Tocontap Hanoi từ thị trường Trung Quốc
4.3.1.1. Đối với các nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng NK của công ty
Nâng cao nghiệp vụ thanh toán L/C và mở rộng phương thức thanh toán.
Các hợp đồng NK mặt hàng phân bón từ thị trường Trung Quốc đều được thanh toán bằng L/C nên việc nâng cao nghiệp vụ thanh toán L/C là một việc hết sức cần thiết đối với công ty. Vì vậy khi tiến hành mở L/C thì các trưởng phòng cần phải
nhắc nhở các nhân viên kiểm tra kỹ các nội dung của L/C để tránh những sai sót không đáng có như: sai tên, địa chỉ của nhà cung cấp, … để không mất thời gian sửa chữa. Trước khi mở L/C chính thức tại ngân hàng công ty nên gửi một bản L/C nháp cho bằng fax cho nhà XK để họ kiểm tra đối chiếu với hợp đồng, nếu họ xác nhận đồng ý thì công ty sẽ tiến hành mở L/C. Như vậy công ty sẽ tránh được các chi phí trong việc thanh toán bằng L/C do phải sửa đổi. Bên cạnh đó, việc xác định thời điểm mở L/C cũng rất quan trọng, công ty cần xác định thời điểm mở L/C sao cho không quá sớm cũng không quá muộn; nếu mở L/C sớm thì sẽ tồn đọng vốn, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty; nếu mở L/C quá muộn sẽ làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng NK, kéo dài thời gian nhận hàng của công ty.
Bên cạnh hình thức thanh toán bằng L/C thì công ty cũng nên mở rộng hình thức thanh toán của mình. Đối với các đối tác lâu năm của công ty và các hợp đồng NK có giá trị nhỏ thì công ty có thể sử dụng phương thức thanh toán là chuyển tiền D/T (Draft Transfer), hoặc T/T (Telegraphic Transfer) để tiết kiệm được chi phí hơn (vì thanh toán bằng L/C phải mất chi phí mở L/C).
Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan
Khi hàng hóa qua biên giới quốc gia thì phải làm thủ tục hải quan, công ty đã thực hiện công tác này khá tốt nhưng cũng không tránh khỏi những vấn đề còn tồn tại và cần khắc phục.
Khi phát sinh những khúc mắc về hàng hóa NK (như việc xác định mã HS của hàng hóa để tính thuế NK không thống nhất giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan) mà những nhân viên ở chi nhánh của công ty không thể trực tiếp giải quyết mà phải chờ cán bộ ở tổng công ty xuống giải quyết thì việc thông quan hàng hóa sẽ bị chậm lại, công ty Tocontap HaNoi sẽ phải mất thêm một khoản chi phí lưu kho, lưu bãi. Để khắc phục vấn đề này, cán bộ nhân viên của công ty trước khi gửi chứng từ xuống chi nhánh để nhân viên chi nhánh đi nhận hàng thì cần phải ghi đầy đủ thông tin chi tiết về đặc điểm hàng hóa, mã số HS để nhân viên ở chi nhánh
có thể chủ động giải quyết những khúc mắc với cơ quan hải quan mà không phải chờ cán bộ ở tổng công ty xuống.
Khi khai báo với hải quan cần kê khai một cách chi tiết về hàng hóa của mình để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cơ quan hải quan kiểm tra, rút ngắn thời gian làm thủ tục hải quan. Công ty cũng phải thực hiện đúng và đầy đủ các quyết định của cơ quan hải quan, tránh trường hợp chống lại các quyết định của cơ quan hải quan sẽ gây đến những hậu quả xấu. Trong mỗi phòng kinh doanh cần có sổ theo dõi tình hình nộp thuế của công ty để công ty có thể nộp thuế đúng hạn. đúng địa chỉ.
Hoàn thiện công tác nhận hàng và kiểm tra hàng hóa
Đối với công tác nhận hàng và kiểm tra hàng hóa thì trước hết để tránh việc giao hàng chậm của nhà XK thì khi ký kết hợp đồng công ty nên đưa ra các điều kiện ràng buộc để ràng buộc nhà XK giao hàng đúng hạn, đúng qui cách phẩm chất cũng như qui định trách nhiệm của người bán nếu giao hàng không đúng thời hạn. Đồng thời cũng phải yêu cầu người bán giao hàng đúng hạn cho người vận chuyển, và lựa chọn phương tiện vận tải phù hợp nhất với hàng hóa của công ty. Khi nhận được thông báo hàng đến của công ty vận tải, công ty Tocontap HaNoi cần chuẩn bị để nhận hàng: chuẩn bị giấy tờ, tài liệu đầy đủ để nhận hàng, cử cán bộ nhân viên có chuyên môn tốt đi nhận hàng, kiểm tra hàng hóa và đưa hàng về nhập kho.
Việc kiểm tra hàng hóa trước khi đưa hàng về kho là một việc rất quan trọng và cần phải được thực hiện một cách kỹ càng. Thực hiện tốt việc kiểm tra hàng là bảo vệ quyền lợi của công ty và là cơ sở để công ty khiếu nại (nếu có). Do đó, Tocontap HaNoi cùng với các tổ chức kiểm định do công ty mời phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, qui cách phẩm chất… của hàng hóa theo đúng hợp đồng. Công việc kiểm tra này là cần thiết và không bao giờ được bỏ qua bởi vì sự khác biệt giữa hàng hóa được giao và hàng hóa qui định ở trong hợp đồng là rất dễ xảy ra trong mọi trường hợp.
Công tác thanh toán là một nghiệp vụ quan trọng trong việc tổ chức thực hiện hợp đồng NK. Nếu công tác thanh toán được hoàn thành tốt tức là đảm bảo thanh toán các hợp đồng đúng thời hạn, thanh toán đúng và đủ các khoản thuế cũng như các loại chi phí khác. Vì vậy, cần phải nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác thanh toán. Các hợp đồng NK mặt hàng phân bón của công ty từ thị trường Trung Quốc đều sử dụng đồng USD làm đồng tiền thanh toán, mà đồng USD có tỷ giá biến động nhiều trong những năm gần đây, vì vậy công ty nên sử dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro hối đoái nhằm giảm thiểu sự tác động của sự thay đổi tỷ giá đến các khoản phải trả của công ty thông qua hợp đồng tương lai, hoặc hợp đồng quyền chọn hoặc hợp đồng kỳ hạn,… Đây là các biện pháp giúp công ty giảm thiểu được việc tăng giá hàng do tỷ giá biến động. Để thực hiện tốt các biện pháp phòng ngừa rủi ro này thì các trưởng phòng kinh doanh XNK cần phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia dự báo về sự biến động của tỷ giá để có thể lựa chọn biện pháp phòng ngừa tốt nhất. Ngoài ra, trước khi thực hiện việc thanh toán thì nhân viên của công ty cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ bộ chứng từ phù hợp với L/C và hàng hóa nhận phù hợp với bộ chứng từ thì mới quyết định thanh toán.
Xây dựng cơ chế giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng
- Tăng cường giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác:
Việc giám sát hợp đồng là hết sức quan trọng và cần thiết đối với công ty Tocontap HaNoi nói chung và đối với công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK mặt hàng phân bón của công ty nói riêng để tránh được sự chậm trễ hoặc sai sót trong hợp đồng. Trong thời gian qua việc giám sát hợp đồng NK đã được công ty quan tâm thực hiện nhưng vẫn chưa đạt được kết quả tốt nhất. Để đạt được hiệu quả tốt hơn thì công ty cần phải thường xuyên giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác, thông qua kế hoạch thực hiện hợp đồng đã được vạch ra công ty cần phải yêu cầu đối tác thường xuyên thông báo việc thực hiện hợp đồng của họ. Gần đến thời gian giao hàng, công ty cần thông báo cho đối tác, nhắc nhở về việc giao hàng, yêu cầu đối tác thông báo ngày xếp hàng lên tàu. Công ty cũng cần dự
tính ngày tàu đến, trước ngày dự tính công ty phải fax, hoặc email, hoặc gọi điện cho hãng tàu hỏi ngày tàu cập cảng để có kế hoạch chuẩn bị giấy tờ đi nhận hàng. Thêm vào đó cần giám sát chặt chẽ công tác nhận hàng và kiểm tra hàng để kịp thời phát hiện ra những sai sót, và thông báo cho bên đối tác. Giám sát việc thực hiện thanh toán để đảm bảo thanh toán đúng thời gian qui định trong hợp đồng, thực hiện đúng các nghĩa vụ đối với cơ quan hải quan, với ngân hàng và với nhà nước. Hơn nữa, công ty cần phải lập một bản kế hoạch về việc nhắc nhở các nghĩa vụ hợp đồng tại các thời điểm thích hợp để có thể thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng.
- Xây dựng bảng biểu phục vụ công tác giám sát và điều hành:
Điều hành hợp đồng là giải quyết các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng một cách có lợi nhất cho công ty trên cơ sở đánh giá thực tế tình hình và khả năng lựa chọn có thể tìm được. Việc giám sát và điều hành của công ty trong thời gian qua chủ yếu dựa vào fax, email, điện thoại chứ chưa có một phương pháp giám sát, điều hành cụ thể. Công ty nên xây dựng phiếu giám sát, điều hành như sau: STT Số hiệu của hợp đồng Tên hàng Nhà cung cấp Hoạt động cần giám sát Ngày giám sát Ngày hoàn thành Các tình huống phát sinh Các hành động điều chỉnh Ghi chú 1 …..
Việc thiết lập được một phiếu giám sát, điều hành như trên sẽ đem lại kết quả tốt cho công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK của công ty. Giúp cho công ty nhận biết được các tình huống phát sinh và kịp thời có các biện pháp điều chỉnh phù hợp giúp cho công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng được thực hiện tốt. Đảm bảo hợp đồng được thanh toán đúng thời gian, hàng hóa được giao đúng qui cách phẩm chất, thực hiện đầy đủ các qui định của các cơ quan có thẩm
quyền, kịp thời phát hiện ra các sai sót để thông báo cho người XK nhằm thực hiện tốt hợp đồng NK, giữ uy tín của công ty đối với đối tác.