Ra quyết định là một trong những chức năng cơ bản của người quản lý, đú là một nhiệm vụ khú khăn và phức tạp. Sự khú khăn của nhiệm vụ này thường được tăng lờn bởi sự tồn tại khụng phải chỉ của một hai mà rất nhiều quỏ trỡnh hoạt động cú thể xảy ra trong mọi tỡnh huống mà doanh nghiệp phải giải quyết.
Một trong những vai trũ của kế toỏn quản trị chi phớ là cung cấp thụng tin về chi phớ để ra quyết định ngắn hạn.
Để phõn tớch được thụng tin chi phớ thớch hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn, thỡ nhiệm vụ đầu tiờn của kế toỏn là phải thu thập được thụng tin về thu nhập và chi phớ liờn quan đến đối tượng đang xem xột. Đối với doanh nghiệp xõy lắp cần thu thập thụng tin liờn quan đến cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. Để thực hiện được việc thu thập, xử lý và cung cấp thụng tin theo yờu cầu quản lý của nhà quản trị, thỡ bộ phận kế toỏn phải thực hiện cỏc nội dung cơ bản sau:
+ Tổ chức hạch toỏn ban đầu
+ Vận dụng hệ thống sổ kế toỏn quản trị + Tổ chức thu thập thụng tin tương lai
Tổ chức hạch toỏn ban đầu: Bờn cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, để phục vụ cho mục đớch kế toỏn quản trị, với loại hỡnh là doanh nghiệp xõy lắp mang những nột đặc thự riờng mà cỏc doanh nghiệp xõy lắp cú thể thiết kế thờm cỏc chứng từ mang tớnh hướng dẫn phự hợp.
Dự toán chi phí chung= Định mức chi phí chung (tính theo tỷ lệ
%)
Chi phí trực tiếp x
Ngoài ra, cũng với đặc thự của doanh nghiệp xõy lắp cú thể thực hiện nhiều cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh cựng một lỳc, trong đú mỗi cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh cú thể lại được thực hiện bởi nhiều đơn vị thi cụng khỏc nhau mà yờu cầu quản trị đặt ra là cần phải cú cỏc thụng tin chi tiết về từng khoản mục chi phớ của từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh hay của từng bộ phận, đơn vị thi cụng. Mặt khỏc trong cỏc doanh nghiệp xõy lắp thường ỏp dụng cơ chế khoỏn thi cụng giữa doanh nghiệp với cỏc xớ nghiệp trực thuộc, giữa xớ nghiệp với cỏc tổ đội thi cụng, vỡ vậy tổ chức hạch toỏn ban đầu tại cỏc doanh nghiệp xõy lắp cú thể theo cỏc cỏch khỏc nhau, cụ thể:
* Nếu đơn vị nhận khoỏn khụng được phõn cấp quản lý tài chớnh và hạch toỏn (khụng tổ chức kế toỏn riờng) thỡ:
- Tại đơn vị nhận khoỏn: Đơn vị nhận khoỏn thu thập, kiểm tra, phõn loại ban đầu chứng từ về cỏc chi phớ sản xuất kinh doanh cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh (trường hợp đơn vị nhận khoỏn thi cụng nhiều cụng trỡnh cựng một lỳc) và chuyển về phũng kế toỏn để xử lý, ghi sổ và bỏo cỏo.
- Tại đơn vị giao khoỏn: Cú trỏch nhiệm kiểm tra, xử lý cỏc chứng từ về chi phớ sản xuất kinh doanh cho từng đơn vị nhận khoỏn theo từng cụng trỡnh cụ thể như:
• Đối với chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp: thỡ tổ chức chứng từ tập hợp chi phớ theo từng yếu tố chi phớ, ngoài ra cũn tổ chức theo địa điểm phỏt sinh chi phớ (cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh), theo đối tượng cú liờn quan (tổ, đội, đơn vị thi cụng)
• Đối với chi phớ nhõn cụng trực tiếp: thỡ tổ chức chứng từ tập hợp chi phớ theo từng đối tượng chịu phớ cú liờn quan (cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh), trường hợp chi phớ nhõn cụng trực tiếp cú liờn quan đến nhiều đối tượng mà khụng hạch toỏn trực tiếp được như lương phụ, phụ cấp...thỡ cú thể tổ chức tập hợp chung sau đú lựa chọn tiờu thức thớch hợp như chi phớ tiền
cụng định mức, giờ cụng định mức,...để phõn bổ cho cỏc đối tượng chịu phớ cú liờn quan.
• Đối với chi phớ sử dụng mỏy thi cụng: cú thể tổ chức chứng từ tập hợp chi phớ theo từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh hoặc cũng cú thể tập hợp chung rồi căn cứ vào chi phớ định mức, bảng xỏc nhận số giờ ca mỏy thực hiện để phõn bổ giỏn tiếp cho cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh.
• Đối với chi phớ sản xuất chung: thường tổ chức tập hợp chứng từ theo địa điểm phỏt sinh chi phớ. Trong doanh nghiệp xõy lắp trường hợp dự ỏn chỉ cú một hạng mục xõy lắp thỡ cần tổ chức chứng từ tập hợp chi phớ theo từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. Cũn đối với dự ỏn cú nhiều hạng mục xõy lắp thỡ tổ chức chứng từ tập hợp chi phớ chung cho toàn bộ dự ỏn sau đú sẽ phõn bổ chi phớ chung cho từng hạng mục xõy lắp theo tỷ trọng chi phớ trực tiếp của từng hạng mục cụng trỡnh.
* Nếu đơn vị nhận khoỏn đó phõn cấp quản lý tài chớnh và hạch toỏn (cú tổ chức kế toỏn độc lập), thỡ:
- Tại đơn vị nhận khoỏn: tiến hành thu thập toàn bộ cỏc chứng từ phục vụ cụng tỏc hạch toỏn chi phớ sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phõn loại, xử lý chứng từ tương tự như trường hợp của đơn vị giao khoỏn khi đơn vị nhận khoỏn hạch toỏn phụ thuộc.
- Tại đơn vị giao khoỏn: tiến hành thu thập, kiểm tra, xử lý cỏc chứng từ liờn quan đến cụng nợ phải thu, phải trả nộ bộ, tỡnh hỡnh thanh toỏn đối với từng đơn vị nhận khoỏn theo từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh cụ thể.
Vận dụng hệ thống sổ kế toỏn quản trị: Hệ thống sổ trong doanh nghiệp xõy lắp gồm 2 loại sổ:
Sổ kế toỏn tổng hợp để ghi chộp phản ỏnh cỏc chỉ tiờu kinh tế tài chớnh ở dạng tổng quỏt
Sổ kế toỏn chi tiết ghi chộp chi tiết, cụ thể nhằm hệ thống húa thụng tin cụ thể theo từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh, theo từng tổ, đội, đơn vị thi cụng phục vụ cho quản trị doanh nghiệp. Tựy theo yờu cầu quản trị mà cú thể thiết kế sổ chi tiết cho phự hợp, và phải đảm bảo cỏc yờu cầu:
+ Theo dừi được chi tiết từng khoản mục chi phớ, yếu tố chi phớ, kết hợp với việc nhận dạng chi phớ biến đổi và chi phớ cố định cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh.
+ Phõn tớch chi phớ cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh, đỏp ứng yờu cầu xỏc định đỳng đắn giỏ phớ của từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh theo yờu cầu của quản trị doanh nghiệp.
Theo đú nguyờn tắc chung để ghi sổ chi tiết chi phớ là:
+ Những chi phớ liờn quan trực tiếp đến từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh khi phỏt sinh sẽ được phản ỏnh trực tiếp vào sổ kế toỏn chi tiết tương ứng với từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đú.
+ Những chi phớ cú liờn quan đến nhiều cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh mà khụng thể tập hợp trực tiếp được thỡ khi phỏt sinh được tập hợp chung. Định kỳ phõn bổ chi phớ này cho cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh.
Tổ chức thu thập thụng tin tương lai: Để quản lý chi phớ cho cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh một cỏch cú hiệu quả, cỏc nhà quản trị cần phải dựa vào những thụng tin quỏ khứ và cả những thụng tin tương lai. Những thụng tin tương lai sẽ giỳp cho doanh nghiệp xõy lắp ứng phú được với thị trường luụn biến động, phõn tớch chi phớ, hoạch định chiến lược trong tương lai phự hợp. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp xõy lắp thỡ thụng tin tương lai cú ý nghĩa vụ cựng quan trọng giỳp doanh nghiệp ra cỏc quyết định giỏ bỏ thầu. Quỏ trỡnh thu thập thụng tin tương lai được tiến hành qua 3 bước cụ thể:
Bước 1: Xỏc định loại thụng tin cần thu thập. Cơ sở để xỏc định:
- Điều kiện thu thập thụng tin: vớ dụ chất lượng thụng tin thu thập cú tương xứng chi phớ bỏ ra khụng.
Bước 2: Tiến hành thu thập thụng tin tương lai trong kế toỏn quản trị
- Thu thập cỏc thụng tin đó thực hiện liờn quan đến chỉ tiờu chẳng hạn nh thu nhập, chi phớ,...qua cỏc bỏo cỏo tổng kết cuối kỳ trước, bỏo cỏo kết quả nghiờn cứu, thăm dũ thị trường,...mà doanh nghiệp đó thực hiện
- Ước tớnh kết quả thực hiện chỉ tiờu trong thời gian tiếp theo dựa vào cỏc định mức kinh tế kỹ thuật, định mức khoỏn, kết quả thực hiện kỳ trước,...
Bước 3: Lập bỏo cỏo kế toỏn quản trị trỡnh bày và cung cấp thụng tin
tương lai cho nhà quản trị doanh nghiệp (Vớ dụ: Bảng dự toỏn chi phớ sản xuất kinh doanh, bảng phõn tớch chi phớ thớch hợp nếu cựng một thời điểm cú nhiều cụng trỡnh; nhà quản trị cần ra quyết định bỏ thầu cụng trỡnh nào cú khả năng mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp nhiều hơn)
Cỏc quyết định ngắn hạn mà nhà quản trị thường gặp:
•Quyết định loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận
Hầu hết cỏc doanh nghiệp cú nhiều bộ phận kinh doanh phụ thuộc hoặc sản xuất kinh doanh nhiều loại sản phẩm, ngành hàng, mặt hàng. Trong quỏ trỡnh hoạt động SX-KD đú cú bộ phận, sản phẩm hoặc ngành hàng, mặt hàng bị lỗ là điều cú thể xảy ra. Cú những nhà quản lý cho rằng những bộ phận, sản phẩm, ngành hàng, mặt hàng bị lỗ thỡ khụng nờn tiếp tục kinh doanh nữa, bởi vỡ chỳng đó làm giảm lợi nhuận của cụng ty. Nếu suy luận một cỏch đơn giản
nh vậy cú thể dẫn đến quyết định sai lầm. Để cú được quyết định đỳng đắn, nhanh chúng và kịp thời trong tỡnh huống này, nhà quản trị phải sử dụng thụng tin thớch hợp để phõn tớch và đỏnh giỏ ảnh hưởng của quyết định đú đến lợi nhuận chung của toàn doanh nghiệp, sau khi phõn tớch cú thể cho nhà quản trị thấy được rằng nếu loại bỏ bộ phận, sản phẩm, mặt hàng, ngành hàng đú thỡ lợi nhuận của doanh nghiệp cũn giảm nhiều hơn nữa so với việc duy trỡ
hoạt động đú. Do vậy, cú thể thấy việc phõn tớch thụng tin chi phớ cú ý nghĩa quan trọng đối với cỏc quyết định thuộc loại này.
•Quyết định tự sản xuất hay mua ngoài
Cỏc nhà quản trị doanh nghiệp luụn gặp phải sự lựa chọn giữa việc tự sản xuất hay mua ngoài cỏc linh kiện, cỏc chi tiết, vật liệu hoặc bao bỡ để lắp rỏp, chế tạo hay đúng gúi thành phẩm...
Đối với DNXL, nhà quản trị phải đối mặt với việc quyết định tự sản xuất hay mua ngoài vật liệu xõy dựng, cấu kiện bờ tụng đỳc sẵn, dầm cầu thộp, thiết bị, cấu kiện thộp, xà lan, và cỏc sản phẩm cơ khớ khỏc.
Nếu chất lượng của việc tự sản xuất và mua ngoài là nh nhau, thỡ nguyờn tắc để đi đến quyết định tự sản xuất hay mua ngoài là chi phớ giữa hai trường hợp này nếu bờn nào nhỏ hơn thỡ nhà quản trị sẽ lựa chọn.
Để đi đến được quyết định cuối cựng đú, đầu tiờn nhà quản trị phải dựa vào thụng tin chi phớ thớch hợp. Trong trường hợp tự sản xuất thường thỡ doanh nghiệp phải chịu cỏc khoản chi phớ như CPNVLTT; CPNCTT; Biến phớ sản xuất chung..., cũn phần định phớ thỡ tựy trong từng trường hợp để biết được rằng DN cú hay khụng phải gỏnh chịu khoản định phớ đú. Cũn trong trường hợp mua ngoài thỡ DN khụng phải chịu cỏc khoản chi phớ này. Nếu qua việc phõn tớch thấy rằng mua ngoài tiết kiệm chi phớ hơn so với tự sản xuất thỡ DN sẽ quyết định mua ngoài và ngược lại
•Quyết định cú nờn chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng đặc biệt
Trong thực tế với những đơn đặt hàng đặc biệt, doanh nghiệp cú thể chấp nhận bỏn với giỏ bằng hoặc cao hơn giỏ thụng thường. Tuy nhiờn cú khụng ít trường hợp mà doanh nghiệp phải đối mặt đú là khi đơn đặt hàng đặc biệt với giỏ thấp hơn mức giỏ thụng thường. Trong trường hợp này, thụng tin chi phớ thớch hợp cho việc ra quyết định của nhà quản trị là chi phớ biến đổi chờnh lệch giữa hai phương ỏn, cũn chi phớ cố định thỡ dự doanh nghiệp cú chấp nhận đơn đặt hàng đú hay khụng thỡ doanh nghiệp vẫn phải chịu.
• Cỏc quyết định trong điều kiện sản xuất kinh doanh bị giới hạn
Trong quỏ trỡnh hoạt động cỏc doanh nghiệp thường gặp phải những khú khăn trong việc lựa chọn quyết định kinh doanh khi cỏc điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bị giới hạn, như bị giới hạn về mặt bằng kinh doanh, bị giới hạn về cụng suất hoạt động của mỏy múc thiết bị, bị giới hạn về nguyờn vật liệu cung cấp, bị giới hạn về mức sản phẩm tiờu thụ, bị giới hạn về vốn...
Trường hợp chỉ bị giới hạn bởi một hoặc hai nhõn tố. Do mục tiờu của doanh nghiệp là làm sao tận dụng hết được năng lực của nhõn tố cú giới hạn để đạt được tổng lợi nhuận cao nhất. Trong trường hợp này doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương ỏn mà cho lói trờn biến phớ của nhõn tố bị giới hạn cao hơn.
Trường hợp bị giới hạn bởi nhiều nhõn tố cựng lỳc
Trong trường hợp này phải sử dụng phương phỏp phương trỡnh tuyến tớnh để lựa chọn phương ỏn tối ưu. Trước hết phải xỏc định hàm mục tiờu và biểu diễn thành phương trỡnh đại số tuyến tớnh. Sau đú xỏc định cỏc điều kiện nhõn tố giới hạn và biểu diễn thành phương trỡnh đại số. Từ cỏc phương trỡnh này biểu diễn chỳng thành dạng đồ thị. Tỡm được vựng tối ưu trờn đồ thị chớnh là phần giao nhau giữa cỏc đường đồ thị và cỏc trục tọa độ. Cỏc gúc của vựng tối ưu trờn đồ thị chớnh là cơ cấu sản xuất sản phẩm mà doanh nghiệp lựa chọn để đạt được lợi nhuận cao nhất khi cựng một lỳc bị giới hạn nhiều nhõn tố.