III. Thi công nhà giảng đờng
2.2.2.4. Tổ chức mua sắm, tiếp nhận nguyên vật liệu:
Sau khi đã xác định đợc nhu cầu vật t cần thiết cho thi công công trình, và tiến độ thi công, cán bộ phụ trách vật t sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp. Việc lựa chọn nhà cung cấp đợc tiến hành nh sau:
- Đánh giá ban đầu Nguyên tắc chung:
Tất cả các nhà cung cấp đã có quan hệ lâu dài từ trớc đều có đủ năng lực theo yêu cầu của công ty, do đó không phải tiến hành đánh giá ban đầu mà chỉ dựa vào danh sách nhà cung cấp do Giám đốc duyệt.
Quá trình đánh giá ban đầu chỉ thực hiện khi phát sinh các nhà cung cấp mới. Việc đánh giá đợc thực hiện theo các bớc:
Cán bộ vật t chịu trách nhiệm thu thập thông tin về nhà cung cấp qua: các phơng tiện thông tin đại chúng nh báo chí, đài truyền thanh, truyền hình; các chơng trình quảng cáo, tờ rơi, triển lãm, hội chợ; các trang mạng hoặc các bạn hàng…
Sau khi các thông tin về nhà cung cấp đợc thu thập đầy đủ, cán bộ phụ trách mua vật t sẽ tiến hành phân tích, đánh giá các nhà cung cấp theo yêu cầu riêng cho từng sản phẩm hoặc từng nhóm sản phẩm cụ thể. Kết quả đánh giá đ- ợc ghi vào phiếu đánh giá nhà cung cấp theo mẫu của công ty.
Sau đó cán bộ phụ trách mua hàng lựa chọn các nhà cung cấp đáp ứng đợc nhiều yêu cầu nhất, phù hợp nhất, dựa trên tiêu chí là có mối quan hệ lâu năm
Thu thập thông tin
Phân tích đánh giá
Lựa chọn Đa vào danh sách
hoặc có uy tín trên thị trờng, đáp ứng đợc các yêu cầu về năng lực cung cấp, tiến độ, giá cả, điều kiện thanh toán.
- Theo dõi trong quá trình cung ứng vật t:
Với từng nhà cung cấp vật t, thiết bị, cán bộ phụ trách vật t sẽ mở sổ theo dõi để kiểm soát quá trình giao dịch mua bán theo từng hợp đồng của nhà cung cấp.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng hoặc kết thúc một đơn hàng, nếu nhà cung cấp vi phạm một trong các điều kiện nh tiến độ giao hàng, chất lợng, số lợng vật t, hoặc các chứng từ hóa đơn hàng hóa, cán bộ phụ trách mua hàng phải thông báo cho nhà cung cấp để đa ra biện pháp giải quyết, khắc phục kịp thời.
Định kỳ 1 năm một lần, cán bộ phụ trách mua hàng sẽ tổng hợp quá trình thực hiện hợp đồng của các nhà cung cấp, đối với các nhà cung cấp vi phạm từ 2 lần trở lên, công ty sẽ phải xem xét có duy trì hay loại bỏ nhà cung cấp đó.
Sau khi kí kết hợp đồng cung ứng vật t với nhà cung cấp, căn cứ vào tiến độ thi công, công ty sẽ lập phiếu yêu cầu mua vật t, vật t sẽ đợc chuyển trực tiếp tới kho tạm tại công trờng. Trong quá trình đó, công ty phải tiến hành kiểm tra vật t:
- Kiểm tra vật t tại kho:
Cán bộ phụ trách mua hàng phối hợp với bộ phận kho và cán bộ kỹ thuật liên quan tiến hành kiểm tra vật t về số lợng, chủng loại, quy cách theo yêu cầu hợp đồng.
Vật t đạt yêu cầu: vật t thiết bị đầu vào phải bảo đảm đúng theo yêu cầu kỹ thuật, quy cách, chủng loại hàng hóa, số lợng, chất lợng. Sau khi kiểm tra, cán bộ vật t báo cáo cho các đơn vị liên quan tiến hành tiếp nhận vật t, thiết bị và ký vào các hóa đơn, chứng từ liên quan, tổ chức thanh toán cho nhà cung cấp.
Trờng hợp vật t không đạt yêu cầu: cán bộ vật t báo cáo cấp lãnh đạo để đề ra phơng án giải quyết hoặc trả lại nhà cung cấp.
- Kiểm tra tại cơ sở nhà cung cấp:
Trong trờng hợp cần thiết, cán bộ phụ trách mua hàng của công ty sẽ phối hợp cùng cán bộ kỹ thuật liên quan trực tiếp đến cơ sở của nhà cung cấp tiến hành kiểm tra chất lợng hàng hóa, giám sát quá trình cấp vật t.
Khi vật t mua về đến kho, cán bộ phụ trách vật t căn cứ vào hoá đơn, hợp đồng kinh tế tiến hành làm phiếu nhập hàng, phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc ghi đầy đủ các thông tin cần thiết và số lợng nhập kho trên chứng từ có liên quan. Phiếu nhập kho, phiếu nhập hàng và các chứng từ có liên quan đợc chuyển xuống kho nhập hàng, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, chất lợng và quy cách của NVL sau đó tiến hành nhập kho. Thủ kho ghi vào phiếu nhập kho số lợng vật t thực nhận. Sau đó, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan đợc chuyển lên phòng kế toán.