Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty

 Chức năng và nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán.

Phòng tài chính kế toán của công ty có chức năng cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của công ty giúp GĐ của công ty điều hàng và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán là: phản ánh toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động tài sản của đơn vị,cỏc khoản chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh cũng như kết quả của quá trình kinh doanh cũng như kết quả của quá trình kinh doanh nhằm kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và có lãi trong kinh doanh. Thực hiện xử lý,đỏnh giỏ,cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản lý để ra quyết định để đem lại hiệu quả tối ưu.

 Cơ cấu của bộ máy kế toán

Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng trong các hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Chính vì vậy, việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán sao cho phù hợp với doanh nghiệp là một yêu cầu tất yếu.

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở trên phù hợp với điều kiện và trình độ quán lý. Thaco Giải Phóng áp dụng hình thức tổ chức công tác bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán:

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của DN như sau:

Sơ đồ 13: cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Thaco Giải Phóng:

(Nguồn: phòng nhân sự)

 Trong đó:

Kế toán bán hàng Kế toán kho phụ tùng Kế toán tiền lương, BHXH Kế toán TSCĐ, CCDC Thủ quỹ Kế toán giá thành Bộ phận Kế toán tổng hợp và lập BCTC Bộ phận kế toán hạch toán Kế toán trưởng

chỉ đạo các nhân viên kế toán của công ty. Đồng thời kế toán trưởng là người trực tiếp giúp Ban giám đốc tập hợp tất cả các số liệu về kế toán, tổ chức phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh ở khía cạnh tài chính kế toán để tìm ra những biện pháp quản lý; đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác nhằm đảm bảo đem lại hiệu quả cao cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Các kế toán viên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của Kế toán trưởng, trao đổi trực tiếp với Kế toán trưởng về các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ cũng như về chế độ kế toán, chính sách tài chính của Nhà nước.

Kế toán tổng hợp:(kiêm phó phòng kế toán) là người chịu trách nhiệm về công tác hạch toán của công ty, trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin đối tượng liên quan. Ngoài ra, kế toán tổng hợp định kỳ phải lập báo cáo tài chính và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của quản lý

Kế toán thuế: Tính và kê khai các loại thuế trong doanh nghiệp như thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế tiêu thụ đặc biệt, có trách nhiệm về TK 133, TK 333 trong việc lập báo cáo tài chính.

Kế toán lương và các khoản trích theo lương: Phụ trách công việc hạch toán về tiền lương và các khoản trích theo lương.

Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ kế toán tổng hợp về TSCĐ, theo dõi TSCĐ ở các bộ phận ở Công ty, tính khấu hao TSCĐ, phân bổ khấu hao cho từng tháng, quý, năm, sau đó lập báo cáo kế toán nội bộ về tình hình tăng, giảm TSCĐ.

Kế toán vốn băng tiền: Có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, ngoại tệ, các nghiệp vụ thu và thanh toán tiền gửi ngân hàng, theo dõi và thành toán các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên, các nguồn vốn vay ngắn hạn, dài hạn. Theo dõi các khoản tiền vay, tiền gửi, lãi vay ngân hàng và huy động vốn cho đơn vị. Trực tiếp giao dịch với ngân hàng để làm

các thủ tục vay, bảo lãnh...

Kế toán bán hàng: Ghi chép tất cả những nghiệp vụ lên quan đến hóa đơn bán hàng: doanh thu, thuế GTGT phải nộp, theo dõi chi tiết hàng hoá, sản phẩm xuất bán... để định kỳ làm báo cáo bán hàng theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Kế toán thanh toán (Công nợ phải thu và phải trả): Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả trong Công ty và giữa Công ty với khách hàng… phụ trách tài khoản 131, 136, 136, 141, 331, 333, 336.

Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của Công ty, hằng ngày căn cứ vào

phiếu thu chi tiền mặt để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ các khoản thu chi. Sau đó tổng hợp, đối chiếu thu chi với các kế toán có liên quan.

Kế toán giá thành: tổng hợp các chi phí mua hàng. NVL, CCDC, vật

tu, phụ tùng, chi phí công nhân phân xưởng... xây dựng các tiêu chuẩn phân bổ cụ thể làm căn cứ tớnh giỏ thanhf hàng bán, dịch vụ trong DN, lập thẻ giá thành cho từng dịch vụ, từng hàng bán.

Kế toán xưởng, kho phụ tùng: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho,

từng loại vật tư, phụ tùng cụ thể, tiến hành kiểm kê theo quy định và yêu cầu quản lý kinh tế tài chính.

 Chính sách kế toán áp dụng

Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định 15/2006/ QĐ- BTC ngày 20/03/2006 và trong phạm vi liên quan, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung hướng dẫn thực hiện:

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thức vào ngày 31/12 hàng năm. Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ Đồng Việt Nam (VND) trong hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh.

phương pháp đường thẳng.

- Phương pháp tính thuế: công ty áp dụng theo phương pháp khấu trừ. - Việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ được thực hiện theo nguyên tắc, quy định trong VAS10, tuân thủ chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006 QĐ-BTC và thông tư hướng dẫn số 201/2009/TT- BTC của Bộ Tài Chính.

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá thực tế của HTK được tính theo phương pháp bình quân gia quyền.

 Hệ thống chứng từ sử dụng:

Công ty sử dụng bộ chứng từ do Bộ tài chính phát hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Được ghi chép kịp thời, đầy đủ, đúng với nghiệp vụ phát sinh, trong đó bao gồm hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn, được thiết kế tuân theo quy định chung của chế độ.

 Hệ thống tài khoản sử dụng:

Để hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty kế toán sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau:

 TK 511 - Doanh thu bán hàng.

 TK 3331- Thuế GTGT đầu ra.

 TK 632 - Gớa vốn hàng bán

 TK 641 - Chi phí bán hàng.

 TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.

 TK 821 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

 TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

 TK 111 - Tiền mặt.

 TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng.

 TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối

 …..

 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán:

Hệ thống sổ sách kế toán công ty áp dụng hình thức nhật ký chung. Các loại sổ, mẫu sổ kế toán, nội dung và phương pháp lập theo chế độ kế toán được quy định trong QĐ 15/2006/QĐ – BTC gồm các loại sổ chủ yếu sau:

 Sổ nhật kí chung, sổ nhật ký đặc biệt.

 Sổ cái

 Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: dùng để theo dõi các đối tượng cần hạch toán chi tiết

Có thể mô tả trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung như sau:

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

chuwdsg từ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ NK chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ cái tổng hợp Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp

Sơ đồ14 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

 Hệ thống báo cáo tài chính

Các báo cáo được công ty sử dụng là Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.

Thời điểm lập BCTC: DN lập BCTC( BCTC năm) và BCTC giữa niên độ được kiểm toán bởi công ty kiểm toán PricewaterhouseCopers(PWC)

Công ty phải gửi Báo cáo tài chính theo tháng , quý , năm gửi tổng công ty để lập báo cáo tài chính tổng hợp. Ngoài ra cũn cú báo cáo thống kê được lập theo ngày để BGĐ và Tổng công ty nắm được tình hình chung của công ty.

2.2. Tình hình thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Thaco Giải Phóng.

2.2.1. phương thức bán hàng và phương thức thanh toán ở công ty. Phương thức bán hàng

Hiện nay, công ty đã áp dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau, hình thức thanh toán đa dạng. Công ty đang thực hiện hai phương thức tiêu thụ là phương thức bán buôn (gồm cả bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng) và phương thức bán lẻ; khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm.

Phương thức bán buôn hàng hóa: Theo phương thức này hàng hóa chủ yếu được bán buôn qua kho theo đó hàng hóa mua về nhập kho rồi mới chuyển bán khách hàng, khách hàng trực tiếp đến làm hợp đồng với công ty. Hoạt động bán hàng này do phòng kinh doanh của công ty thực hiện. Phương thức bán buôn giúp công ty tiêu thụ hàng hóa với khối lượng lớn, thu hồi vốn

nhanh và đem lại lợi nhuận quan trọng cho công ty. Vì vậy, để khuyến khích khách hàng công ty luụn cú chính sách bán hàng hợp lý, phù hợp với thị trường: giá bán buôn thấp hơn giá bán lẻ và chính sách chiết khấu thương mại để thu hút khách hàng.

Phương thức bán lẻ hàng hóa được thực hiện ở phòng kinh doanh, nhân viên phòng kinh doanh sẽ trực tiếp giao hàng cho khách. Khách hàng có thể trả tiền hàng cho nhân nhân viên kinh doanh hoặc trực tiếp nộp tiền cho thu quỹ và kế toán tiền mặt của công ty viết phiếu thu.

Công ty đã đề ra chính sách giá cả phù hợp trên cơ sở nghiên cứu thị trường, giá bán của hàng hóa được thực hiện theo giá quy định hoặc theo giá thỏa thuận của công ty với khách hàng trong các hợp đồng mua bán dựa trên cơ sở hai bên cùng có lợi.

Kế toán quá trình bán hàng, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng phương pháp ghi thẻ song song và xác định trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền( đối với kế toán chi tiết)

 Các phương thức thanh toán.

Trong quá trình tổ chức tiêu thụ hàng hóa, công ty đã áp dụng nhiều phương thức thanh toán nhằm tạo điều kiện cho khách hàng trong qua trình thanh toán. Việc áp dụng nhiều hình thức thanh toán tuy làm cho công tác kế toán có phần phức tạp trong quá trình theo dõi nhưng bù lại đây là một trong những biện pháp làm tăng lượng khách hàng của công ty.

Thanh toán bằng tiền mặt, bằng séc đối với những khách hàng không thường xuyên có nhu cầu thanh toán ngay

Người mua ứng tiền trước, phương thức này được công ty áp dụng đối với khách hàng đặt hàng mua theo yêu cầu, hoặc mua nhiều, loại đắt tiền mà công ty chưa đáp ứng kip.

Thanh toán theo phương thức trả chậm, trả góp được áp dụng cho khách hàng có quan hệ thanh toán thường xuyên, có uy tín với công ty.

Ngoài ra khách hàng còn có thể thanh toán bằng cách chuyển tiền cho công ty qua ngân hàng mà công ty mở tài khoản tại đó.

 Công tác mã hóa trong công tác kế toán bán hàng.

Danh mục chứng từ: Được mã hóa theo ký hiệu viết tắt của các chứng từ gồm có:

- HĐ: Hóa đơn bán hàng - APN: Phiếu nhập kho.

- BC: Báo có của ngân hàng VIETCOMBANK. - PT: Phiếu thu.

- …

Danh mục tài khoản:

Có sẵn trong hệ thống tài chính chuẩn do Bộ Tài Chính quy đinh, căn cứ vào yêu cầu quản lý chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản trị.Cụng ty thực hiện xây dựng chi tiết danh mục cần sử dụng.

Danh mục đơn vị khách hàng

Là danh mục đơn vị cá nhân mua, bán và đơn vị cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp. Chứa đựng tờn cỏc đối tượng liên quan đến các tài khoản công nợ. Danh mục này được mã hóa bằng cách : 01+ số thứ tự nhân viên bán hàng+ số thứ tự khách hàng.

Trong phầm mềm BRAVO các danh mục đều liên quan đến mọi tài khoản ví dụ như : Danh mục đơn vị khách hàng có thể liên quan đến tài khoản phải thu của khách hàng(TK131), tài khoản phai trả cho người bán( TK331). Một đối tượng trong đơn vị khách hàng có thể là người mua có thể vừa là người bán vừa là người tạm ứng có nghĩa là mọi đơn vị khách hàng liên quan đến nhiều tài khoản công nợ. Điều đó giúp kế toán không cần mở thêm tài khoản chi tiết ứng với đối tượng cho từng tài khoản riêng rẽ.

Danh mục hàng hóa

2.2.2. Tổ chức kế toán doanh thu bán hàng ở công ty

Doanh thu bán hàng là số tiền cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà công ty thu được, không bao gồm thuế GTGT đầu ra.Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa và khách hàng chấp nhận thanh toán.

Chứng từ sử dụng:

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa của công ty, thì khách hàng đến trực tiếp công ty mua hàng, căn cứ vào yêu cầu mua hàng của khách hàng nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng bán hàng.

Để xác định doanh thu bán hàng, kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn GTGT kèm theo các chứng từ có liên quan như: Phiếu xuất kho, thẻ kho..

Hóa đơn GTGT được lập chia thành 3liờn. Liờn1(màu tớm) được lưu làm chứng. Liờn2(màu đỏ) giao cho khách hàng. Liờn3(màu xanh) dùng để luân chuyển.

Kế toán lập phiếu xuất kho ghi số lượng, đơn giá của hàng bán. Phiếu xuất kho được lập thành 2liên: Liên 1 lưu làm quyển, Liên2: giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho, căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi vào sổ thẻ kho số lượng hàng hóa xuất.Cuối ngày thủ kho kiểm tra xem số lương hàng tồn kho để ghi vào cột tồn của thủ kho.

Hàng ngày căn cứ vào số hàng bán ra nhân viên phòng kinh doanh ghi vào: Bảng kê chi tiết hàng bán ra và cuối tháng lập bảng: Bảng tổng hợp hàng hóa bán ra. Cuối ngày kế toán tại các bộ phận nộp các chứng từ, hóa đơn kèm theo, Bảng kê chi tiết hàng bán ra và cuối tháng nộp : Bảng tổng hợp hàng hóa bán ra để kế toán bán hàng tại phòng tài chính kế toán so sánh đối chiếu và làm căn cứ để lập:Bảng tổng hợp hàng hóa trong tháng của công ty.

Ví dụ: ngày 29/01/2012 công ty xuất bán 1xe County2-2sk cho khách hàng Đinh Văn Tân theo HĐ12501 (HĐ 63/TT) tại kho xe hàng hoá Thaco Giải Phóng.

Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, phòng kinh doanh lập hợp đồng bán hàng(biểu số 1) rồi nộp cho kế toán bán hàng.Kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT(biểu số2) và phiếu xuất kho(biểu số3) và được chuyển xuống kho.

Biểu số 01( trích hợp đồng mua bán xe ô tô)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập –Tự do - Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG MUA BÁN XE ÔTÔ