5. Kết cấu luận văn
1.1.3 Vai trò của truyền thông trong hoạt động tổ chức sự kiện
Trong các doanh nghiệp hiện nay, tổ chức sự kiện đang trở thành một hoạt động hết sức quan trọng, ngân sách cho hoạt động này là rất cao. trung bình mỗi năm, các doanh nghiệp trên thế giới chi hơn 20 tỷ USD cho việc động quảng bá sản
phẩm và 15 tỷ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau nhƣ: hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành…Kết quả khảo sát đƣợc thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trƣờng FTA cũng cho thấy tổ chức sự kiện là một công cụ marketing đuợc sử dụng phổ biến chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trƣờng (FTA là công ty nghiên cứu chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam, thành viên chính thức của ESOMAR – hiệp hội các công ty nghiên cứu thị trƣờng chuyên nghiệp thế giới với chuẩn chất lƣợng ICC/ESOMAR).
Có thể nói, các sự kiện đang ngày càng đƣợc nâng tầm và đầu tƣ đúng mức do các tổ chức, doanh nghiệp đã nhận thức đúng đắn hơn về vai trò, vị trí của sự kiện trong chiến lƣợc truyền thông của mình. Tổ chức sự kiện là việc “đánh bóng” thƣơng hiệu và sản phẩm; là “cơ hội để các đơn vị, doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lƣu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cƣờng mối quan hệ bền vững, có lợi cho doanh nghiệp”. Tóm lại, tổ chức sự kiện là phƣơng thức truyền thông hiệu quả để doanh nghiệp có thể quảng bá đƣợc hình ảnh của mình cũng nhƣ hình ảnh của sản phẩm đến công chúng mục tiêu, từ đó tiếp cận và truyền tải thông điệp cần thiết đến khách hàng, làm tăng doanh số bán hàng và thu lợi nhuận cho công ty. Tuy nhiên, để công chúng có đƣợc một cái nhìn thiện cảm và có ấn tƣợng tốt đẹp hơn về công ty, doanh nghiệp tổ chức sự kiện thì còn phụ thuộc nhiều vào việc event đó đã đƣợc truyền thông nhƣ thế nào.
Vai trò của hoạt động truyền thông trong tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng. Hiệu quả truyền thông chính là một trong những thƣớc đo đầu tiên đánh giá mức độ thành bại của bất cứ sự kiện nào. Một sự kiện chỉ thành công khi đƣợc nhiều ngƣời biết đến và đánh gía tốt, chính vì vậy mà có nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chi đến 30% sách cho việc truyền thông trong sự kiện. Nhƣng nếu truyền thông không đúng cách thì sẽ gây lãng phí mà lại không đạt đƣợc kết quả nhƣ mong muốn. Bởi truyền thông trong tổ chức sự kiện là sự kết hợp của nhiều hình thức truyền thông khác nhau nên chỉ một sai sót nhỏ trong việc xác định đối tuợng công chúng mục tiêu, trong việc truyền đạt nội dung thông điệp chọn kênh truyền thông
không phù hợp cũng có thể dẫn đến những hậu quả khó luờng. Nó không chỉ gây ra những ảnh hƣởng trực tiếp (có thể là cả về vật chất lẫn tinh thần) tới khách hàng, tới những ngƣời tham dự sự kiện mà nguy hiểm hơn, có thể làm sụt giảm uy tín, danh dự và hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt công chúng. Cho nên, ngƣời làm PR cần phải có một chiến lƣợc rõ ràng, bài bản cùng một sự kiểm soát cẩn thận, chặt chẽ trong quá trình truyền thông cho sự kiện. Có nhƣ vậy, các tổ chức, doanh nghiệp mới có thể sử dụng sự kiện nhƣ một công cụ hiệu quả và hợp lý để tiến thêm một bƣớc gần hơn trong việc chinh phục lòng tin của khách hàng và công chúng.
Thông thƣờng, sự kiện sẽ đi đôi với các hoạt động truyền thông trong một chiến dịch PR/Marketing tổng thể. Sức mạnh của “công cụ” sự kiện – event sẽ đem lại hiệu quả khi kết hợp chặt chẽ với truyền thông tập trung và tổng lực hơn là chỉ sử dụng chúng nhƣ những công cụ rời rạc. Bên cạnh đó, bản thân sự kiện cũng có những phƣơng thức và công cụ truyền thông cho riêng mình vì đôi khi chính sự kiện lại là một “sản phẩm – thƣơng hiệu” của công ty làm ra nó. Đó có thể là truyền thông trực tiếp (đƣợc thực hiện giữa ngƣời với ngƣời, mặt đối mặt; ví dụ nhƣ: các hoạt động quảng bá trực tiếp, Activation…) và truyền thông gián tiếp (đƣợc thực hiện qua các phƣơng tiện truyền thông đại chúng nhƣ sách, báo, phát thanh, truyền hình, Internet…). Hay theo một cách tiếp cận khác, chúng ta cũng có thể truyền thông về sự kiện bằng hình thức truyền thông đại chúng và phi đại chúng (thông qua các thiết bị, các kênh giao tiếp cá nhân hiện đại, gửi thƣ mời, truyền miệng…).
Tóm lại, tùy vào tính chất và mục đích của mỗi sự kiện, nhà tổ chức sẽ lựa chọn cho mình những phƣơng thức và công cụ truyền thông phù hợp. Từ các kênh báo chí, tạp chí, ấn phẩm; các phƣơng tiện quảng cáo ngoài trời nhƣ: biểu ngữ, thông cáo, tờ rơi đến mạng xã hội, website, diễn đàn…những ngƣời làm truyền thông có thể thoải mái vận dụng các công cụ này một cách linh hoạt và sáng tạo để truyền thông cho sự kiện hiệu quả hơn. Đồng thời, xu hƣớng sử dụng những giải pháp mới cho truyền thông đại chúng nói chung và sự kiện nói riêng nhƣ Digital (PR 2.0) (kỹ thuật số) đang ngày càng phổ biến. Sử dụng Digital PR (truyền thông
kỹ thuật số) nhƣ một công cụ truyền thông và tổ chức sự kiện online đang là một phƣơng thức mới giàu triển vọng, giúp giảm thiểu chi phí và dễ tạo ra hiệu ứng lan truyền trong cộng đồng mạng.
Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp ở nƣớc ta thƣờng tổ chức đánh giá hiệu qủa truyền thông của sự kiện thông qua hai phƣơng pháp chủ yếu là định lƣợng và định tính. Trong đó:
Phương pháp định lượng: tiến hành nhận xét, đánh giá theo bề rộng dựa
trên các số liệu thống kê, thu thập đƣợc về số lƣợng, thời gian, tần suất và độ phủ sóng của các thông tin liên quan đến sự kiện trên các phƣơng tiện truyền thông đại chúng.
Phương pháp định tính: tiến hành nhận xét, đánh giá theo chiều sâu bằng
cách tìm hiểu mức độ hài lòng, những suy nghĩ và cảm nhận của các đối tƣợng công chúng (đặc biệt là đối tƣợng công chúng mục tiêu) về sự kiện, những luồng thông tin đánh giá mang tính tiêu cực – tích cực về sự kiện tồn tại trên báo chí và những phƣơng tiện truyền thông tƣơng tác khác.
Tuy nhiên, nhìn chung thì các công ty, doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn chủ yếu đánh giá hiệu quả truyền thông cho sự kiện dựa trên các yếu tố mang tính định lƣợng, bởi để đo lƣờng đƣợc suy nghĩ, cảm nhận của đông đảo công chúng về sự kiện thƣờng mất rất nhiều thời gian, công sức và tiền của vào hoạt động nghiên cứu.