2.2.8.1 Tiền mặt
Tiền mặt có tính gọn nhẹ, dễ di chuyển, và tính thanh khoản cao, nên thường bị biển thủ dễ dàng. Do vậy, bộ phận quản lý trong công ty và kiểm toán viên cần chú ý đến những dấu hiệu chứng tỏ tiền đang bị biển thủ như sau :
• Những khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại nhiều lên một cách bất thường
• Tài khoản tại ngân hàng không được kiểm tra thường xuyên
• Xuất hiện một giao dịch bất thường tại một tài khoản ngân hàng đã bị ngừng hoạt động của doanh nghiệp
• Sau khi nhận giấy báo của ngân hàng thì thấy số dư tài khoản ngân hàng và số dư tiền trên sổ kế toán không khớp nhau. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch này. Nếu không phải do gian lận thì có thể do ba lỗi chủ yếu sau :
+ Sai khác về thời điểm ghi nhận khoản tiền thu được (séc thu/chi) : trường hợp này xảy ra khi doanh nghiệp đã ghi chép lại nghiệp vụ thu/chi
séc của khách hàng, nhưng séc chưa được nộp vào ngân hàng nên phía ngân hàng chưa cập nhật các séc này gây ra chênh lệch.
+ Sai khác do lỗi của doanh nghiệp : doanh nghiệp chưa ghi nhận các khoản phí, lệ phí ngân hàng, hoặc lãi vay, hay chưa cập nhật các séc bị từ chối thanh toán bởi ngân hàng (dishourned cheque)…do đó, chênh lệch là tất yếu.
+ Sai khác do lỗi của ngân hàng : đôi khi ngân hàng cũng cập nhật nhầm các dữ liệu thu/chi của doanh nghiệp dẫn đến sự chênh lệch
Do đó, doanh nghiệp cần phải thực hiện đối chiếu ngân hàng thường xuyên (bank reconciliations) nhằm kiểm tra các chênh lệch để phát hiện kịp thời nguyên nhân sai khác là do những lỗi trên hay do gian lận của nhân viên.
• Nhân viên phụ trách kiểm kê quỹ tiền mặt của doanh nghiệp ủy thác lại cho một số nhân viên khác kiểm kê hộ.
• Một số nghiệp vụ giao dịch tiền mặt không được ghi chép rõ ràng • Có nhiều khoản nợ xấu với số tiền lớn được xóa sổ
• Không thực hiện đối chiếu ngân hàng thường xuyên
2.2.8.2 Tiền lương
Thông thường, ở các doanh nghiệp hiện nay, việc tính lương không còn phải tính thủ công như trước; tất cả đều được tính toán tự động bằng các phần hành kế toán trên máy vi tính, nhưng việc sử dụng máy tính chỉ chính xác nếu những con số được nhập vào không có sai sót, hay gian lận gì. Do vậy, nếu có người cố tình gian lận nhằm trục lợi thì dù là hệ thống tính lương tự động thì vẫn có thể xảy ra trường hợp biển thủ tiền. Doanh nghiệp cần chú ý đến những dấu hiệu chứng tỏ xuất hiện gian lận trong việc tính lương như:
• Những khoản tiền làm thêm ngoài giờ không khớp với chi phí lương • Tiền làm ngoài giờ được tính trong thời kỳ doanh nghiệp kinh doanh khó khăn (hàng tồn đọng nhiều trong kho do không bán được, không thu được tiền
hàng,…). Cần nghi ngờ việc tính lương gian lận trong giai đoạn này, bởi nếu trong thời kỳ công việc kinh doanh thuận lợi, quy mô doanh nghiệp bắt đầu phát triển, mở rộng, thì mới cần thiết đến huy động nhân viên làm thêm giờ; còn nếu việc kinh doanh buôn bán ế ẩm, thì có khả năng một nhân viên tính lương đã gian lận để biển thủ một khoản tiền lương.
• Khoản tiền làm thêm giờ bị tính nhầm cho những nhân viên không hề làm thêm giờ. Điều này xảy ra có thể do sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, nhưng cũng không nên bỏ qua, vì có thể nhân viên lợi dụng sự thiếu cẩn trọng trong công tác quản lý của doanh nghiệp để cố ý làm sai.
• Nhân viên có các khoản khấu trừ lương rất ít, hoặc thậm chí không có khoản khấu trừ lương.
2.2.8.3 Vật tư / Hàng tồn kho
Vật tư và hàng tồn kho cũng là một trong những loại tài sản trong doanh nghiệp dễ có nguy cơ bị biển thủ nhất. Dưới đây là một số dấu hiệu biển thủ vật tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp:
• Tăng số lượng khiếu nại về sản phẩm hoặc dịch vụ
• Tăng việc mua hàng tồn kho, nhưng không tăng doanh số bán hàng • Lượng vật tư mua về thiếu hụt vượt định mức cho phép
• Không có chứng từ- căn cứ để kiểm tra chi phí vận chuyển hàng hóa • Thanh toán tiền cho một nhà cung cấp bất thường- không có trong danh sách các nhà cung cấp vật tư của công ty
• Một lượng lớn các loại vật tư mua từ những nhà cung cấp mới: thông thường, khi mới mua hàng lần đầu của một nhà cung cấp, doanh nghiệp chỉ mua với số lượng ít như một sự thăm dò ban đầu đối với chất lượng hàng hóa, vật tư cũng như các chính sách bán hàng của nhà cung cấp đó đưa ra có đủ hấp dẫn hay chưa? Do vậy, nếu mua một lượng lớn vật tư hàng hóa từ một nhà cung cấp mới của công ty thì quả là một điểm bất thường cần xem xét.
• Địa chỉ của nhà cung cấp lại là địa chỉ của một nhân viên trong công ty • Tình trạng hàng tồn kho chậm luân chuyển ngày càng nhiều. Điều này có thể phản ánh công tác quản trị hàng tồn kho của công ty chưa tốt, nhưng cũng có thể có dấu hiệu gian lận bởi thời gian tồn kho càng lâu càng tạo nhiều cơ hội để lấy cắp hàng tồn kho hơn.