3.2.1.1. Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường là một khâu quan trọng quyết định sự thành công của hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động kinh doanh nhập khẩu nói riêng. Công ty không những phải nắm bắt được những thông tin cần thiết ở thị trường nội địa mà còn phải có những hiểu biết nhất định về thị trường nhập khẩu để tránh những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng. Công tác nghiên cứu cả hai thị trường phải diễn ra song song và đều phải được chú trọng thì hoạt động kinh doanh nhập khẩu mới có thể thành công.
Với thị trường trong nước:
Đây là thị trường mục tiêu của công ty. Trước khi tiến hành nhập khẩu công ty phải nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường nội địa về sản phẩm, giá cả, nhu cầu cũng như các đối thủ cạnh tranh. Hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng có thể mở rộng hay không chủ yếu phụ thuộc vào lượng tiêu thụ trên thị trường nội địa. Ở mỗi thời điểm công ty cần phải xác định được nhu cầu của các khách hàng truyền thống và dự đoán nhu cầu của nhóm khách hàng tiềm năng để có kế hoạch nhập khẩu phù hợp.
Marketing là một công cụ rất hiệu quả đối với hoạt động tiêu thụ trong nước. Hiện nay công ty chưa có phòng marketing hoạt động độc lập mà bộ phận này do phòng kinh doanh đảm nhiệm, do đó công tác marketing chưa thật sự đạt được hiệu quả như mong muốn. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động này, dự kiến trong thời gian tới công ty sẽ xây dựng một phòng ban mới, một bộ phận độc lập
chuyên phụ trách hoạt động marketing để có thể chuyên sâu về công tác nghiên cứu thị trường cũng như quảng cáo sản phẩm, dịch vụ khách hàng…
Với thị trường nhập khẩu: công ty cần phát huy hơn nữa những hiểu biết
của mình trong các vấn đề sau:
- Nắm vững chính sách thương mại cũng như các chính sách bảo hộ mậu dịch của mỗi quốc gia. Cần có những nguồn thông tin dự đoán về các biến động kinh tế, chính trị tại mỗi thị trường nhập khẩu để tránh các trường hợp bất khả kháng khi thực hiện hợp đồng thương mại.
- Nâng cao kiến thức về các thông lệ quốc tế, tập quán quốc tế và điều ước quốc tế để vận dụng một cách thành thạo và có hiệu quả trong mỗi hợp đồng nhập khẩu.
- Nâng cao khả năng tiếp cận, nắm bắt và xử lý thông tin. Để có những thông tin chính xác về một thị trường nước ngoài, công ty cần thu thập ở nhiều nguồn khác nhau, sau đó tiến hành tổng hợp, phân tích, chọn lọc những thông tin cần thiết phục vụ cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình.
- Đề ra các kế hoạch mở rộng thị trường một cách cụ thể và khoa học, đầu tư thích đáng để công tác nghiên cứu, tìm kiếm thị trường diễn ra hiệu quả và nhanh chóng. Mục tiêu cuối cùng của công tác nghiên cứu thị trường nước ngoài là tìm ra những nguồn cung cấp mới cho công ty nhằm đa dạng hóa sản phẩm, tăng khả năng lựa chọn về giá cả nhập khẩu đối với những mặt hàng có nhiều nhà cung cấp.
Bên cạnh việc mở rộng thị trường nhập khẩu phục vụ cho quá trình hoạt động và phát triển của mình, công ty cũng cần xác định rõ những thị trường trọng điểm để tập trung kinh doanh có hiệu quả với những chiến lược kinh doanh phù hợp. Duy trì, giữ vững thị trường truyền thống đồng thời tìm ra các thị trường nhập khẩu mới là phương thức tốt nhất để mở rộng thị trường, phát triển hoạt động nhập khẩu.
3.2.1.2. Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu
Hiện nay những nghiệp vụ mà công ty áp dụng đang hoạt động khá hiệu quả. Nhưng tình hình kinh tế, thị trường, các chính sách của nhà nước không phải nhất
biến. Vì thế công ty cũng cần có những đổi mới trong nghiệp vụ để phù hợp với tình hình mới.
Ngay từ khâu lựa chọn thị trường nhập khẩu công ty cần xem xét, tìm hiểu kỹ về quá trình hình thành phát triển, lĩnh vực hoạt động,những thành tựu và hạn chế và những thông tin liên quan của bên đối tác từ nhiều nguồn khác nhau trước khi có quyết định hợp tác kinh doanh. Vì hiện nay mọi doanh nghiệp có đủ tư cách pháp lý đều có thể kinh doanh, vì thế phải đề phòng những doanh nghiệp “ma”,những doanh nghiệp làm ăn trái pháp luật,…
Trong đàm phán công ty cần nắm vững nghệ thuật đàm phán, biết vận dụng ba yếu tố trong đàm phán là bối cảnh, thời gian và quyền lực đàm phán sao cho có lợi nhất. Bối cảnh và thời gian ảnh hưởng khá nhiều đến tâm lý và tiến độ của cuộc đàm phán. Công ty phải biết cách làm chủ trong mọi hoàn cảnh, tạo được thế áp đảo đối với đối phương. Để có được quyền lực đàm phán, công ty phải có được những thông tin quan trọng về đối tác, đặc biệt là những điểm yếu của họ, đồng thời phải có sự am hiểu về kỹ thuật và phải hiểu rõ luật pháp quốc tế cũng như luật pháp của nước đang tiến hành đàm phán.
Khi tiến hành ký kết hợp đồng, công ty phải chú ý xem xét kỹ lưỡng các điều khoản và các điều kiện ràng buộc để tránh thua thiệt về sau. Trước đây các hợp đồng nhập khẩu đa số được ký kết với các đối tác lâu năm, các bạn hàng truyền thống nên hợp đồng thường có tính hình thức là chính, các bên ký kết dựa trên chữ tín và sự tin tưởng lẫn nhau nên đôi khi nội dung hợp đồng không được quản lý chặt chẽ. Tuy nhiên bây giờ công ty đã có thêm rất nhiều đối tác mới. Vì vậy không thể thiếu cẩn trọng khi ký kết hợp đồng. Mọi điều khoản đều phải được cân nhắc kỹ trước khi đi đến sự thống nhất, nhất là các điều khoản chính như điều khoản chất lượng, số lượng, giá cả, cách thức và thời hạn thanh toán, thời gian giao hàng, giấy tờ kèm theo… Hợp đồng phải đầy đủ, chính xác, chặt chẽ và là cơ sở pháp lý ràng buộc nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.
Về thủ tục hải quan vốn là khâu rất phức tạp và tốn nhiều thời gian. Do đó công ty nên cử ra một bộ phận trong phòng xuất – nhập khẩu chuyên phụ trách về
thủ tục hải quan. Bộ phận này phải được đào tạo cẩn thận và đầy đủ về các nghiệp vụ hải quan, đồng thời công ty phải thường xuyên cử họ đi học hỏi để kịp thời tiếp nhận các chính sách mới về hải quan và thủ tục hải quan. Để tránh phiền hà và tiết kiệm được thời gian, công ty nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết trước khi trình lên hải quan. Thêm nữa, là một công ty hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, công ty nên xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cơ quan hải quan.
3.2.1.3. Đa dạng hóa loại hình kinh doanh, kênh phân phối sản phẩm và tăng cường liên doanh liên kết
Trong chiến lược phát triển của mình, công ty luôn tìm cách mở rộng kinh doanh như tìm ra loại hình kinh doanh mới, mở rộng các kênh phân phối sản phẩm nhằm đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ sản phẩm và tăng thị phần của công ty trên thị trường. Ngoài công ty còn có rất nhiều doanh nghiệp khác có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu các loại máy móc thiết bị. Các công ty này có thể là đầu mối nhập khẩu lớn và cũng là nguồn cung ứng hàng nhập khẩu cho các doanh nghiệp khác, có thị trường cung cấp và các mối quan hệ rộng rãi, có mạng lưới phân phối cùng các chi nhánh của riêng mình ở nhiều khu vực. Nếu công ty thiết lập được mối quan hệ hợp tác, liên doanh liên kết với các doanh nghiệp này thì sẽ tận dụng được rất nhiều lợi thế. Hai bên có thể cùng chia sẻ kinh nghiệm trong sản xuất kinh doanh, chia sẻ thông tin có được về các thị trường nhập khẩu hoặc là nhà cung cấp của nhau về những mặt hàng mà mỗi bên còn thiếu. Đối với những dự án lớn, độ rủi ro cao thì sự liên kết sẽ giúp công ty phân tán bớt rủi ro. Nếu thành công thì sự hợp tác này sẽ làm tăng khả năng cạnh tranh của mỗi công ty lên rất nhiều.
3.2.1.4. Tạo nguồn vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
Vốn luôn là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Đặc biệt với những công ty kinh doanh nhập khẩu như Cát Lâm thì vốn lại càng quan trọng, bởi mọi hàng hóa được tính theo giá cả quốc tế và thanh toán bằng ngoại tệ, nên giá trị mỗi hợp đồng khi quy ra VND thường khá lớn. Cũng như các doanh nghiệp khác, một phần vốn hoạt động của công ty là vốn vay ngân hàng. Trong bối cảnh lãi vay tăng cao như hiện nay thì việc trả lãi hàng tháng cũng ảnh hưởng khá nhiều đến lợi
nhuận của công ty. Do đó, công ty cần có những biện pháp quay vòng vốn nhanh, tạo nguồn vốn để hạn chế lượng vốn vay ngân hàng.
Công ty cần có sự quản lý chặt chẽ việc sử dụng vốn của các phòng ban cũng như hạn chế các khoản chi không cần thiết tránh lãng phí nguồn vốn. Bên cạnh việc vay vốn của ngân hàng, công ty cũng nên quan tâm đến nguồn vốn tồn tại ngay trong nội bộ công ty, được huy động từ chính các nhân viên của mình. Phương thức này giúp công ty tận dụng được nguồn lực nội tại. Nó còn có ưu điểm là thời hạn thanh toán không quá khắt khe, thời hạn sử dụng vốn lâu hơn, đồng thời sẽ nâng cao được tinh thần trách nhiệm và hiệu quả làm việc của nhân viên vì khi họ bỏ vốn vào công ty là họ đã gắn lợi ích và sự phát triển của công ty với lợi ích và sự phát triển của bản thân họ.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn công ty cần có những biện pháp quản lý vốn hiệu quả, cụ thể:
- Tính toán khả năng lỗ, lãi, thời gian thu hồi vốn cũng như những rủi ro có thể xảy ra trước mỗi thương vụ.
- Đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hóa, chọn phương thức thanh toán nhanh chóng, gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo an toàn. Tránh tình trạng ứ đọng vốn khiến việc sản xuất kinh doanh bị gián đoạn.
- Quản lý tốt hàng hóa dự trữ, thanh lý kịp thời hàng tồn kho ứ đọng để giải phóng vốn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thường xuyên phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn. Tìm ra các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình sử dụng vốn để có những phương án thích hợp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
- Trước khi bỏ vốn ra kinh doanh phải có phương án kinh doanh cụ thể, rõ ràng, tính toán trước các chỉ tiêu liên quan. Cân nhắc, xem xét kỹ trước khi quyết định kinh doanh, tránh lãng phí nguồn vốn.
- Song song với việc quản lý vốn phải tiến hành tiết kiệm các khoản chi phí, phân bổ chi phí quản lý một cách phù hợp cho từng phòng ban và thường
xuyên kiểm tra kế hoạch sử dụng vốn của mỗi bộ phận, nêu cao tinh thần tiết kiệm của công ở mỗi nhân viên.
3.2.1.5. Kiện toàn bộ máy tổ chức và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên
Nhân sự và bộ máy nhân sự luôn là yếu tố quyết định sự thành công của một công ty trong bất cứ hình thức sản xuất kinh doanh nào.
Quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một quá trình hết sức phức tạp với nhiều khâu khác nhau, đòi hỏi các nhân viên phải có trình độ nghiệp vụ và những hiểu biết nhất định, phải nắm bắt và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, có phản ứng nhạy bén trước những biến động của thị trường. Hơn nữa do tính chất công việc phải thường xuyên tiếp xúc với người nước ngoài nên yêu cầu về trình độ ngoại ngữ và khả năng giao tiếp là khá cao đối với mỗi nhân viên. Thực tế thì nhân viên có kinh nghiệm thực tế trong kinh doanh thì trình độ ngoại ngữ lại hạn chế, trong khi các nhân viên trẻ thông thạo ngoại ngữ lại thiếu kinh nghiệm thực tế.
Để khắc phục hạn chế đó, công ty nên nâng cao trình độ của các nhân viên bằng cách cử đi học ở các trường đại học có uy tín như trường đại học Kinh Tế Quốc Dân, trường đại học Ngoại Ngữ… Đối với các cán bộ quản lý thì nên có các khóa đào tạo, học tập kinh nghiệm thực tế tại nước ngoài, còn với đội ngũ nhân viên trẻ thì nên cho họ có cơ hội cọ xát thực tế, tích lũy kinh nghiệm, phát huy được những điểm mạnh cũng như những kiến thức mà họ được đào tạo.
Để nâng cao ý thức tự học hỏi nâng cao trình độ bản thân của mỗi nhân viên, công ty nên thường xuyên tổ chức các đợt kiểm tra, sát hạch nghiệp vụ, tiến tới phân bổ nhân sự một cách phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi người để phát huy được tối đa khả năng và hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên.
Công ty cũng nên chú trọng hơn đối với công tác khen thưởng kỷ luật và quyền lợi của nhân viên, vì điều này ảnh hưởng rất nhiều đến nhiệt huyết làm việc của họ. Không nên chỉ đánh giá năng lực nhân viên qua hiệu quả hoạt động của cả phòng ban mà cần phải đánh giá trực tiếp dựa trên những công việc mỗi nhân viên được giao và khả năng thực hiện công việc của họ.