2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán gồm có 6 ngời hình thành nên bộ máy kế toán của công ty. Bộ máy kế toán sở hữu một phòng kế toán tài chính riêng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
* Chức năng và nhiệm vụ của từng ngời trong bộ máy kế toán - Kế toán trởng: Kế toán tr ởng Kế toán chi phí, giá thành và tồn kho NVL Kế toán doanh thu, thuế Kế toán thanh toán Thủ quỹ
Là ngời chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý của công ty. Là ngời điều hành công việc chung bộ máy kế toán đồng thời kiểm kê kế toán theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao tài sản cố định và tình hình tăng, giảm giá trị công cụ dụng cụ, phân bổ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng vào chi phí. Kế toán trởng là ngời lập các chứng từ ghi sổ vào cuối mỗi quý thông qua các bảng tổng hợp và chi tiết các thành viên trong bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về các báo cáo kế toán đã lập. Đồng thời kế toán trởng phải là ngời phổ biến các chế độ, thể lệ tài chính mới cho các kế toán viên trong bộ máy kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ, bảo vệ tài sản, vật t, tiền vốn cho công ty.
- Kế toán thanh toán
Là ngời có nhiệm vụ theo dõi, quản lý và xây dựng các báo cáo tổng hợp
nh: Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL, báo cáo Thu chi tiền mặt.. Đồng thời kế toán tổng hợp kiêm luôn phần kế toán tiền gửi ngân hàng, chịu trách nhiệm giao dịch, ký các hợp đồng vay mợn và theo dõi tình hình tăng, giảm chi phí của tài khoản tiền gửi ngân hàng, chịu trách nhiệm về vay ngân hàng và thanh toán với ngân hàng.
- Kế toán doanh thu và thuế
Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả khách hàng về hàng hoá và NVL, các dịch vụ đã đợc phục vụ cùng với các khoản ứng trớc và trả trớc cho khách hàng. Đồng thời theo dõi các khoản thuế phải nộp cho Nhà nớc, theo dõi, quản lý và phản ánh kịp thời và đầy đủ tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm.
- Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành và tồn kho NVL:
Là ngời có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán tổng hợp các khoản chi phí để tính giá thành sản phẩm. Cụ thể kế toán tổng hợp các khoản chi phí sản xuất, xác định đối tợng tập hợp chi phí và đối tợng tính giá thành, hớng dẫn các bộ phận có liên quan lập và luân chuyển các chứng từ chi phí cho phù hợp với các đối tợng hạch toán. Xác định tiêu thức phân bổ để phân bổ chi phí tính giá thành sản phẩm. Đồng thời hạch toán tổng hợp và chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL
- Thủ quỹ:
Thuỷ quỹ là ngời chịu trách nhiệm quản lý và giữ tiền mặt, thu chi tiền sau khi đã kiểm tra và thấy rõ các chứng từ đã có đầy đủ điều kiện để thanh toán. Thủ quỹ là ngời có liên quan chặt chẽ với kế toán tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh có liên quan đến tài khoản tiền mặt và đối chiếu số liệu với kế toán tiền mặt.
Mặc dù chia bộ máy kế toán theo các phần hành riêng nhng giữa các phần hành đều có liên quan chặt chẽ và có tác động qua lại với nhau. Đến cuối kỳ các kế toán viên đều phải có các số liệu báo cáo về phần hành kế toán của mình phụ trách cho kế toán trởng lập các báo cáo kế toán
2.1.5.2: Chế độ kế toán chung áp dụng tại công ty:
Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006.
Niên độ kế toán: Để tiện cho việc hạch toán kế toán công ty tính liên độ kế toán theo năm tài chính, ngày bắt đầu một liên độ ké toán mới là ngày 1/1 dơng lịch và kết thúc vào ngày 31/12 năm.
Kỳ kế toán: của công ty cũng tính theo năm.
Phơng pháp tính thuế GTGT: theo phơng pháp khấu trừ
Phơng pháp theo dõi vật t: là phơng pháp kê khai thờng xuyên
Giá vật t, thành phâm xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
2.1.5.3. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ của Công ty đợc phân thành 2 loại: - Các chứng từ gốc
- Các chứng từ kế toán
Trong đó, các chứng từ gốc là các minh chứng hợp pháp cho các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong công ty. Ngoài phòng tài chính - kế toán, các chứng từ này còn có thể đợc hình thành từ các phòng ban khác nhau nh phòng hành chính, phòng cung ứng vật t (phòng kế hoạch)… các chứng từ gốc này là các hoá đơn của nhà cung cấp, các phiếu nhập kho, xuất kho NVL của phòng kế hoạch, các loại hoá đơn thanh toán dịch vụ nh dịch vụ Taxi, điện nớc, điện thoại, các loại vé máy bay, tàu hoả đã đợc mua phục vụ cho các chuyến công tác của công ty, hoá đơn bán hàng của công ty…. ngoài ra chứng từ gốc của công ty còn có thể là các giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán hay các hợp đồng mua bán, vay mợn tài sản, vốn..
Các chứng từ gốc này chính là cơ sở đầu tiên để hình thành nên các chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán của công ty chính là phiếu thu, chi tiền mặt, các chứng từ ghi sổ đợc kế toán trởng lập vào cuối mỗi tháng. Số liệu của chứng từ kế toán đợc lấy từ số liệu của các chứng từ gốc. Do vậy, các chứng từ kế toán thờng có các chứng từ gốc đính kèm.
Ví dụ: 1 phiếu chi tiền mặt thờng đợc đính kèm - 1 giấy đề nghị thanh toán
- 1 hoá đơn mua bán vật t
- phiếu nhập kho, xuất kho vật t, hàng hoá (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi các chứng từ kế toán đợc hình thành, chúng sẽ là căn cứ để ghi chép các loại sổ chi tiết và tổng hợp khác. Đồng thời, các chứng từ gốc đôi khi cũng là cơ sở trực tiếp hình thành nên các bảng biểu phục vụ công tác hạch toán tổng hợp.
2.1.5.4. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty TNHH Hải Lâm Khang sử dụng hầu hết các tài khoản có trong hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành. Trừ một số tài khoản dự phòng và TK 139, TK 229, TK 159, TK 6111.
Hệ thống tài khoản của công ty cũng bao gồm các tài khoản có kết cấu dạng tài sản, các tài khoản có kết cấu dạng nguồn vốn và các tài khoản thanh toán.
Ngoài các tài khoản cấp 2, công ty còn có 1 hệ thống các doanh thu tài khoản chi tiết phục vụ mục đích quản lý của giám đốc nh:
TK 6271 "chi phí sản xuất chung" đợc chi tiết thành các tiểu khoản: - TK 62710001: Chi phí tại kho Công ty
- TK 62710002: Chi phí tại tổ cắt dán - TK 6271003: Chi phí tổ phức hợp…
2.1.5.5. Hình thức sổ kế toán và tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách
Với tư cách l à một đơn vị hạch toán độc lập Công ty TNHH Hải Lâm Khang, đã lựa chọn cho mình một hình thức kế toán để áp dụng, đó là hình thức kế toán "chứng từ ghi sổ". Hình thức này đợc áp dụng từ khi công ty hạch toán kế toán thủ công, khi chuyển sang hạch toán trên máy vi tính vẫn giữ nguyên hình thức này. Định kỳ lập chứng từ ghi sổ của công ty là 1 tháng.
Hệ thống sổ chi tiết đựơc sử dụng tại công ty gồm:
- Sổ chi tiết các tài khoản thanh toán (TK 131, TK 331, TK 138, TK 338…) - Sổ chi tiết các tài khoản tập hợp chi phí (TK 621, TK 622, TK 627…) Các sổ chi tiết này đợc lập theo định kỳ là 1 tháng.
Hệ thống sổ tổng hợp bao gồm:
- Nhật ký tài khoản: các TK có trong hệ thống TK của công ty
Ví dụ: Nhật ký TK 11110000, Nhật ký TK 15210001, Nhật ký TK 15210002…
- Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL
2.1.5.6: Trình tự ghi sổ:
Mặc dù hiện nay công ty vẫn đang sử dụng phần mềm kế toán Effect nhng phần mềm này chỉ ứng dụng trong phần hành kế toán tiến mặt, tiền gửi ngân hàng
và hỗ trợ một phần cho phần hành kế toán tiêu thụ thành phẩm nên nhìn chung công tác kế toán của công ty phần lớn vẫn đang đợc thực hiện theo cách thức thủ công dựa trên chơng trình excel.
Đối với nhng x phần hành có ứng dụng phần mềm effect, hàng ngày kế toán nhập chứng từ vào phần mềm, phần mềm sẽ tự kết xuất ra các báo cáo liên quan. Tuy nhiên, các báo cáo này một phần cha đáp ứng đợc nhu cầu quản lý, một phần lại cha đợc hoàn thiện về các chỉ tiêu giá trị do thiếu sự hỗ xh[j của các phần hành kế toán khác. Vì vậy kế toán viên thờng chuyển các báo cáo đó ra chơng trình excel để thiết kế lại, bổ sung các chỉ tiêu còn thiếu.
Đối với những phần hành thực hiện hoàn toàn bằng phơng pháp thủ công: các chứng từ đợc nhập theo cách thủ công vào các thẻ, sổ chi tiết đợc thiết kế sẵn trong excel, sau đó sử dụng các tính năng sắp xếp và tính toán các chơng trình này để từ đó lập thành báo cáo tổng hợp định kỳ hàng tháng.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán Sơ đồ 12: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn
Gi trỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Quan hệ đối chiếu
( Doanh nghiệp khụng mở sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ)
2.1.5.7. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp đợc thực hiện theo quy định của quyết định 48/2006/QĐ-BTC của bộ tài chính ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006.
Các báo cáo kế toán tổng hợp định kỳ vẫn đợc lập đó là: Bảng cân đối tài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán…
Các báo cáo này đợc lập định kỳ hàng tháng theo yêu cầu của giám đốc nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý toàn diện của giám đốc về công ty
Cuối quý IV, các báo cáo kế toán đợc lập nhằm 2 mục đích.
- Báo cáo kết qủa hoạt động của tháng cho ban quản trị của công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kiểm toán các bảng khai tài chính phục vụ cho nhu cầu công khai tài chính cho các đối tợng khác.
Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phảI lập và gửi thêm phụ biểu bảng cân đối tài khoản
Báo cáo lu chuyển tiền tệ không đợc lập ở công ty, các báo áo này có giá trị khi có đầy đủ chữ ký của kế toán tổng hợp, kế toán trởng và giám đốc.
Ngoài ra công ty còn lập báo cáo nội bộ khi giám đốc yêu cầu nh: Báo cáo tình hình công nợ, báo cáo tình hình sản xuất, báo cáo nộp ngân sách….