- Phơng pháp kế toán:
1.4.Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp
1.4.1. Hình thức Nhật ký chung
1.4.1.1. Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung.
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán ) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Kết chuyển lãi về tiêu thụ
Kết chuyển lỗ về tiêu thụ TK421 TK641,642 TK 632 K/c doanh thu bán hàng thuần TK 511,512 TK 515 K/c doanh thu hoạt
động tài chính TK 711 K/c thu nhập khác K/c chi phí tài chính, chi phí khác TK 8211 TK 635, 811 K/c thuế TNDN hiện hành K/c trị giá vốn sản phẩm tiêu thụ trong kỳ K/c chi phí bán hàng, chi phí QLDN trong kỳ TK 8212 K/c TTNDN hoãn lại (N>C) K/c TTNDN hoãn lại (C>N) TK911
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký
đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng
hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
chứng từ gốc đều đợc ghi chép theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản vào sổ Nhật ký chung.
-Sổ Nhật ký đặc biệt: Đối với các đối tợng kế toán có số nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, để đơn giản và giảm bớt khối lợng ghi sổ cái, kế toán có thể mở sổ Nhật ký đặc biệt để ghi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tợng đó.
- Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán, mỗi tài khoản đợc mở trên một trang sổ riêng.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Quy trình ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hằng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu:
1.4.1.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đợc sử dụng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp.Song song với việc ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan.Định kỳ (5,10 hoặc 15 ngày) hoặc cuối tháng, kế toán tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu ghi
Khoa Kế toỏn – Kiểm toán
lên các tài khoản phù hợp trên sổ cái sau khi loại trừ số trùng lặp do một số nghiệp vụ đợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt(nếu có).
Với các chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần quản lý chi tiết kế toán sẽ ghi vào các sổ chi tiết.
Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên sổ cái để từ đó lập Bảng cân đối số phát sinh, đồng thời căn cứ vào số liệu trên các sổ kế toán chi tiết, kế tóan lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tơng ứng.Sau đó kế toán kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bẳng tổng hợp chi tiết các tài khoản liên quan sao cho khớp đúng.
Bảng cân đối số phát sinh và Bảng tổng hợp chi tiết đợc kế toán dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.
1.4.1.3. Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng.
- Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, có nhiều thuận lợi khi sử dụng máy tính trong xử lý số liệu kế toán.
- Nhợc điểm: Ghi trùng lặp nhiều.
1.4.2. Hình thức Nhật ký – Sổ cái (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.4.2.1.Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký- sổ cái.
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký- Sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký- Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái bao gồm các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký – sổ cái: Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo thứ tự thời gian và theo hệ thống. Sổ này đợc mở cho suốt (từng) niên độ kế toán và khoá sổ hàng tháng.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Các sổ kế toán chi tiết đợc mở chi tiết cho các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết. Số lợng sổ kế toán chi tiết nhiều hay ít tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính nội bộ doanh nghiệp, nh Sổ tài sản cố định, Sổ chi tiết vật liệu, Thẻ kho.
1.4.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái.
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tra và đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký – sổ
đợc ghi trên một dòng ở cả hai phần Nhật ký và phần Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đợc lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi ghi sổ Nhật ký - sổ cái đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký – sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trớc và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số d đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số d cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký- sổ cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong sổ Nhật ký- sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
= =
Tổng số d Nợ các Tài khoản = Tổng số d có các Tài khoản
(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải đợc khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số d cuối tháng của từng đối tợng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tợng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” đợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số d cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký- sổ cái.
Số liệu trên Nhật ký- sổ cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khoá sổ đợc kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ đợc sử dụng để lập báo cáo tài chính Tổng số tiền của cột “phát sinh” ở phần Nhật ký Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản Tổng số phát sinh Có của tất cả các Tài khoản
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm kê:
1.4.2.3. Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng.
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ ghi chép, dễ đối chiếu số liệu và dễ kiểm tra (do số liệu kế toán tập trung trên cùng một trang sổ của Nhật ký-sổ cái vừa phản ánh theo trình tự thời gian vừa theo hệ thống (phân loại theo tài khoản).
- Nhợc điểm: Khó phân công lao động, khó bảo quản (do tất cả các công việc kế toán tổng hợp đều tập trung ở một sổ Nhật ký-sổ cái, và tất cả các tài khoản tổng hợp đều đợc liệt kê trên một trang sổ nên sổ cồng kềnh).
- Điều kiện vận dụng: ở đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán tổng hợp: Đơn vị hành chính sự nghiệp, hợp tác xã.
1.4.3. Hình thức Nhật ký – Chứng từ
1.4.3.1. Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ.
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết chuyển với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
KT chứng từ
Nhật ký sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khoa Kế toỏn – Kiểm toán
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Sổ sách kế toán sử dụng: Bao gồm các Nhật ký-chứng từ, các bảng kê, các bảng phân bổ, sổ thẻ kế toán chi tiết và sổ cái.
- Nhật ký-chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phân loại, phản ánh số phát sinh bên Có của các tài khoản. Nhật ký chứng từ có thể mở riêng cho từng tài khoản và có thể mở chung cho một Nhật ký-chứng từ cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan đối ứng mật thiết với nhau và có nghiệp vụ phát sinh ít. Trong mọi trờng hợp số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh ở một Nhật ký-chứng từ và từ Nhật ký-chứng từ này ghi vào sổ cái một lần vào cuối tháng. Số phát sinh Nợ của mỗi tài khoản đ- ợc phản ánh trên các nhật ký-chứng từ khác nhau có liên quan đối ứng Có với tài khoản ở nhật ký- chứng từ đó. Cuối mỗi tháng, chúng đợc tập hợp phản ánh vào sổ cái nhật ký-chứng từ mở cho từng tháng. Mẫu sổ nhật ký chứng từ đợc thiết kế vận dụng theo kết cấu kiểu bàn cờ. Theo chế độ hiện hành, hiện nay có 10 nhật ký – chứng từ: Từ nhật ký- chứng từ số 1 đến nhật ký- chứng từ số 10.
- Bảng kê: đợc sử dụng trong một số trờng hợp cần tập hợp số liệu chi tiết, hoặc cần tính toán những số liệu cần thiết, phục vụ cho việc ghi sổ Nhật ký- chứng từ đợc gọn nhẹ nhanh chóng. Tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể mà mẫu bảng kê đợc thiết kế khá đa dạng và phong phú. Theo chế độ hiện hành, hiện nay quy định có 11 bảng kê: Từ bảng kê số 1 đến bảng kê số 11.
- Bảng phân bổ đợc sử dụng để tập hợp, tính toán và phân bổ cho các đối t- ợng chịu chi phí trong một số trờng hợp chi phí cần tập hợp và phân bổ trớc khi ghi vào Nhật ký- chứng từ hoặc bảng kê. Theo chế độ hiện hành, hiện nay quy định có 4 bảng phân bổ.
- Tờ kê chi tiết dùng để tập hợp các chứng từ gốc cùng loại của một số đối tợng có đặc tính riêng về hạch toán chi tiết, nhằm phục vụ cho việc ghi bảng kê hoặc Nhật ký- chứng từ đợc đơn giản. Ngoài tờ kê chi tiết, hình thức kế toán Nhật ký- chứng từ còn đợc sử dụng các sổ chi tiết giống nh những hình thức kế toán khác trong các trờng hợp mà hạch toán chi tiết cha đợc kết hợp hạch toán trên các sổ trên.
- Sổ cái: đợc mở cho cả năm, mở cho các tài khoản tổng hợp mỗi tài khoản sử dụng cho một trang sổ và chi tiết theo từng tháng. Nguyên tắc ghi sổ cái đối với hình thức này là: Số phát sinh bên Có mỗi tài khoản đợc phản ánh vào sổ cái theo tổng số lấy từ Nhật ký- chứng từ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ đợc
có liên quan. Sổ cái chỉ ghi vào cuối tháng trên cơ sở các Nhật ký – chứng từ, sau đó tính ra số d các tài khoản.
1.4.3.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- chứng từ.
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký- chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào bảng kê và Nhật ký- chứng từ có liên quan.
Đối với Nhật ký – chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - chứng từ.
(2) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký – chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký – chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký – chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.
Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu cần thiết trong Nhật ký – chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết đợc dung để lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng kê Nhật ký
chứng từ
Sổ cái Bảng tổng
hợp chi tiết Báo cáo tài chính
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng kê Nhật ký
chứng từ
Sổ cái Bảng tổng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khoa Kế toỏn – Kiểm toán
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm kê:
- Ưu điểm: Đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của các sổ kế toán, giảm nhẹ khối lợng ghi sổ do hầu hết sổ kết cấu theo một bên của tài khoản (trừ 1 số tài khoản thanh toán). Việc kiểm tra, đối chiếu đợc tiến hành thờng xuyên trên tờ sổ do sổ đợc kết cấu theo kiểu bàn cờ tức là đợc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ. Cung cấp số liệu kế toán kịp thời cho công tác quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn.
- Nhợc điểm: Số lợng sổ nhiều, kết cấu sổ phức tạp nên khó vận dụng ph- ơng tiện máy tính vào xử lý số liệu kế toán.
- Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những đơn vị có quy mô lớn, đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ cao và đơn vị hạch toán kế toán chủ yếu bằng thủ công.
1.4.4. Hình thức Chứng từ ghi sổ
1.4.4.1. Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Đặc trng cơ bản của mình hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực