II. Những nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu KHKT
2. Những tiêu chuẩn riêng dùng để xác định giá trị tài liệu chế tạo sản phẩm công nghiệp
phẩm công nghiệp
Tài liệu thiết kế các sản phẩm công nghiệp có ý nghĩa thực tiễn trong việc làm căn cứ để chế tạo sản phẩm, nghiên cứu thiết kế các sản phẩm mới,
quản lý, sử dụng, vận hành và sửa chữa... sản phẩm thì được bảo quản trong các kho lưu trữ cơ quan thiết kế và nhà máy chế tạo ra sản phẩm đó. Những bộ thiết kế của các sản phẩm đang chế tạo (chế tạo loạt, hoặc đơn chiếc) thì được bảo quản ở kho lưu trữ của cơ quan thiết kế và nhà máy chế tạo.
Những bộ thiết kế không còn ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa lịch sử thì loại ra khỏi các kho lưu trữ. Trường hợp những bộ thiết kế các sản phẩm đã hết ý nghĩa thực tiễn nhưng còn ý nghĩa lịch sử thì được chuyển vào bảo quản ở TTLTQG. ý nghĩa lịch sử của các bộ thiết kế sản phẩm công nghiệp thể hiện ở nội dung tài liệu thiết kế. Những bộ thiết kế của sản phẩm có tác dụng to lớn trong sự nghiệp phát triển kinh tế, quốc phòng, giải phóng sức lao động, đưa lại đời sống văn minh hạnh phúc cho con người thì tài liệu của nó cần phải bảo quản ở TTLTQG.
Mức độ tiêu chuẩn hóa, mẫu hóa cũng là một trong những tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu thiết kế các sản phẩm công nghiệp và các công trì XDCB. Những bộ thiết kế đã được xếp vào loại tiêu chuẩn hóa, hoặc mẫu hóa đều có giá trị cho nên tài liệu của nó có ý nghĩa lịch sử. Những tài liệu thiết kế của các sản phẩm, hoặc công trình xây dựng đã được xếp vào tiêu chuẩn quốc tế thì có giá trị hơn tiêu chuẩn quốc gia; những tiêu chuẩn quốc gia thì tài liệu có giá trị hơn tiêu chuẩn ngành.
Kho lưu trữ của cơ quan tư vấn thiết kế và nhà máy chế tạo sản phẩm bảo quản đầy đủ tài liệu của các giai đoạn thiết kế của sản phẩm do các cơ quan đó thiết kế và chế tạo đang còn giá trị thực tiễn. Những bộ thiết kế các sản phẩm có giá trị lịch sử được chuyển vào TTLTQG có cần thiết bảo quản tất cả tài liệu của nó hay không cũng còn là vấn đề thảo luận.
3. Những tiêu chuẩn riêng dùng đề xác định giá trị tài liệu nghiên cứu khoa học
Tài liệu nghiên cứu khoa học sản sinh ra trong các viện nghiên cứu, các trường đại học... ở trung ương và địa phương là những tài liệu có giá trị, phản ánh kết quả lao động sáng tạo của các nhà khoa học. Những báo cáo khoa học
đã được hội đồng khoa học đánh giá và có kết luận khẳng định tính chất khoa học của nó là những tài liệu có giá trị cần phải bảo quản đầy đủ ở kho lưu trữ cơ quan nghiên cứu ra nó. Thuộc loại tài liệu này có nhiều loại giá trị khác nhau. Tài liệu của những báo cáo khoa học nào được nhanh chóng áp dụng rộng rãi vào sản xuất, đem lại hiệu quả kinh tế cao, đóng góp to lớn vào công cuộc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật của chủ nghĩa xã hội là những báo cáo khoa học có giá trị nhất cần bảo quản vĩnh viễn.
Ví dụ : Những đề tài nghiên cứu khoa học lai tạo các giống cây lúa, cây ngô ở nước ta đã mang lại năng suất và sản lượng lương thực bội thu cho bà con nông dân những năm qua. Tài liệu của các đề tài này thuộc loại có giá trị cao bảo quản vĩnh viễn phục vụ nghiên cứu phát triển các giống lúa, ngô ở nước ta và phục vụ nghiên cứu lịch sử khoa học nông nghiệp Việt Nam.
Đối với những công trình nghiên cứu khoa học đạt kết quả công bố đầu tiên ở nước ta và trên thế giới thì tài liệu của nó được bảo quản vĩnh viễn trong lưu trữ phục vụ nghiên cứu lịch sử.
Ví dụ : Công trình nghiên cứu về gây mê bằng phương pháp châm cứu của Giáo sư Nguyễn Tài Thu (Viện Châm cứu). Đây là một phát hiện mới trong y học Việt Nam, mở ra sự tiến bộ trong y học thế giới.
Những công trình nghiên cứu khoa học đã được hội đồng khoa học đánh giá và có kết luận phủ định kết quả nghiên cứu. Đối với loại báo cáo này khi đánh giá giá trị của tài liệu phải xem xét phương hướng nghiên cứu của loại đề tài đó trong tương lai. Nếu loại đề tài đó trong tương lai vẫn tiếp tục nghiên cứu thì báo cáo đó vẫn giữ lại để rút kinh nghiệm cho những lần nghiên cứu về sau, tránh những sai sót đã vấp phải. Nếu loại đề tài đó không còn tiếp tục nghiên cứu nữa, vì tính chất, vai trò vị trí của nó trong khoa học và đời sống không quan trọng thì tài liệu của báo cáo đó sẽ loại ra khỏi kho lưu trữ để tiêu hủy.
Trong báo cáo khoa học có loại báo cáo tổng hợp và báo cáo từng phần. Những báo cáo từng phần đã bị bao hàm hoàn toàn trong nội dung báo cáo tổng hợp thì không cần thiết phải giữ lại báo cáo từng phần nữa. Còn những
báo cáo từng phần mà nội dung của nó chưa bao hàm hết trong báo cáo tổng hợp thì cần phải giữ lại cả báo cáo tổng hợp và báo cáo từng phần.
Mỗi bộ tài liệu báo cáo khoa học thường có nhiều loại tài liệu và giá trị của nó cũng khác nhau. Trong một bộ tài liệu báo cáo khoa học thì thuyết minh báo cáo là có giá trị nhất. Còn những tài liệu minh họa, phụ lục làm sáng tỏ những vấn đề được kết luận trong thuyết minh báo cáo thì giá trị thấp hơn. Mỗi bộ tài liệu báo cáo khoa học có khá nhiều tài liệu nguyên thủy sản sinh ra trong quá trình khảo sát và thực nghiệm khoa học ở ngoài thực địa và trong phòng thí nghiệm. Đối với những báo cáo khoa học quan trọng, được hội đồng khoa học đánh giá chất lượng cao thì các loại tài liệu trong báo cáo đó phải được bảo quản ở kho lưu trữ cơ quan đó. Còn những báo cáo khoa học được đánh giá thấp thì các loại tài liệu minh họa các phụ lục, tài liệu nguyên thủy có cần bảo quản đầy đủ hay không là vấn đề còn thảo luận thêm.
Phần thưởng quốc gia, quốc tế cho những báo cáo khoa học cũng là một tiêu chuẩn quan trọng để xác định giá trị tài liệu của baó cáo đó. Những báo cáo khoa học được giải thưởng càng cao thì tài liệu của nó càng có giá trị và cần được bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan sản sinh ra nó, bảo quản trong TTLTQG.
Khi xác định giá trị tài liệu các báo cáo khoa học cần phải đặc biệt chú ý đến tính chất trùng lặp của báo cáo khoa học. Bởi vì theo điều tra tính toán của các nhà chuyên môn thì trên 80% báo cáo khoa học có nội dung trùng lặp với các báo cáo trước đó. Những báo cáo đã bị trùng lặp hoàn toàn thì không cần bảo quản.
Những báo cáo khoa học của các đề tài, chương trình cấp Nhà nước, cấp Bộ đã nghiệm thu kết quả thì tài liệu được đưa vào bảo quản ở các TTLTQG.
Tài liệu lưu trữ địa chất, thủy văn – khí tượng và bản đồ có giá trị thực tiễn to lớn đối với các ngành hoạt động trong xã hội. Đồng thời, một bộ phận khá lớn tài liệu lưu trữ địa chất, thủ văn – khí tượng và bản đồ có giá trị lịch sử. Nó là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu lịch sử các ngành khoa học về
địa chất, kiến tạo, khí tượng thủy văn và bản đố. Không những thế, các loại tài liệu này còn là nguồn sử liệu để nghiên cứu lịch sử xã hội loại người, nó thể hiện sự tìm tòi khám phá của con người đối với thế giới tự nhiên để bắt nó phục vụ con người.
Khi xác định giá trị tài liệu địa chất, thủy văn, khí tượng, bản đồ phải căn cứ vào đặc điểm của những loại tài liệu này mới quy định chính xác giá trị của nó. Những loại tài liệu này có tác dụng đối với hầu hết các ngành hoạt động trong xã hội, có ý nghĩa kinh tế, quốc phòng và các ý nghĩa khác cho nên hầu hết các loại tài liệu địa chất, khí KT-TV, bản đồ đều được bảo quản lâu dài hoạc vĩnh viễn trong các kho lưu trữ Quốc gia chuyên ngành.
Đối với tài liệu địa chất thì có hai loại : loại thứ nhất là các báo cáo địa chất đều được bảo quản vĩnh viễn trong kho lưu trữ địa chất. Mức độ chính xác của báo cáo địa chất là một tiêu chuẩn xác định giá trị của nó. Những báo cáo thăm dò địa chất sơ bộ thì có giá trị thấp hơn những báo cáo thăm dò địa chất tỷ mỷ về một khoảng sản ở trên cùng một lãnh thổ. Trong mỗi báo cáo địa chất có nhiều loại hình tài liệu khác nhau (tài liệu thuyết minh, bản vẽ, bản tính toán,v.v... ). Trong đó thuyết minh báo cáo địa chất có giá trị hơn các loại tài liệu phụ lục, tài liệu nguyên thuỷ. Các tài liệu phụ lục, tài liệu nguyên thủy dùng để minh họa cho báo cáo chính cho nên trong các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia không cần bảo quản những tài liệu này.
Hầu hết các tài liệu trắc địa và bản đồ được bảo quản vĩnh viễn trong kho lưu trữ đo đạc – bản đồ Nhà nước. Khi xác định giá trị tài liệu trắc địa thường căn cứ vào tiêu chuẩn nội dung, cấp độ đo đạc (cấp I, cấp II, III, IV). Những bộ tài liệu trắc địa nào cấp độ đo đạc lớn thì giá trị hơn cấp độ đo đạc nhỏ.
Cấp độ đo đạc của tài liệu trắc địa thể hiện nội dung của tài liệu trắc địa, mức độ tỉ mỉ và chi tiết cụ thể, mức độ chính xác của số liệu trắc địa. Vì thế những tài liệu đo đạc cấp IV thì bao giờ cũng chính xác hơn tài liệu đo đạc cấp I, cấp II. Với lý do đó tài liệu đo đạc trên một vùng lãnh thổ thì được bảo quản đối với tài liệu được đo đạc chính xác. Nhưng ở những vùng lãnh thổ mới tiến
hành đo đạc được các số liệu ở mức độ số I mà chưa có các số liệu đo đạc cấp độ lớn hơn thì trong các lưu trữ ngành, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia phải bảo quản tài liệu đo đạc cấp I.
Khi xác định giá trị tài liệu bản đồ thường căn cứ vào tỷ lệ, phương pháp thành lập tài liệu. Những bản đồ tỷ lệ lớn thì có giá trị hơn bản đồ tỷ lệ nhỏ hoặc tỷ lệ trung bình. Những bản đồ được lập bằng những phương pháp tiên tiến đúng quy phạm Nhà nước thì có giá trị hơn những bản đồ thành lập bằng những phương pháp thủ công. Bản đồ địa hình, bản đồ chuyên đề có giá trị lịch sử, dùng để nghiên cứu quá trình thay đổi bề mặt trái đất, tình hình kinh tế xã hội ở từng khu vực, quốc giav.v... Vì vậy, các bản đồ được do vẽ đúng quy phạm Nhà nước đều phải bảo quản ở các lưu trữ ngành và ở TTLTQG.