Những tài liệu KHKT hết mọi giá trị hiện hành mà không còn giá trị lịch sử thì lưu trữ cơ quan, TTLTQG phải làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Nội dung thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
2. Những tài liệu thuộc diện tiêu hủy phải được thống kê vào mục lục
có tên gọi là mục lục tài liệu tiêu huỷ.
Mục đích của mục lục này là giúp cơ quan quản lý chặt chẽ những tài liệu KHKT đã được tiêu hủy, làm bằng chứng quy định trách nhiệm khi có sự sai sót trong việc tiêu hủy tài liệu.
Cấu tạo mục lục có 4 cột : Số thứ tự, tên tài liệu (ghi rõ số, ngày, tác giả và nội dung), lý do tiêu hủy và ghi chú.
Đơn vị để thống kê vào mục lục này là văn bản hoặc hồ sơ, đơn vị bảo quản; không được thống kê theo đơn vị bó, cặp tài liệu.
Lưu trữ cơ quan phải thống kê đầyđủ tài liệu dự định tiêu hủy.
3. Cơ quan phê duyệt việc tiêu hủy tài liệu: Lập hội đồng xác định giá
trị tài liệu để tư vấn cho thủ trưởng cơ quan về việc tiêu hủy những tài liệu hết giá trị mà cấp dưới đã trình lên.
Thủ trưởng cơ quan ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan. Nhiệm vụ của Hội đồng là họp và xem xét lại toàn bộ các tài liệu dự định tiêu hủy đã được lưu trữ thống kê vào mục lục. Biên bản cuộc họp của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan có đầy đủ chữ ký của các thành viên. Biên bản này được trình lên thủ trưởng cơ quan để đưa vào hồ sơ phê duyệt hủy tài liệu hết giá trị.
4. Thủ trưởng cơ quan phê duyệt ra quyết định tiêu hủy tài liệu theothẩm quyền. Quyết định tiêu hủy tài liệu của thủ trưởng cơ quan phải dựa trên thẩm quyền. Quyết định tiêu hủy tài liệu của thủ trưởng cơ quan phải dựa trên
tờ trình của cấp dưới, mục lục tài liệu đề nghị tiêu hủy và biên bản Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực thi sau khi có đầy đủ các thủ tục nêu trên. Lưu trữ cơ quan và cán bộ bảo vệ trực tiếp thực hiện việc tiêu hủy tài liệu.
5. Cách thức tiêu hủy tài liệu: Tài liệu KHKT được tiêu hủy bằng cách
để phân hủy thành bột giấy. Phương pháp tiêu hủy bằng cách cắt vụn giầy bằng máy. ở các cơ quan sử dụng máy hủy tài liệu để tiêu hủy. Đối với những cơ quan tiêu hủy ít tài liệu mới dùng phương pháp này.
Những cơ quan ở xa nhà máy giấy có thể sử dụng phương pháp đốt tài liệu hết giá trị. Nhưng phải đặc biệt chú ý đến vấn đề ô nhiễm môi trường và chống hỏa hoạn.
Khi tiêu hủy tài liệu phải có biên bản, có chữ ký những người thực hiện.
6. Lập hồ sơ hủy tài liệu: Mỗi đợt tiêu hủy tài liệu đều lập thành hồ sơ
cẩn thận. Hồ sơ được bảo quản ở cơ quan ít nhất 20 năm. Nội dung hồ sơ gồm:
a) Tờ tình về việc xin hủy tài liệu hết giá trị. b). Danh sách tài liệu hết giá trị.
c). Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị.
d). Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của người có thầm quyền. đ). Biên bản tiêu hủy tài liệu.