7. Phương phỏp nghiờn cứu
3.1.2. Phong cỏch lónh đạo của người quản lý doanh nghiệp thụng qua
qua hành vi đụn đốc và kiểm tra nhõn viờn
Nhiều tỏc giả coi cỏc chức năng quản lý về lập kế hoạch, tổ chức thỳc đẩy và kiểm tra là trung tõm của cỏc cuộc bàn luận về quản lý. Những chức năng hợp thành quỏ trỡnh quản lý này - quỏ trỡnh được hợp thành một cỏch từ từ để làm một việc nào đú - liờn quan đến quản lý bất kể theo kiểu tổ chức hay ở cấp quản lý nào. Harold Koontz và Cyril O'Donnell núi: "Khi hành động theo khả năng quản lý của mỡnh, cỏc chủ tớch trưởng phũng, đốc cụng, giỏm thị, trưởng khoa, giỏm mục và những người đứng đầu cỏc cơ quan của chớnh phủ đều làm cựng một việc. Với tư cỏch là nhà quản lý, tất cả những người này phần nào tiến hành làm cho cụng việc được hoàn thành cựng với con người và thụng qua con người. Với tư cỏch nhà quản lý, mỗi người trong số họ lỳc này hay lỳc khỏc đều phải thực hiện những nhiệm vụ đặc trưng của cỏc nhà quản lý. Thậm chớ một người quản gia được việc cũng sử dụng cỏc chức năng quản lý này, mặc dự trong nhiều
Nhằm đạt được mục tiờu, đảm bảo về thời gian hoàn thành cụng việc người quản lý cần thiết phải thường xuyờn đụn đốc nhõn viờn của mỡnh thực hiện cụng việc. Quỏ trỡnh hướng dẫn, trợ giỳp, khớch lệ là vụ cựng cần thiết. Tuy nhiờn, cũng khụng thể tỏch rời sự đụn đốc kịp thời, đõy chớnh là tạo ra ỏp lực vừa phải để nhõn viờn cú thể hoàn thành cụng việc một cỏch cao nhất.
Kết quả điều tra về cỏch thức người quản lý đụn đốc, kiểm tra nhõn viờn cho thấy, việc đụn đốc, kiểm tra kịp thời việc thực hiện nhiệm vụ của người dưới quyền của người quản lý ở mức độ rất thường xuyờn và thường xuyờn cú kết quả điều tra là 63,54%, đõy là một kết quả cao, thể hiện việc người quản lý sỏt sao với cụng việc, thường xuyờn giỏm sỏt, đụn đốc nhõn viờn thực hiện nhằm hoàn thành cụng việc chung của tổ chức. Họ thường xuyờn thẳng thắn nhắc nhở những sai trỏi của cấp dưới và dựng luật và lệ để điều hành cụng việc. Tụi được chứng kiến một buổi họp của phũng Kinh doanh của Hanaka, trong đú trưởng phũng đó hỏi tiến độ cụng việc của từng nhúm làm việc, từng nhõn viờn, nghe họ bỏo cỏo và đưa ra tài liệu chứng minh. Cụng ty đang thiếu nguyờn vật liệu để sản xuất hàng, nguyờn liệu đó về tới cảng mấy ngày nay nhưng vẫn chưa khỏi thỏc và vận chuyển về đến cụng ty, cụng nhõn thỡ chờ nguyờn liệu, đối tỏc thỡ đang giục hàng nờn trưởng phũng giao cho bộ phận hàng nhập phải bằng mọi cỏch mang hàng được về đến cụng ty để sản xuất cho kịp tiến độ. Sau buổi họp, trưởng phũng cựng với nhõn viờn nghiệp vụ liờn hệ thường xuyờn với bờn giao nhận và nguyờn liệu đó kịp về để sản xuất. Cỏc nhúm khỏc cũng được trưởng phũng thường xuyờn đụn đốc và kiểm tra tiến độ hoàn thành cụng việc.
Bảng 3.2 – Hành vi đụn đốc, kiểm tra nhõn viờn của người quản lý Cỏc cỏch thức Rất thường xuyờn Thường xuyờn Thỉnh thoảng Hiếm khi Khụng bao giờ ĐTB Độ lệch chuẩn Dựng luật và lệ điều hành cụng việc 8.33 45.83 23.96 21.88 0.00 3.41 0.92
Lấy nguyờn tắc tập trung dõn chủ trong điều hành làm mọi thành viờn tận tụy, tự giỏc vỡ cụng việc chung (*)
0.00 27.08 15.10 49.48 8.33 2.61 0.98
Thẳng thắn nhắc nhở những
sai trỏi của cấp dưới 11.98 55.73 11.46 20.83 0.00 3.59 0.95 Đụn đốc, kiểm tra kịp thời
việc thực hiện nhiệm vụ của người dưới quyền
5.73 57.81 20.31 16.15 0.00 3.53 0.83
ĐTB chung 3.28 1.00
3.1.3. Phong cỏch lónh đạo của người quản lý doanh nghiệp thụng qua hành vi duy trỡ kỷ luật trong tập thể qua hành vi duy trỡ kỷ luật trong tập thể
Một trong những hành vi bổn phận cần đề cập là cỏch mà người quản lý duy trỡ kỉ luật trong tập thể. Kỷ luật là một trong bốn đức tớnh cần cú của một nhà lónh đạo, quản lý thành cụng. Hành vi bổ phận thể hiện họ duy trỡ kỷ luật của riờng bản thõn mỡnh và kỷ luật của tổ chức. Chớnh việc duy trỡ kỷ luật này sẽ giỳp cho cụng ty, tổ chức cú thể đối đầu với những khú khăn gặp phải trong quỏ trỡnh hoạt động. Từ sự duy trỡ kỷ luật của người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp, phũng, ban mà mỗi cỏn bộ, nhõn viờn cũng sẽ học tập và duy trỡ cho bản thõn, tổ chức kỷ luật, kỷ cương. Việc đồng thuận trong việc duy trỡ kỷ cương của một tổ chức chớnh là hành động tạo nờn sức mạnh của tổ chức.
Trong mỗi cụng ty, văn húa được hỡnh thành từ PCLĐ của người quản lý. Từ tỏc phong, cỏch thức làm việc, quản lý sẽ tạo ra một mụi trường, bầu khụng khớ mang nột riờng của vị lónh đạo, quản lý đú. Người quản lý là người cần làm gương cho nhõn viờn, nếu quản lý là tốt thỡ tạo ra một mụi trường tốt.
Quản lý chịu trỏch nhiệm cao về mỗi hành vi quản trị của mỡnh thỡ nhõn viờn của anh ta cũng sẽ chịu trỏch nhiệm về cụng việc ở mức cao nhất.
Nhằm đỏnh giỏ mức độ tự chịu trỏch nhiệm và duy trỡ nội quy cụng ty như thế nào tụi đó tiến hành phỏng vấn nhõn viờn và kết quả thu được ở bảng dưới đõy:
Bảng 3.3. Cỏc biện phỏp người quản lý ỏp dụng để duy trỡ kỉ luật trong phũng, ban Cỏc biện phỏp Rất thường xuyờn Thường xuyờn Thỉnh thoảng Hiếm khi Khụng bao giờ ĐTB Độ lệch chuẩn Bản thõn người quản lý nghiờm chỉnh chấp hành đỳng mọi quy định của doanh nghiệp
8.85 57.81 11.98 20.83 0.52 3.54 0.94 Người quản lý luụn cú ý thức
trỏch nhiệm trong cụng việc, lời núi đi đụi với việc làm
7.81 55.21 19.27 17.19 0.52 3.53 0.89 Người quản lý luụn làm
đỳng theo đạo đức nghề nghiệp, trung thực, thẳng thắn, gương mẫu để mọi người noi theo
8.85 51.04 20.83 19.27 0.00 3.49 0.90
Thưởng và phạt nghiờm minh 9.90 43.75 21.88 24.48 0.00 3.39 0.96 Khụng chỳ ý tới việc duy trỡ
kỉ luật, chỉ quan tõm đến hiệu quả cụng việc (*)
2.60 17.71 17.19 53.65 8.85 2.52 0.97 Để cấp phú chịu trỏch nhiệm
quản lớ vấn đề này (*) 16.15 22.92 11.46 49.48 0.00 3.06 1.17 Thường xuyờn tập trung
thành viờn của phũng, ban lại để tập thể đỏnh giỏ sự tuõn thủ quy chế của từng cỏ nhõn
13.02 51.04 16.67 17.19 2.08 3.56 0.99 Yờu cầu tuõn thủ giờ giấc
làm việc và nội quy cụng ty một cỏch chớnh xỏc
11.98 50.00 15.10 19.27 3.65 3.47 1.05 Luụn nhắc nhở nhõn viờn
phải tuõn thủ an toàn lao động 9.90 48.96 19.27 19.79 2.08 3.45 0.99 Yờu cầu nhõn viờn thực hiện
đỳng theo cỏc chuẩn mực ứng xử trong doanh nghiệp
7.29 55.73 16.15 20.83 0.00 3.49 0.90
Với nội dung cõu hỏi: Bản thõn người quản lý nghiờm chỉnh chấp hành đỳng mọi quy định của doanh nghiệp cú 8,85% nhõn viờn cho rằng người quản lý rất thường xuyờn thực hiện, 57,81% cho rằng người quản lý thường xuyờn thực hiện, cú 11,98% cho rằng thỉnh thoảng, 20,83% cho rằng ớt thực hiện và cú 0,52% người đỏnh giỏ là người quản lý khụng thực hiện. Người quản lý luụn cú ý thức trỏch nhiệm trong cụng việc, lời núi đi đụi với việc làm? Kết quả cú 63,02% số nhõn viờn đỏnh giỏ là quản lý rất thường xuyờn và thường xuyờn duy trỡ, cú trỏch nhiệm trong cụng việc. Sự đỏnh giỏ của người chịu quản lý, người tuõn theo những mệnh lệnh và thực hiện sự chỉ đạo đú cú tớnh khỏch quan nhất. Sự đồng thuận, nhất trớ và tõm phục của nhõn viờn là chỡa khúa tạo nờn sự thành cụng của tổ chức.
Trong một buổi họp của bộ phận Kho của Hanaka, trong đú trưởng bộ phận đó nhắc nhở rất nhiều việc một nhõn viờn của bộ phận này đó khụng dựng giầy bảo hộ lao động trong khi làm nhiệm vụ dẫn đến việc trơn trượt và bị ngó gõy ra đổ hàng hoỏ, rất may mà nhõn viờn đú khụng bị thương và hàng hoỏ khụng bị hư hỏng nặng nhưng để răn đe và trỏnh trường hợp tỏi phạm cho nhõn viờn của bộ phận, trưởng bộ phận đó nghiờm khắc phờ bỡnh và ỏp mức phạt của cụng ty vào cho nhõn viờn này.
Trong quỏ trỡnh hoạt động sản xuất, cỏc buổi họp cú ý nghĩa vụ cựng quan trọng, ở đú PCLĐ của người quản lý được thể hiện rừ ràng nhất, những phẩm chất, năng lực quản lý điều hành cũng được thể hiện sinh động nhất và uy tớn của họ nhờ đú cũng được củng cố. Họp cũng là một hỡnh thức giao tiếp, là một nhúm người tập trung nhau lại với mục đớch để thảo luận hoặc quyết định một số vấn đề của tập thể. Trờn cơ sở đú chỳng tụi đưa ra cõu hỏi: “Trong cỏc buổi họp hằng tuần của phũng, ban anh/chị, nội dung chớnh là?”. Kết quả thu được thể hiện ở bảng dưới đõy:
Bảng 3.4. Nội dung chớnh của cỏc buổi họp phũng, ban Cỏc nội dung Rất thường xuyờn Thường xuyờn Thỉnh thoảng Hiếm khi Khụng bao giờ ĐTB Độ lệch chuẩn Đỏnh giỏ quỏ trỡnh thực hiện cụng việc cũ và phổ biến nhiệm vụ tập thể mới, đưa ra phương hướng thực hiện
14.58 57.81 13.02 11.46 3.13 3.69 0.96
Giải quyết những khỳc
mắc trong quan hệ 11.46 54.69 13.54 19.27 1.04 3.56 0.96 Cập nhật những thụng
tin, thụng bỏo mới của cụng ty, phũng, ban, phõn cụng cụng việc, trỏch nhiệm cụ thể
8.33 55.73 19.27 15.63 1.04 3.55 0.89
Đưa ra cỏc vấn đề chung
chung, khụng hiệu quả 5.21 45.83 29.17 14.06 5.73 3.31 0.97 Bàn luận cỏc vấn đề mang tớnh chất cỏ nhõn, khụng thuộc phạm vi cụng việc 11.46 18.23 29.69 36.98 3.65 2.97 1.08 ĐTB chung 3.42 1.01
Về nội dung cỏc buổi họp, chỳng tụi nhận được nhiều ý kiến trả lời tập trung cho rằng, nội dung của phần lớn cỏc buổi họp liờn quan tới tỡnh hỡnh hoạt động của phũng, ban với cỏc vấn đề như: “đỏnh giỏ quỏ trỡnh thực hiện cụng việc cũ và phổ biến nhiệm vụ tập thể mới, đưa ra phương hướng thực hiện” (14,58% rất thường xuyờn, 57,81% thường xuyờn, 13,02% thỉnh thoảng, 11,46% hiếm khi, 3,13% khụng bao giờ, ĐTB: 3,69) hoặc khi chuẩn bị sản xuất một sản phẩm mới hay cú những đơn đặt hàng gấp, số lượng lớn hoặc để tỡm hiểu tõm tư nguyện vọng của nhõn viờn. Mục đớch chớnh của buổi họp nhằm để nhõn viờn quỏn triệt tinh thần, sẵn sàng nhận nhiệm vụ như tăng ca, sắp xếp kế hoạch làm việc... Như vậy, những cuộc họp luụn gắn liền với cỏc nhiệm vụ tập thể. Trong quỏ trỡnh đú, cũng luụn cú sự tham gia đúng gúp ý kiến của cỏc thành viờn trong phũng, ban. Một nội dung nữa cũng được
thường xuyờn đề cập trong cỏc buổi họp là: “cập nhật những thụng tin, thụng bỏo mới của phũng, ban, phõn cụng cụng việc, trỏch nhiệm cụ thể” (8,33% rất thường xuyờn, 55,73% thường xuyờn, 19,27% thỉnh thoảng, 15,63% hiếm khi, 1,04% khụng bao giờ, ĐTB: 3,55). Trong quỏ trỡnh làm việc, mỗi nhõn viờn thường khỏc nhau ở trỡnh độ chuyờn mụn, kinh nghiệm, sở thớch, hoàn cảnh do đú khụng phải bao giờ cũng dễ dàng hũa hợp về mặt tõm lý. Vỡ vậy, nhiệm vụ của người quản lý là phỏt hiện được năng lực, hiểu được nguyện vọng của nhõn viờn để cú sự phõn cụng cụng việc hợp lý, sao cho hiệu quả nhất. Mặt khỏc, trong quỏ trỡnh thực hiện nhiệm vụ, người quản lý phải thống nhất mục đớch hành động của tập thể. Tuy nhiờn, khi tham gia thực hiện nhiệm vụ tập thể, mỗi thành viờn đồng thời cú những mục đớch, nhu cầu, lợi ớch riờng cần thỏa món nờn sẽ gắn liền với việc xuất hiện những vấn đề tõm lý phức tạp. Do đú, cỏc cuộc họp cũng là nơi để “giải quyết cỏc khỳc mắc trong quan hệ” (11,46% rất thường xuyờn, 54,69% thường xuyờn, 13,54 thỉnh thoảng, 19,27% hiếm khi, 1,04% khụng bao giờ, ĐTB: 3,56). Việc giải quyết những khỳc mắc đú sẽ tạo động lực, duy trỡ sự phỏt triển của tập thể, nội bộ sẽ đoàn kết nhất trớ thực hiện nhiệm vụ. Kết quả nghiờn cứu cũng cho thấy cỏc cuộc họp ớt đề cập tới cỏc vấn đề chung chung, khụng hiệu quả” (5,73% ,rất thường xuyờn, 14,06% thường xuyờn, 29,17% thỉnh thoảng, 45,83% hiếm khi, 5,21% khụng bao giờ, ĐTB: 3,31) và “cỏc vấn đề mang tớnh chất cỏ nhõn, khụng thuộc pham vi cụng việc” (11,46% rất thường xuyờn, 18,23% thường xuyờn, 29,69% thỉnh thoảng, 36,98% hiếm khi, 3,65% khụng bao giờ, ĐTB: 2,97).
Ta cú thể dễ dàng hỡnh dung nội dung trong một buổi họp, cụng việc chiếm nhiều thời lượng nhất của cuộc họp là đỏnh giỏ quỏ trỡnh thực hiện cụng việc cũ và phổ biến nhiệm vụ tập thể mới, đưa ra phương hướng thực hiện, tiếp đú là giải quyết những khỳc mắc trong quan hệ và cập nhật những thụng tin, thụng bỏo mới của cụng ty, phũng, ban, phõn cụng cụng việc, trỏch nhiệm cụ thể, chỉ cú số ớt cỏc buổi họp đưa ra cỏc vấn đề chung chung, khụng hiệu quả và bàn luận cỏc vấn đề mang tớnh chất cỏ nhõn, khụng thuộc phạm vi cụng việc.
Thực tế cho thấy một cuộc họp tốt sẽ hạn chế sự khỏc biệt từ đú hiệu quả của buổi họp cú thể đạt được ngay. Nếu được tổ chức tốt nú sẽ là điều kiện tạo nờn cỏc mối quan hệ giữa người quản lý và nhõn viờn, giữa nhõn viờn với nhõn viờn. Qua trao đổi với cỏc nhõn viờn, chỳng tụi được biết cỏc buổi họp phần lớn là liờn quan đến cụng việc. Trao đổi với chỳng tụi chị B.T.T, nhõn viờn phũng Tiờu thụ - Thị trường cho biết: “Hàng tuần chỳng tụi luụn cú cỏc buổi họp phũng ban để mọi người nắm bắt thụng tin và nhiệm vụ cụ thể, qua đú trưởng phũng cũng phõn cụng cụng việc và đụn đốc kiểm tra nhõn viờn của mỡnh, qua buổi họp mọi người sẽ được giải quyết cỏc khỳc mắc của mỡnh trong cụng việc cũng như cỏc mối quan hệ từ đú cú những cỏch thức
làm việc hiệu quả hơn và nhõn viờn trong phũng trở nờn gắn bú hơn”.
Qua phõn tớch hành vi đụn đốc, kiểm tra và hành vi duy trỡ kỷ luật của người quản lý ở trờn, kết quả là với hành vi đụn đốc, kiểm tra (65% ở mức độ cao, 35% ở mức độ thấp) và hành vi duy trỡ kỷ luật (66% ở mức độ cao, 34% ở mức độ thấp) chỳng tụi nhận thấy người quản lý đó thường xuyờn đụn đốc, kiểm tra kịp thời việc thực hiện nhiệm vụ của từng nhõn viờn trong phũng, ban mỡnh, thẳng thắn nhắc nhở những sai trỏi của nhõn viờn, bờn cạnh đú họ cũn là tấm gương để cho cấp dưới noi theo, nhờ đú mà kết quả kinh doanh của cụng ty năm sau luụn cao hơn năm trước, mọi người thỡ thoải mỏi được trỡnh bày những khú khăn vướng mắc của mỡnh trong cụng việc, từ đú họ tiến bộ khụng ngừng trong cụng việc.
3.1.4. Phong cỏch lónh đạo của người quản lý doanh nghiệp thụng qua hành vi ra quyết định qua hành vi ra quyết định
Đưa ra cỏc quyết định hợp lý và tạo ra sự gắn bú là hai trong số những hoạt động quan trọng nhất đối với một nhà quản lý. Cả hai việc này đều cần thiết để quản lý thành cụng. Để tỡm hiểu vấn đề này, chỳng tụi đặt cõu hỏi: “Mức độ người quản lý tham khảo ý kiến của tập thể và cấp phú trước khi ra quyết định như thế nào?”, cõu trả lời được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 3.5: Mức độ người quản lý tham khảo ý kiến của tập thể và cấp phú trước khi ra quyết định
Mức độ Rất thường xuyờn Thường xuyờn Thỉnh thoảng Hiếm khi Khụng bao giờ ĐTB Độ lệch chuẩn
Lấy ý kiến biểu quyết của phũng, ban trước khi ra quyết định và thực hiện theo ý kiến số đụng 6.25 22.92 40.10 26.04 4.69 3.00 0.97 Chỉ tiếp nhận thụng tin điều hành qua cấp phú, trợ lớ (*) 5.21 39.58 31.77 16.15 7.29 3.19 1.01 Hạn chế tối đa sự tham
gia của cấp dưới quyết