III. Thi công nhà giảng đờng
3.2.1.Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản trị:
Hiện nay, công ty có 3 phòng ban: phòng Kế hoạch kỹ thuật -Dự thầu, phòng Tài chính kế toán và phòng Tổ chức hành chính. Trong đó, chỉ có phòng Kế hoạch kỹ thuật - Dự thầu là trực tiếp quản lý công tác thi công các công trình mà công ty thắng thầu. Các cán bộ trong phòng Kế hoạch kỹ thuật- Dự thầu ngoài công việc thiết kế các bản vẽ, giám sát thi công, thì họ còn đảm nhận cả việc hoạch định nhu cầu, thu mua và quản trị vật t cho công ty. Điều này dẫn tới những tồn tại nh đã trình bày ở trên, vì vậy, trong thời gian tới, công ty
nên tổ chức thêm Phòng Phụ trách vật t riêng. Việc này tất yếu dẫn tới việc tăng chi phí trớc mắt nhng về lâu dài sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công ty, đồng thời cũng không làm cho bộ máy của công ty trở nên quá cồng kềnh. Chuyên môn hóa công việc sẽ đợc nâng cao, dẫn tới các công tác liên quan tới vật t phục vụ trong quá trình thi công sẽ đợc thực hiện tốt hơn.
Ngoài ra, công ty cần phải chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ phụ trách vật t. Một điều kiện quan trọng để nhằm nâng cao chất l- ợng sản phẩm, công trình, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh đó là việc cung ứng vật liệu đủ về số lợng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Muốn vậy, công ty cần tổ chức hoạch định chính xác và quá trình thu mua cũng phải hợp lý hơn nhằm tìm đợc nhà cung cấp mới tốt nhất cũng nh giữ gìn và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp thờng xuyên.
Đồng thời cán bộ phu trách vật t của công ty là ngời trực tiếp tham gia hoạch đinh nhu cầu và tổ chức thu mua, quản trị vật t, vì vậy các cán bộ này cần linh hoạt, năng động hơn nữa, có thêm nhiều sáng kiến trong công tác thu mua, nắm bắt đợc giá cả thị trờng hàng ngày, hàng giờ, để luôn luôn mua đợc vật liệu với giá rẻ hoặc dự báo để có đợc các biện pháp ứng phó kịp thời tránh không để xảy ra tình trạng vật liệu khan hiếm làm gián đoạn quá trình sản xuất, làm ảnh hởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Muốn vậy, công ty phải chú trọng nâng cao trình độ cho các cán bộ này thông qua việc gửi đi tham gia các khóa đào tạo về chuyên môn.
3.2.2.Lựa chọn nhà cung ứng và đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ:
Công ty cần giữ các mối quan hệ hợp tác kinh tế, kĩ thuật trong công tác đảm bảo NVL với các đối tác cung ứng NVL cho công ty một cách thờng xuyên để từ đó tiến hành trao đổi thông tin, kí kết các hợp đồng kinh tế. Dựa vào các
mối quan hệ và nghiên cứu thị trờng công ty có thể xây dựng các mối quan hệ kinh tế với các đối tác khác để nâng cao hoạt động của công tác đảm bảo NVL cho công ty. Đối với các đối tác khi có những điều thắc mắc hoặc không thoả mãn với những điều khoản trong hợp đồng kinh tế thì công ty cần có các biện pháp giải quyết hợp lý, thoả đáng để đối tác hiểu đợc và để hai bên cùng có lợi, đây là một việc làm công ty cần chú trọng làm tốt để thắt chặt thêm mối quan hệ với các đối tác.
Công ty nên đẩy mạnh việc tìm các nguồn cung ứng trực tiếp và giữ vững mối quan hệ hợp tác tốt đẹp cùng họ, tránh nhập qua nhiều trung gian làm tăng chi phí. Khi có đợc mối quan hệ kinh tế với các nhà cung ứng thì công ty cũng có điều kiện nắm bắt đợc các thông tin kinh tế, những xu thế biến động lớn trên thị trờng NVL, giúp công ty đa ra những phơng hớng, biện pháp hợp lý, kịp thời để giải quyết. Điều này rất quan trọng vì ai nắm đợc thông tin nhanh nhất, chính xác nhất thì ngời đó sẽ có lợi thế hơn, thậm chí còn quyết định đến sự thành bại trong hoạt động của công tác đảm bảo NVL của các doanh nghiệp.
Mặt khác, do sự biến động về giá cả nguyên vật liệu xây dựng là tơng đối lớn vì vậy công ty nên tìm nhà cung cấp ổn định, có uy tín và quan hệ lâu năm, nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đầu vào.
Công ty nên tìm biện pháp làm giảm mức biến động giá mua vật liệu xây dựng:
- Tìm nguồn cung cấp vật liệu ổn định, tìm kiếm bạn hàng tin cậy. - Cập nhật các thông tin về thị trờng VLXD nhằm tạo điều kiện nắm bắt đợc cơ hội, tình hình thực tế để có nguồn nguyên vật liệu đầu vào với giá trị nguyên vật liệu hợp lý mà chất lơng vẫn cao, phục vụ tốt cho quá trình sản
Ngoài ra khi nghiên cứu thị trờng, nếu công ty nhận thấy nhu cầu của thị trờng về một loại NVL mà công ty có khả năng nhập đợc một lợng lớn thì công ty có thể chuyển hớng sang công tác dịch vụ cung cấp NVL bằng cách nhập với số l- ợng nhiều hơn, một phần để sản xuất một phần để bán đi thu lợi nhuận.