Nợ TK 635 – Chi phí tài chính Có TK 111, 112
Ví dụ: Trong kỳ, Xí nghiệp tư nhân Kiêm Thành thanh toán hóa đơn GTGT số 001535 (nhận nợ ngày 10/12/2012) vào ngày 19/12/2012 đáp ứng đủ điều kiện để hưởng chiết khấu thanh toán theo chính sách bán hàng đề xuất. Kế toán lập phiếu chi tiền mặt hoặc chuyển khoản cho bên mua số tiền được chiết khấu là 1% trên tổng số tiền thanh toán là 456,060 VNĐ. Căn cứ vào phiếu chi hoặc báo Nợ của ngân hàng để phản ánh khoản chiết khấu thanh toán cho người mua, kế toán ghi:
Nợ TK 635: 456,060
Có TK 111, 112: 456,060
∗ Về website của công ty: Công ty cần chú trọng và đầu tư nhiều hơn cho website, cần phải bổ sung thêm các thông tin về sản phẩm như: các thông số chất lượng, quy cách sản phẩm, có thể cung cấp thêm bảng giá sản phẩm, các tin tức về hoạt động của công ty, có như vậy công ty mới tận dụng được lợi thế của website và có thêm nhiều khách hàng tiềm năng.
∗ Về phương thức bán hàng: Công ty nên mở rộng thêm nhiều phương thức bán như: Phương thức bán trả chậm trả góp để có thể thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng bên cạnh đó phương thức này có thể tăng thêm tính cạnh tranh cho công ty đối với các đối thụ cạnh tranh cùng ngành; phương thức bán lẻ để có thêm nguồn thu từ khách lẻ là người dân địa phương có nhu cầu về thép xây dựng; phương thức bán đại lý để tận dụng cơ sở vật chất sẵn có của các cơ sở nhận đại lý và mở rộng được quy mô của công ty.
b) Sự tuân thủ các chuẩn mực kế toán
Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng theo VAS 01 “Chuẩn mực chung” và tuân thủ VAS 14 “Doanh thu và thu nhập khác”, công ty phải hạch toán lại nghiệp vụ hàng bán bị trả lại theo đúng bản chất làm giảm trừ doanh thu chứ không hạch toán như một nghiệp vụ mua hàng hóa.
Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng theo VAS 01 “Chuẩn mực chung”, công ty nên xây dựng các ước tính kế toán hợp lý để lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi.
+ Về cơ bản, Hóa đơn GTGT của công ty đã tuân thủ đúng chế độ kế toán theo quyết định 15 và có đầy đủ các yếu tố bắt buộc phải có theo nghị định số 51/NĐ-CP ngày 14/5/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của Chính phủ, nhưng để tăng tính kiểm soát đối với hóa đơn GTGT về hàng bán ra, công ty nên thêm vào chữ ký của thủ trưởng đơn vị.
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Để chữ ký của thủ trưởng đơn vị vừa đảm bảo tính kiểm soát, vừa không gây phức tạp thêm quá trình bán hàng, công ty có thể phân quyền ký, với những hóa đơn dưới 800 triệu đồng thì ủy quyền cho nhân viên bán hàng ký, những hóa đơn từ 800 triệu đồng trở lên thì bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu của thủ trưởng đơn vị.
+ Với trường hợp hàng bán bị trả lại
Trường hợp 1: Nếu bên mua đã nhận hàng, người bán đã xuất hóa đơn, thì bên mua phải lập hóa đơn ghi rõ hàng bán bị trả lại, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT. Hoá đơn này là căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai.
Trường hợp 2: Nếu người bán đã xuất hàng và lập hoá đơn, người mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải hoàn trả lại toàn bộ hàng hoá, hoặc một phần hàng hóa, khi trả lại hàng bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị chưa có thuế GTGT, tiền thuế GTGT lý do trả hàng theo hoá đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn) đồng thời kèm theo hoá đơn để gửi trả bên bán để bên bán lập lại hóa đơn GTGT cho số lượng hàng hóa đã nhận và làm căn cứ bên bán điều chỉnh doanh số và thuế GTGT đầu ra".
Trên cơ sở hóa đơn trả lại hàng bán do bên mua lập, kế toán lập phiếu nhập kho và căn cứ vào phiếu nhập kho để điều chỉnh giá trị hàng tồn kho và giá vốn hàng bán.
∗ Trường hợp hàng bán bị trả lại
+ Nếu công ty đã ghi nhận doanh thu
Căn cứ hóa đơn trả lại hàng bán do bên mua lập, kế toán ghi giảm trừ doanh thu:
Nợ TK 531 : ghi theo giá bán
Nợ TK 333 (3331) : thuế giá trị gia tăng của hàng bán bị trả lại, giảm giá Có TK 131, 111, 112
Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng bán do bên mua lập, kế toán lập phiếu nhập kho và căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi giảm trừ giá vốn hàng đã bán:
Nợ TK 152, 156, 155 Trị giá hàng bán trả lại
Có TK 632 nhập kho theo giá đã xuất
Nếu hàng chưa về nhập kho, người mua nhận giữ hộ, kế toán ghi:
Nợ TK 157 Trị giá hàng bán trả lại
Có TK 632 theo giá đã xuất
+ Trường hợp hàng bị trả lại khi kế toán chưa ghi nhận doanh thu, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT hàng bán trả lại do bên mua lập, lập phiếu nhập kho khi hàng về kho của công ty:
Nợ TK 152, 156, 156 Trị giá hàng bán trả lại
Có TK 157 nhập kho theo giá đã xuất
∗ Lập dự phòng phải thu khó đòi (DPPTKĐ)
Một khoản dự phòng chỉ được ghi nhận khi thoả mãn các điều kiện9 sau: a)Doanh nghiệp có nghĩa vụ nợ hiện tại (nghĩa vụ pháp lý hoặc nghĩa vụ liên đới) do kết quả từ một sự kiện đã xảy ra;
b)Sự giảm sút về những lợi ích kinh tế có thể xảy ra dẫn đến việc yêu cầu phải thanh toán nghĩa vụ nợ; và
c)Đưa ra được một ước tính đáng tin cậy về giá trị của nghĩa vụ nợ đó.
Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.