Chứng từ ban đầu được sử dụng để hạch toán là Hóa đơn thuế GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có của Ngân hàng… Ngoài ra còn có Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra, tờ khai thuế GTGT.
Các sổ chi tiết được sử dụng: Sổ chi tiết doanh thu, Sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng.
Sổ tổng hợp: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ tổng hợp doanh thu, sổ tổng hợp công nợ khách hàng.
Các tài khoản sử dụng:
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
TK 111: Tiền măt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 131: Phải thu của khách hàng
Với loại hình hoạt độn của công ty thì TK 5113 đã được chi tiết ra để phù hợp với các khoản thu từ cung cấp dịch vụ của công ty như sau:
TK 51131: Thu từ khai thác vận tải container. TK 51132: Thu từ khai thác dầu thành phẩm
TK 51133: Thu từ dịch vụ đại lý tàu biển và môi giới hàng hải. TK 51134: Thu từ dịch vụ đại lý giao nhận vận tải hàng hóa bằng các phương tiện vận tải đường bộ và đường thủy.
TK 51135: Thu từ hoạt động kinh doanh khai thác cảng biển, cảng container (IDC) và kho.
Đối với hoạt động khai thác vận tải container và khai thác dầu thành phẩm, công ty sẽ tập hợp doanh thu theo từng con tàu. Hiện nay, công ty có 09 tàu với 07 tàu container và 02 tàu dầu.
Trình tự kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ:
Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty nên hình thức thanh toán của công ty chủ yếu thông qua công nợ.
VD: Ngày 14/12 Cước vận chuyển cont 20’GP cho công ty CP hàng hải kiên kết Việt Nam theo hợp đồng số 09288 ngày 14/12. Số tiền 3.862.800VNĐ, thuế GTGT 0%.
Kế toán dựa vào hợp đồng số 09288 ngày 14/12 để xuất hóa đơn GTGT (gửi liên 02 cho khách hàng) đồng thời lập Chứng từ ghi sổ phản ánh nghiệp vụ bán hàng trên để ghi nhận công nợ với khách hàng.
Công ty TNHH MTV vận tải BiểnĐông Mẫu số: S02a - DN
Số 01 Thụy Khuê – Tây Hồ – Hà Nội
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 5015
Ngày 14 tháng 12 năm 2011
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Cước vận chuyển cont 20’GP cho công ty CP hàng hải liên kết Việt Nam
131 5113 3.862.800
Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Ngày 14 tháng 12 năm 2011
Người lập Kế toán trưởng
(Đã ký) (Đã ký)
Kế toán sử dụng phấn mềm kế toán, nhập thông tin vào phần mềm để in hóa đơn.
Giao diện Kế toán hóa đơn dịch vụ:
Sau đó kế toán tiến hành nhập thông tin vào phần mềm: Ô “lựa chọn” chọn hóa đơn dịch vụ VNĐ
Ô “ngày chứng từ” nhập 14/12/2011 (là ngày xuất hóa đơn dịch vụ)
Ô “số chứng từ” 5015 (phần mềm tự nhẩy số kế tiếp theo số thứ tự tăng dần từ thấp đến cao).
Ô “số hóa đơn”, “ký hiệu HĐ” phần mền cũng sẽ tự cập nhật. Số hóa đơn: 0003831
Ký hiệu HĐ: AA/11P Ô “đơn vị tiền” chọn VNĐ
Ô “hạn thanh toán” nhập thời gian thanh toán đã được thống nhất trong hợp đồng giữa 02 công ty
Ô “khách hàng” nhấn F3 để vào danh mục khách hàng, chọn ND để vào nhóm khách hàng nội địa. Chọn mã ND0123. (Công ty CP hàng hải liên kết Việt Nam có mã hóa: ND0123).
Ô “họ tên”, “đơn vị”, “địa chỉ”, “mã số thuế” phần mềm sẽ tự động nhập thông tin vào.
Họ tên: Công ty CP hàng hải liên kết Việt Nam Đơn vị: Công ty CP hàng hải liên kết Việt Nam
Địa chỉ: Số 8 Nguyễn Huệ – P.Bến Nghé – Quận 01 – TP HCM Mã số thuế: 0306708576
Ô “PP tính thuế” chọn có thuế. “tỷ lệ thuế” chọn 0% Ô “hình thức thanh toán” chọn chuyển khoản.
Ô “lý do” nhập cước vận chuyển cont 20’GP.
Cột “TK” nhập TK 5113 vào danh mục doanh thu cung cấp dịch vụ => chọn 01: khai thác vận tải container => Chi tiết tàu NAVIGATOR, chuyến NB203S.
Ô “nội dung” nhập Cước vận chuyển cont 20’GP Ô “ĐVT” có thể bỏ qua
Ô “số lượng” nhập 01
Ô “đơn giá” nhập 3.862.800
Ô “thành tiền”, “thuế” phần mềm tự tính và ghi số liệu.
Hoàn tất công việc nhập thông tin. => nhấn Ctrl+O để lưu và Ctrl+P để in hóa đơn.
CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI BIỂN ĐÔNG SỐ 01 THỤY KHUÊ – Q.TÂY HỒ – HÀ NỘI TEL: 04 3728 0306 FAX: 04 37280296 Mã số thuế: 0100113705
Tên khách hàng:
VẬN ĐƠN SỐ MÃ SỐ KHÁCH HÀNG Customer
BILL OF LADING CUSTOMER ID Công ty CP hàng hải liên kết Việt Nam 09288 ND0123
SỐ CHUYẾN TÊN TÀU NGÀY ĐẾN
VOYAGE VESSEL DATE OF CALL
NB203S NAVIGATOR Địa chỉ:Quận 01– TP.HCM
Address
NƠI NHẬN HÀNG CẢNG XẾP HÀNG
PLACE OF RECEPT PORT OF LOADING
CẢNG DỠ HÀNG NƠI NHẬN HÀNG Mã số thuế: 0306708576
PORT OF DISCHARGE PLACE OF DELIVERY VAT Code
KHOẢN MỤC TUPE OF CHARGE SỐ LƯỢNG QUANTITY ĐƠN GIÁ UNIT PRICE LOẠI TIỀN CURRENCY THÀNH TIỀN AMOUNT
Cước vận chuyển cont 20’GP 01 3.862.800 VNĐ 3.862.800
Cộng tiền: 3.862.800
Thuế suất GTGT (VAT rate): 0% Tiền thuế GTGT (VAT amount): 0 Tổng cộng (Total): 3.862.800
Tổng số tiền bằng chữ (Grand total in word): Ba triệu tám trăm sáu mươi hai nghìn tám trăm đồng chẵn./.
KHÁCH HÀNG NGƯỜI VIẾT HÓA ĐƠN THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Customer Prepared invoice Director
HÓA ĐƠN GTGT
INVOICE(VAT)
Liên 2: Giao khách hàng Ngày (Dated): 14/12/2011
Mẫu số: 1GTKT4/001 Ký hiệu: AA/11P
Khi khách hàng thanh toán, kế toán căn cứ vào Giấy báo Có của ngân hàng để làm căn cứ vào sổ kế toán.
Ví dụ: Ngày 01/12 nhận được Giấy báo có của ngân hàng Vietcambank về số tiền mà công ty CP phát triển dịch vụ quốc tế Con đường xanh trả cước là 33.000.000VNĐ. Cụ thể:
Trả cước cho vận đơn 15774 ngày 13/11/2011 số tiền 9.000.000 Trả cước cho vận đơn 15787 ngày 18/11/2011 số tiền 15.000.000 Trả cước cho vận đơn 15897 ngày 27/11/2011 số tiền 9.000.000 Giấy báo có của ngân hàng:
CHỨNG TỪ GIAO DỊCH
GIẤY BÁO CÓ – IBTC Ngày 01/12/2011 TK Ghi Nợ: 11238906453
Người trả tiền: Công ty Phát triển dịch vụ quốc tế Con đường xanh Số tài khoản: 11238906453
Địa chỉ: Số 65/64 Ngõ 96 Hoàng Cầu –Ô Chợ Dừa – Q.Đống Đa – HN TK Ghi Có: 102.010.00000.7775
Địa chỉ: Số 01 – Thụy Khuê – Tây Hồ – HN Số tiền: 33.000.000 VNĐ
Ba mươi ba triệu đồng chẵn./.
Nội dung: Thanh toán tiền cước vận chuyển
GIAO DỊCH VIÊN KIỂM SOÁT VIÊN GIÁM ĐỐC
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Ngân hàng TMCP ngoại thương VN
Kế toán công nợ phải thu căn cứ vào Giấy báo có của Ngân hàng lập Chứng từ ghi sổ số 2115 và vào phần mềm kế toán phẩn ánh nghiệp vụ này để ghi nhận doanh thu và xác định lại tình hình công nợ với công ty đối tác.
Lập chứng từ ghi sổ:
Công ty TNHH MTV vận tải BiểnĐông Mẫu số: S02a - DN
Số 01 Thụy Khuê – Tây Hồ – Hà Nội
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 2115
Ngày 01 tháng 12 năm 2011
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Công ty CP phát triển dịch vụ quốc tế Con đường xanh trả cước vận chuyển cont 20’
1121 1121 1121 131 131 131 9.000.000 15.000.000 9.000.000 Cộng 33.000.000
Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Ngày 01 tháng 12 năm 2011
Người lập Kế toán trưởng
Sau đó vào phần mềm kế toán đẻ phản ánh nghiệp vụ trên.
Mở phần mềm => Chọn menu Kế toán chi tiết => Chọn Các nghiệp vụ kế toán khác.
Giao diện Các nghiệp vụ kế toán khác:
Kế toán tiến hành nhập thông tin kế toán theo trình tự: Ô “lựa chọn” chọn nghiệp vụ khác VNĐ
Ô “ngày chứng từ” nhập ngày 01/12/2011 Ô “số chứng từ” nhập 2115
Ô “quyển số” phần mềm tự động cập nhật. (theo số thứ tự tăng dần) Ô “đơn vị tiền tệ” chọn VNĐ
Ô “họ tên” nhận F3 để vào danh mục khách hàng => nhập ND để vào danh mục khách hàng nội địa => chọn ND1216: công ty CP Phát triển dịch vụ quốc tế Con đường xanh
Ô “đơn vị”, “địa chỉ” phần mềm sẽ tự động nhập sang
Đơn vị: công ty CP phát triển dịch vụ quốc tế Con đường xanh
Địa chỉ: Số 65/64 Ngõ 96 Hoàng Cầu – Ô chợ dừa – Q.Đống Đa – HN Ô “hạn thanh toán” có thể bỏ qua vì đây là nghiệp vụ thu tiền.
Ô “lý do” nhập Công ty CP phát triển dịch vụ quốc tế Con đường xanh thanh toán tiền cước vận chuyển
Ô “nội dung” nhập Công ty CP phát triển dịch vụ quốc tế Con đường xanh thanh toán tiền cước vận chuyển
Ô “TK Nợ” nhập 1121 để vào danh mục ngân hàng => chọn 01: Ngân hàng ngoại thương Vietcombank
Ô “TK Có” nhập 131 để vào danh mục khách hàng => nhập ND để vào danh mục khách hàng nội địa => chọn ND1216 để vào công nợ của khách hàng ND1216 => chọn nội dung thanh toán cho vận đơn số 15774, chuyến MB125S, ngày 13/11/2011
Ô “thành tiền” phàn mềm sẽ tự động kết chuyển sang khi ta chọn nội dung thanh toán ở ô “TK Có” số tiền là 9.000.000
Tương tự nhập thông tin cho các vận đơn 15787 ngày 18/11/2011 Và vận đơn 15897 ngày 27/11/2011
Sau đó Nhấn Ctrl+O để lưu lại thông tin và hoàn tất quá trình nhập liệu. Tất cả các thông tin trên khi đã nhập đầy đủ vào máy tính, phần mềm sẽ tự động kết chuyển sang các sổ theo dõi liên quan. Cụ thể, với ví dụ trên sau khi hoàn tất công việc nhập số liệu phần mềm sẽ kết chuyển thông tin vào các sổ chi tiết và tổng hợp: Sổ chi tiết doanh thu khai thác vận chuyển container, Sổ tổng hợp doanh thu cung cấp dịch vụ, Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng (ND0123, ND1216…), Sổ tổng hợp công nợ phải thu, Bảng kê thuế GTGT hàng hóa dịch vụ bán ra, Sổ cái TK 5113, Sổ cái TK 131, Sổ cáiTK112,TK333…
SỔ CHI TIẾT
Từ ngày 01/12 đến 31/12/2011
Tài khoản 51131: Doanh thu khai thác vận chuyển container
Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐƯ
Số phát sinh
SH NT Nợ Có
5001 02/12 Cước vận chuyển Kính cho công ty Kính nổi Viglacera 131 9.000.000
... ... ... ... ...
5015 14/12 Cước vận chuyển cont 20’GP cho Cty hàng hải liên kết VN 131 3.862.800
… … … … …
5116 28/12 Cước vận chuyển tôn cho công ty CP Phương Nam 131 73.820.000
KC 31/12 Kết chuyển doanh thu CCDV trong kỳ để XĐ KQKD 911 3.535.241.308
Tổng số phát sinh X 3.535.241.308 3.535.241.308
Ngày 31 tháng 12 năm 2011
Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký, đóng dấu)
CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI BIỂN ĐÔNG Số 01 Thụy Khuê – Tây Hồ – Hà Nội
Do công ty cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau nên mỗi dịch vụ được tổng hợp trên một Sổ chi tiết khác nhau, vì vậy mà có nhiều sổ chi tiết doanh thu (Sổ chi tiết doanh thu khai thác vận chuyển container, Sổ chi tiết doanh thu khai thác tàu dầu thành phẩm…). Đến cuối tháng, kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu cung cấp dịch vụ cho tất cả các dịch vụ. Mỗi dịch vụ được tổng hợp trên một dòng của bảng này, trong đó ghi rõ doanh thu của từng dịch vụ. Qua Bảng tổng hợp doanh thu nhà quản lý và người kinh doanh có thể khái quát được tình hình kinh doanh trong kỳ của công ty.
BẢNG TỔNG HỢP DOANH THU
Tháng 12 năm 2011
STT Loại dịch vụ Doanh thu
1 Doanh thu từ khai thác vận tải container. 3.235.241.308
2 Doanh thu từ khai thác dầu thành phẩm 3.556.678.832
3 Doanh thu từ dịch vụ đại lý tàu biển và môi giới hàng hải
305.950.300 4 Doanh thu từ dịch vụ đại lý giao nhận vận tải
hàng hóa bằng đường bộ và đường thủy
160.062.844 5 Doanh thu từ kinh doanh khai thác cảng biển,
cảng Container (IDC) và kho
965.364.258
Tổng 8.223.297.542
Ngày 31 tháng 12 năm 2011
Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI BIỂN ĐÔNG Mẫu số: S02c1 - DN Số 01 Thụy Khuê – Tây Hồ – Hà Nội
SỔ CÁI
Tháng 12 năm 2011
Tên tài khoản: Doanh thu cung cấp dịch vụ Số hiệu: 5113
Ngày GS
Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK
ĐƯ
Số tiền
SH NT Nợ Có
02/12 5001 02/12 Cước vận chuyển kính cho công ty kính nổi Vigracera
131 9.000.000
… … … … … …
05/12 5023 05/12 Cước nâng hạ, shipside 131 234.891.236
… … … … … …
29/12 5122 29/12 Phải thu CNHP phí DO, VS tại bãi T10/2011
1368 100.920.000
31/12 KC 31/12 KC sang 911 911 8.223.297.542
Cộng số phát sinh tháng 8.223.297.542 8.223.297.542
Số dư cuối tháng 0 0
Ngày 31 tháng 12 năm 2011
Người lập sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị