a) Các chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần Thép Khánh Hòa
Kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần Thép Khánh Hòa sử dụng các chứng từ như:
Hóa đơn GTGT (Phụ lục 2.3, 2.9, 2.13) công ty đặt in tại công ty MTV in Tài chính
Phiếu xuất kho (Kiêm giao nhận) (Phụ lục 2.4, 2.10, 2.14)
Phiếu thu (Phụ lục 2.5, 2.7, 2.8, 2.11, 2.15), giấy báo có của ngân hàng Các chứng từ khác có liên quan (Phiếu kế toán Phụ lục 2.6, 2.12, 2.16) b) Trình tự xử lý, luân chuyển chứng từ
Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng và chuyển cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư tiến hành lập Phiếu xuất kho (Kiêm giao nhận) và chuyển cho thủ kho. Thủ kho nhận Phiếu xuất kho và tiến hành xuất hàng, sau đó chuyển cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng nhận hàng từ thủ kho, tiến hành lập Hóa đơn GTGT và chuyển hàng cho khách hàng. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để lưu chuyển nội bộ. Nhân viên bán hàng ký vào phần Người bán hàng trên
Hóa đơn GTGT rồi đóng dấu treo vào góc trên bên trái của tờ hóa đơn. Khách hàng nhận hàng và Hóa đơn từ nhân viên bán hàng và làm thủ tục thanh toán. Nếu khách hàng chưa thanh toán kế toán thanh toán và công nợ ghi sổ công nợ. Nếu khách hàng thanh toán ngay, nhân viên bán hàng nhận tiền từ khách hàng và chuyển cho kế toán thanh toán và công nợ. Kế toán thanh toán và công nợ lập Phiếu thu và chuyển tiền cùng Phiếu thu cho thủ quỹ. Thủ quỹ nhận Phiếu thu, thu tiền và ghi sổ quỹ và chuyển phiếu thu cho kế toán thanh toán và công nợ ghi sổ tiền gửi hay tiền mặt và bảo quản. Các chứng từ bao gồm liên 3 của Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho (kiêm giao nhận) phải được kẹp chung theo từng nghiệp vụ bán hàng để tiện cho việc theo dõi và quản lý, kiểm soát nội bộ.