Các quy trình nghiệp vụ xử lý và hỗ trợ cung cấp dịch vụ hành chính công trực tuyến cần phải đƣợc rà soát, điều chỉnh hoặc bổ sung để thống nhất, nhằm đạt đƣợc sự phối hợp cao giữa các cơ quan nhà nƣớc thuộc các cấp độ hành chính khác nhau. Quy cách cải tiến quy trình nghiệp vụ này phải dựa trên các phép đo lợi ích về chất lƣợng dịch vụ, chi phí và thời gian xử lý. Từ danh sách các quy trình nghiệp vụ hiện có cùng với các tình huống nghiệp vụ và nhu cầu nghiệp vụ liên quan, nhận biết các nghiệp vụ cốt lõi, nghiệp vụ có ảnh hƣởng đến toàn bộ các quy trình nghiệp vụ của cơ quan để ƣu tiên cải tiến. Một số tiêu chí ƣu tiên phổ biến là về mức độ quan trọng, cơ hội và tính khả thi.
Phƣơng pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ có thể khái quát theo bốn bƣớc sau đây:
Đánh giá Phân tích Cải tiến Báo cáo
-Thu thập toàn bộ quy trình nghiệp vụ liên quan đến cung cấp dịch vụ hành chính công; -Nhận định nghiệp vụ cốt lõi, nghiệp vụ quan trọng; -Xác định nhu cầu và năng lực đáp ứng đối với mỗi nghiệp vụ ; -Nhận biết tiến trình thực hiện nghiệp vụ: thông tin đầu vào, đầu ra, cán bộ tham gia.
-Xác định những khó
khăn, trở ngại và triển vọng;
-Đối chiếu thông tin giữa các bộ phận liên quan;
-Đánh giá các ảnh hƣởng tới việc không hoàn thành nghiệp vụ; -Tìm hiểu bài học kinh nghiệm ở những đơn vị có nghiệp vụ tƣơng tự đƣợc triển khai có hiệu quả;
-Xây dựng các hƣớng
cải tiến nghiệp vụ, có xem xét tác động qua lại giữa nhu cầu và năng lực đáp ứng nghiệp vụ.
-Xem xét và đánh
giá kỹ các hƣớng cải tiến nghiệp vụ;
-Lựa chọn hƣớng
cải tiến phù hợp nhất;
-Xác định vị trí nào trong nghiệp vụ sẽ thực hiện cải tiến;
-Tài liệu hóa các bƣớc cải tiến cũng nhƣ kết quả đạt đƣợc. -Lập báo cáo tổng hợp các bƣớc và kết quả thực hiện cải tiến quy trình nghiệp vụ;
-Chứng minh giá
trị của việc cải tiến, căn cứ trên sự kết hợp thực trạng và triển vọng; -Đề xuất các yêu cầu về tài nguyên, nguồn lực
-Xác định các vấn đề liên quan đến quản lý và thực hiện nghiệp vụ