2. Thực trạng quy trình môi giới tại công ty
2.2.4. Kết thúc thương vụ
Nhân viên môi giới có trách nhiệm hỗ trợ khách hàng làm thủ tục pháp lý như: nộp thuế, sang tên đổi chủ, cắt khẩu nhập khẩu, khai báo tạm trú tạm vắng, điện nước, cắt mạng, cắt điện thoại,.... Nhân viên môi giới nhiệt tình giúp đỡ khách hàng trong các hoạt động sau bán hàng sẽ tạo được hình ảnh tốt trong mắt khách hàng và chủ sở hữu, giúp họ cảm thấy thoải mái khi sử dụng dịch vụ của công ty
Các vấn đề phát sinh sau khi đã thực hiện xong hợp đồng là không thuộc trách nhiệm của nhân viên môi giới, tuy nhiên các nhân viên môi giới vẫn sẽ cố gắng giải quyết trong khả năng có thể.
Cuối cùng là nhận phí dịch vụ môi giới.
Ví dụ: Khi khách hàng đến sàn, công việc được thực hiện như sau: Bước 1: Xác định nhu cầu khách hàng:
- Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tiếp xúc khách hàng, tìm hiểu nhu cầu, khả năng tài chính của khách hàng.
Bước 2: Giới thiệu sản phẩm mới:
- Sau khi đã nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, đưa ra những tư vấn cho khách hàng về sản phẩm phù hợp. Khi khách hàng đã đồng ý thì chuyển qua bước bước tiếp theo
Bước 3: Lập phiếu tư vấn khách hàng:
- Nhân viên kinh doanh lập phiếu tư vấn khách hàng. - Trưởng sàn giao dịch kí xác nhận
Bước 4: Lập phiếu thông tin giao dịch ( gồm 2 bản):
- Điền đủ thông tin vào phiếu thông tin giao dịch về các sản phẩm giao dịch (nhân viên kinh doanh sẽ giữ 01 bản, đưa kế toán giữ 01 bản).
Giám đốc sàn (Phó giám đốc sàn kí thay) kí xác nhận Bước 5: Lưu trữ thông tin giao dịch và đặt phiếu cọc:
+ Phiếu cọc 2 bên – Phiếu đặt cọc với sản phẩm công ty đầu tư.
+ Phiếu cọc 3 bên – Cam kết đặt cọc – với sản phẩm công ty làm môi giới. - Giám đốc sàn (Phó giám đốc sàn kí thay) kí xác nhận
- Lưu trữ các thông tin theo phiếu thanh toán giao dịch Bước 6: Đóng tiền cọc:
- Nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm hướng dẫn khách hàng qua bộ phận kế toán, thủ quỹ để đóng tiền cọc.
- Kế toán, thủ quỹ xuất biên lai công ty. - Khách hàng giữ 01 bản phiếu đặt cọc. - Công ty giữ 02 bản phiếu cọc.
Bước 7: Chuẩn bị hợp đồng:(5 ngày sau khi kí phiếu cọc)
- Thư ký kinh doanh theo dõi thông tin giao dịch và nhắc nhở nhận viên kinh doanh nhắc khách hàng đến kí hợp đồng. Nếu giai đoạn quá đông khách hàng thì thư kí kinh doanh chủ động gọi (nhắc khách hàng mang theo phiếu cọc)
- Lấy hợp đồng từ bộ phận pháp lý.
- Chuyển giám đốc kinh doanh ký xác nhận.
Bước 8: Kí hợp đồng:(một tuần sau khi kí phiếu cọc) - Khách hàng đóng tiền tại bộ phận thủ quỹ, kế toán - Thủ quỹ kế toán xuất biên lai công ty
- Kí hợp đồng
+ HĐ 2 bên: Nếu là sản phẩm của công ty đầu tư, khách hàng giữ 01 bản, công ty giữ 02 bản
+ HĐ 3 bên: Nếu là sản phẩm của công ty môi giới: Người bán giữ một bản, Người mua giữ một bản, công ty giữ một bản
- Nhân viên kinh doanh thu lại phiếu cọc của khách hàng
- Nhân viên kinh doanh dẫn người mua và người bán đến công ty chủ đầu tư làm thủ tục sang tên HĐ
Bước 9: Kết thúc giao dịch:
- Kế toán tính toán doanh thu và hoa hồng cho NVKD - NVKD nhận hoa hồng.