghiệp trờn thị trường bảo hiểm ngày càng gay gắt như hiện nay. Sự tăng trưởng nhanh về doanh thu phớ bảo hiểm được minh hoạ theo biểu đồ sau :
Biểu đồ 2: Tăng trưởng doanh thu phớ bảo hiểm P&I của PVI (2004 - 2008)
Đi kốm với đú: Số lượng tàu biển tham gia bảo hiểm P&I ở PVI liờn tục tăng. Nếu như năm 2004 số lượng tàu biển tham gia bảo hiểm P&I tại PVI là 91 tàu thỡ năm 2006 là 116 tàu (tăng 17,17% so với năm 2005), đõy cũng là năm cú số lượng tàu tham gia bảo hiểm tăng nhiều nhất. Với những kết quả khả quan như vậy, năm 2008 con số tàu tham gia với PVI đạt mức 157 tàu, tăng gấp rưỡi so với năm 2004. Cựng với sự tăng trưởng nhanh về số lượng tàu tham gia bảo hiểm, tổng dung tớch tàu cũng tăng tương ứng. Nếu như năm 2003 tổng dung tớch là 501.254,01 GT thỡ đến năm 2008 tổng dung tớch là 1.249.536,23 GT. Đõy là một kết quả khỏ ấn tượng, đó đưa PVI trở thành doanh nghiệp đứng đầu trờn thị trường BH P&I Việt Nam với 32,54% thị phần ( tớnh theo dung tớch độ tàu).
Sự tăng trưởng nhanh và ổn định về doanh thu phớ bảo hiểm P&I tại PVI trong thời gian qua là do những nguyờn nhõn chủ yếu sau :
- Như tỡnh hỡnh thị trường bảo hiểm P&I trờn thế giới và ở Việt Nam thời gian qua đó đề cập trờn, phớ Hội P&I tăng dần qua cỏc năm do tổn thất xảy ra với số lượng và mức độ thiệt hại cũng ngày càng lớn khiến cỏc Hội P&I phải
tăng phớ để bự đắp số tiền bồi thường ngày càng tăng này theo nguyờn tắc cõn bằng thu chi của hội. Do số phớ thu của cỏc chủ tàu tăng dẫn đến việc tăng doanh thu.
- Tuy nhiờn sự tăng trưởng doanh thu của PVI là khỏ vững chắc do đi kốm với sự lớn mạnh của đội tàu PVI cả về dung tớch và số lượng.
- Quan trọng hơn cả, sự tăng trưởng nhanh về cả doanh thu phớ và số lượng tàu tham gia bảo hiểm P&I là do uy tớn của PVI đối với khỏch hàng ngày càng tăng. Rất nhiều cỏc con tàu đúng mới, cú dung tớch lớn được cỏc