Khi được hỏi về quy trình tuyển dụng của công ty, anh Nguyễn Đình Cương nói: “Quy trình tuyển dụng của công ty gồm 6 bước: (1) Xác định nhu cầu tuyển dụng, (2) thông báo tuyển dụng, (3) thu nhận và xử lý hồ sơ, (4) phỏng vấn, (5) thử việc, (6) quyết định tuyển dụng”.
Công tác tuyển dụng của công ty thực hiện theo quy trình gồm 6 bước sau:
Sơ đồ 3.2. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty Cổ phần Truyền thông và Đào tạo CSS
(Nguồn: Phòng nhân sự)
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Thực chất ở bước này tại công ty, khi phòng ban nào có nhu cầu cần thêm nhân lực sẽ đề nghị lên bộ phận nhân sự. Phòng ban tiến hành xác định số lượng
Xác định nhu cầu tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Thu nhận và xử lý hồ sơ
Phỏng vấn Thử việc
cần tuyển là bao nhiêu? Chức danh, nghiệp vụ cụ thể cần tuyển dụng, trình độ cần tuyển dụng…
Bộ phận nhân sự xác định lại nhu cầu có hợp lý không, báo cáo lên giám đốc để xét duyệt trước khi có thông báo tuyển dụng chính thức. Đối với nhu cầu các vị trí quan trọng trong công ty, phải báo cáo ngay lên giám đốc để xét duyệt.
Ví dụ như khi phòng đào tạo cần tuyển thêm nhân viên cho bộ phận tuyển sinh(nhân viên kinh doanh) thì bộ phận cần dự báo về số lượng nhân sự cần tuyển (ví dụ là 10 người). Sau đó, phòng đào tạo gửi đề nghị cho phòng nhân sự, phòng nhân sự các định lại nhu cầu trước khi đưa lên cho giám đốc xét duyệt.
Bên cạnh đó, việc xác định nhu cầu tuyển dụng còn căn cứ và kế hoạch kinh doanh, chiến lược kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn cụ thể. Tuy nhiên trên thực tế, công ty cũng chưa xây dựng cho mình kế hoạch tuyển dụng hằng năm.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Việc thông báo tuyển dụng của công đôi khi còn hơi bị bất hợp lý về thời gian, chính vì vậy có thể nguồn nhân lực chất lượng chất lượng cao, đội ngũ sinh viên mới ra trưởng có thể chưa nắm bắt ngay được thông tin tuyển dụng. công ty thường đăng tin tuyển dụng vào tháng 8 và tháng 9. Trong khi sinh viên ra trường vào tháng 7, một số doanh nghiệp còn chủ động liên hệ ngay với sinh viên từ lúc còn đang thực tập qua các cách khác nhau.
Công ty thường sử dụng hình thức thông báo tuyển dụng như sử dụng bảng thông báo tuyển nhân viên tại trụ sở công ty, thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng, đăng tin trên các website tuyển dụng như vietnamworks, timviecnhanh.com. Bên cạnh đó, bất kỳ khách hàng nào truy cập website của công ty cũng có thể đọc được thông báo tuyển dụng tại mục tuyển dụng và có thể nộp đơn trực tuyến cho công ty. Cách thức này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, đây cũng là một nhược điểm nên cần khắc phục.
Nội dung thông báo tuyển dụng bao gồm: Số lượng lao động cần tuyển dụng, công việc cần tuyển dụng, yêu cầu về trình độ chuyên môn; văn bằng (chứng chỉ) và cấp đào tạo, thời gian hợp đồng sẽ giao kết sau khi được tuyển dụng…
Tuy nhiên, trên thông báo tuyển dụng vẫn chưa thấy đề cập đôi chút về mức lương và thu nhập. Điều này cũng có thể gây tâm lý thắc mắc cho những người muốn ứng tuyển vào từng vị trí khác nhau. Vậy nếu không thể đăng một cách chính xác mức lương, thu nhập của người lao động nếu được tuyển vào thì cũng nên có một vài dòng mô tả qua cho ứng viên.
Bước 3: Thu nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi thông báo tuyển dụng, công ty tiến hành thu nhận xử lý hồ sơ dự tuyển của các ứng viên. Phòng nhân sự tiến hành sàng lọc hồ sơ thông qua việc so sánh các thông tin trong hồ sơ với yêu cầu công việc của bộ phận cần tuyển, nếu chưa đủ thì đề nghị bổ sung hoặc loại bỏ. Việc xử lý hồ sơ tốt sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí và thời gian tuyển dụng.
Khi phòng nhân sự đã phân tích đánh giá hồ sơ dựa trên việc nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên, kết quả đó chuyển lên cho Giám đốc công ty xem xét, phê duyệt danh sách các ứng viên đủ tiêu chuẩn để tham gia vòng phỏng vấn.
Sau khi có quyết định chính thức, nhân viên phụ trách tuyển dụng sẽ gửi thông báo đến các ứng viên về thời gian và địa điểm tổ chức thi tuyển, để họ đến tham gia thi tuyển.
Bước 4: Phỏng vấn
Tiến hành phỏng vấn các ứng viên chỉ có trưởng phòng có nhu cầu tuyển dụng. Các câu hỏi phỏng vấn thường được soạn sẵn. Ngoài câu hỏi chính trong đề thi đã chuẩn bị, người chấm thi được hỏi không quá 2 câu để có điểm chính xác cho người dự tuyển.
Vòng thi phỏng vấn này đòi hỏi cán bộ tiến hành phỏng vấn phải vô cùng hiểu biết về lĩnh vực tuyển chọn, cũng như các câu hỏi liên quan đến lĩnh vực mình đang cần tuyển. Sau khi vượt qua vòng phỏng vấn trên, ứng viên sẽ được mời đến phỏng vấn lần hai. Tại vòng phỏng vấn này, Giám đốc sẽ trực tiếp phỏng vấn các ứng viên và ra quyết định tuyển dụng.
Sau khi phỏng vấn các ứng viên, hội đồng phỏng vấn đã tổng hợp được những thông tin nhất định về các ứng viên cũng như điểm mạnh điểm yếu của họ. Căn cứ vào kết quả vòng phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn báo cáo lên Giám đốc để quyết định tuyển ứng viên đạt tiêu chuẩn vào làm. Phòng nhân sự có trách nhiệm thông báo cho các ứng viên trúng tuyển qua điện thoại, sắp xếp thời gian để gặp gỡ ứng viên trao đổi về điều kiện và yêu cầu đối với các ứng viên trong thời gian thử việc. Nếu ứng viên đồng ý thì công ty bắt đầu cho các ứng viên thử việc, thường thời gian thử việc của các ứng viên là 1 tháng. Tuy nhiên, tùy từng bộ phận mà thời gian thử việc của các ứng viên sẽ có sự thay đổi.
Bước 6: Quyết định tuyển dụng
Căn cứ vào quá trình thử việc tại công ty của các ứng viên, công ty tiến hành ra quyết định chính thức tuyển dụng ứng viên đạt tiêu chuẩn. CSS Train thường ra quyết định tuyển dụng theo đánh giá của cá nhân có thẩm quyền. Phòng nhân sự có trách nhiệm gặp gỡ, trao đổi với các ứng viên được tuyển dụng về các vấn đề trong hợp đồng đã được soạn sẵn, nếu ứng viên đồng ý thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng lao động. Ta có thể thấy, việc ra quyết định tuyển dụng của CSS khá đơn giản. Điều này, giúp công ty ra quyết định một cách nhanh chóng nhưng đây cũng là một hạn chế của công ty.