Để tính toán mức dự phòng khó đòi, Công ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khả năng đòi được.
Đối với khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán công ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác theo dõi ở TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý
Khi lập dự phòng phải thu khó đòi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi.
Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, người nợ về số tiền nợ chưa thanh toán như là các hợp đồng kinh tế, các kế ước về vay nợ, các bản thanh lý về hợp đồng, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khó đòi.
Khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi trên tài khoản 139 – Dự phòng phải thu khó đòi tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được vào cuối niên độ kế toán.
Kết cấu:
Nợ TK139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Có
- Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Xóa các khoản nợ phải thu khó đòi.
- Số dự phòng nợp phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
SDCK: Số dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ.
Cách lập được tiến hành như sau: Căn cứ vào bảng kê chi tiết nợ phải thu khó đòi, kế toán lập dự phòng:
Nợ TK 642(6426) – Chi phí quản lý
Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
- Nếu số trích lập DPPTKĐ cho năm kế hoạch bằng số dư của dự phòng năm trước thì không phải lập nữa.
- Nếu số lập DPPTKĐ cho năm kế hoạch lớn hơn số dư trên TK 139 thì số lớn hơn đó sẽ trích lập tiếp tục.
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý
Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi
- Nếu số trích lập cho năm kế hoạch nhỏ hơn số dư trên TK 139 thì số chênh lệch giảm phải được hoàn nhập
Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642(6426) – Chi phí quản lý ∗ Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Do đặc điểm nhóm hàng thép vừa là hàng để bán, vừa là nguyên liệu cho sản xuất thành phẩm, nên tại kho của công ty luôn có một lượng hàng tồn kho lớn và không tránh khỏi sự giảm giá của hàng hoá trong kho.
Vì vậy, công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào giá vốn hàng bán phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so giá ghi sổ của kế toán hàng tồn kho. Cuối kỳ nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng.
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh giá trị thực tế thuần tuý hàng tồn kho của công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Công thức tính trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (DPGGHTK) Mức lập
DPGGHTK =
Số vật tư, hàng hoá bị giảm giá tại thời điểm lập
x Giá đơn vị ghi sổ kế toán - Giá đơn vị trên thị trường
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Kết cấu
Nợ TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Có
- Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ.
- Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
SDCK: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ.
Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Căn cứ vào bảng tổng hợp về mức lập dự phòng giảm giá của các loại vật tư hàng hoá đã được duyệt, thẩm định của người có thẩm quyền doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Nếu số trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư của dự phòng năm trước thì không phải lập nữa.
- Nếu số lập DPGGHTK cho năm kế hoạch lớn hơn số dư trên TK 159 thì số lớn hơn đó sẽ trích lập tiếp tục.
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Nếu số trích lập cho năm kế hoạch nhỏ hơn số dư trên TK 159 thì số chênh lệch giảm phải được hoàn nhập
Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – Giá vốn hàng bán