Doạnh thu là kết quả của một doanh nghiệp sau một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó, doanh thu là đầu ra của một quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ. Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh riêng, do đó việc hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh doanh thu sẽ phụ thuộc vào đặc điểm riêng về loại hình sản phẩm, điều kiện chuyển giao, hình thức bán hàng, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung, việc hạch toán của các doanh nghiệp cũng đều dựa trên các chứng từ và sử dụng các tài khoản, sổ sách giống nhau, với mỗi đặc thù của doanh nghiệp khác nhau đó, doanh nghiệp sẽ chi tiết theo các tài khoản và các sổ chi tiết hoặc sử dụng các loại chứng từ khác cần thiết chứng minh cho nghiệp vụ phát sinh.
Sơ đồ 1.1 Quy trình tạo ra doanh thu Khách hàng Phòng KD, KT Ban GĐ, trưởng phòng KD Bộ phận vận chuyển, kho Bộ phận KT, phòng KD Đề nghị mua hàng Nhận và xử lý đơn hàng Xét duyệt bán chịu Chuyển giao hàng
Gửi hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng Bộ phận KT, kho Ban GĐ Xử lý & ghi sổ các khoản thu KH, hàng bán trả lại Thẩm định phải thu khó đòi
a. Chứng từ sử dụng
+ Hợp đồng bán hàng: thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng về các điều khoản trong mua bán hàng hóa bao gồm số lương, chủng loại hàng hóa, thời gian giao kết hợp đồng, giá bán, chất lượng hàng hóa, địa điểm, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, các điều khoản về bán chịu, trả chậmẦlà căn cứ xác định quan hệ kinh tế giữa doanh nghiệp và khách hàng.
+ Hóa đơn bán hàng: thường được lập thành 3 liên, trong đó liên tắm lưu tại quyển, liên đỏ giao cho khách hàng và liên xanh lưu lại đơn vị phục vụ cho mục đắch ghi sổ kế toán. Hóa đơn do doanh nghiệp tự in theo từng doanh nghiệp. Hoá đơn bán hàng được lập khi bàn giao hàng cho khách hàng. Nội dung của hoá đơn ngoài các chỉ tiêu theo quy định, người lập còn phải ghi chú về ngày tháng, số của biên bản giao nhận và thanh toán, hợp đồng của lô hàng.
+ Phiếu thu: là chứng từ do thủ quỹ lập dựa trên số tiền khách hàng thanh toán. Trên mỗi phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký của kế toán thanh toán, thủ quỹ, kế toán trưởng. Phiếu thu là căn cứ để ghi chép nghiệp vụ thanh toán của khách hàng và là căn cứ để xét các khoản chiết khấu thanh toán. Khi lập phiếu thu phải dựa trên hợp đồng kinh tế và hóa đơn, biên bản giao nhận.
+ Giấy Báo Có Ngân hàng là chứng từ do Ngân hàng lập dựa trên số tiền khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản và gửi về cho kế toán làm cơ sở ghi sổ nghiệp vụ thanh toán cho khách hàng.
+ Phiếu xuất kho: là chứng từ do thủ kho lập về số lượng hàng xuất khỏi kho và giao cho khách hàng. Trên phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của thủ kho, trưởng bộ phận kinh doanh và kế toán. Phiếu xuất kho phải đi kèm với biên bản bàn giao hàng hóa và hợp đồng kinh tế, vận đơn.
+ Biên bản bàn giao sản phẩm hàng hóa: là biên bản chứng nhận số lượng hàng hóa được xuất ra khỏi kho và được giao cho khách hàng. Trên biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan tham gia chứng kiến bàn giao.
Các chứng từ khác được sử dụng:
+ Giấy chứng nhận xuất xứ sản phẩm: nêu rõ nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm từ phắa nhà cung cấp.
+ Phiếu nhập kho: trong trường hợp khách hàng yêu cầu trả lại hàng do hàng không đúng quy cách, phẩm chất như trong hợp đồng.
+ Vận đơn: do người vận chuyển lập dựa trên số lượng hàng được bàn giao cho vận chuyển.
+ Phiếu đề nghị thanh toán: đề nghị thanh toán của khách hàng. + Các báo cáo thuế hàng tháng.
b. Quy trình luận chuyển chứng từ:
+ Khi có đề nghị mua hàng cuả khách hàng, phòng kinh doanh dựa trên phiếu yêu cầu qua thư của khách hàng hoặc đơn đặt hàng và báo cáo số lượng hàng tại thời điểm giao hàng hoặc kế hoạch sản xuất để xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
+ Phòng kinh doanh sẽ trình lên Ban Giám đốc phê duyệt đơn đặt hàng của khách hàng và xem xét khả năng bán chịu cho khách hàng. Ban Giám đốc sẽ dựa trên các thông tin tổng quát về tình hình tài chắnh của khách hàng những năm gần đây, sổ chi tiết 131 của khách hàng để phê duyệt bán chịu của khách hàng và tiến hành lập Hợp đồng kinh tế.
+ Sau khi ký kết hợp đồng giữa khách hàng và doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành giao hàng cho khách hàng. Phòng kinh doanh lập hóa đơn cho khách hàng. Hàng được chuyển đi cùng với bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn, phiếu xuất kho, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có) và biên bản bản giao hàng hóa cho khách hàng.
+ Sau khi gửi hàng cho khách hàng, kế toán tiến hành ghi sổ nghiệp vụ bán hàng tương ứng trên các sổ và theo dõi các khoản phải thu khách hàng.
+ Khi khách hàng thanh toán, kế toán sẽ lập phiếu thu hoặc dựa vào Giấy Báo Có của ngân hàng làm cơ sở ghi chép nghiệp vụ thanh toán vào sổ kế toán tương ứng. Sau đó, kế toán lập biên bản thanh lý hợp đồng và kết thúc nghiệp vụ thanh toán.
+ Đối với các trường hợp phát sinh sau khi giao hàng như khách hàng trả lại hàng bán hoặc yêu cầu giảm giá hàng bán, yêu cầu được hưởng chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán, kế toán sẽ theo dõi dựa trên phiếu nhập kho hàng trả lại, hóa đơn ban đầu, biên bản hàng hóa hư hỏng, thiếu phẩm chất, quy cách, bị lỗi, sau đó tiến hành ghi vào sổ kế toán tương ứng.
+ Đối với các khoản phải thu chưa được thanh toán trong thời gian nhất định, kế toán sẽ trình Ban Giám đốc thẩm định phải thu khó đòi dựa trên các thông tin về tình hình tài chắnh của khách hàng như biên bản tình hình tài chắnh của khách hàng và xác lập mức trắch lập dự phòng. Sau đó, kế toán dựa trên quyết định của Ban Giám đốc tiến hành ghi vào sổ chi tiết, sổ Cái TK 642 và 139 tương ứng.
c. Tài khoản sử dụng
Các tài khoản hạch toán khoản mục doanh thu và các tài khoản khác liên quan:
511- Doanh thu bán hàng: Tài khoản này được dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm trừ doanh thu. TK 511 có thể chi tiết thành theo từng đối tượng sản phẩm.
TK 512 Ờ Doanh thu bán hàng nội bộ: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của sản phẩm, hàng hoá, tiêu thụ nội bộ. TK 512 không có số dư cuối kỳ
TK 531 Hàng bán trả lại: Tài khoản theo dõi doanh thu của hàng đã bán cho khách hàng nhưng bị trả lại được Công ty chấp nhận.
TK 532 Giảm giá hàng bán: Tài khoản theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán được Công ty chấp nhận.
TK 521 Chiết khấu thương mại: Tài khoản theo dõi các khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng.
TK 131 Phải thu khách hàng: Theo dõi số tiền phải thu của khách hàng. Tài khoản này chi tiết thành theo từng đối tượng khách hàng.
TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp: Phản ánh số thuế GTGT phải nộp của sản
phẩm, hàng bán, dịch vụ cung cấp.
Sơ đồ 1.2 Hach toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 531,532,521 TK 511 TK131 Phải thu khách hàng
TK 911 TK 3331
Kết chuyển doanh thu Thuế VAT đầu ra phải nộp
e. Sổ sách kế toán sử dụng
Tùy theo hình thức sổ mà doanh nghiệp áp dụng, để theo dõi các nghiệp vụ bán hàng Ờ thu tiền, doanh nghiệp sử dụng hệ thống sổ sách kế toán bao gồm hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết: Sổ tổng hợp: Sổ Cái TK 511, 521, 531, 532 Sổ Cái TK 131, 331 Sổ chi tiết: Sổ chi tiết 511, 521, 531, 532
Sổ chi tiết TK 3331, 131 chi tiết theo từng đối tượng khách hàng. Bảng tổng hợp đối chiếu công nợ.
Báo cáo thuế hàng tháng.
1.1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Trong quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà cụ thể là quá trình bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ tạo ra doanh thu, doanh nghiệp không thể tránh khỏi những rủi ro. Riêng đối với khoản mục doanh thu, sai phạm có thể xảy ra: + Doanh nghiệp nhận tiền trước của khách hàng nhưng chưa giao hàng cho khách hàng mà vẫn ghi chép vào doanh thu.
+ Bỏ sót các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu, giá vốn sau khi giao hàng cho khách hàng. + Ghi nhận doanh thu, giá vốn khác thời điểm nhau hoặc ghi nhận doanh thu mà không đi kèm tương ứng với giá vốn.
Doanh thu Kết chuyển giảm
+ Chuyển hàng không đúng hợp đồng dẫn đến nghiệp vụ bán hàng không đúng nhưng doanh thu vẫn được ghi nhận.
+ Lập hóa đơn GTGT khống với khách hàng do có sự thông đồng giữa doanh nghiệp với khách hàng.
+ Ghi nhận các khoản doanh thu sai niên độ kế toán làm tăng hoặc giảm doanh thu. Sai phạm này có thể do sai sót hoặc cố ý làm tăng hoặc giảm doanh thu cho các mục đắch khác nhau.
+ Cộng sổ các khoản doanh thu không chắnh xác trên sổ Cái hoặc sổ chi tiết.
+ Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi gửi bán hoặc ghi nhận doanh thu không hợp lý đối với các nghiệp vụ bán hàng trả chậm, trả góp.
+ Doanh thu được ghi nhận không tương xứng với chi phắ. Vắ dụ doanh thu phải được phân bổ thành nhiều kỳ nhưng kế toán lại ghi nhận hết trong 1 kỳ.
+ Doanh thu được ghi nhận không đúng với hợp đồng, hóa đơn hoặc không phù hợp với quy định, chắnh sách bán hàng, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.
Do đó, để hạn chế những rủi ro kiểm soát trên, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đòi hỏi phải có sự tách biệt giữa các chức năng, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, giữa cá nhân, bộ phận cũng như sự phê duyệt và ủy quyền của cấp có thẩm quyền. Khi mức độ phân chia trách nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua việc đối chiếu số liệu giữa các phần hành, bộ phận khác nhau, nhờ đó mà hạn chế được khả năng xảy ra gian lận và sai sót. Hệ thống kiểm soát nội bộ được áp dụng đối với khoản mục doanh thu được thiết kế đảm bảo:
Ớ Sự đồng bộ của sổ sách:
Hệ thống kế toán được được thiết kế và tổ chức theo đúng trình với đầy đủ hóa đơn, chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ phát sinh doanh thu. Mỗi nghiệp vụ bán hàng cần có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo từng quy trình cụ thể bao gồm:
- Hóa đơn gồm ắt nhất 3 liên, 1 liên lưu tại cuống tại phòng kế toán, liên đỏ gửi cho khách hàng và liên xanh lưu chuyển nội bộ làm cơ sở lưu trữ và ghi chép nghiệp vụ bán hàng.
- Phiếu xuất kho: do thủ kho lập và có đầy đủ chữ ký của bên nhận hàng, thủ kho chứng minh cho nghiệp vụ xuất kho.
- Biên bản bàn giao hàng hóa cho khách hàng: phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan tham gia lúc giao hàng, quy cách, phẩm chất hàng hóa bàn giao làm cơ sở cho việc hàng đã được giao cho khách hàng và là một trong những điều kiện để ghi nhận doanh thu.
- Vận đơn: do bên vận chuyển lập.
- Giấy chứng nhận xuất xứ: do nhà cung cấp lập. - Và các chứng từ khác trong bộ chứng từ. Ớ Việc đánh số thứ tự của các chứng từ:
Các hóa đơn, chứng từ đều phải được đánh số theo thứ tự trước nhằm đảm bảo các liên tục, không bị bỏ sót nghiệp vụ hoặc khai khống cũng như trùng lặp các nghiệp vụ bán hàng, bao gồm hóa đơn, hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, vận đơn (do bên vận chuyển đánh số thứ tự)
Ớ Sự phân cách nhiệm vụ bán hàng và thu tiền:
Nhiệm vụ bán hàng và thu tiền được thực hiện bởi 2 hệ thống độc lập nhau (cụ thể là 2 nhân viên độc lập). Vắ dụ, bán hàng thường do phòng kinh doanh đảm trách còn thu tiền và theo dõi các khoản phải thu do phòng kế toán quản lý.
Ớ Lập và kiểm tra hóa đơn:
Hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và khách hàng. Có thể thay chữ ký của người đại diện theo pháp luật bằng cách đóng dấu treo, trường hợp bán hàng qua điện thoại có thể không cần chữ ký của khách hàng. Ngoài ra, khi lập hóa đơn cần phải:
- Kiểm tra các chứng từ liên quan đến đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyểnẦ
- Ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị. Giá bán phải được duyệt bao gồm cả chi phắ vận chuyển, giảm giá và điều kiện thanh toán. Việc duyệt giá nhằm tránh thất thu, kắch thắch thỏa đáng tăng thu, giải quyết hợp pháp và hiệu quả các quan hệ lợi ắch giữa các bên trong quan hệ mua bán.
- Tắnh ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn.
- Các hóa đơn có đánh số thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, giấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng.
- Hóa đơn bán hàng thường được lập thành 3 liên: liên gốc lưu tại phòng kế toán để theo dõi doanh thu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 2 chuyển cho bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và đối chiếu với bộ phận kế toán.
- Hóa đơn cần được kiểm tra trước khi gửi cho khách hàng. Các hóa đơn có giá trị lớn cần được một người độc lập kiểm tra.
Ớ Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng:
Việc chấp nhận bán hàng và bán chịu do phòng kinh doanh thực hiện với sự xét duyệt của Giám đốc kinh doanh trước khi đi đến ký kết hợp đồng. Các khoản giảm giá, chắnh sách chiết khấu thương mại cũng được phê chuẩn và quy định trong chắnh sách bán hàng của đơn vị. Đơn đặt hàng hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của doanh nghiệp mua. Bộ phận có thẩm quyền xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mãẦ để xác định khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng. Trong trường hợp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, email, fax cần có những thủ tục để đảm bảo tắnh pháp lý về việc đã đặt hàng của khách hàng. Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp trong tương lai.
Ớ Nhân viên kiểm tra Ờ kiểm soát độc lập các nghiệp vụ bán hàng:
Các nghiệp vụ bán hàng với số tiền từ một mức nhất định phải được kiểm tra bởi 1 nhân viên kiểm soát độc lập thông thường là 1 kiểm toán viên nội bộ. Nhân viên kiểm soát này sẽ kiểm soát việc xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng, các khâu từ lập hóa đơn, xuất hàng đến chuyển hàng cho khách hàng và ký nháy vào các chứng từ đã được kiểm tra.
Ớ Xử lý yêu cầu mua hàng:
Đơn đặt hàng hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của