II. Những nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu KHKT
3.Nguyên tắc tính toàn diện: Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu
KHKT cần phải quán triệt nguyên tắc tính toàn diện và tổng hợp.
Theo quan điểm chủ nghĩa Mác – Lênin thì mỗi sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy đều có mối liên hệ với nhau. Muốn đánh giá mỗi sự vật, hiện tượng nói chung thì cần phải xem xét sự vật, hiện tượng đó trong mối quan hệ, tác động với những hiện tượng, sự vật khác, phân tích các mối quan hệ chằng chéo với nhau để tìm ra bản chất của sự vật hiện tượng đó. Lê nin nói: Muốn thật sự hiểu được sự vật cần phải nhìn bao quát và nghiên cứu tất cả các mặt, tất cả các mối liên hệ với sự vật đó. Chúng ta không thể làm được điều đó một cách đầy đủ, nhưng sự cần thiết phải xem xét tất cả các mặt sẽ đề phòng cho chúng ta khỏi phạm phải sai lầm và sự cứng nhắc.
Theo nguyên tắc này thì muốn xác định chính xác giá trị của tài liệu KHKT cần phải xem xét phân tích nó trên nhiều góc độ khác nhau. Muốn xác định giá trị của bất kỳ tài liệu nào cũng phải xem xét ý nghĩa và vai trò, vị trí của tài liệu đó trong xã hội và trong các ngành khoa học kỹ thuật, trong phạm vi cơ quan sản sinh ra tài liệu; xem xét vai trò của cơ quan sản sinh ra tài liệu trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước và từng ngành khoa học kỹ thuật. Có những tài liệu chỉ có giá trị đối với một ngành khoa học kỹ thuật, nhưng cũng có những tài liệu có giá trị đối với nhiều ngành khác nhau cho nên khi xác định giá trị bất cứ tài liệu nào cũng phải nghiên cứu giá trị của nó đối với các ngành hoạt động trong xã hôị nói chung. Phạm vi giá trị của tài liệu KHKT có trường hợp chỉ có giá trị trong một địa phương nhưng có trường hợp lại có giá trị đối với nhiều địa phương hoặc toàn quốc. Vì thế khi phân tích giá trị của tài liệu phải lý giải rõ ràng giá trị của nó đối với từng địa phương như thế nào và giá trị trên phạm vi toàn quốc như thế nào. thực tế cho thấy khi xác định giá trị tài liệu còn phải phân tích để thấy được những tài liệu naò có giá trị hiện tại, những tài liệu nào hiện tại ít có giá trị nhưng trong tương lai nó lại có giá trị to lớn. Nguyên tắc tính toàn diện và tổng hợp trong xác định giá trị tài liệu KHKT còn đòi hỏi người xác định giá trị phải biết vận dụng nhiều phương pháp khoa học của các ngành khoa học khác nhau để xem xét giá trị của tài liệu. Đáng chú ý
nhất là cần vận dụng các phương pháp khoa học của sử liệu học, văn kiện học, thông tin học v.v... Như vậy, khi xác định giá trị tài liệu phải vận dụng nhiều tiêu chuẩn mới có thể phân tích chính xác giá trị của tài liệu; Nếu khi xác định giá trị tài liệu chỉ tuyệt đối hóa một tiêu chuẩn nào đó cũng sẽ dẫn đến sai lầm.
Ba nguyên tắc xác định giá trị tài liệu KHKT nêu trên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau cho nên khi xác định giá trị tài liệu phải vận dụng tổng hợp các nguyên tắc đó một cách sáng taọ, linh hoạt.
Ngoài các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa phương pháp luận đã nêu khi xác định giá trị tài liệu còn phải vận dụng các tiêu chuẩn chung để xác định giá trị các loại tài liệu KHKT. Ngoài những tiêu chuẩn chung này khi xác định giá trị tài liệu KHKT mỗi ngành còn có những tiêu chuẩn riêng biệt. Các tiêu chuẩn xác định giá trị riêng biệt cho tài liệu của các ngành sẽ trình bày ở phần sau. Những tiêu chuẩn chung để xác định giá trị tài liệu KHKT hiện nay còn có những ý kiến chưa hoàn toàn thống nhất. Thực tiễn Việt Nam cho thấy rằng khi xác định giá trị tài liệu KHKT cần phải vận dụng các tiêu chuẩn chung như sau:
1. Tiêu chuẩn nội dung tài liệu
Nội dung tài liệu nói lên bản chất của nó, vì thế đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất để xem xét giá trị của tài liệu. Nội dung những tài liệu KHKT nào phản ánh những vấn đề có ý nghĩa khoa học, lịch sử, thực tiễn và các ý nghĩa khác thì những tài liệu đó có giá trị cần phải được bảo quản để khai thác lâu dài. Những tài liệu có nội dung phản ánh những tư tưởng KHKT mới của các ngành khoa học, tư tưởng đó có ảnh hưởng đến sự phát triển của ngành khoa học đó và các ngành khác; tư tưởng đó mang lại hiệu quả kinh tế kỹ thuật đóng góp cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, được các Hội đồng khoa học công nhận và trao giải thưởng thì đó là những tài liệu có giá trị cao.
Nội dung những tài liệu KHKT như trên cần phải được lưu trữ vĩnh viễn để phục vụ lâu dài cho xã hội.
Những tài liệu KHKT tuy không có giá trị khoa học, không có tư tưởng mới, khám phá mới trong khoa học; nhưng nó được sử dụng thường xuyên để phục vụ quản lý KHKT, khai thác sử dụng cho công việc hàng ngày thì những tài liệu đó phải được bảo quản ở cơ quan cần sử dụng nó.
Ví dụ : Đồ án thiết kế cầu Chương Dương (Hà Nội) tuy xét về mặt sáng tạo KHKT xây dựng cầu không có gì mới, nhưng hiện tại cầu thường xuyên phải sửa chữa, bảo dưỡng cho nên toàn bộ tài liệu thiết kế của nó phải lừu trữ để sử dụng hàng ngày.
Muốn phân tích chính xác giá trị của tài liệu cần đọc kỹ nội dung của nó. Những tài liệu KHKT nội dung không còn giá trị khoa học, lịch sử, thực tiễn và các giá trị khác thì không cần phải bảo quản, loại ra để làm thủ tục tiêu hủy.
2. Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm sản sinh ra tài liệu
Bất kỳ tài liệu KHKT nào cũng ghi thời gian và địa điểm sản sinh ra nó. Khi xác định giá trị tài liệu KHKT cần chú ý đến những tài liệu sản sinh ra trong những thời kỳ có các sự kiện lịch sử trọng đại của đất nước. Ví dụ : Những tài liệu khoa học kỹ thuật được thiết kế chế tạo các loại vũ khí trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp để giành độc lập dân tộc từ 1946 – 1954. Những tài liệu KHKT này đều phải giữ lại bảo quản vĩnh viễn. Tài liệu này nói lên tinh thần lao động sáng tạo khắc phục khó khăn của các chiến sĩ quân giới trong việc chế tạo vũ khí.
Đối với các ngành KHKT, khi xác định giá trị tài liệu cần phải chú ý đến những tài liệu sản sinh ra trong những thời kỳ đánh dấu những mốc lịch sử phát triển của ngành khoa học kỹ thuật.
Ví dụ : Học thuyết về di truyền, lai tạo các giống loài trong sinh học đã đánh dấu mốc phát triển nhảy vọt trong lịch sử phát triển sinh học. Dựa trên cơ sở học thuyết này nhiều giống loài, cây con mới đã ra đời mang lại hiệu quả to lớn trong sản xuất và đời sống. Vì thế, tài liệu khoa học phản ánh nội dung học thuyết quan trọng này phải được bảo quản để nghiên cứu lâu dài.
Những tài liệu KHKT sản sinh trong những thời kỳ lịch sử mà hiện nay tài liệu bảo quản trong các kho lưu trữ số lượng quá ít ỏi thì nhà nước áp dụng quy định về mốc cấm tiêu hủy những tài liệu sản sinh trong thời kỳ đó. ở nước ta theo Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về việc thành lập Phông Lưu trữ Quốc gia nước Cộng hòa XHCN Việt Nam quy định “Đối với những hồ sơ tài liệu lưu trữ từ năm 1954 trở về trước không được tiêu hủy” (điều 8).
Trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc xã hội chủ nghĩa những tài liệu KHKT sản sinh ra trong thời gian nội dung gắn liền với những đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước về xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật của chủ nghĩa xã hội, về đường lối cách mạng KHKT, về đường lối khoa học quân sự, v.v… đều là những tài liệu có giá trị về nhiều mặt : chính trị, lịch sử, thực tiễn cho nên những tài liệu này phải bảo quản vĩnh viễn.
Cùng với tiêu chuẩn thời gian sản sinh ra tài liệu thì tiêu chuẩn địa điểm sản sinh ra tài liệu cũng được vận dụng trong khi xác định giá trị và tài liệu KHKT. Những tài liệu KHKT sản sinh ra ở những nơi đã diễn ra các sự kiện lịch sử đánh dấu bước phát triển mới của mỗi ngành KHKT là những tài liệu cần được chú ý trong khi xác định giá trị của nó. Bởi vì trong KHKT thường có những ngành mũi nhọn, phát triển có truyền thống ở một số địa phương hoặc một số quốc gia nhất định. Ví dụ: Trong y học nước ta có nhiều công trình khoa học có giá trị như dùng phương pháp châm cứu đề gây mê khi giải phẫu chữa những căn bệnh nguy hiểm. Kết quả nghiên cứu này trước hết là ở Viện châm cứu Việt Nam, cho nên tài liệu nghiên cứu về châm cứu ở Viện này cần được bảo quản đầy đủ và tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn sẽ nhiều hơn ở nơi khác.
3. Tiêu chuẩn tài liệu trùng
Tiêu chuẩn tài liệu trùng áp dụng trong khi xác định giá trị tài liệu KHKT thường có hai loại: Loại thứ nhất là tài liệu có nội dung bị bao hàm trong những tài liệu khác. Khi xác định giá trị tài liệu nếu khẳng định chính xác là tài liệu đã bị bao hàm thì loại nó ra không cần lưu trữ. Tuy nhiên, có trường hợp tài liệu bị bao hàm
thì cần bảo quản cả tài liệu bao hàm và tài liệu bị bao hàm đó. Ví dụ : Bảo quản bản vẽ chi tiết hoa văn hình con rồng và bản vẽ bộ phận mái nhà của công trình xây dựng đền Khải thánh - Quốc tử giám ở Hà Nội.
Loại thứ hai là tài liệu trùng toàn bộ nội dung với tài liệu khác. Loại tài liệu này do các cơ quan in ra nhiều bản. Khi xác định giá trị tài liệu KHKT nếu gặp loại tài liệu trùng toàn bộ nội dung thì giải quyết bằng cách bảo quản bản chính còn các bản sao thì loại ra. Riêng những tài liệu trùng, nhưng trên đó có ghi lại những ý kiến của các nhà khoa học nổi tiếng thì khi xác định giá trị cần phải nghiên cứu kỹ và có thể giữ lại bảo quản tài liệu đó.
Nhưng tài liệu trùng có thể đưa vào phòng tư liệu để khai thác, hoặc để bổ sung vào những bộ tài liệu chưa đầy đủ.
4. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
Tác giả của tài liệu lưu trữ KHKT có thể là một tập thể (tổ, đội, phòng v.v… ) hoặc một cá nhân. Những tài liệu lưu trữ KHKT do các nhà khoa học nổi tiếng sản sinh ra thường có giá trị, cho nên khi xác định giá trị những tài liệu đó phải có sự chú ý để xem xét giá trị của nó. Có những tài liệu KHKT nội dung không quan trọng lắm nhưng do những nhà khoa học nổi tiếng, lỗi lạc sản sanh ra thì khi xác định giá trị cần phải giữ lại để giúp cho việc nghiên cứu toàn diện các tư tưởng KHKT của tác giả đó, hoặc thành lập phông lưu trữ của các nhà khoa học v.v...
Những tài liệu lưu trữ KHKT do các cơ quan, các tổ chức có vị trí quan trọng trong hệ thống các cơ quan hoạt động KHKT thường được chú ý trong khi xác định giá trị của nó. Những tài liệu KHKT của các viện nghiên cứu khoa học ở trung ương thường có giá trị hơn các viện nghiên cứu của địa phương.
5. Tiêu chuẩn mức độ chính xác của tài liệu
Mức độ chính xác của tài liệu lưu trữ KHKT thể hiện ở hình thức bản thảo, bản chính, bản gốc, bản sao; Bản chính là bản được thành lập từ bản gốc có chữ ký chính thức của những người có thẩm quyền, có đóng dấu ướt và đầy
đủ các thể thức khác. “Bản gốc là bản thảo cuối cùng của tài liệu khoa học kỹ thuật”. Bản sao là bản được in từ bản chính.
Khi xác định giá trị tài liệu KHKT trong kho lưu trữ chỉ có một bộ tài liệu mà nội dung của nó có giá trị thì cần phải bảo quản theo đúng thời hạn mà nội dung của nó quy định không kể đến tài liệu đó là bản chính hay bản sao. Trường hợp trong kho lưu trữ có hai bộ tài liệu trở lên thì bộ tài liệu bản chính được bảo quản theo đúng thời hạn của nó, còn các bộ tài liệu không phải bản chính thì loại ra. ở những kho lưu trữ có những bộ tài liệu không có bản chính thì phải chọn bộ tài liệu sao nào tốt nhất bảo quản theo đúng thời hạn của nó, còn những bộ tài liệu sao khác thì loại ra. Trong những bộ tài liệu nếu thiếu một số bản chính thì được phép dùng bản sao bổ sung cho bộ tài liệu đó được hoàn chỉnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thông thường khi xác định giá trị tài liệu KHKT các tài liệu là bản thảo thì không cần bảo quản. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp khi xác định giá trị có giữ lại bản thảo. Đó là bản thảo của những bộ tài liệu do các nhà khoa học nổi tiếng sản sinh ra. Những bản thảo này có thể giúp các nhà nghiên cứu thấy được quá trình lao động sáng tạo của các nhà khoa học, hoặc làm sáng tỏ những đặc điểm trong quá trình nghiên cứu, tư duy, tác phong lao động của nhà khoa học. Trường hợp thứ hai là bản thảo của những bộ tài liệu có ý nghĩa khoa học lịch sử và thực tiễn to lớn. Những bản thảo này tuy đã có bản chính nhưng được giữ lại để giúp những người nghiên cứu thấy được lịch sử vấn đề, những bài học kinh nghiệm trong khi nghiên cứu vấn đề đó.
Đối với những tài liệu có giá trị nhưng kho lưu trữ không còn bản chính, bản sao thì phải dùng bản thảo để thay thế; khi nào sưu tầm được bản chính hoặc bản sao thì mới loại bản thảo ra khỏi kho lưu trữ.
6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh tài liệu trong từng bộ tài liệu KHKT
Những bộ tài liệu KHKT nếu các tài liệu của nó không được bảo quản hoàn chỉnh thì khi xác định giá trị cần phải lưu ý đến các trường hợp như sau: Nếu tài liệu có nội dung không quan trọng đáng lẽ loại ra, nhưng vì nó ở trong
bộ tài liệu không được bảo quản đầy đủ cho nên chưa xác định được giá trị cuả bộ tài liệu đó thì phải nâng giá trị của những tài liệu đó lên để sau này đánh giá lại. Trường hợp thứ hai, nếu những tài liệu có nội dung quan trọng ở trong bộ tài liệu không được bảo quản hoàn chỉnh thì tài liệu đó phải giữ lại bảo quản để chờ khi nào thu thập đầy đủ bộ tài liệu đó sẽ quy định thời hạn bảo quản. Trường hợp thứ ba, những tài liệu có nội dung không quan trong ở trong bộ tài liệu không được bảo quản hoàn chỉnh mà bộ tài liệu đó không có khả năng thu thập đầy đủ thì những tài liệu hiện có không cần thiết bảo quản.
Khi xác định giá trị tài liệu KHKT cũng vận dụng các tiêu chuẩn: tình trạng vật lý của tài liệu, đặc điểm ngôn ngữ, nghệ thuật, kỹ thuật và hình thức trình bày, hiệu lực pháp lý của tài liệu. Nội dung các tiêu chuẩn này đã được trình bày ở chương xác định giá trị tài liệu của sách giáo khoa lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ do khoa Lưu trữ ghọc và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn biên soạn.