khó sử dụng các mã vật liệu. Đối với việc lập danh điểm vật liệu, vật liệu được mã hóa theo từng kho là chưa khoa học, mã hóa số dài, khó nhớ và không theo trình tự sẽ gây ra khó khăn cho công tác kế toán cũng như quản lý vật liệu.
Ví dụ: Tại kho 4, các nguyên vật liệu được lập danh điểm như sau:
4.131- Ty xăng đèn pin 32 mm 4.133- Giậm chân TW đúc loại lớn 4.136- Quang treo đê lò xo TW Ấn ………
4.166- Lò xo TW trong 22 mm xe 2 tầng 4.168- Lò xo OBI giá chuyển lò xo không khí 4.2- Guốc hãm toa xe số 23 4.3- Guốc hãm toa xe số 9 4.32- Gioăng hãm ……….. 4.4- Guốc hãm Nhật ……….
- Về phân loại nguyên vật liệu: Để tạo ra sản phẩm Xí nghiệp cần sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu gồm nhiều loại, nhóm, thứ. Mỗi loại có tính chất công dụng khác nhau. Tuy nhiên, việc phân loại nguyên vật liệu chưa khoa học, hợp lý. Điều này, gây khó khăn cho Xí nghiệp trong việc kế toán nguyên vật liệu. Toàn bộ các phiếu giao nhận vật tư, bảng lũy kế nhập vật tư, bảng lũy kế xuất vật tư… đều được theo các chỉ tiêu từng kho hàng, tức là từng loại nguyên vật liệu. Xí nghiệp nên phân loại theo từng loại, nhóm, thứ kết hợp với số hiệu tài khoản.
- Công việc kiểm kê nguyên vật liệu chưa được Xí nghiệp chú ý, việc này dẫn đến tình trạng không xác định được số lượng vật liệu thực tế tồn trong kho, không xác định được như cầu dự trưc nguyên vật liệu gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của Xí nghiệp.
- Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp là khai thác ,vận dụng đầu xe và doanh thu trên tầu nên kết quả của sản xuất là làm thế nào phục vụ hành khách đạt kết quả cao và thu hút được lượng khách đi tàu ngày một đông. Vi vậy, Xí nghiệp luôn có một lượng dự trữ nguyên vật liệu nhất định. Mặt khác, những vật tư nếu không bảo quản tốt như: chăn, gối, ga giường… có thể ảnh hưởng đến chất lượng sử dụng bị ẩm mốc, có mùi hôi, làm cho giá trị phục vụ bị giảm sút. Trên thực tế, việc mất phẩm chất của nguyên vật liệu vẫn xảy ra và gây tổn thất về tài chính cho Xí nghiệp. Bên cạnh đó là sự biến động về mặt giá cả trên thị trường. Nhưng hiện nay, Xí nghiệp vẫn không lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho, đây là một trong những hạn chế đáng kể nhất của xí nghiệp.
- Vật liệu mua theo hợp đồng hoặc mua ngồi không theo hợp đồng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nhưng cuối tháng chưa về đến Xí nghiệp hoặc chưa làm thủ tục giao nhận không được kế toán theo dõi chặt chẽ làm ảnh hưởn đến việc hạch toán vốn hiện có của Xí nghiệp.
- Về mẫu tờ “Sổ theo dõi vật tư” của “Sổ số dư” tại Xí nghiệp còn chưa hợp lý. Mỗi kho ở Xí nghiệp chứa một loại nguyên vật liệu tuy nhiên bao gồm rất nhiều nhóm, thứ vật tư. Vì vậy, mẫu tờ “Sổ theo dõi vật tư” theo Xí nghiệp thiết kế còn nhiều hạn chế.
3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Xí nghiệp.
Xuất phát từ những hạn chế trên, em đưa ra một số ý kiến đóng góp về công tác kế toán tại Xí nghiệp nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp nói riêng như sau: