- Mua hàng phát sinh thừa : Công Ty đưa vào khoản thu nhập bất thường, trong
e) Ví dụ minh hoạ :
Ví dụ 1 : Mua hàng nhập kho bình thường
Ngày 25/04/2005 theo hoá đơn giá trị gia tăng số 0001358 Công Ty TNHH TM MêKông ký hợp đồng mua của Công Ty TNHH CN và TM Bình Hiền 400 bếp gas Sakura SA-772F, đơn giá 470.000 đồng/cái (VAT 10% trên giá mua), Hàng về nhập kho đủ, Công Ty đã thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt (hóa đơn GTGT kèm
Nợ TK156 : 400 x 470.000 = 188.000.000 Nợ TK1331 : 18.800.000
Có TK1111 : 206.800.000
Ví dụ 2 : Mua hàng nhập kho được giảm giaù
Ngày 01/04/2005 theo hoá đơn giá trị gia tăng số 0002812 Công Ty TNHH TM MêKông ký hợp đồng mua của Công Ty TNHH Đầu Tư và TM MêKông (36 Tăng Bạt Hổ, Quận Hai Bà Trưng , Hà Nội) 30 cái máy nước nóng SH-0504, đơn giá 400.000 đồng/cái và 10 cái bếp gas PA-25RB-1 đơn giá 430.000 đồng/cái (VAT 10% trên giá mua )tiền hàng chưa thanh toán, bên bán có trách nhiệm chuyển hàng đến cho Công Ty. Hàng về nhập kho đủ.
Hai ngày sau Công Ty phát hiện thấy 5 cái máy nước nóng bên bán giao kém chất lượng, không đúng như trong hợp đồng qui định, Công Ty đã yêu cầu bên bán giảm giá đối với số hàng này với số tiền được giảm là 30.000 đồng/ cái (hóa đơn GTGT kèm theo).
Kế toán ghi :
Nợ TK156 : 16.300.000
Nợ TK 1331 : 1.630.000
Có TK331 : 17.930.000
Đối với lượng hàng kém phẩm chất, được giảm giá, kế toán ghi :
Nợ TK331 : 165.000
Có TK156 : 5 x 30.000 = 150.000 Có TK1331 : 15.000
Ví dụ 3 : Mua hàng được hưởng chiết khấu thanh toán
Ngày 25/01/2005 theo hoá đơn GTGT số 004110 Công Ty TNHH TM MêKông mua hàng của Trung Tâm Điện Thoại Di Động (trực thuộc CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG NGHIỆP TỔNG HỢP & CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC THỐT NỐT), địa chỉ : 89 Võ Văn tần, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ, với số lượng như sau :
+ Thẻ Mobi(MG100.000đ) số lượng 500 thẻ, đơn giá 90.909đ/thẻ + Thẻ Mobi(MG200.000đ) số lượng 200 thẻ, đơn giá 181.818đ/thẻ +Thẻ Mobi(MG300.000đ) số lượng 200 thẻ, đơn giá 272.727/thẻ
Bên bán cho Công Ty hưởng chiết khấu thanh toán với trị giá 9.280.000 đồng (hóa đơn GTGT kèm theo)
Kế toán ghi :
Nợ TK156 : 136.363.500
Nợ TK1331 : 13.636.500
Có TK331 : 150.000.000 Chiết khấu thanh toán được hưởng :
Nợ TK331 : 9.280.000
+ Phiếu nhập kho : CÔNG TY TNHH TM MÊKÔNG 781/C9 Lê Hồng Phong(nốidài), P.12, Q.10, TP.HCM PHIẾU NHẬP KHO Ngày 1 tháng 4 năm 2005 Số : PN146 Người giao hàng :
Đơn vị : Công Ty TNHH Đầu Tư và TM MêKông Địa chỉ : 36 Tăng Bạt Hổ, Quận Hai Bà Trưng , Hà Nội Số hóa đơn : 0002812 Seri : AA/2004-T Ngày 01/04/2005 Nội dung : Nhập mua hàng hợp đồng 0002812
Tài khoản có : 331 – Phải trả cho người bán
Mã
kho Tên vật tư TK ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
781C9 781C9 -Máy nước nóng SH-0504 - Bếp gas PA-25RB-1 ……… 156 156 Cái Cái 30 10 400.000 430.000 12.000.000 4.300.000 Tổng cộng tiền hàng Chi phí Thuế giá trị gia tăng
16.300.000 0 1.630.000 Tổng cộng tiền thanh toán 17.930.000
Bằng chữ : Mười bốn triệu bốn trăm mười nghìn đồng chẵn
NGƯỜI GIAO HAØNG NGƯỜI NHẬN HAØNG
Nhập ngày …. tháng …. Năm ….
THỦ KHO
CÔNG TY TNHH TM MÊKÔNG
781/C9 Lê Hồng Phong(nd), P.12, Q.10, TP HCM
SỔ CÁI TAØI KHOẢNTài khoản : 156 – Hàng hóa Tài khoản : 156 – Hàng hóa
Từ ngày 01/04/2005 đến ngày : 30/04/2005
Số dư nợ đầu kỳ : 2.155.150.982
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
01/0425/04 25/04
PN01PN36 PN36
Cty TNHH Đầu Tư và TM MêKông
Cty TNHH CN & TMại Bình Hiền ……… Nhập mua hàng Nhập mua hàng 331 331 16.300.000 188.000.000 Tổng số phát sinh nợ : 1.778.924.881 Tổng số phát sinh có : 2.085.392.264 Số dư cuối kỳ : 1.848.683.599 Ngày…… tháng …… năm 2005 KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Ký, họ tên) NGƯỜI GHI SỔ(Ký, họ tên)
1.1.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp a) Phương thức, thủ tục, chứng từ : a) Phương thức, thủ tục, chứng từ :
* Phương thức mua hàng :
Công Ty nhập hàng theo giá CIF
Phương thức thanh toán : Chủ yếu là phương thức tín dụng ( L/C – Letter of credit). Ngoài ra, Công Ty cũng sử dụng phương thức điện chuyển tiền (T/T – Telegraphic Transfer) nhưng không thường xuyên.
+ Phương thức tín dụng chứng từ : Sau khi thỏa thuận mua hàng, ký vào hợp đồng mua hàng, bộ phận tài chính thực hiện các thủ tục chứng từ gửi cho ngân hàng để xin mở L/C . Bộ chứng từ gồm :
• Sales contract
• Giấy xin mở L/C
+ Phương thức điện chuyển tiền (T/T) : ..0.Sau khi thỏa thuận mua hàng, ký vào hợp đồng mua hàng, bộ phận kế toán công nợ thực hiện các thủ tục chứng từ gửi cho ngân hàng để mua ngoại tệ thực hiện việc thanh toán cho nhà cung cấp. Bộ chứng từ gồm :
• Sales contract
•Giấy đề nghị thanh toán
•Giấy đề nghị mua ngoại tệ
Việc lựa chọn phương thức thanh toán L/C hay T/T là tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa Công Ty với nhà cung cấp và giá trị lô hàng mà Công Ty nhập để lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp . Phương thức thanh toán T/T được Công Ty áp dụng trong trường hợp nhà cung cấp nước ngoài là đối tác quen thuộc của Công Ty và phương thức này cũng thường được áp dụng đối với những lô hàng có giá trị thấp. Thông thường hàng nhập khẩu của Công Ty không thực hiện bán chuyển thẳng mà tiến hành nhập kho rồi sau đó mới bán.
* Thủ tục, chứng từ :
Phòng kinh doanh có trách nhiệm tìm nguồn hàng nhập và tìm đối tác tiêu thụ. Công việc này do nhân viên kinh doanh của phòng đảm nhận. Sau khi thỏa thuận mua hàng với nhà cung cấp nước ngoài, phòng kinh doanh tiến hành lập phương án kinh doanh cho chuyến hàng. Phương án này phải được thông qua bởi trưởng phòng và phải trình cho giám đốc ký duyệt. Nếu được sự chấp thuận của giám đốc, thì phòng kinh doanh sẽ nhanh chóng hoàn thành các thủ tục để nhập khẩu lô hàng và tiến hành soạn thảo hợp đồng .
+ Các qui trình thực hiện việc nhập khẩu : - Ký kết hợp đồng kinh tế
- Mở L/C
- Giao nhận hàng hóa nhập khẩu - Kiểm tra hàng nhập khẩu
- Làm thủ tục khai báo hải quan, đóng thuế nhập khẩu - Thanh toán cho nhà cung cấp
Trên cơ sở hợp đồng đã ký kết giữa Công Ty với nhà cung cấp nước ngoài, nếu hợp đồng qui định trả tiền bằng L/C thì Công Ty phải làm đơn xin mở L/C đưa đến ngân hàng ngoại thương. Đơn xin mở L/C phải do giám đốc ký duyệt hoặc được người ủy quyền hợp pháp, thời gian mở L/C nếu hợp đồng không qui định thì phụ thuộc vào thời hạn giao hàng. Công Ty căn cứ vào các điều khoản hợp đồng nhập khẩu tiến hành lập “giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu”, kèm theo bản sao hợp đồng gửi đến ngân hàng ngoại thương cùng với 2 ủy nhiệm chi : 1 ủy nhiệm chi trả thủ tục phí cho ngân hàng, 1 uỷ nhiệm chi về việc mở L/C .
Trường hợp Công Ty không có số dư ở tài khoản ngoại tệ thì phải làm hợp đồng tín dụng xin vay ngoại tệ để ký quỹ mở L/C. Tại Công Ty thì việc ký quỹ mở L/C không bao giờ lớn hơn 20% trị giá của hợp đồng.
Sau khi hoàn thành việc mở L/C, ngân hàng mở L/C sẽ gởi L/C sang ngân hàng của người thụ hưởng để họ xem xét.
Tu chỉnh L/C :
Công Ty thực hiện việc tu chỉnh L/C (nếu có) sau khi đã thỏa thuận với bên bán bằng văn bản, Công Ty sẽ gởi đơn xin tu chỉnh L/C và các phụ lục hợp đồng có liên
Bên bán tiến hành giao hàng theo đúng hợp đồng và ngân hàng bên bán sẽ chuyển bộ chứng từ liên quan đến lô hàng mà Công Ty sẽ nhận được từ bên bán cho ngân hàng mà Công Ty ký quỹ mở L/C. Bộ hồ sơ chứng từ về nhập khẩu hàng gồm :
• Hợp đồng thương mại (Commercial contact) –Đính kèm theo
• Hoá đơn thương mại (Commercial invoice ) – Đính kèm theo
• Phiếu đóng gói ( Packing list ) – Đính kèm theo
• Tờ kê chi tiết ( Speciffication)
• Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L ) – Đính kèm theo
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin )
• Giấy chứng nhận số lượng (Quality certificate )
• Giấy chứng nhận số lượng (Quantity certificate )
• Hoá đơn bảo hiểm ( Insurance invoice ), hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate ) nếu có.
•Tờ khai hàng hóa nhập khẩu
• Các chứng từ có liên quan khác như : Giấy báo nợ, phiếu mua ngoại tệ …