6. Bố cục khóa luận
3.2. Phân tích các chức năng ngôn ngữ thể hiện trong TĐTT tổ chức
3.2.1. Chức năng thông báo (thông tin)
Chức năng thông báo hay còn gọi là chức năng thông tin đƣợc biểu hiện ở khía cạnh trao đổi thông tin của giao tiếp, con ngƣời trao đổi cho nhau những thông tin nhất định. Đây đƣợc coi là chức năng cơ bản và quan trọng nhất xét về mặt giao tiếp và luôn hiện hữu ở mọi loại văn bản với những nội dung đa dạng về hiện thực, sự vật, và hiện tƣợng trong xã hội. Mục đích của nó là truyền đạt những thông tin cần thiết của một cuộc giao tiếp đến với ngƣời nhận.
Trong các TĐTT tổ chức sự kiện, chức năng này thể hiện ở 4 nhóm thông tin nhƣ sau:
Loại thông tin Ví dụ
Thông tin cơ bản về sự kiện: tên, địa điểm, thời gian diễn ra sự kiện (1)
1. hội thảo giới thiệu và mở bán chung cƣ An Bình Tower. Thời gian : 9h00 ngày 03/03/2012
Địa điểm : 137 Nguyễn Ngọc Vũ Hotline: 0902299910
2. Hội thảo " Ổn định vĩ mô, tái cấu trúc nên kinh tế, tìm hướng đi cho doanh nghiệp "
Tổ chức tại: Trung tâm hội nghị quốc tế – Số 11 Lê Hồng Phong – Ba Đình – Hà Nội
Thời gian: 13h – 17h chiều chủ nhật, ngày 08.04.2012
….
Thông tin về đơn vị, ngƣời thực hiện, đối tƣợng tham dự, ngƣời liên hệ sự kiện và phí tham dự (nếu có) (2)
1. Diễn giả: Ông Trƣơng Đình Tuyển
Nguyên bộ trƣởng bộ thƣơng mại
Trƣởng đoàn đàm phán Chính phủ về thƣơng mại và quốc tế.
(sự kiện hội thảo kinh tế 2012)
2. Ngày 24/03/2012, VHT tổ chức hội thảo Biến quan hệ khách hàng thành lợi nhuận với 3 công nghệ Mobile – Email – SugarCRM đem đến cho doanh nghiệp nhiều giải pháp tiết kiệm chi phí hơn so với chi tiêu hiện tại dựa trên ba nền tảng : Mobile, Email, SugarCRM …
Thông tin về sản phẩm/dịch vụ đƣợc giới thiệu trong sự kiện(3)
1. Toà nhà có 24 tầng, 2 tầng hầm, 3 tầng văn phòng và dịch vụ. Mỗi tầng có 8 căn hộ ,4 căn 85m2,
4 căn 100m2. Giá bán chỉ từ 15.5tr/m2
(mở bán chung cƣ An Bình)
2. Quyên góp bằng tiền mặt: các bạn có thể quyên góp trực tiếp tại Công ty hoặc chuyển qua tài khoản ngân hàng:
Số Tài khoản: 100001045817 - Ngân hàng Viettinbank Chi nhánh
Thăng Long
Chủ Tài khoản: Công ty Cổ phần TMDV Trực tuyến EPS Nội dung chuyển tiền: Quyên góp cho Chƣơng trình từ thiện “Xuân về gắn kết yêu thƣơng”
Nội dung sự kiện (Các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện) (4)
VD: NHỮNG NỘI DUNG BẠN SẼ ĐƢỢC HỌC TRONG HỘI THẢO NÀY:
- Phong thủy là gì? Những hình ảnh cụ thể minh họa các dạng của Phong thủy tốt.
- Khí là gì? Những ví dụ thực tế tác động của khí đến cân bằng, sức khỏe và thành công
- Làm thế nào để ứng dụng đƣợc phong thủy cho công việc kinh doanh tốt nhất + Sắp xếp chỗ ngồi nhân viên.
+ Đƣa năng lƣợng vào văn phòng. …
Trong các nhóm thông tin kể trên, nhóm (1) & (2) là 2 nhóm thông tin cơ bản và cốt lõi nhất của một TĐTT sự kiện trả lời cho các câu hỏi nhƣ: cái gì, ai, ở đâu và lúc nào?. Loại thông tin này luôn có mặt ở bất cứ một thông điệp nào. Còn Nhóm thông tin (3), (4) là các nhóm thông tin trả lời cho câu hỏi tại sao và nhƣ thế nào? Nó làm sáng tỏ những vấn đề nhƣ: sự kiện tổ chức nhằm mục đích gì, tổ chức nhƣ thế nào và mang lại lợi ích gì với công chúng?
Trong 50 sự kiện về các lĩnh vực bất động sản, Giáo dục - Đào tạo và Kinh tế - Xã hội đã khảo sát, chúng tôi ghi nhận đƣợc sự tƣơng quan giữa các nhóm thông tin và lĩnh vực của các sự kiện đó nhƣ sau:
Nhóm SK Nhóm TT BĐS Đào tạo HĐ KT-XH Nhóm (1) v v v Nhóm (2) v v v Nhóm (3) v v x Nhóm (4) x x v
Bảng 3.1: Tương quan giữa các nhóm thông tin và lĩnh vực hoạt động của các sự kiện
Nhƣ vậy, có thể thấy lĩnh vực hoạt động của sự kiện cũng là một trong những yếu tố ảnh hƣởng đến cấu trúc thông tin trong thông điệp. Bảng 2 cho chúng ta thấy ở các sự kiện thuộc bất động sản hay Giáo dục - Đào tạo thƣờng có các thông tin cơ bản vè sự kiện cũng nhƣ thông tin về sản phẩm/dịch vụ đƣợc giới thiệu trong sự kiện. Những thông điệp này thƣờng không đề cập đến nội dung sẽ diễn ra trong sự kiện (nhóm 4) bởi lẽ điều đó sẽ là quá tải và không cần thiết cho việc tiếp nhận nhiều loại thông tin cùng lúc của ngƣời tiếp nhận.
VD: Sự kiện khánh thành và mở bán đợt 1 dự án Beacon Pass Bảo Lộc Lâm Đồng
Trong thông điệp này, nhóm (1) gồm các thông tin:
+ Tên sự kiện: Dự án nhà liền kế Beacon Pass tại Bảo Lộc – Chính thức khánh thành nhà mẫu và mở bán đợt đầu tiên.
+ Thời gian: 23/4/2012
+ Địa điểm: 1209 Trần Phú, Bảo Lộc – Lâm Đồng Nhóm (2) gồm các thông tin:
+ Đơn vị thực hiện: Công ty CP Vật liệu Xây dựng Vĩnh Đức & Công ty CP Thƣơng mại Minh Vĩnh Khang (MVK)
+ Thông tin liên hệ: Phòng KD của MVK
Beacon Pass, 1209 Trần Phú, Bảo Lộc, Lâm Đồng Hotline: (08) 6288 9999 hoặc 0979 676869.
Nhóm (3) là các thông tin về dự án đƣợc chào bán gồm: tên dự án, loại hình, vị trí, quy mô, đặc biệt là giá bán
Đây đƣợc xem là những thông tin quan trọng nhất giúp những khách hàng mục tiêu của dự án có cái nhìn sơ lƣợc về sản phẩm, khơi gợi đƣợc sự tò mò cũng nhƣ nhu cầu sinh lời kinh doanh của các cá nhân, đơn vị đầu tƣ khác. Trong thông điệp này, hoàn toàn không đề cập đến nội dung của sự kiện sẽ diễn ra cụ thể ra sao, nhằm thôi thúc công chúng, mà ở đây là những khách hàng mục tiêu đến với sự kiện.
Đối với các sự kiện về Đào tạo thì nhóm thông tin (3) lại là nội dung về các khóa học, những lợi ích mà khóa học đó mang lại cho khách hàng.
HỘI THẢO "QUẢN LÝ HIỆU QỦA CÔNG VIỆC" Do CLB Doah Nhân 2030 tổ chức
Thời gian: 8h30 ngày 12 tháng 01 năm 2012
Địa điểm: Hội trƣờng Thời báo Kinh tế Sài Gòn – 35 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh 1. ĐIỂM NHẤN CHƢƠNG TRÌNH
· Giới thiệu mô hình quản trị công việc hiệu quả phù hợp với các doanh nghiệp SMB Việt Nam · Xây dựng hệ thống đánh giá tiêu chuẩn năng lực cho SMB
· Xây dựng các chỉ số đánh giá năng lực cho tiêu chuẩn năng lực · Phƣơng pháp đánh giá kết quả
· Các kinh nghiệm thực tiễn trong áp dụng các hệ thống đánh giá năng lực tại các SMB VN 2. ĐỐI TƢỢNG THAM DỰ · Các SMB tại Tp.HCM o Chủ doanh nghiệp o Ban Giám Đốc o Trƣởng phòng Nhân sự o Các cấp trƣởng phòng
3. NỘI DUNG CHƢƠNG TRÌNH 08:00-08:30: Đón khách – đăng ký
08:30-08:45: Giới thiệu mô hình quản trị công việc
Diễn giả: Ông Lê Tân - GĐĐH Lean Media, PCN. CLB DN 2030 08:45-10:15: Hệ thống đánh giá tiêu chuẩn năng lực:
· Xây dựng hệ thống · Các chỉ số đánh giá
· Phƣơng pháp đánh giá kết quả
Diễn giả: Ông Nguyễn Đăng Duy Nhất - GĐ Global Elite Consulting 10:15-10:30: Teabreak
10:30-11:00: Ứng dụng CNTT trong quản lý năng lực: · Các ứng dụng CNTT giúp quản trị công việc tại SMB 11:00-12:00: Trao đổi – chia sẻ kinh nghiệm
4. CHI PHÍ
· Phí tham dự: 500.000đ/khách
· Thành viên CLB DN 2030: 300.000đ/khách · Giảm 10% cho nhóm 3 khách đăng ký 5. THỜI GIAN – ĐỊA ĐIỂM
· Thời gian: 8h00 ngày 12 tháng 01 năm 2012
· Địa điểm: Hội trƣờng Thời báo Kinh tế Sài Gòn – 35 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh 6. ĐỂ ĐĂNG KÝ VUI LÕNG LIÊN HỆ:
Ms. Nguyễn Hồng Hạnh CP: 0906 845 456
Email: hanh.nguyen@leanmedia.vn
Địa chỉ: Lean media, lầu 1, 136 – 138 Cô Bắc, P.Cô Giag, Q.1, Tp.Hồ Chí Minh Mr Nguyễn Văn Bắc
CP: 0908.747.266 Email: 2030@2030club.vn Tel: (08)22 164886
Trong thông điệp sự kiện này, ngoài những thông tin về thời gian, đơn vị tổ chức, ngƣời tham gia, chi phí tham dự thì những thông tin về diễn biến sự kiện cũng đã đƣợc ngƣời làm PR đƣa vào nhằm cung cấp cái nhìn rõ hơn về sự kiện để ngƣời tham dự có thể bao quát và định hƣớng đƣợc chƣơng trình. Thƣờng những sự kiện mang tính chất hội thảo, hội nghị đều đặc biệt nhấn mạnh loại thông tin này.
Tuy nhiên, đó mới chỉ là nhận định xét trên khía cạnh bản thân sự kiện. Việc sử dụng những nhóm thông tin trên cụ thể ra sao lại phần lớn phụ thuộc vào loại hình thông điệp mà ngƣời làm PR sử dụng. Đó cũng chính là vấn đề mà luận văn quan tâm.
Loại TĐ Nhóm TT
Bài Pr Thông cáo BC Thƣ mời Bài viết GT
Nhóm (1) v v v v Nhóm (2) v v v v Nhóm (3) v v x v Nhóm (4) x v x v
Bảng 3.2 - Tương quan giữa các nhóm thông tin và các loại thông điệp truyền thông TCSK.
Bài PR với đặc thù là những nhận định mang tính chất ca ngợi, nhằm cung cấp những thông tin có giá trị đến với ngƣời tiếp nhận, vì vậy khi viết bài PR, nhân viên truyền thông chủ yếu mô tả những đặc điểm cũng nhƣ lợi ích mà sự kiện hoặc sản phẩm/dịch vụ đƣợc giới thiệu trong sự kiện mang lại cho ngƣời dùng. Những thông tin này có tác dụng đánh thức sự hiểu biết và lòng ham muốn sở hữu cũng nhƣ trải nghiệm ở công chúng mục tiêu. Tùy vào từng sự kiện mà những thông tin này đƣợc làm nổi bật nhờ các nhân tố khác nhau. Những nhân tố đƣợc coi là có sức ảnh hƣởng đến tâm lí của ngƣời tiếp nhận thông điệp. Có thể kể đến một số nhân tố thƣờng gặp nhƣ: đặc điểm nổi bật của sản phẩm, lợi ích của dịch vụ, sự uy tín của đơn vị tổ chức cũng nhƣ diễn giả, khách mời hay đơn
giản là chi phí tham dự hấp dẫn…Việc sử dụng nhân tố nào là nhân tố chủ đạo trong bài viết sẽ đƣợc ngƣời làm PR chọn lựa dựa trên kết quả điều tra tìm hiểu về đối tƣợng công chúng mục tiêu trên các phƣơng diện nhƣ: nhu cầu, tâm lí hay tài chính. Ở loại TĐ này, nhóm thông tin (4) không đƣợc đƣa vào nhằm tránh độ loãng của thông tin. Thông điệp dƣới đây là một ví dụ.
Ngƣời làm PR trong quá trình tìm hiểu về đối tƣợng sự kiện đang hƣớng tới Trong thông điệp trên, ngƣời viết đã khéo léo lựa chọn những đặc điểm nổi bật nhất của sản phẩm là các căn hộ có diện tích nhỏ, giá rẻ, lại có khả năng sinh lời cao làm yếu tố thu hút khách hàng mục tiêu. Đối với thu nhập đa phần còn thấp của ngƣời dân hiện nay thì dự án BĐS này trở thành một dự án hấp dẫn không thể bỏ qua. Qua đây, những ai có nhu cầu hoặc quan tâm sẽ tìm đến sự kiện nhƣ một sự tham khảo và tìm hiểu thêm để từ đó có quyết định đúng đắn.
Đối với TCBC cũng vậy, loại thông điệp này đƣợc coi là mẫu văn bản phổ biến và cần thiết nhất trong hoạt động PR. Đƣợc xây dựng nhƣ một bản tin phóng sự, không chứa nhiều tính từ mạnh và đƣợc báo giới chấp nhận một cách dễ
Ngày 12/5/2012, Siêu thị dự án Bất động sản thuộc Tập đoàn Bất động sản Thế Kỷ - Cen Group tiến hành lễ công bố dự án FPT City Đà Nẵng do công ty Cổ phần Đô thị FPT Đà Nẵng làm chủ đầu tƣ.
…
Căn hộ FPT Smart Nano Flat với diện tích linh hoạt từ 25m2, 50 m2 và 75m2 (diện tích có thể lớn hơn theo nhu cầu của ngƣời mua) đƣợc xây dựng đầy đủ các công năng sử dụng có chất lƣợng tiêu chuẩn nhƣ những căn hộ hạng sang hiện nay. Dự kiến khu chung cƣ sẽ đƣợc xây dựng từ 10-15 tầng, và những căn hộ đầu tiên sẽ đƣợc hoàn thiện và bàn giao trong năm 2015.
Chỉ với từ 5 triệu đồng/tháng, thanh toán kéo dài tới 5 năm, khách hàng sẽ đƣợc sở hữu căn hộ này và có thể đƣợc bàn giao nhà để sử dụng trƣớc khi thanh toán hết tiền mà không cần thế chấp với chủ đầu tƣ. Theo tính toán của chủ đầu tƣ, nếu khách hàng cho thuê căn hộ của mình thì chỉ sau 5-7 năm là có thể thu hồi toàn bộ phần vốn mình đã bỏ ra mua nhà…
dàng. Đa phần nó đƣợc viết dƣới dạng kim tự tháp ngƣợc với đoạn đầu là đoạn quan trọng nhất thâu tóm đƣợc các thông tin căn bản: cái gì, ở đâu, tại sao, nhƣ thế nào, khi nào và bởi ai? Đoạn sau là các thông tin đƣợc sắp xếp theo trình tự giảm dần mức độ quan trọng. Với 50 thông điệp sự kiện đƣợc khảo sát, các thông điệp là TCBC đều gồm những thông tin nhƣ một bài viết PR tuy nhiên một số trƣờng hợp những thông tin nhƣ việc miêu tả tiến trình cũng nhƣ những hoạt động cụ thể trong sự kiện vẫn xuất hiện trong TCBC, tất nhiên đó là những thông tin thứ yếu đƣợc nói sau cùng. VD:
Tuần Lễ An Cƣ do EdenReal tổ chức sẽ diễn ra từ ngày 21 - 26/03/2012
Nhằm góp phần thúc đẩy hoạt động môi giới BĐS, công ty Eden Real sẽ tổ chức tuần lễ mua sắm BĐS với chủ đề “Tuần lễ an cƣ” dự kiến diễn ra trong suốt một tuần từ ngày 21/3 đến 26/3/2012 tại Cung văn hóa Lao Động Thành Phố.
Theo đơn vị tổ chức, các sản phẩm BĐS sẽ có mức giá từ 300 triệu đồng trở lên đối với BĐS đất nền; dƣới 2 tỷ đồng cho BĐS nhà phố và căn hộ với phƣơng thức thanh toán ƣu đãi: trả trƣớc từ 40-50% và trả góp trong vòng từ 1-2 năm với lãi suất hỗ trợ từ ngân hàng (14%).
Eden Real – đơn vị tổ chức chƣơng trình cho biết công ty đã làm công tác sàng lọc hơn 500 BĐS nhà phố và đất nền cùng hơn 15 dự án với hơn 1.000 căn hộ đang thi công, sắp hoàn thiện phần thô hay sẵn sàng giao nhà ngay trải rộng trên các khu vực quận huyện của thành phố để giúp ngƣời dân có thể lựa chọn cho mình BĐS phù hợp cho mình.
“Chúng tôi mong muốn đƣợc đáp ứng nhu cầu an cƣ với chính sách tốt nhất từ các chủ đầu tƣ. Riêng trong tuần lễ này, chúng tôi đặt trọng tâm vào các dự án ở phân khúc trung bình dành cho đông đảo mọi ngƣời”. Bà Huỳnh Kim Đoan – Giám đốc Eden Real cho biết.
Trong “Tuần lễ an cƣ”, ngoài kho hàng BĐS nhà phố và đất nền, Eden Real sẽ chào bán các dự án thuộc các quận ven trung tâm thành phố nhƣ: dự án Lê Thành, Q.Bình Tân; dự án Trƣờng Thọ, Q.Thủ Đức; Phƣớc Bình Quận 9; dự án Era Đức Khải, dự án Ngọc Lan, Quận 7; dự án Quang Thái, Chƣơng Dƣơng, An Bình, Quận Tân Phú; dự án Samland, Quận Bình Thạnh; dự án Kim Tâm Hải, Q.12…
Đến với “Tuần lễ an cƣ”, khách hàng sẽ đƣợc tham quan dự án trực tiếp bằng xe đƣa đón, cách trang trí nội và ngoại thất cho ngôi nhà… Ngoài ra, khách hàng còn có cơ hội tham gia bốc thăm trúng thƣởng với nhiều giải thƣởng hấp dẫn và có giá trị từ ban tổ chức.
Trong TCBC trên, những thông tin về các hoạt động chào bán các dự án cũng nhƣ cách thức tham gia và trúng thƣởng đƣợc ngƣời viết miêu tả cụ thể để khách hàng có thể hình dung về sự kiện một cách rõ ràng hơn.
Trong thông điệp này, những hoạt động chính sẽ diễn ra trong Tuần lễ An cƣ đƣợc ngƣời viết phác thảo những nét sơ bộ (nhóm 4) nhƣ: chào bán căn hộ, tham quan, bốc thăm trúng thƣởng.v..v. Đó là những thông tin bổ sung, những cũng khá thiết yếu cho những khách hàng quan tâm.
Các tài liệu giới thiệu sự kiện (mà chúng tôi tạm gọi là các bài viết giới