2.1.4.1. Nội dung
Trong các doanh nghiệp xây lắp có đặc thù là quy mô thi công rất lớn, cường độ thi công cao do đó sức lao động của con người không thể đáp ứng được đòi hỏi của công việc và hơn nữa để thực hiện công việc đúng tiến độ đồng thời tiết kiệm được chi phí, giảm thiểu rủi ro tai nạn, máy thi công được dùng để đáp ứng các đòi hỏi này và có ý nghĩa kinh tế cao.
Chi phí sử dụng máy thi công: là chi phí cho các máy thi công nhằm thực hiện khối lượng công tác xây, lắp bằng máy. Chi phí sử dụng máy thi công bao gồm chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời.
Chi phí thường xuyên sử dụng máy thi công gồm: Lương chính, lương phụ, phụ cấp lương của công nhân điều khiển máy, phục vụ máy…; chi phí vật liệu; chi phí CCDC; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí khác bằng tiền.
Chi phí tạm thời sử dụng máy thi công gồm: chi phí sửa chữa lớn máy thi công (đại tu, trung tu…); chi phí công trình tạm thời cho máy thi công ( lều, lán, bệ, đường ray chạy máy..). Chi phí tạm thời có thể phát sinh trước ( được hạch toán vào TK 142) sau đó được phân bổ dần vào bên nợ TK chi phí sử dụng máy thi công.
Hoặc phát sinh sau nhưng phải tính trước vào chi phí xây, lắp trong kỳ ( do liên quan tới việc sử dụng thực tế máy thi công trong kỳ), trường hợp này phải tiến hành trích trước chi phí sử dụng TK 335 (ghi nợ TK chi phí sử dụng máy thi công, có TK 335 – Chi phí phải trả ).
2.1.4.2. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công kế toán sử dụng tài khoản 623 – CP sử dụng máy thi công.
TK 623: Tk này được sử dụng để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây lắp. TK này chỉ sử dụng để hạch toán chi phí sử dụng xe, máy thi công đối với trường hợp doanh nghiệp xây lắp thực hiện xây lắp công trình theo phương thức thi công hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy.
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xây lắp công trình hoàn toàn bằng máy thì không sử dụng TK 623, các chi phí xây lắp hạch toán trực tiếp vào TK 621, 622, 627.
Không hạch toán vào TK 623 khoản trích về KPCĐ, BHXH, BHYT tính trên tiền lương phải trả công nhân sử dụng máy thi công.
Kết cấu TK 623 như sau:
Bên nợ:
Các chi phí liên quan đến hoạt động của máy thi công (chi phí vật liệu cho máy hoạt động, chi phí tiền lương, tiền công của công nhân trực tiếp điều khiển máy, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa xe, máy thi công…). Chi phí vật liệu, chi phí dịch vụ khác phục vụ cho xe, máy thi công.
Bên có:
Kết chuyển chi phí sử dụng xe, máy thi công vào bên nợ TK 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công vượt trên mức bình thường vào TK 632.
Tk 623 không có số dư cuối kỳ.
TK 623 được chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình như sau: - 623 NG: Chi phí sử dụng máy thi công CT Kè Ninh Giàng - 623 TĐ: Chi phí sử dụng máy thi công CT mặt đê Tả Đuống. - 623 SC: Chi phí sử dụng máy thi công CT đê kè Hữu Sông Cầu. ……
Ngoài ra để hạch toán chi phí NCTT kế toán còn sử dụng các TK 152, TK 3343, TK 214, TK 1413.
2.1.4.3. Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Các chứng từ sử dụng:
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ
- Hợp đồng kinh tế ( hợp đồng thuê máy thi công – TH công ty phải thuê máy ở ngoài)
- BB xác nhận thời gian sử dụng máy thi công thuê ngoài. - BB thanh lý HĐ thuê máy.
- HĐ DV mua ngoài.
- Bảng chấm công, bảng thanh toán lương nhân viên điều khiển máy thi công.
Chi phí sử dụng máy thi công của công ty có hai loại ( chi phí đối với máy thi công của công ty và chi phí đối với mày thi công thuê ngoài).
Công ty thuê máy thi công ngoài trong trường hợp: Công ty không có loại xe, máy phù hợp hoặc do yêu cầu tiến độ công việc nên không đủ máy móc để đáp ứng nên thuê ngoài máy thi công. Để tiết kiệm chi phí và để thuận tiện theo dõi, công ty áp dụng phương pháp thuê ngoài theo hình thức trọn gói ( tức là hợp đồng thuê bao gồm: máy, người lái và các loại vật tư chạy máy, trường hợp thuê ca máy, công ty chỉ cung cấp vật liệu chạy máy trong trường hợp thuê máy theo tháng.
Theo phương thức thuê máy này, hai bên phải xác định rõ khối lượng công việc và tổng số tiền thuê phải trả trong hợp đồng kinh tế (biểu số 2.16). Máy thuê ngoài phục vụ sản xuất cho công trình nào thì kế toán hạch toán chi phí thuê máy vào thẳng công trình đó. Hàng ngày, tổ trưởng công trường có trách nhiệm theo dõi thời gian hoạt động ca máy để có thể xác định chính xác thời gian thuê máy – là căn cứ để lập biên bản xác định thời gian sử dụng thiết bị. Cơ sở cho công tác hạch toán là hợp đồng thuê máy, biên bản xác nhận thời gian làm việc của máy và hóa đơn GTGT (HĐBHTT).
Biểu số 2.16:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG KINH TẾ Hôm nay ngày 04/02/2010 hai bên A và B chúng tôi gồm có: ĐẠI DIỆN BÊN A:
Công ty TNHH TM Phúc Tiến
Địa chỉ: Số 57, Điện Biên Phủ, Hải Dương
ĐẠI DIỆN BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN THÀNH NAM Do ông: Trần Đức Vinh Chức vụ: Giám đốc
Điạ chỉ: Số 157, ngõ 97, đường Thái Thịnh, phường Thịnh Quang, quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội.
Điều 1: Nội dung thuê 01 máy đào KOMASU – 09 -Thời gian thuê: 2 tháng
- Đơn giá: 30.000.000 đồng / tháng ( chưa VAT)
- Thành tiền: 2 tháng * 30.000.000 = 60.000.000 (đồng) …..
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Sau khi thuê máy, các đội sẽ theo dõi thời gian hoạt động ca máy để xác định chính xác thời gian thuê máy và lập biên bản xác nhận thời gian sử dụng thiết bị (biểu số 2.17)
Biểu số 2.17:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự Do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN XÁC NHẬN THỜI GIAN LÀM VIỆC MÁY BÊN A: CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
Đại diện: Nguyễn Đức Trí Chức vụ: Giám đốc
BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN THÀNH NAM Đại diện: Phạm Anh Tuấn
Chức vụ: Chỉ huy trưởng công trình Hai bên xác nhận thời gian thuê thiết bị như sau:
Bên A cho bên B thuê 01 máy đào KOMATSU – 09: Từ 05/02/2010 đến 05/04/2010 là 2 tháng.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Đối với chi phí máy thi công của công ty bao gồm:
-Chi phí vật liệu chạy máy thi công: gồm các chi phí như xăng, dầu…Chi phí này do chỉ huy trưởng trực tiếp kiểm soát dựa vào kế hoạch thi công để lập kế hoạch cho số lượng vât liệu cần mua vào (xăng, dầu…) nhập kho. Khi có nhu cầu sử dụng nguyên liệu, cán bộ lái máy sẽ lập phiếu xin cấp vật tư, quy trình giống như quy trình mua và sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp.
-Chi phí tiền lương công nhân điều khiển máy: Được ghi vào sổ chi tiết theo từng tháng. Hàng tháng kế toán đội sẽ dựa vào bảng chấm công – do tổ trưởng theo dõi và mức lương của công nhân điều khiển máy theo hợp đồng đã ký để tính lương cho công nhân điều khiển máy và vào sổ chi tiết TK 623.
-Chi phí khấu hao máy thi công: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng, cuối mỗi kỳ kế toán lập bảng tính và phân bổ khấu hao cho tất cả các loại máy thi công của công ty phân bổ cho các công trình riêng biệt.
-Các chi phí khác: chi phí sửa chữa máy thi công, nâng cấp, thay thế phụ tùng, các chi phí bằng tiền khác…Kế toán đội căn cứ vào các chứng từ gốc ( hóa đơn, hợp đồng thuê sửa chữa máy móc, hợp đồng dịch vụ…) để vào sổ chi tiết TK 623 (biểu số 2.18).