II. Những nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu KHKT
1. Những tiêu chuẩn riêng dùng để xác định giá trị tài liệu XDCB
Tài liệu KHKT ngành xây XDCB có ý nghĩa thực tiễn, lịch sử, khoa học và các ý nghĩa khác. Những tài liệu XDCB còn có ý nghĩa thực tiễn phục vụ nghiên cứu, quản lý công trình phải bảo quản ở các kho lưu trữ cơ quan tư vấn thiết kế, thi công công trình, phê chuẩn và sử dụng công trình. Những bộ thiết kế của những công trình đang tồn tại thì nó được bảo quản ở các kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan tư vấn thiết kế, thi công, phê duyệt và sử dụng công trình. Những bộ thiết kế được phê chuẩn nhưng không được thi công thì có hai
trường hợp : Nếu bộ thiết kế không được thi công vì lỗi thời về mặt kỹ thuật thì không cần bảo quản ở kho lưu trữ cơ quan tư vấn thiết kế. Trong bộ thiết kế này có những bộ phận không bị lỗi thời về kỹ thuật có thể sử dụng để thiết kế những công trình khác thì bộ phận đó được giữ lại ở kho lưu trữ cơ quan tư vấn thiết kế; các bộ phận khác lỗi thời về kỹ thuật thì loại ra. Trường hợp thứ hai là những bộ thiết kế đã phê chuẩn nhưng chưa được thi công vì các lý do khác như chiến tranh, thiếu vật tư thiết bị, thiếu vốn… thì phải giữ lại ở các kho lưu trữ cơ quan tư vấn thiết kế, cơ quan phê duyệt công trình để chờ đợi khi nào có điều kiện sẽ tiến hành thi công. Đối với những bộ thiết kế không được phê chuẩn vì lỗi thời về kỹ thuật thì phần lớn loại ra khỏi kho lưu trữ. Riêng những bộ thiết kế tuy bị lỗi thời về kỹ thuật nhưng thấy cần thiết để giúp các nhà thiết kế rút kinh nghiệm về sau thì có thể được giữ lại ở kho lưu trữ cơ quan tư vấn thiết kế. Những bộ thiết kế không được phê chuẩn vì lý do đã áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật mới tiên tiến mà trong điều kiện đất nước chưa thể thi công được thì bộ thiết kế ấy được bảo quản ở kho lưu trữ kỹ thuật cơ quan tư vấn thiết kế ra nó. Đối với những bộ thiết kế bị gián đoạn thì khi xác định giá trị cần phải xem xét; nếu công trình trong tương lai vẫn tiếp tục thiết kế thì tài liệu đó phải giữ lại chờ đợi thiết kế tiếp ở kho lưu trữ cơ quan tư vấn thiết kế nó. Nếu trong tương lại công trình không được thiết kế nữa thì tài liệu đó loại ra. Những bộ thiết kế đó có thể sử dụng từng bộ phận cho những bộ thiết kế khác thì tài liệu thiết kế các bộ phận đó cần giữ lại ở kho lưu trữ cơ quan tư vấn thiết kế. Những bộ thiết kế bị gián đoạn vì lỗi thời về kỹ thuật, không có tác dụng tham khảo thì loại ra khỏi kho lưu trữ.
Những bộ thiết kế công trình XDCB không còn ý nghĩa thực tiễn trong việc nghiên cứu thiết kế công trình mới, quản lý và sử dụng công trình, làm căn cứ để thi công công trình thì không cần bảo quản nó ở kho lưu trữ kỹ thuật cơ quan mà chuyển vào TTLTQG nếu nó còn ý nghĩa lịch sử. Tất nhiên, những bộ thiết kế đó mà không còn ý nghĩa lịch sử thì loại ra khỏi các kho lưu trữ. Các bộ thiết kế công trình xây dựng cơ bản có ý nghĩa lịch sử được biểu hiện chủ yếu ở nội dung của nó. Vì thế muốn xác định chính xác giá trị của những bộ
thiết kế này phải căn cứ vào tiêu chuẩn nội dung. Tiêu chuẩn nội dung đã được trình bày ở phần tiêu chuẩn chung xác định giá trị tài liệu. Đối với tài liệu XDCB còn những biểu hiện riêng biệt như : Những công trình xây dựng thể hiện đường lối xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật chủ nghĩa xã hội của Đảng và Nhà nước. Những bộ thiết kế của các công trình xây dựng thể hiện đặc điểm kiến trúc xây dựng của các dân tộc Việt Nam trong từng giai đoạn phát triển của lịch sử từ trước tới nay. Những bộ thiết kế của các công trình xây dựng phản ánh các khuynh hướng kiến trúc xây dựng, phản ánh sự tiến bộ khoa học kỹ thuật xây dựng, tính chất độc đáo của công trình,v.v...
Tài liệu các công trình XDCB được thiết kế theo từng giai đoạn : thiết kế cơ bộ, thiết kế kỹ thuật, thiết kế tổ chức thi công. Các giai đoạn thiết kế cũng là một tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu xây dựng cơ bản. Những bộ thiết kế còn ý nghĩa thực tiễn được bảo quản hoàn chỉnh tài liệu tất cả các giai đoạn thiết kế trong kho lưu trữ của cơ quan tư vấn thiết kế ra nó, cơ quan quản lý, cơ quan sử dụng công trình, cơ quan thi công công trình. Kho lưu trữ của cơ quan phê duyệt công trình không cần bảo quản hoàn chỉnh tài liệu của cả bộ thiết kế do cơ quan đó phê duyệt. Thông thường kho lưu trữ cơ quan phê duyệt công trình chỉ bảo quản tài liệu về dự án tiền khả thi, dự án khả thi, luận chứng kinh tế kỹ thuật, thiết kế sơ bộ những công trình do cơ quan đó phê duyệt. Những bộ thiết kế có ý nghĩa lịch sử bảo quản trong các TTLTQG gia cần thiết phaỉ bảo quản hoàn chỉnh hay không còn là vấn đề nghiên cứu. Việc bảo quản trong các TTLTQG gia toàn bộ tài liệu các giai đoạn thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công của các công trình là không hợp lý. Bời vì làm như vậy sẽ tăng khối lượng tài liệu bảo quản trong kho, gây khó khăn kinh phí mà lượng thông tin thấp. Có thể loại ra khỏi kho lưu trữ những bản vẽ chi tiết tiêu chuẩn, hoặc những chi tiết không quan trọng mà trong thực tế dựa vào các bản vẽ khác để phục hồi lại được.