- Chỉ tiờu kế hoạch năm
3.2.1.1.Kiến nghị về chứng từ sử dụng, cụng tỏc lập và luõn chuyển chứng từ
Trong cụng ty, vị trớ của hệ thống chứng từ hết sức quan trọng. Đõy là cơ sở để ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế đó phỏt sinh trong kỳ kế toỏn. Chứng từ sau
khi luõn chuyển sẽ được lưu trữ, trở thành tài liệu quan trọng hàng đầu phục vụ cho hạch toỏn cuối kỳ và cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt hoạt động kế toỏn. Do hoạt động kinh doanh của cụng ty, cụng tỏc kế toỏn gặp nhiều khú khăn cần khắc phục cả về hệ thống chứng từ và quỏ trỡnh, luõn chuyển chứng từ. Cỏc chứng từ được lập tại phũng kế toỏn như phiếu nhập xuất kho, bảng chấm cụng, bảng kờ, chứng từ đề nghị cấp vật tư, đề nghị tạm ứng, vậy nờn khi cụng trỡnh ở xa nếu cỏc nhõn viờn kế toỏn khụng cập nhật chứng từ sẽ gõy nờn sự khụng thống nhất chứng từ, gõy khú khăn cho hạch toỏn và sự hợp lý nhất quỏn của chứng từ cụng ty. Bờn cạnh đú những chứng từ đầu vào được nhận bởi đội trưởng khi mua NVL hay cỏc yếu tố đầu vào khỏc trong quỏ trỡnh thi cụng được tập hợp và gửi về cho phũng kế toỏn. Tuy nhiờn việc luõn chuyển chứng từ chậm gõy nhiều khú khăn trong hạch toỏn và gõy ứ đọng cụng việc tới cuối kỳ. Quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ khụng trỏnh khỏi sai sút, dẫn đến lẫn lộn mất mỏt. Khi chuyển về phũng kế toỏn thường bị chậm trễ, nhõn viờn kế toỏn khụng thể theo dừi, phõn loại, kiểm tra hết cỏc chứng từ này. Dẫn đến nguy cơ sai phạm rủi ro gian lận là khú trỏnh khỏi.
Để kiểm soỏt và đảm bảo sự đầy đủ của chứng từ cụng ty nờn thường xuyờn cử nhõn viờn kế toỏn xuống kiểm tra định kỳ. Hiện tại phũng kế toỏn cú một kế toỏn làm nhiệm vụ thu vốn thường xuyờn đi tới cỏc cụng trỡnh. Tuy nhiờn chủ yếu mới chỉ thường xuyờn tới cỏc cụng trỡnh mà cụng ty là chủ đầu tư mà chưa xem trọng những cụng trỡnh khỏc. Vậy nờn cụng ty nờn điều chuyển nhõn viờn thường xuyờn đi kiểm tra đột xuất cỏc cụng trỡnh để kiểm tra sự đầy đủ về chứng từ đồng thời đẩy nhanh chu trỡnh luõn chuyển chứng từ từ cụng trỡnh về phũng kế toỏn.
Cụng ty quản lý giỏ trị của NVL thụng qua cỏc chứng từ gốc chớnh là cỏc húa đơn GTGT nờn việc luõn chuyển, kiểm tra và lưu trữ húa đơn là việc làm hết sức quan trọng. Vỡ vậy, đối với mỗi lần phỏt sinh cỏc nghiệp vụ liờn quan đến chi phớ xõy lắp trực tiếp, kế toỏn nờn tiến hành lập Bảng tập hợp chứng từ để cú thể dễ dàng quản lý hơn vỡ mỗi lần hoàn ứng số lượng chứng từ tương đối nhiều.
Bảng tập hợp chứng từ là một bảng kờ cỏc húa đơn chứng từ gốc cú liờn quan đến chi phớ sản xuất tại cụng trỡnh. Bảng tập hợp chi phớ sản xuất được phõn loại theo chi phớ sản xuất; phản ỏnh chi phớ sản xuất phỏt sinh trong thỏng theo từng
khoản mục chi phớ đó giỳp cho việc kiểm tra đối chiếu cỏc chứng từ, số liệu chớnh xỏc và nhanh chúng.
Cụng ty nờn tỏch riờng thẻ tớnh giỏ thành sản phẩm cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh, khụng nờn đưa tất cả cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh vào bảng chung sẽ khiến cụng tỏc quản lý dễ dàng hơn.
Số lượng cụng trỡnh Cụng ty thi cụng ngày càng nhiều, mặt khỏc địa bàn hoạt động lại rộng khắp, do vậy việc luõn chuyển chứng từ của Cụng ty lờn phũng kế toỏn cụng ty thường khụng kịp thời. Để đảm bảo cho việc nhập dữ liệu vào sổ sỏch kế toỏn theo đỳng tớnh chất của hỡnh thức ghi sổ Nhật ký chung, phũng Tài chớnh kế toỏn cần quy định về thời gian nộp chứng từ chuyển về phũng Tài chớnh kế toỏn để cú số liệu phản ỏnh kịp thời trong sổ sỏch kế toỏn, trỏnh trường hợp chi phớ phỏt sinh kỳ này kỳ sau mới được phản ỏnh. Điều này ảnh hưởng tới việc tập hợp chi phớ để tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp của Cụng ty. Vỡ vậy, phũng kế toỏn cần xõy dựng lịch trỡnh cho cỏc đội thi hành nếu sai phạm sẽ tiến hành xử phạt. Bờn cạnh đú cần cú sự hỗ trợ đắc lực của ban giỏm đốc Cụng ty trong việc nõng cao ý thức trỏch nhiệm, xõy dựng chế độ thưởng phạt rừ ràng.
Ngoài ra trong tiến trỡnh phỏt triển khụng ngừng của cụng nghệ thụng tin, thương mại điện tử cũng cú những đúng gúp khụng nhỏ đối với nền kinh tế núi chung và hoạt động kế toỏn núi riờng. Cụng ty cú thể đầu tư nối mạng, lắp đặt mỏy tớnh ở những nơi cú cụng trỡnh thi cụng.
Vấn đề húa đơn xanh cú trước húa đơn đỏ ở tại cỏc DN xõy lắp vừa và nhỏ núi chung và Cụng ty Cổ phần Đầu tư và Xõy lắp Sụng Đà đang là một vấn đề cần khắc phục trỏnh khi cơ quan thuế kiểm tra sẽ bị loại khỏi chi phớ hợp lý. Để khắc phục tỡnh trạng này đối với quỏ trỡnh mua hàng húa cụng ty nờn yờu cầu bờn bỏn giao cho Phiếu xuất kho và Biờn bản giao nhận vật tư để hạch toỏn nguyờn vật liệu này vào Hàng về trước húa đơn về sau. Khi hàng về ta ghi giỏ tạm tớnh với trị giỏ nguyờn vật liệu nhập kho. Cho tới khi cú húa đơn bờn nhà cung cấp ta sẽ ghi điều chỉnh đỳng với giỏ húa đơn.
Vấn đề này gõy nhiều khú khăn cho doanh nghiệp bởi trờn thực tế thời điểm xuất húa đơn chớnh là lỳc ghi nhận doanh thu. Tuy nhiờn theo quy định để nhà thầu xỏc định doanh thu chỉ khi cú biờn bản nghiệm thu giữa hai bờn và chủ
đầu tư chấp nhận thanh toỏn. Bởi vậy trong trường hợp chủ đầu tư đũi xuất húa đơn trước cho bờn chủ đầu tư với mục đớch chủ đầu tư được lợi về việc kờ khấu trừ thuế GTGT đầu vào sớm trong kỳ đồng thời là căn cứ chủ đầu tư vay vốn ngõn hàng. Nếu chủ đầu tư yờu cầu xuất húa đơn ta khụng nờn xuất húa đơn với lý do, khi xuất húa đơn sẽ khụng hợp lý về chi phớ và doanh thu. Ta khụng cú húa đơn đầu vào thể hiện chi phớ bỏ ra vỡ vậy khụng thế xuất húa đơn đầu ra cho chủ đầu tư ngay được. Tuy nhiờn thực tế chủ đầu tư là người chủ động họ buộc chỳng ta phải xuất húa đơn cho họ thỡ họ mới chi tiền tạm ứng. Điều này gõy nhiều khú khăn cho doanh nghiệp bởi vấn đề doanh nghiệp cần tiền để thi cụng.
Để hợp lý khoản chi phớ đầu vào so với doanh thu cú được ta cần phải cú chi phớ đầu vào. Doanh nghiệp xú thể trớch trước vào chi phớ cỏc khoản chi phớ như chi phớ khấu hao, chi phớ trớch trước tiền lương nghỉ phộp cho cụng nhõn sản xuất trực tiếp. Trờn thực tế để hợp lý khoản doanh thu đó viết doanh nghiệp phải cú được húa đơn đầu vào với chi phớ nguyờn vật liệu ta cú thể ghi trớch trước vào chi phớ trị giỏ nguyờn vật liệu chưa thuế khi nào cú húa đơn ta hạch toan thuế như bỡnh thường như trường hợp mua nguyờn vật liệu hàng về trước húa đơn về sau ghi giỏ tạm tớnh.
III.2.1.2. Kiến nghị về tài khoản sử dụng:
Tài khoản sử dụng trong hạch toỏn kế toỏn tại Cụng ty thỡ vận dụng đỳng và linh hoạt trong hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 15. Cụng ty cũng mở thờm tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 nhưng vẫn chưa đầy đủ. Vớ dụ như việc trả lương cho cụng nhõn trong biờn chế hay cụng nhõn ngoài biờn chế thỡ đều cú cựng tớnh chất là thanh toỏn tiền lương. Vỡ vậy, để thuận tiện trong cụng tỏc quản lý, kế toỏn Cụng ty nờn cho mục chi phớ nhõn cụng thuờ ngoài vào theo dừi chung trờn TK 334. Khi đú TK 334 sẽ được chi tiết theo từng đối tượng là cụng nhõn bờn trong và cụng nhõn thuờ ngoài.
TK 334 cú thể được mở chi tiết như sau: TK 3341 – “Phải trả cụng nhõn viờn” TK 3348 – “Phải trả cụng nhõn thuờ ngoài”
Nợ TK 622 – “Chi phớ nhõn cụng trực tiếp” Cú TK 3341
Cú TK 3348
Tại Cụng ty hiện nay, chi phớ sản xuất chung được hạch toỏn đỳng theo chế độ kế toỏn hiện hành, hạch toỏn tổng hợp vào TK 627. Tuy nhiờn, Cụng ty mới chỉ tiến hành chi tiết thành ba tài khoản cấp hai, đú là:
- TK 6271: Chi phớ nhõn viờn đội - TK 6274: Chi phớ khấu hao - TK 6278: Chi phớ khỏc
Điều này khụng phản ỏnh chớnh xỏc chi phớ thực tế phỏt sinh liờn quan đến chi phớ sản xuất chung. Cụng ty nờn xem xột và sử dụng mở cỏc tiểu khoản theo đỳng chế độ mới mà Bộ tài chớnh ban hành:
- TK 6271: Chi phớ nhõn viờn đội sản xuất - TK 6272: Chi phớ vật liệu
- TK 6273: Chi phớ dụng cụ sản xuất - TK 6274: Chi phớ khấu haoTSCĐ - TK 6277: Chi phớ dịch vụ mua ngoài - TK 6278: Chi phớ bằng tiền khỏc.
Việc hạch toỏn theo đỳng quy định vừa phản ỏnh đỳng quy mụ, tớnh chất của TK 627, và cú thể giỳp cho doanh nghiệp quản lý chi phớ tốt hơn nữa.
Tuy nhiờn cụng ty thực hiện trớch cỏc khoản trớch theo lương như BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ cho cụng nhõn trực tiếp sản xuất trờn TK 622 và cụng nhõn sử dụng mỏy thi cụng trờn TK 623 là khụng đỳng quy định.
Theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 đó quy định cỏc khoản tiền trớch theo lương của cụng nhõn trực tiếp xõy lắp được tớnh vào chi phớ sản xuất chung của hoạt động xõy lắp. Nghĩa là tất cả cỏc khoản trớch theo lương của cụng nhõn lao động trực tiếp, lỏi mỏy, quản lý đội xõy lắp đều hạch toỏn vào TK 627 – TK 6271 Chi phớ nhõn viờn đội sản xuất. Như vậy cụng ty đang hạch toỏn sai. Điều này khụng làm ảnh hưởng tới tổng giỏ thành nhưng nú sai quy định và ảnh hưởng đến cỏc khoản mục chi phớ. Hạch toỏn như vậy khiến chi phớ NVL và sử dụng MTC tăng lờn và làm giảm chi phớ SXC so với hạch toỏn đỳng. Bởi về bản
chất cỏc khoản trớch theo lương khụng được chủ đầu tư quy định thanh toỏn trong dự toỏn vậy nờn những khoản trớch này được hạch toỏn vào chi phớ SXC.
III.2.1.3. Kiến nghị với Cụng tỏc hạch toỏn chi phớ:
Mọi cụng trỡnh đều bắt đầu từ khõu Lập dự toỏn, lập giỏ thành kế hoạch, tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành thực tế sản phẩm. Hai khõu đầu tiờn được thực hiện bởi phũng Kinh tế - Kế hoạch cũn lại do phũng kế toỏn thực hiện. Điều này hoàn toàn phự hợp với trỡnh độ chuyờn mụn và chức năng của cỏc phũng. Tuy nhiờn sự phối hợp giữa phũng Kế toỏn và Kế hoạch cần tốt hơn nữa để đảm bảo hoàn thiện tốt nhiệm vụ được giao.
Bởi giỏ dự toỏn và giỏ kế hoạch là cơ sở để so sỏnh, đối chiếu với cỏc khoản phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh thi cụng cũng như khối lượng xõy lắp hoàn thành để tớnh giỏ thành thực tế cụng trỡnh. Ngược lại giỏ thành kế hoạch lại là cơ sở điều chỉnh dự toỏn và giỏ thành kế hoạch cho kỳ tiếp theo. Như vậy quan hệ giữa cỏc khõu này thực sự chặt chẽ, đảm bảo cho quỏ trỡnh tập hợp chi phớ tớnh giỏ thành. Vậy nờn nếu cỏc phũng chức năng thực hiện khụng cú sự phối hợp với nhau sẽ ảnh hưởng rất lớn tới cụng tỏc kế toỏn chung và hoạt động kinh doanh của cụng ty.
Bờn cạnh đú cụng ty nờn phõn cụng lại nhiờm vụ cho cỏc cỏn bộ kế toỏn trong phũng tài chớnh kế toỏn để trỡnh độ nhõn viờn kế toỏn được nõng cao và đồng đều về nghiệp vụ. Cụng ty cần bố trớ một kế toỏn tổng hợp riờng làm nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phớ sản xuất kinh doanh và tinh giỏ thành sản phẩm, kết chuyển lói lỗ và lập bỏo cỏo tài chớnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong quỏ trỡnh tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành từng hạng mục cụng trỡnh, cụng trỡnh, cụng ty cần cú những điều chỉnh như sau:
Khoản mục chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giỏ thành sản phẩm. Do đú, Cụng ty cần phải tăng việc kiểm tra, giỏm sỏt khoản mục này về cả chỉ tiờu số lượng và chất lượng. Để trỏnh tỡnh trạng thất thoỏt vật tư, Cụng ty cú thể thực hiện cỏc biện phỏp quản lý, cắt giảm hao hụt ở cỏc khõu như: mua, bảo quản và xuất kho cụng trỡnh bằng cỏch xõy dựng định mức vật tư hợp lý và kiểm soỏt chặt chẽ chứng từ.
Cụng ty thường mua vật tư chuyển thẳng vật tư từ nơi mua đến chõn cụng trỡnh, tuy nhiờn kế toỏn vẫn mở Bảng tổng hợp xuất nhập vật tư. Thủ tục này phức tạp về hỡnh thức và làm mất thời gian. Để khắc phục tỡnh trạng này, Cụng ty nờn lập Biờn bản giao nhận vật tư giữa người cung ứng và bộ phận tiếp nhận, sử dụng vật tư. Việc làm này giỳp cụng tỏc kế toỏn vật tư được thực hiện nhanh chúng hơn, đồng thời nú vẫn đảm bảo đầy đủ thụng tin về vật tư.
Đối với NVL khi mua nhập kho giỏ nguyờn vật liệu nhập kho bao gồm giỏ mua và chi phớ vận chuyển bốc xếp, tuy nhiờn trong quỏ trỡnh mua đội trực tiếp dựng nhõn cụng để vận chuyển vật tư. Tuy nhiờn lao động trực tiếp này lại tớnh vào tiền nhõn cụng xõy lắp. Điều này khụng hợp lớ và khụng đỏnh giỏ đỳng giỏ nguyờn vật liệu nhập kho. Vỡ vậy để khắc phục tỡnh trạng này cỏc đội trưởng khi thực hiện vận chuyển nguyờn vật liệu nờn thực hiện khoỏn cho nhõn cụng thuờ ngoài với khối lượng cụ thể và tớnh toỏn đơn giỏ để hạch toỏn đỳng vào chi phớ nguyờn vật liệu nhập kho trỏnh gõy ảnh hưởng tới cỏc khoản mục chi phớ. Điều này khụng gõy ảnh hưởng tới tổng chi phớ. Tuy nhiờn lại gõy ảnh hưởng tới chi phớ NVL và chi phớ NCTT và khụng đỏnh giỏ phự hợp với nguyờn vật liệu nhập kho.
Yếu tố chi phớ nhõn cụng cũng khỏ phức tạp, nhất là khi cụng trỡnh thuờ phần lớn là lao động thời vụ. Cụng ty nờn chia tỏch bảng chấm cụng cho cỏc đối tượng nhõn viờn thuờ ngoài và nhõn viờn thuộc cụng ty. Điều này sẽ giỳp cho cụng tỏc kiểm tra giỏm sỏt số lượng cụng nhõn nhằm kiểm tra hoạt động của từng đội xõy lắp. Phũng Kinh tế - kế hoạch cũng cần cú những kế hoạch chi tiết về tiền lương nhất là trong điều kiện hiện nay tiền lương đang cú xu hướng tăng lờn nhằm xỏc định được tốt và nắm được xu hướng biến động của tiền lương để nhằm đưa ra được giỏ thành dự toỏn và kế hoạch hợp lý. Và trỏnh ảnh hưởng đến khoản mục chi phớ thực tế phỏt sinh gõy ảnh hưởng tới khoản mục chi phớ nhõn cụng trực tiếp. Những yếu tố ảnh hưởng tới việc tăng chi phớ nhõn cụng cũng phải được rà soỏt và cắt giảm phự hợp để cú thể ứng phú kịp thời với sự biến động giỏ nhõn cụng.
Chi phớ sử dụng mỏy thi cụng là khoản mục đặc biệt của ngành xõy lắp bởi tớnh phức tạp và tổng hợp trong khoản chi phớ này. Vỡ vậy, việc tập hợp chi phớ sẽ khú khăn hơn nhiều so với tập hợp chi phớ cỏc khoản mục khỏc. Đặc biệt chi phớ
nhiờn liệu cho mỏy thi cụng lại được phõn bổ theo chi phớ NCTT. Tuy nhiờn một số cụng trỡnh sử dụng nhiều nhõn cụng và sử dụng ớt chi phớ mỏy và ngược lại. Điều này khụng phự hợp làm sai lệch khoản chi phớ cho cỏc cụng trỡnh. Để đảm bảo chi phớ được tập hợp đỳng đắn cụng ty nờn phõn bổ chi phớ nhiờn liệu cho mỏy thi cụng theo giờ mỏy. Dựa trờn số giờ mỏy trờn cụng tơ một và định mức nhiờn liệu trờn mỗi