Sơ đồ 2: quy trình lập kế hoạch đầu tư tại Điện lực Cao Bằng.
Trách nhiệm Các bước thực hiện
- Ban GĐ.Phòng QLXD. - Phòng QLXD. - Giám đốc.Phòng QLXD. - Phòng QLXD. - Phòng QLXD. - Phòng QLXD. - Giám đốc. Phòng QLXD. - Phòng QLXD. - Phòng QLXD. - Phòng QLXD. - Giám đốc.Phòng QLXD. - Đơn vị tư vấn, và các bên liên quan.
- Phòng QLXD. - Phòng QLXD.
- Phòng QLXD.
Lập kế hoạch triển khai thực hiện dự án
Lựa chọn đơn vị tư vấn hồ sơ dự án
Thương thảo ký kết hợp đồng, lập hồ sơ dự án Thỏa thuận mặt bằng xây dựng
Thẩm định hồ sơ dự án
Lựa chọn đơn vị thiết kế.
Thương thảo, ký kết hợp đồng khảo sát thiết kế.
Thẩm định hồ sơ thiết kế
Chuẩn bị thủ tục đầu tư Lựa chọn nhà thầu xây lắp.
Chuẩn bị thi công, giao mặt bằng thi công. Tổ chức theo dõi thực hiện dự án
Thương thảo ký hợp đồng xây lắp
Nghiệm thu, bàn giao
Diễn giải lưu đồ:
a) Triển khai thực hiện lập phương án dự án: Căn cứ kế hoạch Đầu tư xây dựng cơ bản được giao. Chuyên viên lập phương án dự án thuộc Phòng QLXD lập tờ trình “Phương án triển khai thực hiện đầu tư” cho từng dự án; Kế hoạch triển khai thực hiện dự án trình Ban giám đốc phê duyệt. Thời gian thực hiện lập phương án dự án cho mỗi dự án tối đa là: 03 ngày.
b) Lựa chọn đơn vị tư vấn lập hồ sơ dự án: Sau khi “Phương án triển khai thực hiện đầu tư” được phê duyệt Chuyên viên lập phương án dự án thuộc Phòng QLXD phối hợp với các phòng ban liên quan thực hiện lựa chọn đơn vị tư vấn lập Hồ sơ dự án.
c) Thương thảo, ký kết Hợp đồng lập Hồ sơ dự án: Thương thảo Hợp đồng lập Hồ sơ dự án:
- Căn cứ quyết định chỉ thầu đơn vị tư vấn hoặc quyết định phê duyệt đơn vị trúng thầu tư vấn của cấp có thẩm quyền. Trưởng, phó phòng QLXD sẽ chủ động mời nhà thầu tư vấn đến thương thảo Hợp đồng dịch vụ tư vấn về:
-Nội dung dự án, phạm vi của dự án, các khối lượng chủ yếu của dự án, thời gian thực hiện dự án.
-Các nội dung và yêu cầu về chất lượng Hồ sơ dự án thực hiện: Nghị định về quản lý chất lượng số: 209/2004/NĐ-CP )
-Soạn thảo và ký kết Hợp đồng lập Hồ sơ dự án: Sau khi hoàn thành việc thương thảo Hợp đồng, Cán bộ soạn thảo Hợp đồng thuộc Phòng QLXD sẽ soạn thảo Hợp đồng lập Hồ sơ dự án theo đúng hướng dẫn Thông tư số: 08/2011/TT- BXD ngày 28 tháng 6 năm 2011 của Bộ Xây dựng, về việc ban hành hướng dẫn ký kết các hợp đồng dịch vụ tư vấn.
-Soạn thảo và ký kết Hợp đồng Hoàn thành chậm nhất là 05 ngày kể từ ngày có quyết định chỉ thầu thầu đơn vị tư vấn hoặc quyết định phê duyệt đơn vị trúng thầu tư vấn của cấp có thẩm quyền.
Sau khi Hợp đồng lập Hồ sơ dự án được ký kết:
-Cán bộ quản lý Hồ sơ phòng QLXD có trách nhiệm giao 02 bộ Hợp đồng cho Phòng tài chính – kế toán .
thực hiện Hợp đồng.
-Thời hạn theo dõi từ ngày Hợp đồng có hiệu lực cho đến khi công trình được cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán và thực hiện xong quyền lợi và nghĩa vụ các bên nêu trong Hợp đồng .
d) Thoả thuận mặt bằng xây dựng:
Sau khi có bản vẽ tổng mặt bằng xây dựng công trình (do đơn vị tư vấn lập) Cán bộ phụ trách công tác đền bù thuộc Phòng QLXD làm văn bản đề nghị UBND tỉnh Cao bằng ra văn bản thỏa thuận xây dựng trong hồ sơ dự án đầu tư.
e) Thẩm định Hồ sơ dự án:
Sau khi đơn vị tư vấn nộp Hồ sơ dự án đã hoàn thành, Hội đồng thẩm định sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ dự án.
f) Chuẩn bị thủ tục đầu tư: Lập thủ tục xin cấp đất:
Căn cứ vào Hồ sơ thiết kế đã được phê duyệt, cán bộ Đền bù thuộc Phòng QLXD tiến hành lập hồ sơ xin cấp đất, thuê đất (theo đúng quy định của nhà nước, của địa phương) và trình duyệt với các cấp có thẩm quyền. Thời gian thực hiện lập hồ sơ: hoàn thành sau 5 ngày kể từ ngày có quyết định phê duyệt hồ sơ thiết kế để trình duyệt.
Sau khi có quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền, cán bộ đền bù sẽ giao 01 bộ hồ sơ (bản sao có công chứng) liên quan đến việc cấp đất hoạch thuê đất cho đơn vị trực tiếp quản lý tài sản
Lập thủ tục xin cấp phép xây dựng ( đối với các công trình yêu cầu có giấy phép xây dựng theo khoản , khoản 3 điều 20 của Nghị định về quản lý dự án số: 12/2009/NĐ –CP )
Căn cứ vào hồ sơ cấp đất, thuê đất đã được phê duyệt cán bộ Đền bù thuộc Phòng QLXD chịu trách nhiệm lập hồ sơ xin cấp phép xây dựng ( Nội dung hồ sơ: theo điều 20 của Nghị định về quản lý dự án số: 12/2009/NĐ –CP )
Thời gian thực hiện lập hồ sơ: hoàn thành sau 5 ngày kể từ ngày có quyết định cấp đất.
Sau khi có quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền, cán bộ đền bù sẽ giao 01 bộ hồ sơ (bản sao có công chứng) liên quan đến việc cấp đất hoặc thuê đất cho
đơn vị trực tiếp quản lý tài sản.
Thực hiện đền bù giải phóng mặt bằng:
Sau khi có giấy phép xây dựng, cán bộ Đền bù thuộc Phòng QLXD phối hợp với cán bộ giám sát kỹ thuật thi công và các phòng ban liên quan tiến hành thực hiện công tác đền bù.
Thời gian thực hiện công tác đền bù giải phóng mặt bằng từ 30 đến 60 ngày tuỳ thuộc vào quy mô công trình.
g) Lựa chọn nhà thầu xây lắp:
Sau khi được cấp phép xây dựng công trình. Trưởng, phó phòng QLXD tổ chức công tác lựa chọn nhà thầu xây lắp.
h) Thương thảo, ký kết Hợp đồng xây lắp:
Sau khi có quyết định chỉ định thầu hoặc Quyết định phê duyệt đơn vị trúng thầu xây lắp của cấp có thẩm quyền.
Trưởng, phó phòng QLXD sẽ chủ động mời nhà thầu đến thương thảo Hợp đồng, ký kết Biên bản thương thảo hoàn thiện và ký kết Hợp đồng.
Cán bộ soạn thảo Hợp đồng thuộc phòng QLXD có trách nhiệm soạn thảo hợp đồng ( theo mẫu “Hợp đồng xây lắp” ban hành kèm theo Thông tư số: 09/ 2011/TT- BXD ngày 28 tháng 6 năm 2011) Hoàn thành chậm nhất là 05 ngày kể từ ngày có quyết định chỉ thầu hoặc quyết định phê duyệt đơn vị trúng thầu.
Cán bộ quản lý Hồ sơ phòng QLXD có trách nhiệm giao 02 bộ Hợp đồng cho Phòng tài chính – kế toán.
Cán bộ theo dõi báo cáo tổng hợp có trách nhiệm mở sổ theo dõi quá trình thực hiện Hợp đồng. Thời hạn theo dõi từ ngày Hợp đồng có hiệu lực cho đến khi công trình được cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán và thực hiện xong quyền lợi và nghĩa vụ các bên nêu trong Hợp đồng .
i) Chuẩn bị thi công:
Sau khi ký kết hợp đồng với đơn vị thi công:
Cán bộ phụ trách chung về công tác kỹ thuật và công tác giám sát các công trình xây dựng chủ động và trực tiếp tổ chức Kiểm tra các điều kiện khởi công công
trình xây dựng theo quy định tại điều 72 của Luật Xây dựng;
Sau khi có kết luận công trình đủ điều kiện khởi công. Cán bộ quản lý Hồ sơ thuộc Phòng QLXD tiến hành bàn giao hồ sơ cho các bên liên quan và Cán bộ theo dõi báo cáo tổng hợp soạn thảo thông báo khởi công. Trình Giám đốc phê duyệt rồi gửi các đơn vị liên quan.
Thời gian thực hiện công tác chuẩn bị thi công là 10 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng thi công.
k) Giao mặt bằng thi công.
Trưởng, phó phòng QLXD tổ chức hội đồng giao nhận mặt bằng xây dựng công trình thành phần của hội đồng và thực hiện công tác giao nhận mặt bằng. Nội dung công tác bàn giao mặt bằng thi công được thống nhất ghi vào biên bản.
Thời gian thực hiện công tác bàn giao tuyến là: từ 1 đến 3 ngày tuỳ theo quy mô, tính chất và mức độ khó khăn của công trình.
l) Tổ chức theo dõi thực hiện dự án.
Sau khi công trình được khởi công, Cán bộ giám sát kỹ thuật thi công thuộc Phòng QLXD (hoặc đơn vị giám sát do Chủ đầu tư thuê) được giao nhiệm vụ giám sát công trình phải thực hiện theo quy trình Giám sát do Công ty Điện lực Cao Bằng ban hành:
Sau khi được Cán bộ giám sát kỹ thuật thi công báo cáo về công tác giám sát trong tuần. Cán bộ theo dõi báo cáo tổng hợp lập báo cáo (Báo cáo tiến độ thi công) phục vụ cho giao ban thường kỳ và báo cáo hàng tuần cho Công ty Điện lực Cao Bằng.
m) Nghiệm thu hoàn thành công trình để đưa vào sử dụng.
Các biểu mẫu áp dụng cho công tác nghiệm thu: theo các quy định hiện hành. Nội dung của công tác nghiệm thu, thành phần và trách nhiệm của các bên tham gia nghiệm thu:
Công tác nghiệm thu công trình bao gồm nghiệm thu trong giai đoạn xây lắp, tổng nghiệm thu kỹ thuật khi hoàn thành công trình, nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng, nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành để thanh toán.
Các biểu mẫu áp dụng cho công tác nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng theo các quy định hiện hành.
Những quy định chung về công tác bàn giao công trình, thành phần tham gia và trách nhiệm của các bên tham gia bàn giao:
Bảo hành công trình:
Sau khi hoàn thiện công tác bàn giao công trình đưa vào sử dụng Chủ đầu tư yêu cầu đơn vị xây lắp nộp chi phí bảo hành công trình vào Ngân hàng sở tại có Tài khoản của Đơn vị xây lắp, có cam kết của Ngân hàng như bảo đảm thực hiện hợp đồng. Mức tiền tối thiểu bảo hành và thời gian bảo hành công trình đúng theo Quy chế đầu tư và xây dựng.
Thanh quyết toán và thanh lý hợp đồng:
Công tác thanh quyết toán:
Tất cả các công trình thuộc nguồn vốn của Ngành điện đều phải thực hiện quyết toán dự án hoàn thành theo Quyết định số: 1631/QĐ- EVN ngày 28 tháng11 năm 2008 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
Công tác thanh lý hợp đồng, lưu trữ Hồ sơ:
Sau khi thống nhất giá trị quyết toán với đơn vị xây lắp, Chủ đầu tư phải lập biên bản thanh lý hợp đồng theo đúng Pháp luật hợp đồng kinh tế.
Các phòng QLXD, TC-KT, Kế hoạch có trách nhiệm lập và hoàn thiện các thủ tục đăng ký tài sản theo quy định hiện hành.
Cán bộ quản lý Hồ sơ lập danh mục hồ sơ và lưu trữ Hồ sơ theo quy định hiện hành.