Ngày nay, các thực hành sản xuất JIT ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới ở không chỉ lĩnh vực điện tử, ô tô, máy móc mà còn lan rộng ra các lĩnh vực dịch vụ khác. Mặc dù JIT đƣợc thực hiện đầu tiên ở môi trƣờng sản xuất có tính lặp lại, nhƣng ứng dụng sau này của nó vào môi trƣờng phân xƣởng gia công cũng không thể chối bỏ. Thậm chí, Ashton và Cook (1989) đã lý luận rằng JIT trở nên hiệu quả hơn trong môi trƣờng gia công theo đơn hàng hơn là trong môi trƣờng lắp ráp số lƣợng lớn. Tuy nhiên, quy mô và cách thức thực hiện các thực hành JIT lại khác nhau giữa môi trƣờng gia công và môi trƣờng sản xuất lặp lại. Phân xƣởng gia công không thực hiện Kanban, hệ thống kéo, lịch trình tổng thể có tính lặp lại, đặc biệt khi sản xuất những sản phẩm mang tính đặc thù. Monden (1983,1986,1989) đã quan sát và phân tích hệ thống sản xuất của Toyota và chỉ ra mƣời bốn thực hành JIT quan trọng bao gồm: Giảm thời gian cài đặt, Kích cỡ lô nhỏ, Phân phối JIT từ nhà
cung ứng, Cân bằng chất lượng từ nhà cung ứng, Nhân viên đa chức năng, Giải quyết vấn đề theo nhóm nhỏ, Đào tạo, Tuân thủ lịch trình hàng ngày, Lịch trình tổng thể có tính lặp lại, Bảo trì phòng ngừa, Bố trí thiết bị, Đơn giản hóa thiết kế sản phẩm, Kanban và Hệ thống kéo. Cùng với Monden, Schonberger, một trong
những nhà nghiên cứu đầu tiên về JIT, cũng đã xác định những thành phần JIT tƣơng tự nhƣ Monden (1982, 1983, 1984, 1986, 1987)
Trong giới hạn của bài nghiên cứu, dựa vào dữ liệu khảo sát vòng ba của dự án sản xuất kết quả cao (HPM) trong những năm 2003-2010, tác giả giới hạn vào việc nghiên cứu một số hoạt động thực hành JIT trong sản xuất, bao gồm: Lịch trình tổng thể cân bằng, Thiết kế nhà xƣởng JIT, Phân phối JIT từ nhà cung ứng, JIT liên kết với khách hàng, Hệ thống kéo, Nhân viên đa chức năng và Giảm thời gian cài đặt.
1.2.2.1. Lịch trình tổng thể cân bằng
Một trong những yêu cầu cốt lõi để tiếp cận hiệu quả Hệ thống sản xuất Toyota là kế hoạch sản xuất cần phải đƣợc cân bằng cả về sản lƣợng và sự đa dạng. Điều này đƣợc chi ra theo tiếng Nhật là heijunka, đƣợc diễn giải nhƣ là "bình chuẩn hóa".
Sản lƣợng thƣờng đƣợc đề cập đến các nhóm thuộc cùng dòng sản phẩm, cùng quy trình sản xuất. Còn yếu tố "đa dạng" đƣợc đề cập đến là những sản phẩm đặc trƣng hoặc theo đơn đặt hàng riêng biệt.
Vậy, Heijunka có thể đƣợc định nghĩa là sự cân bằng cả về chủng loại và sản lƣợng sản xuất trong khoảng thời gian cố định. Nó cho phép sản xuất đáp ứng hiệu quả các nhu cầu của khách hàng trong khi hạn chế đƣợc các lô lớn, và kết quả là tối thiểu hóa sự lƣu kho, chi phí sản xuất, nhân lực và thời gian sản xuất xuyên suốt toàn bộ chuỗi giá trị.
Lập lịch trình tổng thể cân bằng nhằm tạo ra một lịch trình sản xuất có tính lặp lại cố định theo khoảng thời gian nhất định nhằm cân bằng sản xuất không chỉ về sản lƣợng mà còn với sự đa dạng sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng.
1.2.2.2. Thiết kế nhà xưởng JIT
Việc thiết kế sản xuất theo dạng tế bào là một trong những nền tảng cho doanh nghiệp sản xuất muốn thực hiện JIT. Sản xuất dạng tế bào là một khái niệm nhằm làm tăng tính đa dạng trong sản xuất với sự hạn chế tối thiểu các lãng phí. Tế bào bao gồm các máy móc và khu vực làm việc đƣợc sắp xếp nhằm mục đích duy trì luồng sản xuất thông suốt và thúc đẩy sự tham gia của các bộ phận trong quá trình. Việc bố trí hợp lý con ngƣời và máy móc vào trong tế bào tạo lợi thế để đạt đƣợc mục tiêu JIT. Một trong những lợi thế của tế bào đó là khái niệm luồng đơn vị sản phẩm, đã chỉ ra rằng mỗi sản phẩm di chuyển thông qua quá trình bởi một đơn vị tại một thời điểm nhất định, với một tốc độ đƣợc xác định nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Yếu tố đa dạng sản phẩm chính là lợi thế thứ hai của sản xuất dạng tế bào. Khi khách hàng yêu cầu nhiều loại sản phẩm với thời gian giao hàng nhanh chóng, thì điều quan trọng đó là sự linh hoạt trong quá trình để đáp ứng đƣợc nhu cầu của họ. Sự linh hoạt này có thể đạt đƣợc dựa vào việc nhóm các sản phẩm tƣơng đồng vào cùng một dòng sản phẩm, do vậy chúng có thể đƣợc thực hiện trên cùng một thiết bị và trong cùng một quá trình sản xuất. Lợi ích khác liên quan đến việc sản xuất theo dạng tế bào bao gồm: giảm thời gian lƣu kho, giảm vận chuyển
và xử lý vật liệu, tận dụng không gian tốt hơn, giảm thời gian sản xuất, xác định sớm các nguyên nhân của lỗi của máy móc, cải thiện năng suất, nâng cao ý thức tập thể và giao tiếp (Abdullah Fawaz, 2003; Tanchoco, 1990).
1.2.2.3. Phân phối JIT từ nhà cung ứng
Các nhà sản xuất khi đóng vai trò là khách hàng thƣờng cố gắng để duy trì một lƣợng lƣu kho vừa đủ, thông thƣờng là đủ để không bị trống kho hoặc để giữ cho dây chuyền sản xuất luôn hoạt động. Thật sự là không có gì tồi tệ hơn cho nhà máy khi mà họ phải dừng hoạt động sản xuất do không đủ vật liệu. Theo đó, các nhà bán lẻ và bán buôn sẽ bị mất doanh số nhanh chóng nếu nhƣ sản phẩm không có sẵn trong kho thành phẩm. Mặt khác, lƣu giữ quá nhiều hàng tồn kho sẽ phát sinh chi phí. Các doanh nghiệp ngày nay rất lƣu tâm đến chi phí lƣu kho và tìm kiếm những nhà cung ứng có khả năng phân phối vừa đúng lúc (JIT), tức là các sản phẩm phải sẵn sàng ngay trƣớc khi khách hàng cần sử dụng.
Do vậy, mối quan hệ JIT giữa nhà sản xuất và nhà cung ứng yêu cầu rất nhiều sự tƣơng tác. Dƣới sự phân phối JIT, một số nhỏ các nhà cung ứng sẽ đƣợc lựa chọn và chứng nhận. Khi đó các nhà cung ứng này sẽ chịu trách nhiệm về kiểm định chất lƣợng vật liệu và phân phối theo các lô nhỏ vào thùng Kanban đƣợc chỉ định từ nhà sản xuất (McGraw –Hill, 2000; Voss, 1988).
Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) đóng một vai trò rất quan trọng để thực hiện phân phối JIT từ nhà cung ứng. EDI có thể hỗ trợ phân phối JIT bằng việc giảm thời gian thực hiện giao dịch và đáp ứng các nhu cầu đặc biệt của khách hàng thông qua chức năng đồng bộ các yêu cầu của khách hàng với sự luân chuyển nguồn vật liệu.
1.2.2.4. JIT liên kết tới khách hàng
Hệ thống JIT chỉ có thể đƣợc hoàn thiện và phát huy tối đa hiệu quả khi nó đƣợc đồng bộ với hệ thống sản xuất của khách hàng, hay nói cách khác, khách hàng phải tiếp nhận sự phân phối JIT từ nhà sản xuất. Điều này đòi hỏi các khách hàng tin cậy, có đơn đặt hàng đều đặn theo các lô nhỏ và có hệ thống JIT quản lý luồng nguyên vật liệu đầu vào.
Tƣơng tự nhƣ sự liên kết với các nhà cung ứng (luồng trên), JIT liên kết với khách hàng cũng đƣợc thực hiện thông qua hệ thống JIT, hỗ trợ bởi hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) và đƣợc liên kết bởi hệ thống kéo. Đối với nhà sản xuất, yêu cầu đặt ra là cần cải thiện hệ thống giao vận để đảm bảo giao hàng vừa kịp lúc với lịch trình sản xuất của khách hàng. Một trong những giải pháp hiệu quả đƣợc áp dụng trên thế giới nhằm nâng cao khả năng giảo hàng đó là nhà phân phối sẽ xây dựng những kho hàng của mình tại địa điểm gần với nhà máy khách hàng, hoặc tại những nút hợp lý để thuận tiện cho việc điều phối nguyên vật liệu cho nhiều khách hàng trong khu vực.
1.2.2.5. Hệ thống kéo
Hệ thống sản xuất JIT sử dụng khái niệm đƣợc biết đến là “Hệ thống kéo” nhu cầu của khách hàng, tức là tín hiệu sản xuất đƣợc phát đi sau khi có lệnh đặt hàng. Và kết quả là, sản phẩm sẽ kéo sự hoạt động của dây chuyền lắp ráp, theo đó kéo các dây chuyền trƣớc đó với những sản phẩm cần thiết, số lƣợng cần thiết và trong khoảng thời gian cần thiết (Toyota Production system, Monden, 1998). Toàn bộ quá trình này đƣợc điều phối bởi hệ thống Kanban, đƣợc sử dụng đề quản lý luồng di chuyển các sản phẩm theo lô nhỏ và liên tục.
Kanban là hệ thống thông tin đƣợc sử dụng để kiểm soát số lƣợng các sản phẩm đƣợc sản xuất trong mọi công đoạn. Loại Kanban phổ biến nhất là “Kanban rút”, trong đó quy định số lƣợng mà công đoạn tiếp theo sẽ kéo công đoạn phía trƣớc, và “Kanban sản xuất” chỉ định số lƣợng phải sản xuất bởi công đoạn trƣớc. Kanban cung ứng là một loại khác của Kanban đƣợc sử dụng giữa nhà cung ứng và nhà sản xuất dƣới sự phân phối JIT. Để thực hiện tốt điều này, nhà cung ứng cần phải hiệu chỉnh các lô phân phối truyền thống thành các lô kích thƣớc nhỏ hơn. Và các thẻ Kanban sẽ đƣợc xoay vòng giữa nhà phân phối và nhà sản xuất.
Bằng cách sử dụng hệ thống kéo thông qua thẻ Kanban, kích thƣớc lô nhỏ và sự hạn chế lƣu kho sẽ có thể đạt đƣợc. Dƣới hệ thống sản xuất JIT, nguyên vật liệu thô,
bán thành phẩm và sản phẩm hoàn thiện sẽ đƣợc duy trì lƣu kho ở mức nhỏ nhất, từ đó loại bỏ đƣợc nguồn lãng phí do lƣu kho.
1.2.2.6. Nhân viên đa chức năng
Nhân viên đa chức năng đóng một vai trò rất quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động quản trị JIT. Nếu nhƣ trong hệ thống cổ điển, việc đào tạo nhân viên chỉ đƣợc thực hiện trong phạm vi hẹp, thì trong hệ thống JIT nó đƣợc thực hiện thông qua việc đào tạo mở rộng cho các nhân viên trên các máy móc khác nhau và với các chức năng khác nhau. Hơn nữa, các nhân viên này không chỉ đƣợc đào tạo cách để thao tác công việc, mà còn đƣợc đào tạo về chất lƣợng và bảo trì các vấn đề trong quá trình hoạt động. Nhìn chung, nhân viên đa chức năng hiếm khi nhàn rỗi, mà họ còn có thể linh hoạt thay đổi chức năng hoạt động để đáp ứng sự thay đổi nhu cầu, cải thiện năng suất và khả năng xử lý công việc tại nơi làm việc. Nhân viên đa chức năng rất cần thiết khi thực hiện sản xuất dạng tế bào, đặc biệt khi sử dụng các nguyên tắc làm việc theo nhóm. Tuy nhiên phƣơng pháp này có hạn chế là mất nhiều thời gian và chi phí đào tạo để cho ra những nhân viên đa năng đủ khả năng đáp ứng yêu cầu hệ thống.
1.2.2.7. Giảm thời gian cài đặt
Thời gian cài đặt chính là khoảng thời gian dành cho việc chuẩn bị thực hiện công việc. Trong sản xuất, thời gian cài đặt chính là khoảng thời gian trôi qua khi một đơn vị cuối của một mẻ đã hoàn thành và chuẩn bị sản xuất đơn vị đầu tiên của mẻ tiếp theo. Việc giảm thời gian cài đặt trở thành một nhân tố quan trọng của tƣ duy tinh gọn trong nhiều năm qua. Ngoài ra nó có thể mang đến những tác động tích cực trong hoạt động của nhà máy nhƣ sau: kích cỡ lô sẽ giảm xuống, giảm lƣu kho, giảm chi phí nhân công cài đặt, tăng năng lực thiết bị tại nút cổ chai, loại bỏ các phế phẩm cài đặt, giảm những vấn đề chất lƣợng tiềm ẩn và lỗi thời.
Sáng kiến giảm thời gian cài đặt có lẽ đƣợc đề xuất đầu tiên bởi Shigeo Shingo, với kinh nghiệm nhiều năm làm tƣ vấn cho Toyota và nhiều công ty sản xuất khác, đã phát triển phƣơng pháp phân tích và giảm thời gian chết cho công đoạn cài đặt
khuôn lên các máy ép cỡ lớn. Với phƣơng pháp này, ông đặt tên là SMED tức là thay đổi khuôn chỉ trong đơn vị phút và tạo nên một sự cải tiến đáng kinh ngạc thời điểm đó. Các bƣớc để giảm thời gian cài đặt bao gồm:
- Bƣớc 1: Xác định và đo lƣờng việc cài đặt nội bộ và bên ngoài. Cài đặt nội bộ là công đoạn mà phải thực hiện trong khi máy hoặc hoạt động sản xuất bị dừng, tƣơng tự nhƣ thời gian ngừng máy. Cài đặt bên ngoài là công việc có thể đƣợc thực hiện khi máy đang chạy. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bƣớc 2: Phân tách các hoạt động cài đặt nội bộ và cài đặt bên ngoài.
- Bƣớc 3: Chuyển đổi việc cài đặt nội bộ sang cài đặt bên ngoài. Càng nhiều giai đoạn cài đặt, quyết định, hiệu chỉnh hoặc bất kì vấn đề gì có thể thực hiện ở công đoạn bên ngoài càng tốt. Và cuối cùng là, bất kì bƣớc cài đặt nào phải thực hiện khi máy đang ngừng đều có thể thực hiện khi máy đang chạy.
- Bƣớc 4: Hạn chế thời gian để thực hiện các nhiệm vụ nội bộ nhằm tránh thời gian phải ngừng hoạt động.