THU NGÂN CHƯƠNG 3.THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG HUY ĐỘNG TIỀN GỬ
3.1.2. Quy trình thực hiện công việc huy động TGTK.
Hiện nay, ở PGD đang áp dụng mô hình giao dịch một cửa. Đặc điểm của mô hình này là GDV thực hiện thu_chi trực tiếp với khách hàng trong phạm vi hạn mức
qui định, nếu vượt hạn mức qui định GDV phải chuyển chứng từ được duyệt về Quỹ chính để thực hiện chi trả cho khách hàng.
Nếu các giao dịch với khách hàng vượt quá hạn mức thu chi cho phép của mỗi GDV, thì sẽ áp dụng mô hình kế toán sau:
Quy trình gửi – rút tiền tiết kiệm
• Quy trình gửi tiền mặt vượt hạn mức của GDV :
Đối với khách hàng chưa có ID ( mã số khách hàng) thì ngân hàng hướng dẫn khách hàng điền vào giấy đăng thông tin, đăng ký chữ ký mẫu, giấy gởi tiền tiết kiệm vv…
Hình 3.2. Sơ đồ quy trình gửi tiền mặt vượt hạn mức của GDV
( Nguồn: Ngân hàng TMCP Phương Nam – PGD Xóm Củi)
Nguyên tắc luân chuyển chứng từ thu tiền mặt: Thu tiền trước – Ghi có tài khoản khách hàng sau.
Cách thực hiện:
(1) Khách hàng được GDV tư vấn, hướng dẫn điền vào phiếu gửi tiền hoặc phiếu thu (nộp tiền), nếu trong hạn mức của GDV thì GDV trực tiếp thu tiền và lập bảng kê thu tiền. Nếu số tiền khách hàng nộp vượt quá hạn mức của GDV thì GDV mời khách hàng qua quầy ngân quỹ để nộp tiền. (Mẫu đăng ký gửi tiền tiết kiệm hoặc nộp tiền được thể hiện chi tiết tại Phụ lục 01).
( (4) ( (1) KHÁCH HÀNG GDV PHỤ TRÁCH KẾ TOÁN (5) (5) (2) (3) THỦ QUỸ
(2) Thủ quỹ xác nhận trên bảng kê thu tiền, đóng dấu “ Đã thu tiền” lên chứng từ, nhập máy hoặc ghi vào sổ quỹ và chuyển toàn bộ chứng từ cho GDV . (3) GDV nhận và kiểm tra xác nhận “ Đã thu tiền” và thực hiện mở sổ tiết kiệm
cho khách hàng (nhập dữ liệu vào máy tính, ghi đầy đủ các yếu tố: số giao dịch, số chứng từ, mã GDV vào chứng từ). GDV ký tên vào chứng từ và chuyển toàn bộ bộ chứng từ cho kiểm soát viên hay phụ trách kế toán ký duyệt. Nếu là gửi tiết kiệm thì GDV mở sổ cho khách hàng và trình lãnh đạo ký tên đóng dấu.
(4) Kiểm soát viên hoặc phụ trách kế toán kiểm tra lại tính đúng đắn, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, ký tên, duyệt trên máy.
(5) Kiểm soát viên hoặc phụ trách kế toán trả lại chứng từ cho GDV, GDV giữ lại bản chính, chuyển trả bản sao hoặc sổ tiết kiệm cho khách hàng.
• Quy trình rút tiền mặt vượt hạn mức của GDV:
Hình 3.3. Sơ đồ quy trình rút tiền mặt vượt hạn mức của GDV
( Nguồn: Ngân hàng TMCP Phương Nam – PGD Xóm Củi)
Nguyên tắc luân chuyển chứng từ chi tiền mặt: Ghi nợ tài khoản khách hàng trước – Chi tiền sau.
Cách thực hiện:
(1) Khách hàng điền vào phiếu đăng ký lĩnh tiền hoặc xuất trình sổ tiết kiệm và CMND cho GDV. ( Mẫu giấy lĩnh tiền được thể hiện chi tiết tại Phụ lục 02). (2) GDV kiểm tra số dư, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra mẫu chữ
ký của khách hàng, kiểm tra số liệu trên máy tính. Nếu hợp lệ và đầy đủ thì hạch toán chi (ghi đầy đủ các yếu tố: số giao dịch, số chứng từ, mã GDV vào chứng từ hoặc in chứng từ trên máy ra nếu là rút tiết kiệm). GDV ký tên vào
( (3) ( (1))) ) (2) PHỤ TRÁCH KẾ TOÁN THỦ QUỸ GDV KHÁCH HÀNG ( (5) ( (4)
các chứng từ trên rồi chuyển qua cho kiểm soát viên hoặc phụ trách kế toán duyệt .
(3) Kiểm soát viên hoặc phụ trách kế toán kiểm tra lại tính hợp lệ của chứng từ, ký tên và duyệt chứng từ trên máy. Chuyển những chứng từ này và CMND qua bộ phận kho quỹ chi tiền.
(4) Thủ quỹ nhận và kiểm tra số tiền rút trong chứng từ. Kiểm tra CMND của khách hàng và lập bảng kê chi tiền. Yêu cầu khách hàng ký tên vào bảng kê chi tiền, ký tên lên chứng từ và chi tiền, thủ quỹ ký tên vào bảng kê chi tiền, kế tiếp thủ quỹ ký tên và đóng dấu “ Đã chi tiền” lên chứng từ. Sau đó nhập máy hoặc ghi vào sổ quỹ.
(5) Trả lại khách hàng CMND, bản sao phiếu lĩnh tiền. GDV giữ toàn bộ chứng từ gốc lại.
Quy trình kế toán vào cuối ngày giao dịch.
Cuối ngày, tất cả các GDV in liệt kê các chứng từ, nhật kí giao dịch của GDV đã giao dịch trong ngày, sắp xếp lại toàn bộ chứng từ gốc chuyển cho kế toán nội bộ kiểm tra lại tính hợp lệ của bộ chứng từ, sau đó sẽ kết quỹ GDV và đưa toàn bộ quỹ của GDV về quỹ chính.
Trong trường hợp nếu không cân số giữa các giao dịch thì tìm nguyên nhân và xử lý sai lệch. Trường hợp tiền mặt thừa hoặc thiếu vào cuối ngày sẽ hạch toán vào tài khoản tạm giữ thừa thiếu chờ xử lý.
Nhận xét chung về công tác kế toán tiền gửi.
Hiện nay tại hệ thống Ngân hàng TMCP Phương Nam đang thực hiện quy trình nghiệp vụ và phần mềm tiên tiến đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định hiện hành nhằm giảm bớt công tác hạch toán, ghi chép lập chứng từ, cung cấp thông tin đầy đủ, phản ánh số liệu trung thực và chính xác. Hệ thống sổ sách, biểu mẫu ngân hàng áp dụng theo đúng quy định của NHNN và Bộ tài chính. Tổ chức kế toán của Ngân hàng TMCP Phương Nam – PGD Xóm Củi phù hợp với quy mô và đặc điểm hình thức kinh doanh của ngân hàng thương mại. Bộ máy tổ chức kế toán gọn, nhẹ phù hợp với việc phân công lao động cụ thể, trách nhiệm cho từng kế toán viên.
Ngân hàng đã tính đến quy mô, tính chất của công việc và sử dụng hình thức kế toán, chứng từ giao dịch, chứng từ ghi sổ, phân ra công việc cho từng bộ phận một cách rõ ràng để mỗi kế toán viên phụ trách một hay hai bộ phận.
Về cơ bản bộ phận kế toán huy động đã theo dõi được tình hình tăng giảm của nguồn vốn huy động và thực hiện huy động vốn với lãi suất trần theo đúng quy định của NHNN, xử lý hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo đúng quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán ban hành.
Các nghiệp vụ của kế toán huy động vốn, lưu trữ hồ sơ của khách hàng, áp dụng công nghệ thông tin vào ngân hàng đều được dựa trên cơ sở lý thuyết chung. Nhìn chung, chế độ kế toán được chấp hành tốt và bảo đảm đúng chế độ kế toán của Ngân hàng TMCP Phương Nam và NHNN Việt Nam quy định.