khai hành chính trong hồ sơ thủ tục hành chính
3.3.1. Mục tiêu
Bảo đảm sự thống nhất, đồng bộ trong ban hành, quản lý và sử dụng mẫu đơn, tờ khai hành chính trong hồ sơ thủ tục hành chính. Chống việc lạm dụng mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính phục vụ lợi ích cục bộ, gây khó khăn cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp. Cần đơn giản, dễ hiểu, dể sử dụng và thuận lợi trong việc tiếp cận, sử dụng các mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính.
3.3.2. Nội dung, giải pháp
Phối hợp với các phòng, ban cơ quan UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ sau:
bảo theo đúng quy định các mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính trong hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND xã, thị trấn.
Kiến nghị với cấp có thẩm quyền ban hành mới các mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính hoặc sửa đổi, bãi bỏ những mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính không phù hợp. Xây dựng một hệ thống pháp luật đồng bộ từ Trung ƣơng tới địa phƣơng là một trong những giải pháp quan trọng đƣợc ƣu tiên hàng đầu để đảm bảo tính pháp lý và thông suốt trong quá trình triển khai thực hiện. Cơ quan xây dựng luật và các văn bản dƣới luật cần xây dựng các văn bản đảm bảo yêu cầu phù hợp với thực tiễn tránh sự chồng chéo, mâu thuẫn với nhau. Khi xây dựng và thực hiện luật và các văn bản dƣới luật liên quan đến lĩnh vực cải cách thủ tục hành chính thì các cơ quan cấp chính quyền có thẩm quyền ban hành quy định thủ tục hành chính cần có sự tham vấn từ phía các cán bộ công chức thực thi công vụ cán bộ công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính và từ phía tổ chức và ngƣời dân. Sự tham vấn đó là rất cần thiết để phát huy tính chủ động, ý thức trách nhiệm của cán bộ công chức trong hoạt động công vụ cũng nhƣ để thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở, phát huy vai trò giám sát, đánh giá của nhân dân đối với công tác quản lý, điều hành của nhà nƣớc.
UBND xã, thị trấn cần phải xây dựng quy trình phối hợp với các phòng, ban cơ quan chuyên môn cấp trên và chỉ đạo phối hợp tốt giữa các bộ phận phụ trách chuyên môn ở địa phƣơng trong việc thực hiện giải quyết hồ sơ hành chính giữa các bộ phận với nhau. UBND cần phân định rõ tách bộ phận một cửa với cơ chế trách nhiệm rõ ràng, tách chức năng quản lý với chức năng cung cấp dịch vụ công để tránh chồng chéo và cán bộ công chức kiêm nhiệm nhiều công việc ảnh hƣởng đến công tác. Xây dựng chế độ trách nhiệm cá nhân của cán bộ công chức nhất là ngƣời đứng đầu. Mỗi cán bộ công chức cần đƣợc giao chức trách nhiệm vụ rõ ràng cụ thể với những quyền
hạn nhất định. Trên cơ sở đó thƣờng xuyên tiến hành kiểm tra, giám sát việc làm của họ đƣợc phân công giao nhiệm vụ nếu họ không hoàn thành nhiệm vụ nghĩa là họ đã thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc do năng lực trình độ chuyên môn còn yếu không đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc.
Đơn giản hóa thủ tục hành chính cần phải thƣờng xuyên chú trọng rà soát, loại bỏ những thủ tục hành chính không cần thiết, mã hóa một số loại giấy tờ phục vụ thủ tục hành chính. Ví dụ nhƣ: bản sao chứng minh thƣ nhân dân có chứng thực. UBND xã, thị trấn cần quy định lại thời gian tiếp nhận và trả kết quả tại bộ phận một cửa hợp lý hơn phù hợp với tình hình và nhu cầu của ngƣời dân. Cụ thể cần quy định bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở các lĩnh vực thực hiện thời gian làm việc vào tất cả các ngày trong tuần theo giờ hành chính để tránh phiền hà, mất thời gian đi lại của tổ chức, công dân và đảm bảo thời gian giải quyết hồ sơ hành chính cho công dân. Đồng thời tăng cƣờng công tác tham quan, học hỏi những cách làm hay, những điển hình, mô hình tiên tiến ở các địa phƣơng bạn để áp dụng hiệu quả ở địa phƣơng mình.