5. Kết cấu luận văn
3.2.1 Các giai đoạn chính trong hoạt động truyền thông của các sự kiện âm nhạc
nhạc
Qúa trình truyền thông trong các sự kiện âm nhạc thường trải qua hai giai đoạn: truyền thông trước sự kiện và truyền thông sau sự kiện. Đối với các sự kiện
âm nhạc nói riêng và sự kiện nói chung thì truyền thông trƣớc sự kiện và sau sự kiện là hai giai đoạn không thể thiếu góp phần quyết định thành công của sự kiện đó. Bên cạnh đó, có nhiều hình thức truyền thông cho sự kiện, công việc của người làm truyền thông là phải chọn lọc và sử dụng hợp lý, có hiệu quả các kênh truyền thông cho sự kiện.
Từ biểu đồ 2.26 có thể thấy rằng khả năng tiếp cận thông tin về các sự kiện âm nhạc nằm trong chuỗi chƣơng trình Tâm điểm âm nhạc của khán giả ở từng kênh truyền thông riêng biệt chiếm tỷ lệ rất khác nhau. Theo đó công chúng chủ yếu tiếp cận và cập nhật thông tin về các sự kiện này thông qua môi trƣờng Internet. Cụ thể, mạng xã hội và các diễn đàn, forum đứng thứ nhất với 30% số ngƣời lựa chọn.
Nhóm trang tin, báo mạng điện tử xếp ở vị trí thứ hai với mức tỷ lệ lần lƣợt là 22% và 14%. Trong khi đó các phƣơng tiện truyền thông đại chúng chỉ chiếm tỷ lệ rất thấp, vào khoảng 6% ở truyền hình và 1% ở phát thanh hay báo giấy.
Tuy nhiên, nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, nhóm báo mạng/ trang tin điện tử mặc dù có số lƣợng ngƣời đọc và theo dõi lớn nhƣng mức độ tin tƣởng của công chúng với nhóm loại hình này là không cao. Họ đặt nhiều niềm tin hơn vào Facebook/Website chính thức của chƣơng trình (97%), các Fansite/ Fanclub của nghệ sỹ tâm điểm (91%) và những thông tin mang tính truyền miệng từ ngƣời thân hay bạn bè (82%). Mạng xã hội – công cụ giao lƣu, chia sẻ chính của đông đảo khán giả thời hiện đại cũng đạt mức khá với 61% sự tin tƣởng từ công chúng.
Nhƣ vậy, ngƣời làm truyền thông khi lên kế hoạch quảng bá cho các sự kiện âm nhạc thì cần tận dụng tối đa những hiệu quả tích cực mà môi trƣờng Internet mang lại để có thể truyền tải thông tin một cách nhanh chóng và mạnh mẽ nhất. Đặc biệt là tập trung vào các phƣơng tiện truyền thông mới có tính tƣơng tác xã hội cao nhƣ mạng xã hội, forum diễn đàn, website…Đồng thời, nhà tổ chức còn có thể tranh thủ thời cơ để tiến hành định hƣớng dƣ luận theo hƣớng có lợi cho mình và mục tiêu sự kiện âm nhạc.
Tuy nhiên, cần lƣu ý là dù có sử dụng công cụ truyền thông nào để quảng bá cho sự kiện của mình đi chăng nữa thì các những ngƣời làm truyền thông của sự kiện âm nhạc cũng phải tuân thủ nghiêm ngặt hai nhiệm vụ chính nhƣ sau:
Thứ nhất, đảm bảo thông tin nhanh chóng, trung thực và chính xác. Ngay từ những ngày đầu ra mắt, chuỗi chƣơng trình âm nhạc Tâm điểm âm nhạc đã đƣợc sự quan tâm đặc biệt từ báo giới. Mỗi buổi họp báo cho từng sự kiện đều thu hút khá nhiều các phóng viên, nhà báo đến theo dõi và đƣa tin, viết bài. Đồng thời, các thông tin thƣờng cập nhật nhanh, chính xác, ro ràng, nhất quán theo thông cáo báo chí . Mặc dù nhƣ chia sẻ từ phía nhà tổ chức thì họ không tiến hành truyền thông qua báo chí mà hầu hết các báo đều biết về thông tin sự kiện và tham gia đƣa tin, viết bài một cách sôi nổi. Song, với tƣ cách là đơn vị tổ chức họ vẫn phải chú ý đến tính đồng bộ và nhất quán giữa các bên liên quan. Nếu không rất dễ dẫn đến tình
trạng hỗn loạn giữa các nguồn thông tin, sai lệch thông tin gây hoang mang cho ngƣời hâm mộ. Ngoài ra, nhà tổ chức cũng cần có sự chuẩn bị kỹ lƣỡng, tìm hiểu kỹ các nghệ sỹ tham gia biểu diễn, vừa tránh việc đi lệch tiêu chí “tâm điểm” (với Tâm điểm âm nhạc) và tránh việc đƣa tin nhầm lẫn, sai lệch do thiếu các kiến thức nền cần thiết phục vụ chƣơng trình.
Thứ hai, cần có sự quan tâm đúng mức đến khán giả. Có một thực tế là các nhà tổ chức sự kiện Việt chƣa thực sự quan tâm đúng mức tới khán giả, họ chủ yếu truyền thông – tổ chức một chiều theo chủ quan và bỏ qua công tác điều tra tìm hiểu và đáp ứng lại những mong mỏi của khán giả. Hầu hết các nhà tổ chức chƣa có một cái nhìn truyền thông chiến lƣợc khi tổ chức sự kiện, các hoạt động tuyên truyền quảng bá mang tính nhất thời, không nghĩ tới nhiều tới những lần tổ chức sự kiện sau nên họ thƣờng ít quan tâm và đầu tƣ vào truyền thông sau sự kiện. Điều này làm giảm đi phần nào hiệu quả truyền thông, nhất là với những chuỗi sự kiện giống nhƣ Tâm điểm âm nhạc. Thái độ quan tâm đúng mực với khán giả chƣơng trình cũng là một phần thể hiện tính chuyên nghiệp và thái độ truyền thông trong các chƣơng trình âm nhạc ở Việt Nam.
Trong hai giai đoạn chính của quá trình truyền thông, đội ngũ làm sự kiện phải lên kế hoạch chi tiết, đánh giá hiệu quả, tầm quan trọng của từng hình thức truyền thông. Từ đó, người làm sự kiện cần đưa ra phương án hình thức truyền thông chủ đạo trong từng giai đoạn.
Giai đoạn truyền thông trước sự kiện: hai hình thức truyền thông mang lại
hiệu quả tích cực nhất mà ngƣời tổ chức sự kiện cần tận dụng triệt để trong giai đoạn này là: báo chí và truyền thông qua Internet.
Báo chí: tổ chức họp báo là hoạt động quan trọng nhất trong giai đoạn truyền thông trước khi mỗi sự kiện âm nhạc diễn ra. Tại buổi họp báo nhà tổ chức chính thức công bố về sự kiện âm nhạc diễn ra trƣớc báo giới và qua đó giới thiệu đến đông đảo công chúng. Thành công của buổi họp báo góp phần không nhỏ vào thành công bƣớc đầu của sự kiện và hiệu quả truyền thông nhất định cho sự kiện. Cần đảm bảo thông tin trung thực, chính xác tuyệt đối, cần tạo cho báo giới một cái
nhìn thiện cảm, đánh giá tích cực về sự kiện sẽ diễn ra. Bởi chính những điều báo chí nói và viết sẽ chính là thông điệp mà công chúng đƣợc tiếp nhận.
Trong tổ chức sự kiện âm nhạc báo chí đóng vai trò là kênh truyền thông quan trọng. Tuy nhiên, không phải loại hình báo chí nào cũng phù hợp và hiệu quả khi truyền tải các thông tin về sự kiện âm nhạc. Do vậy, nhiệm vụ của ngƣời làm truyền thông là phải lựa chọn loại hình báo chí phù hợp với sự kiện của mình. Với các sự kiện âm nhạc thì báo mạng/ trang tin điện tử là loại hình báo chí truyền tải thông điệp phù hợp nhất. Theo khảo sát của ngƣời viết thì các khán giả Hà Nội tiếp cận với nguồn tin về chƣơng trình Tâm điểm âm nhạc thông qua báo mạng/ trang tin điện tử lên đến 36%. Trong khi đó, chỉ có tổng số 8% khán giả tiếp cận thông tin qua ba phƣơng tiện báo chí truyền thống: báo in, phát thanh và truyền hình (biểu đồ 2.26). Ngƣời viết cho rằng điều này hoàn toàn hợp logic bởi những thông tin về sự kiện âm nhạc thƣờng đa dạng, nhu cầu giải trí của công chúng thì luôn và ngay. Chỉ có báo mạng/trang tin điện tử là phù hợp với các tiêu chí: thông tin nhanh, tổng hợp; sức lan tỏa rộng lớn; chi phí vừa phải. Tuy nhiên, cũng không vì thế mà bỏ qua các loại hình báo chí truyền thống bởi mặc dù sức mạnh truyền thông điệp không nhanh và mạnh bằng nhƣng các phƣơng tiện đó lại nhận đƣợc sự tin tƣởng rất lớn từ công chúng. Nhƣ khảo sát của ngƣời viết với chƣơng trình Tâm điểm âm nhạc, mức độ tin tƣởng vào các thông tin từ phát thanh, báo in, truyền hình, lên đến 75%, 80% và 91%; trong khi đó con số này chỉ dừng lại ở 35%, 44% đối với trang tin điện tử và báo mạng (biểu đồ 2.27).
Truyền thông qua Internet: hình thức truyền thông này ngày càng phổ biến
và đƣợc nhiều ngƣời làm sự kiện tin dung bởi sự đa dạng trong các phƣơng tiện có thể sử dụng. Với các sự kiện âm nhạc thì các kênh nên ƣu tiên lựa chọn là: Fanpage/Facebook, Fansite/Fanclub, Diễn đàn/Forum.
Facebook là mạng xã hội phổ biến đƣợc sử dụng nhiều nhất ở nƣớc ta hiện
nay, đặc biệt là giới trẻ. Đối tƣợng chủ yếu của các sự kiện âm nhạc, giải trí cũng chính là giới trẻ. Nghiên cứu mức độ tin cậy của khán giả đối với Facebook chƣơng trình Tâm điểm âm nhạc cho thấy có đến 97% ngƣời dùng tin tƣởng vào các nguồn
thông tin từ kênh truyền thông này (biểu đồ 2.28). Để hoạt động truyền thông Facebook trong các sự kiện âm nhạc có hiệu quả nên có sự đầu tƣ một cách bài bản, kỹ lƣỡng và có hệ thống. Đặc biệt là tăng cường khả năng thông tin tương tác trên trang Facebook chính thức của chương trình
Hiện nay, trang Facebook chính thức của chƣơng trình có thể là kênh truyền thông chính, cũng có thể không phải là kênh truyền thông chủ đạo thì vẫn đƣợc coi nhƣ một kênh truyền thông hiệu quả và đắc lực cho các nhà tổ chức sự kiện trong việc quảng bá các chƣơng trình âm nhạc. Sức hút và mức độ tin tƣởng của kênh truyền thông này với đông đảo công chúng là điều ai cũng có thể nhìn nhận rõ. Tuy nhiên, quá trình khảo sát và nghiên cứu cho thấy, các nhà tổ chức vẫn chƣa thực sự khai thác và sử dụng đƣợc hết những tiềm năng sẵn có của công cụ truyền thông xã hội phổ biến này. Nhìn chung, mức độ tƣơng tác giữa nhà tổ chức và khán giả trên trang Facebook còn khá thấp, chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu trao đổi thông tin của công chúng theo dõi cũng nhƣ yêu cầu cần thiết của một chiến dịch PR quảng bá sự kiện thực sự. Và để nâng cao khả năng tƣơng tác và mức độ liên kết thông tin với khán giả trên trang Facebook chính thức của chƣơng trình, các nhà tổ chức cần lƣu ý một số điểm sau:
Trƣớc hết, nhà tổ chức phải nhận thức rõ Facebook là một kênh truyền thông tương tác hai chiều thuận tiện và hiệu quả. So với các kênh truyền thông truyền thống, truyền thông mạng xã hội nói chung và trên Facebook nói riêng có nhiều ƣu điểm vƣợt trội, mà đặc biệt nhất là khả năng lan truyền thông tin cực kỳ nhanh chóng và tính tƣơng tác hai chiều mạnh mẽ. Nó cho phép nhà tổ chức có thể đối thoại và tƣơng tác qua lại với công chúng, lắng nghe phản hồi của khán giả về chƣơng trình để có những điều chỉnh phù hợp.
Tuy nhiên, việc một số nhà tổ chức bảo thủ với lối tƣ duy cũ hoặc chƣa nhận thức đƣợc đặc điểm này của Facebook mà coi đây là nơi để các thông tin mang tính chất thông báo, tƣờng thuật đã khiến cho kênh truyền thông này hoạt động kém hiệu quả và thiếu hấp dẫn. Vì vậy mà các nhà tổ chức thƣờng làm cho có và không đầu tƣ đúng mực cho kênh truyền thông này.
Bên cạnh đó, nhà tổ chức nên tăng cường giao lưu hai chiều và kết nối các fan trong Fanpage. Tính tƣơng tác của Fanpage chỉ thực sự hiệu quả khi tạo đƣợc sự thân mật và kết nối giữa các fan (khán giả). Để làm đƣợc điều này, ngƣời quản lý Facebook nên đƣa ra những câu hỏi hay, những yêu cầu có thể kích thích khán giả bày tỏ suy nghĩ, cảm nhận của mình hoặc tổ chức những cuộc thi, trò chơi làm nóng bầu không khí. Nhân viên truyền thông nên khai thác đặc điểm khán giả chƣơng trình để làm tăng tính hấp dẫn và sôi động cho trang Facebook.
Đồng thời, ngƣời quản lý trực tiếp Facebook cũng nên sử dụng hợp lý các thể loại bài post trên Facebook, trong đó nên ƣu tiên những thể loại có trọng số tƣơng tác cao nhƣ Status hay ảnh để các nội dung thể hiện trên trang đạt đƣợc hiệu quả tƣơng tác tốt nhất.
Khác với Facebook, Fansite/ Fanclub hay Diễn đàn/ Forum lại là mạng xã hội của những ngƣời hâm mộ nghệ sỹ hay dòng nhạc nào đó. Đây là một cộng đồng ngƣời tiếp xúc, hấp thụ, quan tâm và yêu thích một nghệ sỹ, dòng nhạc nào đó trên chính môi trƣờng truyền thông hiện đại ngày nay. Dần dà những ngƣời có cùng sở thích, cùng thần tƣợng tập hợp lại thành các hội nhóm, làm quen, giao lƣu và chia sẻ những tâm tƣ, tình cảm với nhau. Họ hoạt động chủ yếu trên các diễn đàn tự lập, có đội ngũ quản trị phụ trách quản lý và điều hành diễn đàn theo một số quy tắc nhất định (nhƣng phần lớn đƣợc các thành viên chấp hành trên cơ sở tự nguyện, gọi là các Fansite, Fanclub. Những Fansite, Fanclub nhƣ vậy xuất hiện ngày càng nhiều, càng quy mô và có tổ chức chặt chẽ hơn.
Theo khảo sát của ngƣời viết với chuỗi chƣơng trình Tâm điểm âm nhạc, kênh truyền thông này chiếm đến 91% sự tin tƣởng của khán giả (biểu đồ 2.28). Đây có thể coi là lƣợng khách hàng mục tiêu mà nhà tổ chức sự kiện âm nhạc nên hƣớng tới. Tuy nhiên, việc truyền thông trên kênh này sẽ gặp khó khăn khi hầu hết các diễn đàn, forum hay fansite, fanclub đều đƣợc các add quản lý rất chặt chẽ, nghiêm ngặt. Và một khi đã xâm nhập vào, ngƣời làm sự kiện cũng nên thấu hiểu, tôn trọng các thành viên.
Có thể nói, việc mở rộng liên kết với các Fansite, Fanclub của các nghệ sỹ hay dòng nhạc góp phần mang lại hiệu quả truyền thông đáng kể. Tuy nhiên, các nhà tổ chức sự kiện âm nhạc ở nƣớc ta chƣa nhìn nhận đƣợc tầm quan trọng, sức ảnh hƣởng và hiệu quả của việc liên hệ và mời các Fansite, Fanclub này hợp tác để bổ sung nguồn lực tình nguyện viên, tiến hành tổ chức một số hoạt động bên lề tuyên truyền cho sự kiện , đồng thời cũng là lƣợng khán giả tiềm năng của chƣơng trình. Chính vì vậy mà chƣa có các kế hoạch hợp tác để tận dụng triệt để nguồn lực này.
Đóng vai trò là những ngƣời đại diện, lãnh đạo cộng đồng ngƣời hâm mộ của nghệ sỹ hay dòng nhạc nhất định, Fansite/Fanclub chiếm đƣợc sự tin tƣởng rất lớn từ đối tƣợng công chúng mục tiêu và có khả năng tác động làm thay đổi nhận thức cũng nhƣ hành vi của nhóm công chúng này ở một mức độ nhất định. Để tận dụng có hiệu quả kênh truyền thông này, các nhà tổ chức sự kiện có thể liên kết với các Fansite, Fanclub trên các phƣơng diện sau:
Sử dụng Fansite, Fanclub nhƣ một kênh truyền thông – phân phối vé đặc biệt có thể giúp nhà tổ chức tiếp cận và bán vé cho khán giả một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
Sử dụng Fansite, Fanclub nhƣ một kênh truyền thông quan trọng có khả năng định hƣớng và dẫn dắt dƣ luận. Qua đó, xóa bỏ những thông tin không chính xác, những lời đồn đại vô căn cứ gây ảnh hƣởng xấu tới uy tín của ban tổ chức và khả năng thành công của sự kiện – một công cụ để giải quyết vấn đề, giải quyết khủng hoảng.
Từ đó, sử dụng Fansite, Fanclub nhƣ một bộ phận điều tiết, quản lý nhóm khán giả tham gia chƣơng trình: giúp đỡ, hỗ trợ các khán giả ở xa trong việc mua vé, tiến tới xây dựng một “văn hóa hâm mộ” lành mạnh, tốt đẹp.
Tuy nhiên, trong quá trình phối hợp với Fansite, Fanclub của các nghệ sỹ tâm điểm hay dòng nhạc nào đó, nhà tổ chức cũng cần tìm hiểu thật kỹ và có những cam kết, thỏa thuận rõ ràng, cụ thể nhằm tránh tƣờng hợp bị lợi dụng, rò rỉ thông tin hay lợi dụng danh nghĩa của đơn vị tổ chức để lừa đảo trục lợi…Có nhƣ vậy, việc
mở rộng liên kết với Fansite. Fanclub mới đảm bảo nghiêm túc, chặt chẽ và có hiệu quả tích cực.
Bên cạnh đó, ngƣời làm sự kiện cần lƣu ý Băng rôn/pano là phƣơng tiện
truyền thông không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện âm nhạc lớn nhỏ nào. Mặc dù hiệu quả truyền trông từ hình thức này không cao song đó lại là hình thức truyền