anh trong công việc hiện nay sẽ đóng góp như thế nào vào sự phát triển sự nghiệp của riêng anh? Lĩnh vực nào anh cần củng cố. Có dự án hoặc nhiệm vụ đặc biệt nào anh có thể đảm nhận (mà không phải từ bỏ những nhiệm vụ trọng tâm không)? Có khóa học hoặc chương trình nào giúp anh trau dồi năng lực hay không?
Trên thực tế, những cuộc đối thoại về các chủ đề này sẽ đan xen và kéo dài mãi. Anh chỉ nên đề cập đến một vài vấn đề trong mỗi cuộc gặp, hoặc anh có thể tìm ra những vấn đề liên quan thông qua những trao đổi ngắn. Michael Chen đề cập đến vấn đề phong cách làm việc và những kỳ vọng của mình chỉ trong một cuộc họp, và lên kế hoạch cho buổi đối thoại tiếp theo trình bày về tình huống kinh doanh của mình và thảo luận kỹ hơn về các kỳ vọng.
Tuy nhiên, thứ tự thực hiện những điều nêu trên cần phải có sự hợp lý. Những cuộc thảo luận ban đầu nên tập trung vào việc đánh giá tình huống kinh doanh, kỳ vọng và phong cách làm việc. Khi đã biết nhiều hơn, anh sẽ sẵn sàng thảo luận những vấn đề về nguồn lực, đánh giá lại tình huống kinh doanh và điều chỉnh mục tiêu nếu cần thiết. Chỉ nên thảo luận về sự phát triển cá nhân khi anh cảm thấy mối quan hệ với sếp đã được xác lập tương đối vững chắc. Hãy dành thời gian để lên kế hoạch cho mỗi cuộc thảo luận, và cho sếp thấy điều anh mong muốn đạt được qua mỗi lần trao đổi.
Những hướng dẫn chi tiết dưới đây sẽ giúp anh lên kế hoạch cho từng cuộc thảo luận với sếp mới.
Chuẩn bị cho cuộc thảo luận về tình huống kinh doanh
Mục đích của anh trong cuộc thảo luận đánh giá tình huống kinh doanh là đạt được sự thống nhất ý kiến với sếp về tình huống kinh doanh mà anh đang đối mặt, thách thức cũng như cơ hội đi cùng với tình huống đó. Những hiểu biết chung này là nền tảng để anh tiến hành các hoạt động tiếp theo. Nếu anh và sếp không thống nhất ý kiến về tình huống kinh doanh mới của anh thì anh sẽ không nhận được sự hỗ trợ cần thiết để đạt được mục đích. Vì vậy, cuộc thảo luận đầu tiên của anh với sếp mới nên tập trung vào việc xác định tình huống kinh doanh và sử dụng mô hình STARS như một thứ ngôn ngữ chung.
Tìm kiếm sự hỗ trợ phù hợp với tình huống kinh doanh
Sự hỗ trợ mà anh cần ở sếp sẽ phụ thuộc hoàn cảnh – tùy theo đó là giai đoạn khởi đầu, xoay chuyển, tổ chức lại hay duy trì thành công. Khi anh và sếp đã thống nhất ý kiến về tình huống kinh doanh, hãy nghĩ về vai trò của sếp trong tình huống đó và loại
hỗ trợ anh sẽ cần tới. Trong cả bốn tình huống, anh sẽ cần sếp hướng dẫn, hỗ trợ, và tạo không gian cho anh thực hiện công việc. Bảng 5-1 liệt kê vai trò chủ yếu của sếp trong từng tình huống STARS.
Bảng 5-1: Sự hỗ trợ cần thiết trong từng tình huống
Chuẩn bị cho cuộc thảo luận về kỳ vọng của các bên
Cuộc thảo luận về kỳ vọng của các bên sẽ giúp anh và sếp làm rõ và sắp xếp các mục tiêu trong tương lai. Anh cần phải thống nhất với sếp về các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn, về thời điểm hoàn thành và cách thức đánh giá kết quả. Điều gì tạo nên thành công theo quan điểm của sếp và của anh? Sếp muốn công việc hoàn thành vào lúc nào? Anh và sếp đánh giá thành công bằng cách nào? Trong khung thời gian bao lâu? Nếu anh thành công, việc tiếp theo cần làm là gì? Nếu không làm chủ được những những kỳ vọng, anh sẽ trở thành nô lệ của chúng.
Đặt ra những kỳ vọng phù hợp với tình huống kinh doanh
Đặt ra những kỳ vọng phù hợp với các đánh giá chung của anh và sếp về tình huống kinh doanh. Ví dụ, trong giai đoạn xoay chuyển, anh và sếp có thể đạt được sự nhất trí về việc “cần phải nhanh chóng hành động”. Anh và sếp đều chia sẻ những mục tiêu rõ ràng cho tương lai gần, như đưa ra những quyết định kiên quyết để giảm chi phí trong những khu vực không cần thiết hoặc tập trung vào những sản phẩm mang lại lợi nhuận cao. Trong trường hợp này, kết quả kinh doanh được đánh giá bằng những cải thiện rõ rệt về mặt tài chính cho cả công ty.
Giành được thành công bước đầu trong những lĩnh vực được nhà quản lý coi trọng Cho dù danh mục ưu tiên của anh là gì, hãy xác định chính xác những vấn đề được sếp quan tâm nhất và tìm cách đạt được thành công bước đầu trong những lĩnh vực đó. Nếu muốn thành công, anh cần có sự giúp đỡ của sếp, và ngược lại, anh cũng phải giúp sếp đạt được thành công. Khi anh quan tâm đến vấn đề ưu tiên của sếp, sếp sẽ cảm thấy có trách nhiệm đối với việc đạt được thành công của anh. Cách hài hòa và hiệu quả nhất để đạt được những thành công bước đầu là phối hợp những nỗ lực của anh với mục tiêu của sếp. Nếu không thể hòa hợp được, anh phải đặt ưu tiên của sếp lên hàng đầu và tìm những thành công bước đầu ở những khu vực đó.
Xác định những nhân vật “không thể chạm đến”
Nếu có những bộ phận trong công ty như sản phẩm, trang thiết bị, nhân sự do sếp toàn quyền chỉ đạo thì anh nên biết điều này càng sớm càng tốt. Đừng để mình rơi vào tình thế khó xử khi anh buộc phải chấm dứt một dòng sản phẩm do sếp khởi xướng, hoặc thay thế vị trí của một đồng minh trung thành nào đó của sếp. Vì vậy, hãy cố gắng xác định những gì nhạy cảm đối với sếp. Anh sẽ biết được điều này bằng cách tìm hiểu tiểu sử cá nhân của sếp, nói chuyện với những người khác, hay chú ý đến biểu hiện,
ngữ điệu, và ngôn ngữ cử chỉ của sếp. Nếu không rõ điều gì, hãy đưa ra một ý kiến thăm dò nhẹ nhàng và theo dõi kỹ lưỡng phản ứng của sếp.
Định hướng và điều chỉnh nhận thức của sếp
Một trong những nhiệm vụ đầu tiên của anh là định hình nhận định của sếp về những việc anh có thể và sẽ đạt được. Anh có thể thấy những kỳ vọng của sếp đặt ra đối với anh là không thực tế, hoặc khác với những điều anh cho là cần phải làm. Nếu vậy, anh phải cố gắng hòa nhập quan điểm của anh với quan điểm của sếp. Ví dụ, trong tình huống tổ chức lại, sếp có thể cho rằng vấn đề nghiêm trọng nhất nằm ở một bộ phận kinh doanh nào đó trong khi anh lại tin rằng vấn đề là ở bộ phận khác. Trong trường hợp đó, anh cần chỉ ra cho sếp thấy những vấn đề tiềm ẩn, nhờ đó giúp sếp thay đổi kỳ vọng về những vấn đề trên. Hãy tiếp cận thận trọng, đặc biệt là khi sếp cảm thấy phải có trách nhiệm hoặc một phần trách nhiệm đối với các vấn đề đó.
Hứa ít và làm nhiều
Dù anh và sếp có nhất trí về các mục tiêu hay không, tự anh hãy cố gắng hướng đến việc làm được nhiều hơn là hứa hẹn. Chiến lược này góp phần xây dựng uy tín cho anh. Hãy thử suy nghĩ xem khả năng thay đổi của công ty có thể ảnh hưởng như thế nào tới khả năng thực hiện lời hứa của anh. Hãy luôn bám sát những gì anh đã hứa. Nếu thực hiện được ngoài mức mong đợi thì anh sẽ làm hài lòng sếp. Nhưng nếu hứa quá nhiều mà không thực hiện được, anh sẽ đánh mất sự tín nhiệm của sếp đối với anh. Trong trường hợp đó, ngay cả khi anh đạt được thành công lớn, nhưng vẫn chưa đạt tới những gì đã hứa thì trong con mắt của sếp, anh vẫn thất bại.
Liên tục xác định lại các kỳ vọng của sếp
Ngay cả khi anh tin chắc mình biết sếp muốn gì, anh vẫn nên thường xuyên xác nhận lại và làm rõ yêu cầu của sếp. Một vài vị sếp biết mình muốn gì nhưng lại không biết cách diễn đạt điều đó; khi đó anh chỉ có thể hiểu rõ ý sếp sau khi đã nhầm. Vì vậy, phải luôn chuẩn bị đặt ra các câu hỏi cho đến khi anh chắc chắn rằng mình đã hiểu. Ví dụ, hãy thử đặt cùng một câu hỏi bằng nhiều cách khác nhau cho đến khi anh nắm rõ vấn đề. Hãy cố gắng tìm hiểu kỹ những tình huống thực tế và phát triển những giả thuyết về những điều mà sếp mong đợi. Hãy thử đặt mình vào vị trí của sếp để hiểu được cách cấp trên của sếp đánh giá sếp. Dự đoán xem anh sẽ hòa đồng vào một môi trường lớn hơn như thế nào. Trên hết, không được để những vấn đề quan trọng ở tình trạng mơ hồ. Việc không hiểu rõ ràng về mục tiêu và kỳ vọng là rất nguy hiểm. Như một nhà lãnh đạo mới đã nói, “nếu sợi dây thòng lọng [ý chỉ mâu thuẫn trong cuộc thảo luận về mục tiêu] không tròng vào cổ anh thì nó sẽ tròng vào cổ sếp của anh”. Làm việc với nhiều sếp
Anh sẽ phải đối mặt với thách thức khó khăn hơn nhiều nếu anh phải làm việc với nhiều sếp hoặc anh và sếp, mỗi người làm việc một nơi. Những nguyên tắc chung cần nắm vững thì không thay đổi, nhưng mức độ quan trọng thì khác nhau. Nếu có nhiều sếp, anh phải biết cách cân bằng những được và mất giữa họ một cách cẩn thận. Nếu một vị sếp có nhiều quyền lực hơn, thì điều đó có thể khiến anh thiên về chỉ đạo của
vị sếp này nhiều hơn, miễn là sau đó anh biết tự cân bằng lại tới hết mức có thể. Nếu phương án làm việc với từng sếp không đạt được kết quả, anh buộc phải tìm cách đưa họ ngồi lại với nhau, cùng bàn bạc về các vấn đề. Nếu không, anh sẽ bị phân tán. Làm việc từ xa
Làm việc ở xa sếp mang đến những thách thức khác. Nguy cơ mắc sai lầm mà anh không nhận ra sẽ lớn hơn. Điều này khiến anh phải sử dụng nhiều phương pháp liên lạc hơn, lên kế hoạch họp, thảo luận để chắc chắn rằng anh đang đi đúng hướng. Thậm chí, anh cần phải thành lập một hệ thống đánh giá toàn diện và rõ ràng để sếp có được cái nhìn tương đối toàn cảnh về những gì đang diễn ra, và anh có thể quản lý hiệu quả.
Chuẩn bị cho cuộc thảo luận về phong cách làm việc
Tác phong ưa thích của con người ảnh hưởng đến cách họ tiếp nhận, giao tiếp, tác động đến người khác, và cả việc ra quyết định. Trong cuộc thảo luận về phong cách làm việc, mục tiêu anh cần đặt ra là xác định được cách tốt nhất nhất để anh và sếp cùng làm việc hiệu quả dựa trên tình hình thực tại. Đây là thách thức lớn nhất Michael Chen phải đối mặt khi xử lý mối quan hệ với Vaughan Cates. Thậm chí nếu nhận thấy rằng sếp sẽ không bao giờ trở thành bạn thân hay người cố vấn cho anh, thì cũng cần phải làm cho sếp tôn trọng năng lực chuyên môn của anh.
Tìm hiểu phong cách làm việc của sếp
Bước đầu tiên là tìm hiểu phong cách làm việc của sếp và xem nó phù hợp với phong cách của anh như thế nào. Nếu anh để lại lời nhắn qua điện thoại cho sếp về một việc khẩn mà sếp không phản hồi, nhưng sau đó lại trách anh không báo cáo kịp thời về vấn đề phát sinh thì nên ghi lại trong sổ tay: Sếp không dùng tin nhắn thoại.
Sếp của anh thích liên lạc bằng cách nào? Bao lâu một lần? Sếp muốn tham gia và những quyết định nào, khi nào anh có thể tự quyết định? Sếp của anh có thói quen đi sớm về muộn không? Sếp có yêu cầu những người khác cũng làm như thế không? Xác định chính xác điểm khác biệt trong phong cách làm việc của anh với sếp và những khác biệt này ảnh hưởng đến cách anh tương tác như thế nào. Giả sử anh thích học hỏi bằng cách nói chuyện với những người hiểu biết, trong khi sếp của anh cho rằng việc đọc và phân tích những số liệu cứng sẽ giúp nắm rõ vấn đề hơn. Những khác biệt về phong cách làm việc có thể gây ra những mâu thuẫn gì và làm thế nào để tránh được những mâu thuẫn đó? Nếu sếp mới của anh thích quản lý chặt chẽ trong khi anh lại thích có nhiều tự do. Vậy anh làm gì để xử lý vấn đề này?
Nói chuyện với những người đã từng làm việc với sếp có thể sẽ hữu ích cho anh. Anh nên làm việc này một cách tế nhị. Hãy cẩn thận kẻo bị hiểu nhầm là moi móc về cách quản lý của sếp. Tập trung vào những vấn đề ít mang tính chỉ trích như phương thức liên lạc ưa thích của sếp. Lắng nghe quan điểm của người khác nhưng chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của bản thân để đưa ra những sách lược liên quan.
Đừng bỏ qua cách sếp làm việc với những người khác. Sếp có cư xử trước sau như một không? Nếu không thì tại sao? Sếp có đặc biệt yêu mến ai không? Sếp có nghiêng
về việc quản lý chi tiết một số công việc cụ thể không? Sếp đã bao giờ chỉ trích nặng nề/trừng phạt một số người vì kết quả không thể chấp nhận được của họ chưa?
Xác định không gian ra quyết định của mình
Sếp sẽ có một phạm vi không gian yêu thích về việc tham gia vào những quyết định. Hãy nghĩ đến không gian này khi xác định ranh giới “không gian” ra quyết định của anh. Những loại quyết định nào sếp muốn anh tự chủ và chỉ cần thông báo lại với sếp? Ví dụ, anh có được tự do quyết định về các vấn đề nhân sự chủ chốt không? Khi nào anh cần hỏi ý kiến sếp trước khi ra quyết định? Đó có phải là khi hành động của anh liên quan đến các vấn đề lớn hơn về chính sách không – ví dụ như quyền cho phép người khác nghỉ việc chẳng hạn? Hoặc khi có những vấn đề chính trị nóng bỏng liên quan đến một vài dự án mà anh đang thực hiện? Trong những trường hợp nào sếp muốn tự ra quyết định?
Ban đầu, hãy hy vọng phạm vi quyền hạn của anh chỉ ở quy mô tương đối nhỏ. Khi sếp đã tin tưởng anh hơn, không gian ra quyết định của anh sẽ tăng lên. Nếu không, hoặc nếu nó vẫn quá nhỏ để anh hoạt động hiệu quả, anh có thể đặt vấn đề thẳng thắn với sếp.
Thích nghi với phong cách làm việc của sếp
Giả sử việc xây dựng mối quan hệ công việc với sếp hoàn toàn là trách nhiệm của anh. Nói ngắn gọn, điều này có nghĩa là anh phải thích nghi với phong cách làm việc của sếp. Nếu sếp không thích sử dụng hộp thư thoại (voice mail) thì đừng dùng nó. Nếu sếp muốn biết chi tiết công việc đang diễn ra, hãy báo cáo thường xuyên. Đừng làm việc gì gây tổn hại tới khả năng đạt kết quả kinh doanh tốt nhất của anh, nhưng hãy tìm những cơ hội làm tốt đẹp mối quan hệ công việc hàng ngày của anh. Những người đã từng làm việc với sếp của anh có thể cho anh biết cách giúp họ thành công trong mối quan hệ với sếp. Sau đó, hãy thận trọng thử những cách có vẻ hứa hẹn nhất. Khi không chắc chắn, hãy hỏi xem sếp muốn anh làm tiếp như thế nào.
Trình bày các vấn đề khó khăn
Khi xuất hiện những khác biệt nghiêm trọng trong phong cách làm việc, tốt nhất anh hãy trình bày thẳng thắn. Nếu không, sẽ xảy ra nguy cơ sếp hiểu nhầm những khác biệt trong phong cách làm việc thành sự thiếu tôn trọng hoặc thậm chí là sự thiếu năng lực. Hãy đưa ra vấn đề về phong cách làm việc trước khi nó trở thành nguyên nhân của sự cáu giận, và trình bày với sếp cách hoà hợp phong cách làm việc của cả hai