Hội đồng thành viên gồm các thành viên, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Hội đồng thành viên là tổ chức chỉ định người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên. Hội đồng thành viên có kỳ họp mỗi năm ít nhất một lần. Hội đồng thành viên bầu ra Chủ tịch hội đồng thành viên và chỉ định Tổng Giám Đốc điều hành Công ty.
Phó giám đốc phát triển khu dịch vụ hội nghị
quốc tế và sân golf TỔNG GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Phó giám đốc phát triển khu vui chơi giải trí
Phó giám đốc phát triển khu resort Phòng Kế hoạch Quản lý dự án Phòng Tài chính Kế toán Phòng Thiết kế Xây dựng Phòng Hành chính Nhân sự Giám đốc khu du lịch
Tổng Giám Đốc là người điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình.
Phó Tổng Giám Đốc thường trực, chịu sự điều hành trực tiếp của Tổng Giám Đốc, chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động thường ngày của công ty thuộc về hành chính và pháp lý. Có thể thay mặt Tổng Giám Đốc xử lý các công việc được ủy quyền.
Phó Tổng Giám Đốc phụ trách tài chính, chịu sự điều hành trực tiếp của Tổng Giám Đốc, chịu trách nhiệm điều hành và quản lý phòng Tài Chính – kế toán. Có thể thay mặt Tổng Giám Đốc xử lý các công tác tài chính theo ủy quyền.
Phó Tổng Giám Đốc phụ trách xây dựng, chịu sự điều hành trực tiếp của Tổng Giám Đốc, chịu trách nhiệm các công tác xây dựng của Công ty.
Giám Đốc Khu Du Lịch: Chịu sự điều hành trực tiếp của Ban Tổng Giám Đốc, chịu trách nhiệm điều hành các công tác điều hành kinh doanh của khu vui chơi giải trí, resort, khu hội nghị và sân golf. Chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp lên Ban Tổng Giám Đốc.
Các phòng ban: Chịu sự điều hành trực tiếp của Ban Tổng Giám Đốc.
2.2 Thực trạng công tác quản trị chi phí tại Công ty TNHH Hoàn Cầu Nha Trang
Hiện nay, Công ty TNHH Hoàn Cầu Nha Trang đang hoạt động các lĩnh vực sau: - Tiếp tục hoàn thành các giai đoạn đầu tư các hạng mục Sân Golf 18 lỗ, Câu Lạc Bộ Golf, Resort 5 sao, Khu biệt thự trung tâm hội nghị quốc tế, khu Villas golf.
- Điều hành hoạt động kinh doanh Khu sân golf, sân tập golf, khu vui chơi, khu Resort và khu trung tâm hội nghị.
2.2.1 Công tác quản trị chi phí trong hoạt động đầu tư dự án tại Công ty TNHH Hoàn Cầu Nha Trang
2.2.1.1 Quy trình thanh toán tại Công ty TNHH Hoàn Cầu Nha Trang
(1) (2)
(5) (4) (3)
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình thanh toán của Công ty TNHH Hoàn Cầu Nha Trang
Yêu cầu mua hàng Bảng so sánh giá Hợp đồng kinh tế
Tạm ứng Hợp đồng Nhận hàng
Giải thích quy trình:
(1) Từ dự toán ban đầu, bộ phận kỹ thuật lập yêu cầu mua hàng được duyệt chuyển đến bộ phận cung ứng vật tư. Bộ phận vật tư tiến hành lấy báo giá của các nhà cung cấp lập bảng so sánh các chỉ tiêu về giá cả, chất lượng vật tư, phương thức thanh toán, phương thức giao hàng, chế độ bảo hành, phương thức vận chuyển và uy tín của nhà cung cấp,… để trình lãnh đạo duyệt chọn nhà cung cấp phù hợp yêu cầu nhất. Trước khi trình lãnh đạo duyệt, bộ phận cung ứng phải chuyển bảng so sánh giá để kế toán xác minh lại các thông tin và thương lượng thêm về giá cả và phương thức thanh toán nếu chưa phù hợp hợp với quy định của công ty.
(2) Sau khi được duyệt, bảng so sánh giá được chuyển cho bộ phận lập hợp đồng tiến hành lập hợp đồng chuyển cho đối tác thống nhất các điều khoản và tiến hành trình ký hợp đồng. Trường hợp nhà cung cấp yêu cầu chỉnh sửa hay thêm một số điều khoản thì bộ phận lập hợp đồng chuyển cho các bộ phận liên quan thương lượng lại. Ví dụ chuyển cho kế toán nếu có chỉnh sửa phương thức thanh toán, chuyển cho bộ phận kỹ thuật nếu có chỉnh sửa những vấn đề liên quan đến giao hàng, kỹ thuật hay bảo hành,…
(3) Sau khi hợp đồng được ký kết, chuyển cho bộ phận kế toán tiến hành theo điều khoản thanh toán của hợp đồng như tạm ứng hợp đồng, thanh toán 100% hợp đồng hay làm thủ tục chuyển ngân hàng làm bảo lãnh thanh toán chuyển cho nhà cung cấp.
(4) Sau khi tạm ứng hợp đồng, bộ phận kế toán báo cho bộ phận cung ứng vật tư theo dõi việc giao nhận hàng.
(5) Trên biên bản nhận hàng phải có xác nhận của các bộ phận cung ứng vật tư, kỹ thuật, thủ kho và kế toán để đảm bảo đúng về chất lượng, số lượng và thông số kỹ thuật thì mới tiến hành thanh toán hết giá trị hợp đồng hoặc có những biện pháp làm việc với nhà cung cấp nếu đã thanh toán trước 100% đơn hàng. Tất cả đều căn cứ vào các thỏa thuận đã được cam kết trong hợp đồng kinh tế.
2.2.1.2 Thực tế thực hiện quy trình thanh toán ảnh hưởng đến công tác quản trị chi phí đầu tư dự án tại Công ty TNHH Hoàn Cầu Nha Trang trị chi phí đầu tư dự án tại Công ty TNHH Hoàn Cầu Nha Trang
- Hồ sơ dự toán các hạng mục xây dựng của Công ty luôn không đầy đủ và chính xác. Điều này gây khó khăn trong việc theo dõi, quản lý và quyết toán chi phí các hạng mục công trình của phòng kế toán. Điều này cũng gây khó khăn và thụ động trong việc
lên kế hoạch tài chính để đáp ứng kịp thời nguồn tiền, khó kiểm soát được giá cả do luôn phải chạy theo thực tế xây dựng công trình.
- Từ việc không chủ động về mặt tài chính dẫn đến việc nhiều hợp đồng thanh toán không đúng như những thỏa thuận đã ký kết. Điều này dẫn đến các hậu quả là tiến độ giao hàng chậm, không kịp tiến độ xây dựng; khó khăn trong việc tiếp tục hợp tác với nhà cung cấp trong việc lấy báo giá, thương lượng và ký kết các hợp đồng tiếp theo. Giá báo cho các lô hàng sau luôn rất cao do nhà cung cấp tính thêm chi phí chậm thanh toán. Do chậm thanh toán nên Công ty còn phải chịu chi phí phạt chậm thanh toán theo hợp đồng đã ký kết.
- Do quy trình kéo dài, qua nhiều khâu kiểm soát, xem xét và ràng buột với quy định của Công ty về việc tạm ứng hợp đồng không vượt quá 30% giá trị hợp đồng và lãi suất phạt không vượt quá lãi suất ngân hàng. Điều này dẫn đến việc giá cả thay đổi theo chiều hướng tăng lên từ khâu so sánh giá đến khi chính thức ký kết hợp đồng. Ngoài ra, do quy trình kéo dài còn dẫn đến việc hàng được báo giá đã được bán cho khách hàng khác nên thất bại trong việc ký kết hợp đồng hoặc phải chờ thêm thời gian dài để nhận lô hàng đó.
- Tài sản được sử dụng theo ý chủ quan, thuyên chuyển hoặc mua bán không đúng theo quy định, không hoặc thiếu chứng từ luận chuyển, mua bán tài sản gây nhiều khó khăn trong các khâu kiểm kê và hạch toán.
- Tiến độ thực hiện các dự án luôn không đúng theo kế hoạch. Điều này dẫn đến việc ứ đọng vốn và thiếu hụt vốn. Xây dựng không theo tiến độ, những vật tư đã mua về nhưng chưa cần dùng đến nên gây lãng phí trong việc sử dụng vốn vay để mua vật tư và các hạng mục chưa đến tiến độ lại làm trước làm thiếu hụt nguồn vốn. Tất cả các hoạt động này diễn ra do sự không thống nhất giữa ban lãnh đạo về tiến độ, kế hoạch và thay đổi một phần theo ý chủ quan.
- Hồ sơ xin phép xây dựng luôn đi sau công trình, điều này dẫn đến tên gọi hạng mục, kết cấu có thể thay đổi theo yêu cầu của nhà nước. Điều này cũng gây lãng phí và hồ sơ sổ sách của kế toán trở nên phức tạp do sử dụng nhiều tên gọi cho một hạng mục và sự thay đổi kế toán thường xuyên dẫn đến tình trạng người mới không thể nào nắm hết việc cũ.
- Một số bộ phận trong công ty hoạt động dẫm lên nhau do sự phân công không đồng nhất của các thành viên hội đồng quản trị. Điều này làm cho trách nhiệm, nhiệm vụ của các bộ phận đã được phân công trở nên rất lộn xộn.
2.2.1.3 Giải pháp đã được nêu ra và thực hiện
- Công ty đã xây dựng thời gian tối đa cho mỗi khâu giải quyết hồ sơ. Tùy theo loại vật tư, nhà cung cấp trong hay ngoài nước, số lượng và giá trị lô hàng, yêu cầu kỹ thuật sản xuất riêng biệt hay đặt hàng sản xuất sẵn… mà có những quy định về thời gian giải quyết khác nhau. Giải pháp này giúp cho các phòng ban nỗ lực hơn trong việc giải quyết hồ sơ và rút ngắn được hiệu quả thời gian luân chuyển chứng từ.
- Lập các dự toán tạm thời trong đó đầy đủ các hạng mục để từ đó xây dựng tiến độ xây dựng và lên kế hoạch tài chính để chủ đầu tư chủ động hơn trong việc điều động nguồn tài chính.
- Nghiêm túc thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng để giữ uy tín với khách hàng. Từ đó nhà cung cấp hợp tác tốt hơn trong việc cung cấp giá cả, hàng mẫu và các điều khoản khác. Khách hàng luôn cung cấp nhiều hơn một phương án thanh toán, mỗi phương án có một mức báo giá khác nhau. Thanh toán càng đúng hạn thì giá cả càng tốt hơn cho Công ty.
- Tổ chức tốt việc kiểm soát công tác nhận và kiểm tra chất lượng vật tư trước khi làm thủ tục thanh toán. Gắn trách nhiệm những bộ phận có liên quan để làm tốt hơn các khâu thực hiện hợp đồng.
2.2.2 Công tác quản trị chi phí trong hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Hoàn cầu Nha Trang
2.2.2.1 Báo cáo tài chính của Công ty TNHH Hoàn Cầu Nha Trang
Bảng 2.10 Bảng kết quả kinh doanh năm 2010, 2011, 201227
ĐVT: VNĐ
TT PHÂN LOẠI NĂM 2010 NĂM 2011 NĂM 2012
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 91.119.414.426 99.577.828.701 123.459.901.121 2 Các khoản giảm trừ DT - - - 3 DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 91.119.414.426 99.577.828.701 123.459.901.121 27
4 Giá vốn hàng bán 61.615.507.609 68.747.573.515 91.886.935.735 5 LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 29.503.906.817 30.830.255.186 31.572.965.386 6 DT hoạt động tài chính 164.996.242 201.554.818 286.136.137 7 Chi phí tài chính - - - 8 Chi phí bán hàng 4.115.998.400 4.464.692.698 4.415.974.207 9 Chi phí QLDN 18.262.959.390 18.758.165.232 19.138.099.086 10 Lợi nhuận thuần từ hoạt
động kinh doanh 7.289.945.269 7.808.952.074 8.305.028.230 11 Thu nhập khác 214.022.374 15.133.403 4.528.912 12 Chi phí khác 123.191.646 18.439.148 16.850.055 13 Lợi nhuận khác 90.830.728 (3.305.745) (12.321.143) 14 Tổng LN trước thuế 7.380.775.997 7.805.646.329 8.292.707.087 15 Chi phí thuế TNDN hiện hành 1.845.193.999 1.951.411.582 2.073.176.772 16 Lợi nhuận sau thuế 5.535.581.998 5.854.234.747 6.219.530.315 Nhận xét: Theo bảng báo cáo kết quả kinh doanh ở trên cho thấy hoạt động kinh doanh của Công ty qua các năm đều có hiệu quả. Nhưng từ đó để phân tích ra hoạt động kinh doanh nào thực sự lãi, hoạt động kinh doanh nào thật sự lỗ chưa được đề cấp đến. Vì vậy chủ đầu tư không thể quyết định được cần tăng thêm hay giảm đi chi phí của hoạt động kinh doanh để mang lại hiệu quả cao nhất.
Bảng 2.11 Bảng Cân đối kế toán năm 2010, 2011, 2012 28
ĐVT: VNĐ
TT TÀI SẢN NĂM 2010 NĂM 2011 NĂM 2012
A Tài sản ngắn hạn 480.923.829.846 575.848.829.475 1.682.052.598.170
I Tiền và các khoản
tương đương tiền 5.351.814.142 6.042.602.663 2.170.470.930
1 Tiền mặt tại quỹ 5.351.814.142 6.032.075.784 2.170.470.930 2 Các khoản tương
đương tiền - 10.526.879 -
28
II Các khoản tài chính ngắn hạn - 200.000.000 200.000.000 1 Đầu tư ngắn hạn - 200.000.000 200.000.000 III Các khoản phải thu ngắn hạn 451.927.710.058 538.193.427.272 1.639.928.343.370 1 Phải thu k.hàng - 8.472.315.626 2.468.517.061 2 Trả trước cho người bán - 67.771.319.406 84.871.075.408
3 Phải thu nội bộ
ngắn hạn 53.557.556.926 339.580.273.163 35.411.783.094 4 Các khoản phải thu khác 398.370.153.132 122.369.519.077 1.517.176.967.807 IV Hàng tồn kho 20.193.365.843 25.831.273.200 23.136.245.865 1 Hàng tồn kho 20.193.365.843 25.831.273.200 23.136.245.865 V TS n.hạn khác 3.450.939.803 5.581.526.340 16.617.538.005 1 Chi phí trả trước ngắn hạn 1.921.027.040 3.595.941.918 14.364.604.935 2 Thuế GTGT được khấu trừ 263.178.089 100.078.350 1.469.234.490 3 Các khoản thuế phải thu NN - 219.288.231 - 4 TS ngắn hạn khác 1.266.734.674 1.666.217.841 783.698.580 B Tài sản dài hạn 975.699.512.881 1.363.656.717.230 1.431.061.111.384 I Các khoản phải thu dài hạn - 100.000.000.000 100.000.000.000
1 Phải thu nội bộ
dài hạn - 100.000.000.000 100.000.000.000
II Tài sản cố định 945.136.909.653 1.241.178.455.462 1.321.701.537.591
1 TSCĐ hữu hình 226.069.094.762 381.548.171.612 381.803.669.503
- Nguyên giá 237.825.113.471 402.850.897.142 413.974.720.370 - GTHM lũy kế (11.756.018.709) (21.302.725.530) (22.171.050.867)
2 TSCĐ thuê tài chính - 15.990.000 15.990.000 - Nguyên giá - 15.990.000 15.990.000 - GTHM lũy kế - - - 3 TSCĐ vô hình 8.667.045.235 8.667.045.235 8.667.045.235 - Nguyên giá 8.667.045.235 8.667.045.235 8.667.045.235 - GTHM lũy kế - - - 4 Chi phí XDCBDD 710.400.769.656 850.947.248.615 921.214.832.853 III TS dài hạn khác 30.562.603.228 22.478.261.768 9.359.573.793 1 Chi phí trả trước dài hạn 30.562.603.228 22.478.261.768 9.340.537.279 2 TS dài hạn khác - - 19.036.514 Tổng cộng tài sản 1.456.623.342.727 1.939.505.546.705 3.113.113.709.554 NGUỒN VỐN A NỢ PHẢI TRẢ 806.548.360.328 1.132.329.443.855 927.958.359.145 I Nợ ngắn hạn 240.588.437.601 542.449.812.843 326.159.601.933 1 Vay và nợ NH 3.990.050.660 2.906.011.365 - 2 Phải trả người bán 143.688.794.413 55.274.514.190 24.158.356.170 3 Người mua trả tiền trước 17.503.159.775 25.782.877.991 25.450.283.022 4 Thuế và phải nộp nhà nước - 219.288.231 135.456.509 5 Phải trả CNV 2.005.491.771 3.054.815.126 870.912.600 6 Chi phí phải trả 116.467.733 20.896.563.254 21.427.823.254 7 Phải trả nội bộ - 390.796.640.965 178.049.617.996 8 Các khoản phải trả, phải nộp khác 73.284.473.249 43.519.101.721 76.067.152.382 II Nợ dài hạn 565.959.922.727 589.879.631.012 601.798.757.212 1 Phải trả dài hạn nội bộ - 100.000.000.000 100.000.000.000 2 Phải trả dài hạn - 80.873.800 -
khác 3 Vay và nợ dài hạn 565.959.922.727 489.779.922.727 501.779.922.727 4 Dự phòng trợ cấp mất việc làm - 18.834.485 18.834.485 B Vốn chủ sở hữu 640.702.751.965 807.176.102.850 2.185.158.350.409 I Vốn chủ sở hữu 650.074.982.399 807.176.102.850 2.185.158.350.409 1 Vốn đtư của CSH 650.074.982.399 802.938.820.094 802.938.820.094 2 Vốn khác củaCSH - - 1.377.000.000.000 3 Ch. lệch TGHĐ - (796.022.351) - 4 LN sau thuế 5.535.581.998 5.033.305.107 5.219.530.315 Tổng cộng nguồn vốn 1.456.623.342.727 1.939.505.546.705 3.113.116.709.554 2.2.2.2 Các chỉ số đánh giá tài chính
+ Suất sinh lời của vốn chủ sở hữu:
Ý nghĩa: Cứ 100 đồng vốn chủ sở hữu mang đi đầu tư thì thu được 0.86 đồng lợi nhuận cho năm 2010, 0.73 đồng lợi nhuận cho năm 2011 và 0.28 đồng lợi nhuận cho năm 2012. Điều này có thể được giải thích do Công ty đang trong giai đoạn tiếp tục đầu tư nên mức độ bỏ vốn ra nhiều trong khi mức độ tăng lợi nhuận qua các năm giảm.
Hệ số lãi ròng (P):
Ý nghĩa: Cứ 100 đồng doanh thu thì năm 2010 thu được 6.08 đồng lợi nhuận, năm, năm 2011 thu được 5.88 đồng lợi nhuận và năm 2012 thu được 5.04 đồng lợi nhuận. Điều này có thể được giải thích do Công ty đang trong giai đoạn xây dựng thương hiệu nên tốc độ tăng chi phí cao hơn tốc độ tăng của lợi nhuận.
Vòng quay tài sản (A):
Lãi ròng
ROE = x 100% Vốn chủ sở hữu
Kết quả: ROE 2010 = 0.86%, ROE 2011 = 0.73%, ROE 2012 = 0.28%
Lãi ròng
Hệ số lãi ròng (P) = x100% Doanh thu
Ý nghĩa: Cứ 100 đồng tài sản năm 2010 tạo ra 6.26 đồng doanh thu, năm 2011 tạo ra 5.13 đồng doanh thu và năm 2012 tạo ra 3.97 đồng doanh thu. Công ty đang quảng bá thương hiệu, chưa nhiều khách hàng nên tốc độ đầu tư tài sản nhiều trong khi tốc độ tăng doanh thu lại không theo kịp.