Các mẫu đơn, tờ khai, bảng biểu đƣợc quy định bởi dịch vụ hành chính công trực tuyến (mẫu đơn điện tử) phải đƣợc thiết kế kỹ thuật đảm bảo sự sẵn sàng cao khi có yêu cầu tải về. Các mẫu đơn điện tử này cũng nên sử dụng thống nhất một định dạng lƣu trữ văn bản, ví dụ nhƣ pdf/MS Word với lý do Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất ở Việt Nam, pdf là chuẩn phổ biến, đƣợc sử dụng rộng rãi trên Internet trong việc xuất bản cũng nhƣ chia sẻ văn bản. Trong trƣờng hợp sử dụng định dạng pdf, cần lƣu ý cung cấp tiện ích đọc/hiển thị văn bản pdf có thể tải về đƣợc nhƣ Acrobat Reader. Các mẫu đơn điện tử cũng cần đảm bảo khi ngƣời sử dụng in ra không có sai khác về nội dung, định dạng và phải dễ đọc. Đối với các dịch vụ có yêu cầu nhập dữ liệu, khung nhập liệu tƣơng ứng phải sẵn có cho phép ngƣời sử dụng điền và gửi trực tuyến. Ngoài ra, các chức năng để ngƣời sử dụng đóng góp góp ý về chất lƣợng dịch vụ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính cũng nên đƣợc xây dựng kèm theo (có hay không yêu cầu thông xác nhận thông tin ngƣời góp ý). Ứng dụng cũng cần phải sẵn sàng để áp dụng chữ ký số vào các mẫu đơn, tờ khai khi thực hiện giao dịch.
4.3.10.Thời gian đáp ứng
Hệ thống phần mềm cung cấp dịch vụ hành chính công nhận đƣợc yêu cầu giao dịch sẽ tiến hành xử lý hồ sơ đƣợc cung cấp và trả kết quả cho ngƣời thực hiện giao dịch theo quy trình nghiệp vụ của bản thân dịch vụ. Thời gian trả kết quả sẽ tùy thuộc vào hai cơ chế giao dịch. Đối với cơ chế xử lý yêu cầu giao dịch không đồng bộ, ngƣời
sử dụng sẽ phải chờ một thời gian để nhận đƣợc kết quả, còn trong trƣờng hợp giao dịch đồng bộ kết quả phải trả lại tức thời.
Đối với các dịch vụ có giao dịch trực tuyến, hệ thống thực hiện giao dịch phải đảm bảo luôn ở chế độ sẵn sàng 24/7 đồng thời thời gian xử lý giao dịch phải đủ nhanh.
4.3.11.Thông tin sẵn sàng
Phần lớn ngƣời dân, doanh nghiệp và các tổ chức dựa vào các thông tin đăng tải trên website của các cơ quan Chính phủ để tìm hiểu và đƣa ra quyết định. Do vậy, thông tin về dịch vụ hành chính công phải đƣợc đăng tải đầy đủ, rõ ràng và luôn đƣợc cập nhật chính xác, đảm bảo đƣợc các thông tin phản ánh đƣợc các giá trị cốt lõi của dịch vụ công. Thông tin này bao gồm trình tự thực hiện, cách thức thực hiện, thành phần số lƣợng hồ sơ, thời hạn giải quyết, đối tƣợng và cơ quan thực hiện thủ tục hành chính, kết quả thực hiện, lệ phí, mẫu đơn, tờ khai, yêu cầu điều kiện thực hiện thủ tục và các căn cứ pháp lý.
4.3.12.Tra cứu trạng thái và nhận kết quả
Trạng thái của hồ sơ xử lý luôn phải đƣợc cập nhật để tiện tra cứu. Tuy nhiên, lƣu ý cách thức tra cứu sao cho phù hợp với nhu cầu bảo mật thông tin của từng loại hình dịch vụ. Ví dụ, trạng thái xử lý hồ sơ của một số dịch vụ sẽ đƣợc cung cấp khi ngƣời sử dụng nhập số hồ sơ, trong khi một số dịch vụ sẽ đòi hỏi ngƣời sử dụng phải đăng ký tài khoản cá nhân để sử dụng các cơ chế đăng nhập phức tạp hơn nhƣ mật khẩu, số chứng minh nhân dân, v..v..
Khi hệ thống phần mềm dịch vụ hành chính công xử lý xong, kết quả giao dịch sẽ đƣợc thông báo cho ngƣời sử dụng qua mạng khi đăng nhập vào dịch vụ hoặc qua thƣ điện tử, hoặc có thể thiết bị cầm tay. Phƣơng thức thông báo và tra cứu kết quả xử lý hồ sơ nhƣ thế nào là do quy định cụ thể của từng dịch vụ.
4.3.13.Khuyến nghị về hạ tầng kết nối
Hạ tầng mạng kết nối phải đƣợc nâng cấp và hoàn thiện bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật tối thiểu để hệ thống phần mềm cung cấp dịch vụ hành chính công trực tuyến đƣợc vận hành thông suốt, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu ứng dụng những tiến bộ mới về công nghệ. Lƣợng thông tin truyền tải trên hệ thống mạng phụ thuộc rất nhiều vào các thành phần, và thiết kế hệ thống mạng. Một thiết kế mạng phẳng sẽ khó khăn khi mở rộng, không tăng đƣợc hiệu suất của mạng hay một thiết bị mạng có thông lƣợng thấp sẽ làm điểm tắc nghẽn thông tin. Ngoài ra với một thiết kế mạng không tốt dễ dẫn tới sự hiểu sai là phải nâng cấp hệ thống phần mềm, thiết bị xử lý thông tin, trong khi tắc nghẽn thông tin là do hệ thống mạng.
Tuy vậy, cũng lƣu ý đảm bảo hạ tầng kết nối tuân theo chuẩn hiện hành theo quy định của nhà nƣớc, điều kiện thực tế và điều kiện tài chính của cơ quan triển khai dịch vụ hành chính công trực tuyến, ngoài ra hạ tầng kết nối phải tuân theo chuẩn đặc tả, yêu cầu về kỹ thuật khi xây dựng hệ thống cũng nhƣ tính tƣơng thích với hệ thống hiện có.
CHƢƠNG 5: ỨNG DỤNG MÔ HÌNH ĐỀ XUẤT TRONG TRIỂN KHAI DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG ĐIỆN TỬ XIN THÔI QUỐC TỊCH