- Phơng pháp kế toán:
1.4.5.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ , xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán , các thông tin đợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái hoặc sổ Nhật ký-sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất cứ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác xoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đợc thực hiện tự động và luôn luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đợc nhập trong kỳ. Ngời làm kế toán kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối mỗi năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế toán
Theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm kê:
1.4.5.3. Ưu, nhợc điểm và điều kiện vận dụng.
- Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lợng làm việc của kế toán, đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đợc nhập trong kỳ.
- Nhợc điểm: Chi phí cao, đòi hỏi kế toán viên phải thành thạo vi tính. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với mọi đơn vị, nhanh chóng, thuận tiện, tính toán nhanh. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán - sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Phần mềm kế Toán Máy vi tính
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
Khoa Kế toỏn – Kiểm toán
Chơng 2
Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty máy và thiết bị Phú Toàn 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần máy và thiết bị
Phú Toàn.
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Công ty cổ phần máy và thiết bị Phú Toàn là công ty đợc thành lập vào năm 1996. Sau nhiều năm phấn đấu , nỗ lực không ngừng để đem lại cho ngời tiêu dùng những sản phẩm cao cấp và tích cực đóng góp cho cộng đồng, Phú Toàn liên tục giữ vị trí đứng đầu thị trờng về tivi LCD, TV phẳng, màn hình máy tính và thiết bị gia dụng:Tủ lạnh SBS.
Trụ sở: Số 15 - Đờng Giải Phóng- Thịnh Liệt – Hoàng Mai - Hà Nội Điện thoại: 043.7719945
Mã số thuế: 0102188992
Công ty cổ phần máy và thiết bị Phú Toàn có môi trờng làm việc: Những thành quả đạt đợc trong sản xuất và kinh doanh trong 11 năm qua tại Việt Nam là sự thể hiện tổng lực sức mạnh của công ty trong suốt nhiều năm phấn đấu thể hiện phơng chân và nguyên tắc phát triển nguồn nhân lực của Phú Toàn đang đi đúng hớng.Hiện nay, công ty cổ phần máy và thiết bị Phú Toàn có 40 nhân viên trên toàn quốc, làm việc trong môi trờng thân thiện và nhiều điều kiện tốt để phát triển. Điểm nổi bật khi làm việc tại công ty, đó là nhân viên luôn đợc trang bị các phơng tiện làm việc hiện đại nhất, đợc tham gia vào các khoá đào tạo tiên tiến nhất ở trong là ngoài nớc.
Ngoài ra, Công ty còn có các chơng trình trao đổi kỹ s và kỹ thuật viên ra nớc ngoài nhằm nâng cao tay nghề và trau dồi kiến thức trong khu vực.Chính vì những chính sách lấy con ngời là trung tâm của sự phát triển,đội ngũ nhân viên của Phú Toàn đã gắn bó với công ty,rất nhiều ngời trong số họ đã hắn bó với Phú Toàn kể từ những ngày đầu tiên thành lập.Với triết lý trung tâm của sự phát triển, hiện nay, Phú Toàn đang phát triển khai chơng trình” Nơi làm việc tuyệt vời”, với các chính sách phúc lợi, đào tạo, lơng cũng nh những thay đổi tích cực về văn hoá công ty để biến công ty thành một nơi làm việc chuyên nghiệp và nhân văn ở đó tất cả mọi nhân viên vui vẻ, say mê làm việc, không ngừng sáng tạo, luôn yêu thơng lẫn nhau và sống có trách nhiệm với bản thân, gia đình, công ty và xã hội. Uy tín:
mạnh hợp tác với những khách hàng có tiềm năng nhằm đạt mục tiêu hoạt động của công ty và tăng cờng hơn nữa chế độ chăm sóc khách hàng.
Nâng cao năng lực:
- Tuyển dụng nhân viên có năng lực, trình độ chuyên môn cao nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu công việc
Bên cạnh những mặt hàng nh điện thoại, công ty đã khẳng định đợc uy tín của mình và tạo đợc chỗ đứng trên thị trờng thì doanh nghiệp đã mở rộng kinh doanh các mặt hàng khác nh: Máy in, máy giặt, TV slimfit.
2.1.2. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần máy và thiết bịPhú Toàn. Phú Toàn.
Công ty cổ phần máy và thiết bị Phú Toàn kinh doanh chủ yếu về lĩnh vực đồ điện tử với môi trờng cạnh tranh khá gay gắt vì hiện nay có rất nhiều công ty đang kinh doanh trong lĩnh vực này tại thị trừơng Hà Nội, Việt Nam và thế giới. Tuy nhiên, trong 3 năm gần đây hoạt động của công ty đã khẳng định tên tuổi của mình trên thị trờng và đã đạt đợc một số kết quả nh sau:
Khoa Kế toỏn – Kiểm toán
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CHỈ TIấU MÃ SỐ NĂM 2009 NĂM 2010 NĂM 2011
1 2 3 4 5
Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ 01 23749982563 31666643418 39583304272 Cỏc khoản giảm trừ (04+05+06+07) 03
+Chiết khấu thương mại 04
+ Giảm giỏ hàng bỏn 05
+Giỏ trị hàng bỏn bị trả lại 06 + Thuế tiờu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế
GTGT theo phương phỏp trực tiếp phải
nộp 07
Doanh thu thuần (01-03) 10 23749982563 31666643418 39583304272 Giỏ vốn hàng bỏn 11 20860723867 27814298490 34767873112 Lợi nhuận gộp về bỏn hàng và cung cấp
dịch vụ
(10-11) 20 2889258696 3852344928 4815431160
Doanh thu hoạt động tài chớnh 21 800676 1067568 1334460 Chi phớ hoạt động tài chớnh 22 202265071.2 269686761.6 337108452 Chi phớ bỏn hàng 24 1432993642 1910658189 2388322736 Chi phớ quản lý doanh nghiệp 25 442607037.6 590142716.8 737678396 Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD
[20 + (21-22)-(24+25) 30 812193621.6 1082924829 1353656036
Thu nhập khỏc 31
Chi phớ khỏc 32
Lợi nhuận khỏc (31-32) 40
Tổng lợi nhuận trước thuế (30+40) 50 812193621.6 1082924829 1353656036 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 51 203048405.4 270731207.2 338414009 Lợi nhuận sau thuế (50-51) 60 609145216.4 812193621.8 1015242027
2.1.3.Tổ chức về bộ máy quản lý của công ty:
Tổ chức bộ máy của công ty đợc cụ thể hoá theo mô hình trực tuyến tham mu, gồm các phòng ban nh sau:
- Phòng tổ chức hành chính - Phòng tổ chức kinh doanh - Phòng tài chính kế toán
- Phòng làm nhiệm vụ là trung tâm bảo hành
Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của từng bộ phận.
Chủ tịch hội đồng quản trị: Là ngời do đại hội cổ đông bầu ra có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và nục đích của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại cổ đông
Giám đốc: là ngời đứng đầu công ty, là ngời trực tiếp lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động thông qua bộ máy lãnh đạo của công ty, chịu trách nhiệm trong việc quản lý và sử dụng có hiệu quả toàn bộ số vốn kinh doanh,chịu trách nhiệm xét duyệt các chứng từ, các thủ tục giấy tờ của công ty và đồng thời chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc công ty trong quan hệ đối nội, đối ngoại và kết quả hoạt động của công ty.
Phó giám đốc: Phụ trách các kế hoạch kinh doanh và phụ trách việc buôn bán đồng thời trợ giúp giám đốc trong việc quản lý. Có trách nhiệm điều hành hoạt động của công ty khi giám đốc đi vắng hoặc uỷ quyền, hỗ trợ cho giám đốc trong công tác quản lý và điều hành công ty.
Phòng tổ chức hành chính: - Chức năng: Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng bảo hành
Khoa Kế toỏn – Kiểm toán
Tham mu cho lãnh đạo công ty trong các công tác tổ chức bộ máy tổ chức kinh doanh, đổi mới và phát triển doanh nghiệp, lựu chọn bố chí cán bộ trong công ty, kiểm tra việc thực hiện bộ luật lao động và thực hiện chính sách với ngời lao đôngk quản lý tiền lơng, đào tạo thi đua khen thởng, kỷ luật… bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ công ty, quân sự tự vệ, công tác bảo hộ lao động, y tể và hành chính quản trị.
- Nhiệm vụ chủ yếu của Phòng tổ chức hành chính:
+ Giúp lãnh đạo công ty quản lý công tác cán bộ, tuyển chọn nhân công, phân công công tác, nhận xét đánh giá bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thởng, kỷ luật và điều động cán bộ.
+ Xây dựng quy chế tiền lơng, quy chế tuyển dụng lao động, tổ chức quản lý lao động, thực hiện chế độ tiền lờng tiền thởng chế độ hu chí, thôI việc BHXH và các chính sách khác liên quan đến cán bộ và ngời lao động.
+Chủ trì xây dựng đề án đổi mới, cải cách hệ thống tổ chức phát triển trong doanh nghiệp về vấn đề bổ sung các phòng chuyên môn nghiệp vụ.Xây dựng và bổ sung các điều lệ tổ chức và hoạt động, ngành nghề kinh doanh của công ty. + Xây dựng các chơng trình đào tạo lại nguồn nhân lực, thực hiện các chế dộ liên quan đến đào tạo nguồn nhân lc.Thực hiện các công tác liên quan đến giáo dục quốc phòng trong công ty.
Phòng tài chính kế toán:
- Chức năng: Là phòng nghiệp vụ, tham mu giúp lãnh đạo công ty
trong lĩnh vực quản lý nói chung, tài chính kế toán nói riêng đảm bảo đúng quy định của nhà nớc và thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển.Tổ chức và khai thác mọi tiềm năng tài chính trong và ngoài doanh nghiệp, nhằm thoả mãn nhu cầu thờng xuyên, nhu cầu tài chính cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế xã hội cao nhất.Tổ chức hạch toán kế toán trong doanh ngiệp định kỳ phân tích hoạt động kinh tế để giúp Giám đốc công ty điều chỉnh kịp thời chiến lợc kinh doanh nói chung, và tài chính doanh nghiệp nói riêng.Kiểm tra, giám sát việc thực hiện việc quản lý tài chính của nhà nớc, quy định của công ty về công tác quản lý trong toàn doanh nghiệp.Thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định của các cơ quan chức năng nhà nớc, cấp trên và lãnh đạo doanh nghiệp
- Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tài chính kế toán:
+ Tổng hợp và xác minh, cung cấp số liệu thực hiện trong công ty theo quy định của chế độ Kế toán- tài chính, phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh và từ đó đa ra các chỉ tiêu phản ánh tình hình hoạt động của công ty.
kế toán, lập báo cáo tài chính, phân tích tài chính, xác định kế quả kinh doanh và tình hình sử dụng vốn và tài sản của công ty.
+ Chủ trì kiểm tra về thực hiện chế độ kế toán tài chính. Quản lý và hình thành việc sủ dụng các quỹ tập trung, t vấn xử lý các vấn đề liên quan đến công nợ của công ty.
+ Tham gia lập và thẩm định tài chính dự án đầu t, các hợp đồng thơng mại của công ty.Tổ chức huy động vốn để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và các dự án đầu t của công ty.
Phòng kinh doanh:
- chức năng: Tham mu giúp lãnh đạo công ty trong công tác xây du ng kế hoạch và tổ chức triển khai nhiệm vụ kinh doanh của toàn công ty và tổ chức mạng lới kinh doanh, quản lý kỹ thuật ngành hàng chất lợng hàng hoá mà công ty kinh doanh.
Phòng kinh doanh gồm các bộ phận nh: + Bộ phận bán hàng
+Bộ phận Maretting
- Nhiệm vụ chủ yếu của phòng kinh doanh
+ Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, theo dõi đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện theo kế hoạch đã giao cho công ty.Tham mu giúp lãnh đạo công ty tập kế hoạch kinh doanh theo từng tháng, quý năm phù hợp với nhu cầu thị trờng.Quản lý hàng hoá xuất nhập, tồn của công ty theo từng tháng, quý, năm.
+ Giúp lãnh đạo công ty xây dựng cơ chế kinh doanh hàng năm và phối hợp kinh doanh, cân đối khối lợng sản xuất kinh doanh nhằm ổn định thị trờng, đảm bảo cân đối cung cầu.
+ Giúp lãnh đạo công ty quản lý hàng háo nhập khẩu xuất khẩu, tổ chức thực hiện các hợp đồng mua bán hàng hoá của công ty.Tổng hợp thông tin kinh tế, giá cả, thị trờng, chính sách đối với khách hàng.
+ Giúp lãnh đạo công ty tổ chức chỉ đạo công tác thống kê nhằm cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin kinh tế, các số liệu thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phòng làm nhiệm vụ bảo hành:
Có chức năng nhiệm vụ nh:trung tâm bảo hành: kiểm tra, sữa chữa hàng hoá cho khách hàng sau khi mua, t vấn cho khách hàng...
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý:
- Các phòng ban tổ chức thu thập ghi chép, tổng hợp số liệu theo lĩnh vực mà mình phụ trách và gửi cho phòng kế toán theo đúng thời gian cũng nh chịu trách nhiệm về sự trung thực phải chuẩn xác về các số liệu báo cáo.
Khoa Kế toỏn – Kiểm toán
- Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, cung cấp thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu t cho phòng kế toán.
- Phòng tổ chức hành chính soạn thảo các chính sách về nhân sự để trình giám đốc duyệt ký và áp dụng, tổ chức phân công, bố trí lao động trong các phòng ban, tổ chức các lớp đào tạo cho công nhân viên trong các bộ phận phòng ban.
- Phòng tài chính kế toán thực hiện tổng hợp đánh giá phân tích đa ra chính sách giá bán phù hợp cho từng loại hàng hoá ở từng thị trờng tiêu thụ khác nhau, tham gia ý kiến với các phòng ban có liên quan trong việc lập ngân sách từng bộ phận và ngân sách tổng hợp toàn công ty, giúp giám đốc thực hiện kiểm tra chế độ quản lí kinh tế tài chính ở các phòng ban.
Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty:
- Là loại hình doanh nghiệp Cổ phần, công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ sau:
-Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính kinh doanh có lãi.
-Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trờng để đa ra các biện pháp có hiệu quả kinh doanh cao nhất đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa.
-Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách chế độ pháp luật của nhà nớc về hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của ngời lao động.
2.1.4. Đặc điểm công tác kế toán trong công ty
2.1.4.1.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần máy và thiết bị Phú Toàn.
Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung, công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán và tổ chức một bộ máy kế toán duy nhất để thực hiện hạch toán trong tất cả các phần hành kế toán.
Phòng hành chính có 6 nhân viên, mỗi ngời đảm nhận một công việc khác nhau song lại có sự kết dính hết sức chặt chẽ để cùng hoàn thành nhiệm vụ và cung