(Nguồn: Phòng Kỹ thuật Công ty Cổ phần Công nghiệp Biển Đông)
2.2.2 Quy trình thực hiện hoạt động đấu thầu của Công ty Các bước trong quy trình thực hiện :
Bước 1: Thu thập thông tin và tiếp thị
Người có nhiệm vụ tìm kiếm thông tin và thu thập thông tin về các dự án công trình, báo cáo lãnh đạo để làm các thủ tục pháp lý đăng ký dự thầu hoặc nhận thầu và phương án lựa chọn đối tác liên doanh, liên kết để tham gia dự thầu trong trường hợp cần thiết.
Công ty tìm kiếm thông tin về các dự án qua rất nhiều kênh khác nhau: qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua tờ thông tin về đấu thầu, trang web về đấu thầu của Nhà nước, …Ngoài ra nguồn thông tin và mối quan hệ của cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng rất quan trọng.
Bước 2: Đăng ký dự thầu, mua hồ sơ
Sau khi có được thông tin về gói thầu, Công ty sẽ tính toán xem có nên tham gia tranh thầu gói thầu đó không trên cơ sở tính toán một số chỉ tiêu và khả năng đáp ứng các yêu cầu của Công ty với các đối thủ cạnh tranh. Nếu Công ty nhận thấy có khả năng tham gia dự thầu thì phòng Kỹ thuật có trách nhiệm mua hồ sơ dự thầu và làm các thủ tục pháp lý đăng ký tham gia dự thầu.
Phòng Kỹ thuật đăng ký dự thầu và mua hồ sơ dự thầu xong sẽ giao hồ sơ dự thầu cho bộ phận đấu thầu nghiên cứu về các thông tin và các yêu cầu trong hồ sơ để lập báo cáo đưa lên cấp trên.
Bước 4: Phân công nhiệm vụ (giao việc)
- Trên cơ sở các yêu cầu của hồ sơ mời thầu và nguồn thông tin về dự án do Chủ đầu tư, các đối tác liên doanh, các đơn vị thành viên … cung cấp, lãnh đạo Công ty lãnh đạo trực tiếp Trưởng phòng Kỹ thuật tổ chức triển khai.
- Căn cứ vào yêu cầu của hồ sơ dự thầu, Trưởng phòng Kỹ thuật giao cho các bộ phận đấu thầu thực hiện theo bảng phân công nhiệm vụ và tiến độ thực hiện cụ thể của các cán bộ phòng Kỹ thuật và cử cán bộ đi khảo sát hiện trường.
Bước 5: Triển khai chi tiết
- Để có các thông tin về vị trí, địa hình, địa mạo công trình … tổ khảo sát thuộc phòng Kỹ thuật có nhiệm vụ phối hợp với các đối tác (nếu có) tiến hành thăm
quan hiện trường công trình theo lịch trình của Chủ đầu tư đưa ra.
- Dựa trên bản vẽ thiết kế kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu, nhóm kỹ thuật có trách nhiệm bóc tách khối lượng công việc cần làm.
- Trong quá trình làm hồ sơ dự thầu nếu có yêu cầu về tài liệu thì cần phải lập phiếu yêu cầu cung cấp thông tin.
- Cán bộ được phân công phụ trách lập đơn giá chi tiết cấu thành giá dự thầu…cũng như cán bộ phụ trách kỹ thuật biện pháp thi công tiến hành thu thập các thông tin từ đối tác để lựa chọn các giải pháp hợp lý nhất và báo cáo kịp thời với phụ trách bộ phận đấu thầu về tình hình thực hiện.
Bước 6: Kiểm tra hồ sơ, Trình duyệt nghiệm thu
Sau khi hoàn tất các phần công việc, phụ trách bộ phận sẽ kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ dự thầu báo cáo Trưởng phòng Kỹ thuật trình Giám đốc hoặc Phó giám đốc ký duyệt hồ sơ dự thầu.
Bước 7: Đóng gói, giao nộp và lưu trữ hồ sơ
- Sau khi ký duyệt xong, trưởng bộ phận cho nhân bản (nếu cần) và tổ chức đóng gói, niêm phong.
- Bộ phận đấu thầu thực hiện giao nộp Hồ sơ dự thầu cho đơn vị mời thầu theo quy định.
- Tiến hành lưu trữ hồ sơ tại Công ty.
Bước 8: Tham gia mở thầu
Sau khi nộp hồ sơ mời thầu theo quy định chờ đến thời điểm mà bên mời thầu công bố trong hồ sơ mời thầu, hội đồng xét thầu tổ chức mời đại diện Công ty có mặt để dự xét thầu.
Bước 9: Tiếp nhận và thông báo kết quả đấu thầu
- Trong trường hợp trúng thầu, lãnh đạo Công ty có trách nhiệm thương thảo hợp đồng và ký hợp đồng với chủ đầu tư. Sau đó phòng Kỹ thuật tiếp nhận kết quả và chuyển cho phòng kế hoạch.
- Trong trường hợp không trúng thầu thì kết quả mở thầu, các biên bản kiểm tra, hồ sơ lưu sẽ là cơ sở để tìm biện pháp khắc phục, phòng ngừa và tạo ra những ưu thế cạnh tranh, phòng Kỹ thuật sẽ thực hiện việc phân tích các nguyên nhân trượt thầu.
Trong quá trình lập hồ sơ dự thầu thì vấn đề bảo mật thông tin của Công ty là rất quan trọng vì nó đảm bảo tính cạnh tranh lành mạnh trong công tác đấu thầu.
Bộ phận đấu thầu không được phép cung cấp thông tin về giá, biện pháp tổ chức thi công cho những người không có trách nhiệm được biết.