- Phiếu mua ngoại tệ : Do ngân hàng lập khi Công Ty mua ngoại tệ
2) Nhận xét và kiến nghị cụ thể về công tác kế toán mua bán hàng và phân tích nghiệp vụ bán hàng tại Công Ty
nghiệp vụ bán hàng tại Công Ty
Về phương thức, thủ tục, chứng từ kế toán sử dụng trong quá trình mua bán hàng:
Công Ty nhập khẩu hàng theo giá CIF, bên bán sẽ là người thuê phương tiện vận tải, người bán sẽ không chịu rủi ro, tổn thất cũng như chí phí phát sinh sau khi hàng được giao hẳn qua lan can tàu cho người chuyên chở. Công Ty sẽ trực tiếp nhận hàng từ người chuyên chở, vì vậy nếu người chuyên chở không đáng tin cậy thì Công Ty sẽ gặp rủi ro về hàng hóa. Nếu khi Công Ty nhận hàng mà phát hiện hàng hóa không phù hợp với những qui định trong hợp đồng mua bán thì Công Ty có quyền khiếu nại nhưng thời gian làm thủ tục rất lâu và rườm rà, Công Ty sẽ phải tốn rất nhiều chi phí. Vậy theo em Công Ty nên nhập hàng theo giá FOB , điều này sẽ giúp Công Ty chủ động trong việc thuê phương tiện chuyên chở, tránh tình trạng rủi ro, tổn thất về hàng hóa, ổn định được nguồn hàng nhập.
Việc bán hàng Công Ty thực hiện theo hai phương thức bán hàng tại kho và chuyển hàng, đây là hai phương thức tốn kém rất nhiều chi phí, do đó theo em Công Ty nên thực hiện thêm phương thức bán hàng chuyển thẳng tức là hàng mua về không đem nhập kho mà được chuyển bán thẳng, theo phương thức này Công Ty sẽ không phải tốn thêm khoản chi phí thuê kho bãi chứa hàng hay chi phí vận chuyển hàng về nhập kho.
Đối với việc nhận hàng và vận chuyển, khi có hao hụt mất mát xảy ra đôi khi cán bộ mua hàng không có biên bản xác minh sự việc xảy ra, và việc kiểm nhận háng hóa chưa được thực hiện một cách nghiêm túc, đôi khi cán bộ nhận hàng chỉ kiểm nhận qua loa. Công Ty nên qui định chặt chẽ hơn về trách nhiệm vận chuyển cho cán bộ nhận hàng, vận chuyển hàng.
Là một Công Ty kinh doanh thương mại Công Ty có rất nhiều các chứng từ, sổ sách liên quan đến hoạt động mua bán nhập khẩu với các đối tác kinh doanh của Công Ty. Vậy để đảm bảo an toàn trong vấn đề ghi chép và bảo quản chứng từ, sổ sách Công Ty nên có hình thức kiểm tra kế toán sau khi các nghiệp vụ đã được hạch toán và ghi chép vào sổ sách kế toán nhằm xem xét tính xác thực của nghiệp
vụ cũng như tính đúng đắn của số liệu, đồng thời phát hiện kịp thời sai phạm phát sinh. Hình thức kiểm tra sau này có thể gọi là hậu kiểm có tác dụng tăng cường tính tuân thủ của các nhân viên kế toán đối với các thể thức kiểm soát do thủ trưởng và kế toán trưởng đề ra, cũng như các qui định chung về quản lý tài chính của Nhà Nước. Vì vậy Công Ty nên tăng cường công tác hậu kiểm. Để đảm bảo tính khách quan và ý nghĩa thực tế của việc kiểm tra, yêu cầu nhân viên kiểm tra phải độc lập với người thực hiện nhiệm vụ.
Về vấn đề quản lý ngoại tệ của Công Ty chưa được chặt chẽ. Là một đơn vị hoạt động kinh doanh thương mại, Công Ty có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ. Công Ty có tài khoản tại nhiều ngân hàng, kế toán Công Ty theo dõi và phản ánh trên TK1122 theo từng ngân hàng, việc theo dõi cho từng ngân hàng mất nhiều thời gian và đôi khi dễ nhầm lẫn. Do đó việc mở thêm sổ chi tiết TK007” ngoại tệ các loại” sẽ giúp cho việc xác định số ngoại tệ hiện có tại Công Ty nhanh chóng, chính xác, việc ghi nhận theo dõi được dễ dàng hơn.
Về tài khoản sử dụng :
Do việc cài đặt và sử dụng phần mềm kế toán nên hệ thống tài khoản mà Công Ty sử dụng trong nghiệp vụ mua bán hàng chưa được hợp lý lắm, so với lý thuyết em đã học ở trường có một số sự khác biệt chẳng hạn như Công Ty không sử dụng TK151 “Hàng mua đang đi đường”, thực tế khi Công Ty mua hàng không có trường hợp nhận được hóa đơn mà hàng chưa về nhập, chỉ có thể xảy ra trường hợp người bán giao hàng nhưng chưa xuất hóa đơn, vì vậy Công Ty không sử dụng tài khoản này, ngoài ra là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại mà nghiệp vụ mua bán hàng Công Ty không sử dụng các tài khoản :
TK1381- Tài sản thiếu chờ xử lý
TK3381- Tài sản thừa chờ xử lý
TK141 – Tạm ứng
TK521 - Chiết khấu thương mại
TK531 – Hàng bán bị trả lại
TK532 - Giảm giá hàng bán
Vậy theo em Công Ty nên sử dụng thêm các tài khoản này nhằm theo dõi nghiệp vụ được chính xác hơn, bởi vì thực tế trong kinh doanh luôn tiềm ẩn những yếu tố rủi ro và nó có thể xảy ra bất cứ lúc nào, nếu trường hợp hàng hóa của Công Ty bị khách hàng trả lại lúc đó việc hạch toán vào TK531 sẽ giúp cho kế toán theo dõi nội dung trên dễ dàng hơn và đảm bảo theo đúng yêu cầu của Nhà Nước.
Mặc dù khi giảm giá hàng bán Công Ty có thể giảm giá trực tiếp trên hóa đơn, điều này đúng tuy nhiên không cung cấp thông tin cho phòng kế toán cũng như ban giám đốc biết được tổng số doanh thu bán hàng giảm giá trong kỳ là bao nhiêu. Công Ty nên mở thêm TK532 “Giảm giá hàng bán” để phòng kế toán cũng như Ban giám đốc trong Công Ty biết hàng bị giảm giá do nguyên nhân gì để từ đó xây dụng phương hướng hoàn thiện việc bán hàng cũng như mua hàng. Khi bán hàng Công Ty nên ghi theo đúng giá bán, giảm giá thì ghi riêng.
Công Ty cũng không sử dụng TK1562”Chi phí thu mua hàng hóa”, khi mua hàng trong nước chi phí thu mua được tính vào giá mua hàng hoá, tức là được hạch toán chung vào TK156”hàng hoá”. Còn khi nhập khẩu hàng từ nước ngoài thì chi phí thu mua hàng nhập khẩu như chi phí vận chuyển, phí giao nhận hàng,… do những khoản chi phí này có giá trị không lớn nên khoản này được hạch toán vào TK641 “ chi phí bán hàng”Theo nguyên tắc chi phí thu mua hàng cuối kỳ phải được phân bổ cho hàng tiêu thụ, như vậy khoản mục giá vốn hàng bán của Công Ty không bao gồm chi phí thu mua . Việc sử dụng tài khoản như vậy tuy không làm kết quả kinh doanh thay đổi nhưng không thể hiện đúng bản chất của từng tài khoản.
Về phương pháp hạch toán và tính giá :
Công Ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, phương pháp này giúp theo dõi liên tục, chính xác và chi tiết được từng mặt hàng tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng hàng hóa nhập xuất tồn kho theo từng loại.
Cách tính giá xuất kho hàng hóa theo phương pháp bình quân gia quyền như vậy sẽ không phản ánh chính xác được biến động của giá, theo em Công Ty nên áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước, phương pháp này sẽ phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng hóa tồn kho.
Về kế toán quá trình mua hàng :
Em thấy việc tổ chức mua hàng của Công Ty thực hiện rất tốt do Công Ty đã chủ động tìm đến những nhà cung ứng có qui mô kinh doanh lớn, có uy tín trên thương trường để ký hợp đồng mua bán. Vì vậy Công Ty cần xác định những mặt hàng có ưu thế cạnh tranh để phát huy thêm hơn nữa sức mạnh của mình trên thị trường, giữ vững được mối quan hệ với khách hàng truyền thống và xây dựng thêm các mối quan hệ mới. Hơn nữa Công Ty đã hoạt động lâu năm trong lĩnh vực buôn bán bếp gas và các thiết bị dùng gas, do đó để kinh doanh có hiệu quả thì khâu mua hàng Công Ty cần biết người tiêu dùng thường sử dụng loại hàng nào, đồng thời nắm rõ chất lượng và giá cả của các mặt hàng mua vào kinh doanh.
Tuy nhiên trong công tác hạch toán hàng mua vào vẫn còn tồn tại một số nhược điểm, cụ thể như sau :
Trường hợp mua hàng phát hiện thiếu mà người bán ở xa, không thể xử lý ngay hoặc chờ xử lý, theo em Công Ty nên hạch toán vào TK1381 “ Tài sản thiếu chờ xử lý”, như vậy sẽ quản lý chặt chẽ lượng hàng hóa mua vào, kế toán ghi :
Nợ TK156 : Giá mua hàng thực nhận chưa có thuế GTGT Nợ TK1381 : Hàng hóa thiếu chờ xử lý
Nợ TK1331 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK1111 : Tổng số tiền phải thanh toán
Sau đó tuỳ theo nguyên nhân thiếu mà kế toán định khoản từng trường hợp cụ thể.
Khi xuất kho hàng hóa từ Công Ty đến cửa hàng,Công Ty hạch toán : Nợ TK157CH
Theo qui định TK157”hàng gởi đi bán” được sử dụng trong trường hợp sản phẩm đã gởi hoặc chuyển đến cho khách hàng, hàng hoá nhờ bán đại lý, ký gởi mà chưa xác định là tiêu thụ. Theo em Công Ty nên hạch toán như sau :
Nợ TK156CH
Có 156CTy
Việc hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu Công Ty vẫn còn thực hiện theo qui định cũ , cụ thể :
Khi ký quỹ mở L/C để đơn giản trong việc tính chênh lệch tỷ giá Công Ty hạch toán :
Nợ TK331
Có TK1121E
Cách hạch toán như vậy tuy không sai nhưng không phản ánh đúng bản chất của tài khoản
Theo em Công Ty nên hạch toán theo đúng qui định : Nợ TK144
Có TK 1121E
Còn khoản chênh lệch tỷ giá thay vì hạch toán vào TK413 thì Công Ty nên hạch toán vào TK515 “Doanh thu hoạt động tài chính”(nếu chênh lệch lời ) và TK635”Chi phí tài chính” (nếu chênh lệch lỗ)
Hiện nay Công Ty không lập dự phòng, trong quá trình kinh doanh luôn tiềm ẩn rủi ro, có những khách hàng hôm nay có khả năng thanh toán nhưng ngày mai lại không có khả năng thanh toán mà Công Ty không tính trước được, vì vậy để có thể hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính em có kiến nghị là Công Ty nên lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và được hạch toán thông qua TK139”Dự phòng nợ phải thu khó đòi”. Dự phòng còn tạo lập cho Công Ty một quỹ tiền tệ đủ sức khắc phục trước mắt những thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh.
Về kế toán quá trình bán hàng :
Ở khâu bán hàng Công Ty đã không chú trọng việc khuyến mãi, giảm giá nhằm thu hút khách hàng nhiều hơn và thanh toán tiền hàng một cách nhanh chóng. Em thấy Công Ty chỉ mới thực hiện chiết khấu thanh toán đối với mặt hàng thẻ cào và sim điện thoại, vì vậy để khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng trước hạn và đúng hạn Công Ty nên thực hiện chiết khấu thanh toán đối với mặt hàng bếp gas để kích thích khách hàng mua hàng và thanh toán nhanh nhằm giảm bớt các khoản nợ quá hạn, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Công Ty cũng nên tăng cường quảng cáo, không ngừng tìm kiếm khách hàng để đẩy nhanh việc bán hàng nhằm thu hồi vốn nhanh do hiện nay em thấy khoản khách hàng chiếm dụng ở Công Ty cũng khá nhiều, do đó để khắc phục khó khăn này , Công Ty cần phải có phương thức kinh doanh sao cho thích hợp và kích thích việc thanh toán của khách hàng.
vào cuối năm, chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng tài sản của Công Ty. Để tăng nhanh vòng quay hàng tồn kho, theo em đối với hàng hóa Công Ty mua vào để bán cần lựa chọn những mặt hàng kinh doanh phù hợp với nhu cầu của thị trường, xem xét kỹ về mẫu mã, chất lượng và giá cả, quản lý theo dõi, phân loại hàng hóa tồn kho để kịp thời thanh lý hàng ứ động, kém phẩm chất. Công Ty cũng nên thực hiện hình thức bán hàng có giảm giá cho những khách hàng quen và mua với số lượng lớn, khoản giảm giá này sẽ được tính theo tỷ lệ thoả thuận với khách hàng. Với chính sách này, nếu xét trong ngắn hạn thì có thể làm giảm lợi nhuận của Công Ty, nhưng xét dài hạn thì đây cũng là một biện pháp thu hút khách hàng đến với Công Ty nhiều hơn và mua hàng nhiều hơn. Khi đó lượng hàng hóa bán sẽ cao, làm tăng lợi nhuận của Công Ty.
Ngoài ra, để tăng sức cạnh tranh và mở rộng kênh phân phối Công Ty nên nhận bán hàng đại lý cho các Công Ty khác nhằm tăng thêm doanh thu.
Ở khâu hạch toán Công Ty nên sử dụng thêm các tài khoản : TK521 – Chiết khấu thương mại, TK531- Hàng bán bị trả lại, TK532 – Giảm giá hàng bán, nhằm tính toán kết quả kinh doanh được chính xác hơn, cụ thể :
Nợ TK521 : Số chiết khấu thương mại dành cho người mua hàng Nợ TK531 : Hàng bán bị trả lại
Nợ TK532 : Giảm giá hàng bán cho khách Nợ TK3331 : Thuế GTTT đầu ra được giảm
Có TK131 : Giảm phải thu khách hàng
Cuối kỳ kết chuyển số chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán về tài khoản 5111 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để làm căn cứ xác định doanh thu thuần :
Nợ TK5111 : Doanh thu bán hàng
Có TK521 : Chiết khấu thương mại Có TK531 : Hàng bán bị trả lại Có TK532 : Giảm giá hàng bán
Về các phương thức thanh toán :
Hiện nay chủ yếu Công Ty sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C đối với lô hàng nhập khẩu. Hình thức thanh toán này rất an toàn, đảm bảo được quyền lợi của Công Ty khi là người mua hay người bán, Công Ty dễ dàng trong việc thanh toán và nhận tiền. Ngoài ra, việc thanh toán trả chậm thông qua phương thức trả chậm bằng L/C, điều này giúp Công Ty có thể điều tiết cung cầu, ổn định giá bán trên thị trường.
Trên đây là những nhận xét và kiến nghị của em sau thời gian thực tập tại Công Ty. Là một sinh viên thực tập với vốn kiến thức còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế còn rất ít , mang nặng tính lý thuyết do đó khó có thể tránh khỏi những sai sót, kính mong Quí Thầy Cô, các Cô Chú trong Công Ty xem xét và góp ý chân thành để bài báo cáo của em hoàn thiện hơn và có ý nghĩa hơn.