TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI CHI NHÁNH THANH XUÂN
2.2.1.1.Nghiệp vụ L/C nhập khẩu
Đăng ký và phát hành L/C nhập khẩu
- Thanh toán viên: Khi hồ sơ phát hành L/C nhập khẩu của Khách hàng đã hội tụ đủ các quy định và đã có hạn mức phát hành L/C trong hệ thống máy tính, - Sau khi soạn thảo xong L/C, thanh toán viên in toàn bộ chứng từ gồm: L/C, giấy báo nợ, giấy báo có cùng toàn bộ hồ sơ có liên quan trình Kiểm soát viên phê duyệt.
- Khi L/C được phát hành, thanh toán viên xử lý hồ sơ mở L/C.
- Kiểm soát viên: Kiểm soát lại toàn bộ hồ sơ xin mở L/C đảm bảo các điều kiện mở L/C đã được đáp ứng đầy đủ, giấy yêu cầu mở L/C và kiểm tra các bút toán hạch toán. Tiếp theo, kiểm tra kỹ nội dung của L/C, nếu có điều khoản nào bất lợi cho khách hàng hay MSB hoặc không phù hợp với thông lệ quốc tế thì phải thông báo cho khách hàng, đề nghị sửa đổi lại Đơn xin mở L/C để làm căn cứ phát hành L/C nhằm giảm thiểu rủi ro.
Sửa đổi L/C
- Hồ sơ yêu cầu sửa đổi, hủy L/C: Thanh toán viên có trách nhiệm yêu cầu khách hàng cung cấp: Giấy yêu cầu sửa đổi, hủy bỏ L/C, bản sao thỏa thuận sửa đổi giữa Người mua và Người bán
- Tạo điện sửa đổi: Bộ phận cấp dịch vụ có trách nhiệm nhận yêu cầu sửa đổi của khách hàng, kiểm tra các điều khoản sửa đổi
- Kiểm soát điện sửa đổi L/C: Kiểm soát viên kiểm soát điện sửa đổi, hồ sơ sửa đổi và phê duyệt trên chứng từ giấy sau đó trình Giám đốc phê duyệt.
Thanh toán L/C
- Để đảm bảo thanh toán/chấp nhận thanh toán đúng hạn, và cho phù hợp với thông lệ quốc tế thì Chi nhánh có trách nhiệm đôn đốc khách hàng chuyển đủ tiền để đảm bảo thanh toán L/C trả ngay theo cam kết đã thoả thuận.
- Đối với L/C trả chậm: Bộ phận cấp tín dụng và Bộ phận cấp dịch vụ phải theo dõi đôn đốc khách hàng và tham mưu cho Giám đốc lập văn bản yêu cầu khách hàng chuyển tiền về MSB theo Hợp đồng bảo lãnh đã ký.
- Sau khi nhận được L/C và các sửa đổi liên quan phù hợp với khả năng đáp ứng, người bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi đến Ngân hàng thương lượng (ngân hàng thương lượng có trách nhiệm kiểm tra chứng từ và gửi chứng, Chi nhánh nhận và kiểm tra, thanh toán/chấp nhận thanh toán và giao chứng từ cho khách hàng)
Thanh toán trên cơ sở thư đòi tiền gửi kèm bộ chứng từ
- Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ. - Bước 2: Xử lý chứng từ:
Đối với L/C trả ngay
+ Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ, nếu Chi nhánh không nhận được ý kiến nào của khách hàng, thanh toán viên lập điện MT202 thanh toán theo chỉ dẫn trong thư đòi tiền của NH gửi chứng từ, chuyển toàn bộ hồ sơ L/C và các chứng từ cho Kiểm soát viên.
+ Kiểm soát viên sẽ kiểm tra hồ sơ L/C, chứng từ. Nếu các điều kiện để thanh toán đã được đáp ứng đầy đủ, chứng từ lập chính xác, kiểm soát viên phê duyệt trên chứng từ giấy.
+ Sau cùng, chứng từ được thanh toán viên xử lý như sau: Lưu hồ sơ L/C, gửi chứng từ dành cho khách hàng, lưu chứng từ kế toán.
Đối với L/C trả chậm:
+ Trong bản thông báo kết quả kiểm tra chứng từ phải ghi rõ thời hạn phải thanh toán và ngày cuối cùng khách hàng phải đưa ra ý kiến về bộ chứng từ. + Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ, nếu khách hàng không đưa ra ý kiến, Chi nhánh lập điện MT799 thông báo chấp nhận thanh toán.
+ Chi nhánh theo dõi trả tiền đúng hạn như đã chấp nhận và chỉ dẫn trong thư đòi tiền của Ngân hàng gửi chứng từ.
Ký hậu Vận đơn, bảo lãnh nhận hàng, uỷ quyền nhận hàng hoặc giao chứng từ cho khách hàng
- Khi khách hàng yêu cầu Chi nhánh ký hậu vận đơn hoặc phát hành bảo lãnh nhận hàng, hoặc phát hành giấy uỷ quyền nhận hàng, hoặc giao chứng từ cho khách hàng, yêu cầu phải nộp giấy đề nghị ký hậu vận đơn cho bộ phận cấp dịch vụ.
- Chi nhánh đã nhận được chứng từ:
+ Chi nhánh chỉ ký hậu vận đơn hoặc uỷ quyền cho khách hàng đi nhận hàng, hoặc giao chứng từ cho khách hàng khi khách hàng đã làm các thủ tục nộp tiền thanh toán, hoàn tất các thủ tục về giải ngân tiền vay.
+ Nếu khách hàng chưa nộp đủ tiền để thanh toán bộ chứng từ, việc hạch toán tiền vay và tính lãi được thực hiện kể từ ngày thanh toán cho NH thương lượng với lãi suất cho vay bằng 150% lãi suất cho vay trong hạn cao nhất, để thực hiện thanh toán L/C cho nước ngoài theo nghĩa vụ của người bảo lãnh là NH mở L/C.
- Việc đóng hồ sơ L/C nhập khẩu được thực hiện khi xảy ra một trong số trường hợp sau: L/C nhập khẩu được huỷ bỏ, L/C đã thanh toán (số dư còn lại quá ít và người bán không giao hàng tiếp), L/C hết hiệu lực, L/C bị từ chối thanh toán và bộ chứng từ đã gửi trả lại NH gửi chứng từ, lỗi của NH.
Lưu trữ chứng từ
- Lưu hồ sơ L/C, lưu giữ và kiểm soát chứng từ kế toán.
- Các chứng từ trên được đính kèm và lưu trữ theo ngày: Đầu giờ ngày làm việc tiếp theo, kiểm soát viên đối chiếu các chứng từ gốc với báo cáo TF2213P, nếu có sai sót phải xử lý kịp thời và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});