điều kiện áp dụng kế toán máy
Tổ chức mã hóa các đối tượng cần quản lý
Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý; mã hóa được sử dụng trong tất cả các hệ thống thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán. Mã hóa các đối tượng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng. Không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ.
Để đạt được điều đó khi tiến hành mã hóa các đối tượng cần phải đảm bảo mã hóa đầy đủ, đồng bộ có hệ thống cho tất cả các đối tượng cần quản lý, đảm bảo tính thống nhất và nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán và phần mềm quản trị dữ liêu.
Việc xác định các đối tượng cần mã hóa là hoàn toàn tùy thuộc vào yêu cầu quản trị DN. Thông thường, trong kế toán bán hàng và xác định kết qủa kinh doanh thỡ cỏc đối tượng sau cần phảI được mã hóa để quản lý:
+ Các loại hàng hóa. + Các kho hàng. + Các khách hàng. + Các nhà cung cấp.
Tổ chức mã hóa chứng từ kế toán.
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Việc tổ chức chứng từ kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm tin học phải đảm bảo những nội dung cơ bản sau:
- Xây dựng hệ thống danh mục chứng từ. - Tổ chức hạch toán ban đầu.
- Tổ chức kiểm tra thông tin trong chứng từ kế toán. - Tổ chức luân chuyển chứng từ.
- Trình tự luân chuyển chứng từ cần phảI đảm bảo tính hợp lý để kiểm tra, dễ đối chiếu giữa các bộ phận kế toán có liên quan, xong cuối cùng chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận máy tính hoặc nhân viên kế toán của từng phần hành (nếu được phân quyền) để tiến hành nhập liệu
ghi chép kế toán tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô, kiểm tra ghi chép tài chính, kế toán trờn cỏc tài khoản cấp I, cấp II. Vì vậy trong quỏ tỡnh tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán trờn mỏy nói riêng. Ngoài việc sử dụng các tài khoản kế toán cấp I, cấp II theo đúng nội dung, phương pháp ghi chép đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp cần phảI căn cứ vào yêu cầu quản trị doanh nghiờp, yêu cầu, trình độ quản lý của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cấp III, cấp IV, cấp V, cho từng đối tượng cần quản lý chi tiết. Khi xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần phân tích và quán triệt các yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ quản trị nội bộ doanh nghiệp.
Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là vô hạn và tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, vì vậy trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã xác định bao gồm cả tài khoản kế toán tài chính và tài khoản quản trị; kế toán doanh nghiệp cần xây dưng danh mục tài khoản kế toán. Danh mục tài khoản kế toán được sử dụng để quản lý hệ thống tài khoản là cơ sở để mã hóa, cài đặt trong chương trình phần mềm kế toán, một nội dung quan trọng thực hiện ngay từ khi bắt đầu thực hiện kế toán trờn mỏy.
Nhập dữ liệu vào máy.
Nhân viên kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc (ví dụ: hóa đơn bán hàng, phiếu thu..) để nhập thông tin trên chứng từ gốc vào chương trình kế toán. Khi nhập xong dữ liệu từ các chứng từ gốc, với các chức năng xử lý tự động chương trình sẽ tự động xử lý, lưu dữ liệu.
In các sổ sách báo cáo theo hình thức kế toán:
Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán khác nhau. Chương trình phần mềm kế toán cho phép lên sổ Cái và các báo cáo kế toán theo từng hình thức kế toán doanh nghiệp lựa chọn và theo yêu cầu quản trị của người dùng.
+ Sổ nhật ký chung: một số sổ nhật ký đặc biệt như: sổ nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền.
+ Sổ Cái: gồm các sổ Cái sau: sổ cái TK 511, 512, 3331, 521, 531, 532, 632, 641, 642, 515, 635, 711, 811, 911, 421…
+ Các sổ chi tiết liên quan như: sổ chi tiết hàng hóa, thẻ kho hàng, bảng cân đối nhập- xuất- tồn; báo cáo bán hàng, bảng kê chứng từ TK 632, 511; bảng kê doanh số bán hàng theo từng mặt hàng, theo khách hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. Bảng tổng hợp phảI thu của khách hàng phảI trả cho người bỏn…
-Hình thức sổ kế toán nhật ký- chứng từ thường in ra các loại sổ kế toán sau:
+ Sổ nhật ký chứng từ: Hình thức này có 10 sổ nhật ký- chứng từ, nhưng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng chỉ sử dụng một số sổ sau:
Nhật ký- chứng từ số 1, số 2: phản ánh bên có của tài khoản TK 111, 112.
Nhật ký- chứng từ số 8: phản ánh bên có của TK 155, 156, 157, 511, 512, 632…
+ Bảng kờ: cú 10 bảng kê nhưng kế toán của bán hàng chỉ sử dụng các bảng kê sau:
Bảng kê số 1, số 2: ghi nợ TK 111, 112
Bảng kê số 9: doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán. Bảng kê số 10: hàng gửi bán
+ Sổ Cái: gồm các sổ sau: sổ cái TK 511, 512, 3331, 521, 531, 532, 632, 641, 642, 515, 635, 711, 811, 911, 421.
Và các báo cáo kế toán quản trị tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp -Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ thường in ra các loại sổ kế toán sau:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Sổ Cái: gồm các sổ sau: sổ cái TK 511, 512, 3331, 521, 531, 532, 632, 641, 642, 515, 635, 711, 811, 911, 421.
+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết + Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. + Thẻ kho
+ Sổ chi tiết tiêu thụ
+ Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ và các báo cáo kế toán quản trị tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2
THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH GIẢI PHÓNG-
CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ TRƯỜNG HẢI
2.1. Đặc điểm chung tại Chi Nhánh Giải Phóng – Công ty cổ phần ô tô Truũng Hải.