Chi phí đào tạo phải được xác định khá cụ thể dựa trên kế hoạch đào tạo đã được thông qua. Khóa đào tạo được thực hiện phải nằm trong khả năng tài
chính của công ty, việc dự tính chính xác kinh phí sẽ giúp cho quá trình đào tạo được diễn ra suôn sẻ, tránh tình trạng khóa học bị bỏ dở ,cắt ngang chừng do thiếu kinh phí khiến lãng phí thời gian, tiền bạc và công sức cho cả công ty và nhân viên .
Nguồn kinh phí cho đào tạo phát triển hàng năm của công ty được dự tính ngay từ đầu năm trên cở sở dự trù chi phí các khóa học và số lượng nhân viên tham gia đối với đào tạo ngoài công ty. Với các hình thức đào tạo trong công ty người tham gia hướng dẫn sẽ được hưởng thêm lương ngoài giờ và các khoản thưởng từ công ty. Phòng hành chính nhân sự cùng với phòng tài chính kế toán được giao nhiệm vụ tính toán các khoản chi phí phát sinh khi thực hiện hình thức này. Đối với đào tạo theo phương thức từ xa công ty sẽ phải mất chi phí vận hành thiết bị để thực hiện lớp học, chi phí cho phía đối tác các khoản đầu tư cho xây dựng bài giảng, cho giảng viên hướng dẫn. Phương thức này cũng giảm được đáng kể chi phí và thời gian so với việc mời chuyên gia nước ngoài tới giảng dạy tại công ty.
Ngoài ra công ty cũng dành ra một khoản chi phí dự phòng cho hoạt động đào tạo do trong năm có thể có những khóa học phát sinh không nằm trong chương trình đã xác định từ trước.
Kết thúc các khóa học, tất cả các chi phí liên quan tới khóa học sẽ được tổng hợp gửi lên phòng tài chính kế toán. Chi phí cho hoạt động đào tạo phát triển được lấy trong quỹ đầu tư phát triển của công ty. Chi phí đào tạo một phần xuất phát từ những nhân viên tự bỏ tiền ra tham gia các khóa đào tạo để nâng cao kiến thức, năng lực, trình độ của mình.