Công tác thu thập tài liệu lưu trữ khí tượng – thủy văn (KT-TV) được tiến hành ở lưu trữ hiện hành của các đài KT-TV, đài khí tượng cao không, Trung tâm KT-TV biển, viện nghiên cứu KT-TV... ); đồng thời tiến hành ở lưu trữ của Trung tâm tư liệu KT-TV quốc gia (gọi là lưu trữ lịch sử ngành).
1. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ KT-TV ở các lưu trữ hiện hành
Các lưu trữ hiện hành của KT-TV thu thập tài liệu do đơn vị sản sinh ra hàng ngày và những số liệu lưu trữ thuộc những địa phận lân cận Đài. Đó là các loại tài liệu như :
- Khí tượng bề mặt - Khí tượng nông nghiệp - Khí tượng cao không - Mưa
- Khí tượng hải văn - Thủy văn.
V.v...
Các lưu trữ hiện hành của KT-TV thu thập tài liệu gốc, tài liệu thứ cấp (tài liệu đã chỉnh biên) và những tài liệu chuyển khoản khác.
Công tác thu thập tài liệu lưu trữ KT-TV được tiến hành hàng ngày, thường xuyên giữa cán bộ lưu trữ với các đơn vị và cá nhân trong các đài, trạm.
2. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ KT-TV ở lưu trữ lịch sử ngành
Lưu trữ lịch sử ngành KT-TV tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu KT-TV từ các đài khu vực, Trung tâm Quốc gia dự báo KT-TV, Đài khí tượng cao không, Trung tâm KT-TV biển, Viện nghiên cứu KT-TV, v.v...
Theo pháp lệnh khai thác và bảo vệ công trình KT-TV Chủ tịch nước công bố ngày 2/12/1994; quy chế giao nộp, lưu trữ, bảo quản và khai thác tư liệu KT-TV của Tổng cục KT-TV ban hành ngày 6/9/1997 thì các loại tài liệu lưu trữ KT-TV do các Đài KT-TV và các đơn vị khác được thu thập ở lưu trữ hiện hành phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử ngành toàn bộ tài liệu gốc, một bản chính tài liệu thứ cấp, một bản chính tư liệu chuyên khảo của ngành.
Tài liệu lưu trữ KT-TV được thu thập trực tiếp giữa cán bộ lưu trữ của các Đài khu vực và các đơn vị khác với cán bộ lưu trữ của lưu trữ lịch sử ngành hoặc tiếp nhận tài liệu qua đường bưu điện.
Tất cả công việc thu thập, bàn giao tài liệu lưu trữ KT-TV đều được lập biên bản bàn giao và mục lục thống kê tài liệu giao nộp từng đợt giữa hai bên giao và nhận.