Biển Đông
Công ty tổ chức công tác kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản pháp luật khác có liên quan.
Niên độ kế toán được tính theo năm dương lịch từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm.
Tại công ty, hình thức ghi sổ được áp dụng là Chứng từ ghi sổ và sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Vietsun accounting. Với sự giúp đỡ của máy tính, công việc của các kế toán viên được cải thiện nhiều, làm tăng hiệu quả của công việc, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của kế toán là cung cấp các thong tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan.
Phương pháp khấu hao được sử dụng là khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2.1.5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ: Bộ máy kế toán tại công ty
PGĐ Phụ trách Tài chính
TPKT Phụ trách chung
PTPKT Phụ trách tài chính
PTPKT Phụ trách kế toán Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Thủ quỹ KT công nợ phải trả KT công nợ phải thu Kế toán thuế KT tài sản cố định
Chức năng nhiệm vụ của từng kế toán:
Hiện tại phòng Tài chính – Kế toán của Công ty gồm 11 người: 01 PGĐ phụ trách tài chính, 01 TP Kế toán phụ trách chung, 01 PTP Kế toán phụ trách lĩnh vực tài chính, 01 PTP Kế toán phụ trách về lĩnh vực kế toán và 07 chuyên viên kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toán thường xuyên của Công ty. Cụ thể:
Kế toán tiền mặt:
Quản lý tiền mặt, đáp ứng kịp thời, đầy đủ các nhu cầu hợp lý về thu chi tiền mặt tại Công ty.
Kiểm tra, xem xét việc lập các Phiếu thu, Phiếu chi và các chứng từ thanh toán.
Theo dõi các tài khoản tạm ứng.
Kế toán tiền gửi ngân hàng:
Lập các kế hoạch tín dụng (vay, trả nợ) định kỳ hàng tháng, quý, năm. Trực tiếp giao dịch với các ngân hàng nơi Tổng công ty mở tài khoản về Sec, UNC, vay vốn, bảo lãnh, mở và thanh toán L/C hàng nhập khẩu.
Hạch toán kế toán chi tiết và tổng hợp tiền gửi, tiền vay (ngắn hạn, dài hạn…)
Lập bảng kê thuế GTGT hàng bán ra, mua vào có liên quan đến phần hành được giao, ký xác nhận và chuyển cho cán bộ thuế tổng hợp tờ khai thuế hàng tháng.
Lập báo cáo định kỳ về biến động số dư tiền gửi, tiền vay, các khoản vay, trả nợ, diễn biến tỷ giá ngoại tệ và các phát sinh khác về tín dụng.
Lập các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất liên quan đến tiền gửi và tiền vay.
Thủ quỹ tiền mặt có trách nhiệm kiểm, đếm chi tiết các loại tiền khi thu, chi theo chứng từ đã có đầy đủ chữ ký phê duyệt, thực hiện việc vào sổ quỹ tiền mặt hàng ngày và báo cáo số dư với PTP Kế toán phụ trách lĩnh vực kế toán.
Kế toán công nợ phải thu:
Theo dõi tình hình cung cấp dịch vụ cho khách hàng, các khoản phải thu của khách hàng.
Tính lãi suất bán hàng trả chậm cho từng khách hàng theo quy định, thanh lý hợp đồng kinh tế phát sinh trong kỳ.
Cuối tháng báo cáo bảng kê phải thu cho PTP Kế toán, đồng thời phải thường xuyên đôn đốc thu hồi nợ, không để khách hàng chiếm dụng vấn của công ty.
Dự thảo các văn bản báo cáo lien quan đến phàn hành kế toán được giao.
Kế toán công nợ phải trả:
Kế toán chi tiết công nợ phải trả người bán, định kỳ có xác nhận đối chiếu với các đối tượng phát sinh nợ.
Theo dõi tình hình nhập nhiên, vật liệu thực hiện dịch vụ và các khoản công nợ phải trả người bán.
Cuối tháng báo cáo doanh thu cung cấp dịch vụ và giá trị nhiên vật liệu mua vào cho PTP kế toán.
Dự thảo các văn bản báo cáo liên quan đến phần hành được giao.
Kế toán thuế:
Theo dõi và kê khai thuế GTGT, thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính, thuế Thu nhập cá nhân hàng tháng, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ của công ty với Ngân sách Nhà nước.
Hàng tháng lập các tờ kê khai thuế nộp đúng thời hạn. Cuối quý, năm lập các tờ khai quyết toán thuế nộp cho cơ quan quản lý thuế.
Kế toán tài sản cố định:
Tổ chức theo dõi toàn bộ tài sản cố định của Công ty, trích và phân bổ khấu hao theo đúng quy định.
2.1.5.2 Hình thức kế toán áp dụng
Hình thức sổ kế toán Công ty TNHH MTV vận tải Biển Đông hiện đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ
Sơ đồ: Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Sổ đăng ký chứng từ ghi
sổ
Bảng TH chứng
từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máy Vietsun accounting. Điều này giúp cho các chuyên viên kế toán có thể giảm khối lượng công tác kế toán hàng ngày đi rất nhiều.
Hàng ngày, kế toán nhập dữ liệu từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào máy tính theo các biểu mẫu chứng từ, bảng phân bổ… được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Các dữ liệu này sẽ được tự động nhập vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ quỹ, chứng từ ghi sổ, sổ cái tương ứng với mỗi phần hành nghiệp vụ. Cuối tháng hoặc bất kỳ khi nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. In và sao lưu các dữ liệu này theo quy định, phòng trường hợp sảy ra sự cố máy tính. Có thể tóm tắt quy trình này qua sơ đồ:
Sơ đồ: Quy trình công tác kế toán trong hệ thống kế toán máy
Công việc này được thực hiện một cách tự động nên luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Cuối tháng hoặc cuối năm sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành
Chứng từ gốc
Chứng từ trên máy
Xử lý bằng phần mềm kế toán Vietsun
- Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp - Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị - Các báo cáo khác
quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ sách kế toán ghi bằng tay.
Giới thiệu về phần mềm kế toán Vietsun mà công ty đang sử dụng:
Giao diện phần mềm kế toán Vietsun ma công ty đang sử dụng:
Chức năng của menu chính trong phần mềm: Menu Kế toán chi tiết:
Bao gồm các phần hành kế toán: kế toán tiền mặt, kế toán hàng hóa, kế toán hóa đơn dịch vụ (cho phép nhập thông tin, số liệu vào và in ra hóa đơn dịch vụ luôn trên phần mềm), phân bổ chi phí mua hàng, các nghiệp vụ kinh
tế khác (cho phép phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ ngoài việc xuất hóa đơn dịch vụ) và kế toán tài khoản ngoài bảng.
Menu Kế toán tổng hợp:
Bao gồm các mục: xác nhận lương cơ bản, xác định chi phí dở dang, xác định nguyên vật liệu sử dụng, tính lại giá vốn bình quân theo kỳ, phân bổ công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định và xác địn kết quả kinh doanh.
Menu Sổ kế toán:
Bao gồm sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, sổ tài sản cố định và báo cáo thuế GTGT. Đối với sổ chi tiết được cụ thể ra:
Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết công nợ phải thu, sổ chi tiết công nợ phải trả, thẻ kho, sổ chi tiết hàng hóa vật tư và sổ chi tiết tài khoản khác.
Đối với sổ tổng hợp:
Cung cấp cho ta các thông tin về: sổ tổng hợp công nợ phải thu, sổ tổng hợp công nợ phải trả, sổ tổng hợp hàng hóa vật tư, bảng kê cuối kỳ các tài khoản, bảng kiểm kê vật tư hàng hóa, sổ tổng hợp các tài khoản và sổ tổng hợp chi tiết các tài khoản khác.
Menu Báo cáo tài chính cho ta các thông tin về nhật lý chung, nhật ký sổ cái, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả HĐKD…
Menu Báo cáo quản trị:
Cho ta các thông tin về báo cáo mua hàng, báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ, báo cáo đại lý, báo cáo đặc thù, báo cáo doanh thu, báo cáo giá thành, báo cáo chi phí, báo cáo doah thu lợi nhuận.
Menu Hệ thống:
Cho ta các khai báo danh mục (danh mục khách hàng, danh mục chi nhánh, danh mục các loại tiền …), khai báo hệ thống (ngày hạch toán, người dùng, hệ thống tài khoản…) và chức năng kết thúc để thoát khỏi phần mềm.
Menu Trợ giúp:
Hiển thị các trợ giúp khi sử dụng phần mềm, kiểm tra dữ liệu, tìm hiểu số liệu… giới thiệu về phần mềm và cho biết bản quyền của phần mềm.
* Danh mục tài khoản:
Danh mục tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng là danh mục có sẵn trong hệ thống tài khoản chuẩn theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC, căn cứ vào yêu cầu kế toán và quản lý chi tiết các đối tượng phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp, công ty đã thực hiện xây dựng hệ thống danh mục tài khoản chi tiết cần sử dụng.
* Danh mục khách hàng
Là danh mục các khách hàng đã cung cấp và sử dụng dịch vụ của công ty, chứa đựng tên các đối tượng liên quan đến các tài khoản công nợ phải thu, phải trả của công ty. Danh mục này được mã hóa theo số thứ tự và nếu là các khách hàng trong nước thì đứng trước các số thứ tự đó sẽ là ND...(ND là chữ viết tắt của nội địa)
Ví dụ: Khách hàng: Công ty CP Phát triển dịch vụ Quốc tế Con Đường Xanh, địa chỉ: Số 65/64, ngõ 97, Hoàng Cầu, P.Ô Chợ Dừa, Q.Đống Đa, HN sẽ có mã hiệu là ND1216.
Đối với các khách hàng quốc tế thì đứng trước số thứ tự sẽ là QT... (QT là chữ viết tắt của quốc tế)