---
I. Khái niệm và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu khoahọc kỹ thuật học kỹ thuật
Công tác xác định giá trị tài liệu KHKT là một trong những công tác quan trọng khó khăn của công tác lưu trữ tài liệu KHKT ở nước ta. Bởi vì nhờ có công tác xác định giá trị tài liệu chúng ta mới xác định chính xác giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn của các tài liệu KHKT, quy định chính xác thời hạn bảo quản cho từng đơn vị bảo quản, từng bộ tài liệu KHKT. Nhờ có công tác xác định giá trị tài liệu chúng ta mới phân biệt được các loại giá trị khác nhau của các tài liệu KHKT. Nhận biết những tài liệu có giá trị cần bảo quản vĩnh viễn trong các TTLTQG, những tài liệu chỉ có giá trị bảo quản trong một thời gian nhất định, sau đó tiêu hủy. Đồng thời, thông qua công tác xác định giá trị mới có cơ sở để loại ra khỏi kho lưu trữ những tài liệu KHKT không cần thiết phải bảo quản. Kết quả của công tác xác định giá trị tài liệu sẽ giúp cho các kho lưu trữ tài liệu KHKT bảo quản khối lượng tài liệu ít nhưng có giá trị tối ưu phục vụ thông tin khai thác tài liệu thuận lợi, hiệu quả. Sai lầm của công tác xác định giá trị tài liệu sẽ dẫn đến việc tiêu hủy các tài liệu có giá trị, làm tổn hại đến lợi ích của Nhà nước khó mà sửa chữa lại được; hoặc làm tăng lên khối lượng tài liệu KHKT trong các kho lưu trữ gây nên sự lãng phí về sức người, cơ sở vật chất để bảo quản khối tài liệu không giá trị.
Xác định giá trị tài liệu KHKT là nghiên cứu giá trị tổng hợp và giá trị từng mặt của tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho các tài liệu đó.
Mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu KHKT là : bảo đảm thu thập đầy đủ vào các kho lưu trữ cơ quan, các TTLTQG những tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử, thực tiễn. Đồng thời phát hiện những tài liệu đã mất hết các giá trị không cần phải bảo quản.
Những quan niệm cho rắng xác định giá trị tài liệu là để loại bỏ những tài liệu không có giá trị ra khỏi kho lưu trữ là chưa chính xác. Bời vì quan niệm như vậy rất dễ dẫn đến sai lầm loại bỏ những tài liệu còn giá trị ra khỏi kho lưu trữ, hoặc hạ thấp giá trị của tài liệu KHKT.
Để xác định chính xác và thống nhất về giá trị của tài liệu KHKT cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ cần phải ban hành các quy định về xác định giá trị tài liệu; ban hành các bản thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ KHKT nói chung và hướng dẫn các ngành, các cơ quan hoạt động KHKT ban hành bản kê những tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật thuộc diện giao nộp vào các kho lưu trữ. Những tài liệu nghiệp vụ đó rất quan trọng để hướng dẫn các kho lưu trữ tiến hành xác định giá trị tài liệu. ở nước ta hiện nay Cục Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan quản lý công tác lưu trữ khác chưa ban hành các tài liệu nghiệp vụ hướng dẫn công tác xác định giá trị tài liệu KHKT.Vì vậy việc xác định giá trị tài liệu KHKT gặp nhiều khó khăn.
Muốn xác định chính xác giá trị của tài liệu KHKT cần nghiên cứu quán triệt các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị áp dụng chung cho tất cả các loại tài liệu KHKT, đồng thời nghiên cứu các tiêu chuẩn xác định giá trị của tài liệu từng ngành khoa học-kỹ thuật riêng biệt. Sau đây lần lượt nghiên cứu các nguyên tắc và các tiêu chuẩn đó.