Tổ chức khoa học công tác xác định giá trị tài liệu KHKT giúp chúng ta quy định chính xác giá trị tài liệu, tạo điều kiện tăng năng suất lao động trong khi xác định giá trị tài liệu và bảo đảm giá trị pháp lý của những kết quả công tác xác định giá trị tài liệu.
Nội dung của việc tổ chức xác định giá trị tài liệu gồm: thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu, phương pháp tiến hành xác định giá trị tài liệu và thủ tục loại tài liệu hết giá trị ra khỏi kho lưu trữ.
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu khoa học kỹ thuật
Hội đồng xác định giá trị tài liệu là tổ chức có chức năng tư vấn cho thủ trưởng cơ quan quyết định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ và các bộ tài liệu KHKT. Thành phần hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu được quy định như sau:
a) Ở cơ quan trung ương gồm có
- Chánh văn phòng đại diện Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ hoặc thủ trưởng các đoàn thể nhân dân: Chủ tịch Hội đồng.
- Đại diện Cục trưởng Cục Lưu trữ : Uỷ viên
b) ở cấp khu, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gồm có
- Chánh văn phòng UBND tỉnh, thành phố đại diện ủy ban nhân dân: Chủ tịch Hội đồng.
- Đại diện cơ quan có hồ sơ tài liệu lưu trữ : Uỷ viên - Phụ trách kho lưu trữ khu, tỉnh, thành phố : Uỷ viên.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thành lập. ở nước ta chưa có văn bản của nhà nước quy định thành phần hội đồng xác định giá trị tài liệu KHKT. Thành phần hội đồng xác định giá trị tài liệu do điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ đã nêu trên vận dụng để xác định giá trị tài liệu KHKT thì không phù hợp. Bởi vì tài liệu khoa học kỹ thuật có đặc điểm riêng, nội dung của nó chỉ có những cán bộ chuyên môn về ngành KHKT đó mới hiểu được, mới phân tích chính xác giá trị của tài liệu.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu KHKT ở lưu trữ kỹ thuật cơ quan được thành lập theo quyết định của thủ trưởng cơ quan đó. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm những cán bộ chuyên môn giỏi và không quá 5 người. Chủ tịch Hội đồng thông thường là một trong những cán bộ lãnh đạo cơ quan (phó giám đốc phụ trách về công tác chuyên môn). Thuyết minh giá trị tài liệu là trưởng phòng kỹ thuật nghiệp vụ cán bộ chuyên môn của ngành có tài liệu đưa ra xác định giá trị; phụ trách lưu trữ kỹ thuật cơ quan là thư ký của hội đồng và cán bộ đại diện của Cục Lưu trữ Nhà nước nếu cơ quan trung ương, cán bộ đại diện trung tâm lưu trữ tỉnh nếu cơ quan địa phương.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập và hoạt động trong từng thời gian nhất định. Sau khi hoàn thành công việc thì hội đồng sẽ giải tán.
2. Phương pháp tiến hành xác định giá trị tài liệu khoa học kỹ thuật
Mỗi bộ tài liệu KHKT là đơn vị dùng để xác định giá trị tài liêu. Để xác định chính xác giá trị từng bộ tài liệu, các thành viên của hội đồng phải đọc kỹ nội dung và những đặc điểm của các tài liệu trên cơ sở đó đối chiếu với các
nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu chung và riêng biệt cho từng loại tài liệu, căn cứ vào bản thời hạn bảo quản tài liệu KHKT để quy định thời hạn bảo quản cho từng bộ tài liệu và từng hồ sơ. Các thành viên của hội đồng xác định giá trị sau khi phân tích kỹ giá trị của tài liệu thì kiến nghị thời hạn bảo quản cho tài liệu đó. Những tài liệu nào được các thành viên hội đồng nhất trí với nhau về thời hạn bảo quản thì ghi lên bìa hồ sơ. Những tài liệu nào các thành viên trong hội đồng không nhất trí với nhau về giá trị thì chủ tọa biểu quyết và lấy ý kiến đa số, khi có những khó khăn nào đó trong việc xác định thời hạn bảo quản của những tài liệu riêng biệt thì phải tập trung các cán bộ chuyên môn của những ngành khoa học có liên quan để xem xét cho ý kiến.
Công tác xác định giá trị tài liệu được tiến hành đầu tiên cho những loại tài liệu KHKT thuộc diện chuyển vào các TTLTQG, sau đó xác định những tài liệu đã hết thời hạn bảo quản trong các kho lưu trữ cơ quan. Những tài liệu KHKT có ý nghĩa lịch sử được bảo quản vĩnh viễn thuộc diện chuyển vào các TTLTQG. Những tài liệu lưu trữ KHKT được bảo quản vĩnh viễn do Hội đồng xác định giá trị tài liệu thông qua và trình lên thủ trưởng cơ quan quyết định.
Những tài liệu thuộc diện loại ra khỏi kho lưu trữ và những tài liệu thuộc diện còn giá trị thực tiễn cần bảo quản ở lưu trữ kỹ thuật cơ quan được lập thành hai bản mục lục riêng. Cả ba loại mục lục tài liệu đó cùng với biên bản xác định giá trị tài liệu làm đúng thủ tục và chuyển lên cấp có thẩm quyền phê chuẩn. Những tài liệu thuộc diện loại ra khỏi kho lưu trữ sau khi đã được cơ quan thẩm tra đánh giá phê chuẩn thì có thể dùng để làm tư liệu, hoặc đưa vào nhà máy làm bột giấy.