Sau khi nhận đầy đủ bản chính hoặc bản fax chứng từ của khách hàng, nhân viên Sale bàn giao lại cho nhân viên phòng giao nhận để tiến hành lập tờ khai Hải quan nhập khẩu dựa vào các thông tin trên bộ chứng từ.
Trước khi nhận hàng thì người làm công tác giao nhận cho công ty có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu bộ chứng từ về tính thống nhất, hợp lệ giữa các chứng từ với nhau, vì đây là yếu tố quan trọng để hoàn thành thủ tục hải quan nhận hàng. Mặt khác giúp người giao nhận biết rõ hơn về hàng hóa mình sẽ nhận để có phương án nhận hàng kịp thời, nhanh gọn và đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Khi đối chiếu các chứng từ không khớp nhau, nếu có sai sót hoặc bất hợp lệ phải báo cho chủ hàng biết để kịp thời điều chỉnh ngay, tránh những rủi ro về sau do chậm nhận hàng.
Lưu ý: Thường trong một ngày, công ty nhận được nhiều lô hàng nhập. Vì
vậy, nhằm rút ngằn thời gian nhập hàng, khi nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice), phòng giao nhận phân công tác cho 2 nhân viên. Một nhân viên đảm trách lấy tất cả Delivery Order (D/O) của các lô hàng về. Trong lúc đó, những nhân viên khác sẽ đảm trách xuống các cảng mở tờ khai. Vì việc đợi chờ kết quả xử lý tờ khai ở khu vực Hải quan thường rất mất thời gian như cảng Cát Lái do hàng về nhiều; nên việc mở tờ khai sớm sẽ giảm thiểu tối đa thời gian. Ở đây, phân công việc nhận
D/O và mở tờ khai thường được thực hiện cùng lúc hoặc có việc được thực hiện trước không nhất thiết lấy D/O rồi mới lên cảng mở tờ khai.
Trường hợp khách hàng cần mượn container để mang về kho riêng rút ruột. Nhân viên giao nhận phải ghi đầy đủ các thông tin: số cont, tên tàu, địa chỉ kho riêng, nơi trả container rỗng…vào phiếu mượn container. Trên căn cứ đó hãng tàu sẽ thu một số tiền cược và trả cho nhân viên 1 hóa đơn cược container. Phải giữ hóa đơn này để khi trả container đúng thời gian mượn container của hãng tàu cấp (Free time) thì hãng tàu sẽ trả lại tiền cước. Nếu trả container quá hạn hoặc container bị hư hại, hãng tàu sẽ bù trừ vào tiền phạt và tiền sửa chữa thiệt hại.
Các bức chuẩn bị hồ sơ chứng từ để làm thủ tục hải quan: - Nhận D/O từ hãng tàu:
Sau khi nhận được B/L và thông báo hàng đến của hãng tàu – Arrival Notice thì nhân viên giao nhận của Hanjin Logistics sẽ mang B/L, thông báo hàng đến và giấy giới thiệu của công ty đến hãng tàu để lấy D/O. Hãng tàu sẽ kiểm tra xem đã có điện của bên kia ra thông báo giao hàng hay chưa hoặc kiểm tra lại nội dung trên B/L. Nếu có hoặc kiểm tra đã phù hợp thì hãng tàu sẽ giao D/O cho nhân viên Công ty và nhân viên Công ty sẽ đóng lấy phí D/O. Việc đóng phí D/O cap hay thấp tùy từng hãng tàu.
Sau khi nhận D/O, người giao nhận xem kỹ các thông tin ghi trên đó như tên và địa chỉ người nhận, tên tàu, số B/L, số cont/seal, ngày và cảng đến, tên hàng, số lượng, trọng lượng…và đem đối chiếu với B/L. Nếu các nội dung nói trên ở 2 chứng từ không trùng khớp thì yêu cầu hãng tàu điều chỉnh để sớm hoàn thành thủ tục hải quan, tránh những tỗn hại cho hàng hóa và những chi phí phát sinh (phí lưu kho, lưu bãi…) do không nhận được hàng.
Đối với công ty, thời gian bắt đầu khai báo là khi nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng tàu. Trong quá trình khai báo cần phải nghiên cứu kỹ mã số hàng hóa xuất nhập khẩu (mã số HS) để áp dụng thuế suất cho đúng.
Sau khi điền đầy đủ các thông tin, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra và bấm nút “khai báo”, hồ sơ Hải quan điện tử sẽ được gửi đến Chi cục Hải quan khai báo. Khi nhận được thông tin khai báo, Hải quan sẽ xem xét, tính toán các mẫu khai; nếu có sai lệch, phía hải quan sẽ gửi lại, yêu cầu DN chỉnh sữa; nếu các chứng từ và danh mục đã phù hợp, phía hải quan sẽ gửi thông báo chấp nhận chứng từ của doanh nghiệp và gửi cho doanh nghiệp 01 phiếu tiếp nhận tờ khai Hải quan. Doanh nghiệp in phiếu tiếp nhận để làm bộ hồ sơ mở tờ khai.
Các chứng từ cần thiết để lên tờ khai bao gồm các chứng từ sau: - Hợp đồng ngoại thương (Sale contract).
- Hóa đơn thương mại (Comercail Invoice). - Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List). - Vận đơn đường biển (Bill of Lading). - Giấy báo hàng đến (Arrival Notice).
Nếu tờ khai có từ 3 mặt hàng trở lên thì việc khai báo chi tiết hàng hóa và cách tính thuế đối với toàn bộ lô hàng sẽ được thực hiện trên phụ lục tờ khai.