a) Kinh nghiệm những năm qua:
Theo khuôn khổ Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2010, các bộ, các tỉnh thực hiện cải cách hành chính theo kế hoạch hàng năm và 5 năm. Các kế hoạch này bao gồm:
- Mục tiêu cần đạt được của kế hoạch;
- Các công việc (hoạt động) cần phải thực hiện trên các lĩnh vực của Chương trình;
- Thời hạn thực hiện các công việc (hoạt động);
- Bố trí nguồn lực và phân công trách nhiệm thực hiện.
Tuy nhiên, đánh giá quá trình triển khai cải cách hành chính giai đoạn 2001 - 2010 cho thấy, nhìn chung các kế hoạch cải cách hành chính của bộ, của tỉnh còn thiếu một số nội dung và thành tố rất quan trọng có ý nghĩa đảm bảo cho kế hoạch mang tính khả thi và được thực hiện một cách có hiệu quả. Cụ thể là:
- Chưa cụ thể hóa được các chỉ số thành công của các mục tiêu, các lĩnh vực của Chương trình, các kết quả đầu ra và các hoạt động. Do vậy, việc kiểm điểm đánh giá thực hiện chương trình và kế hoạch thiếu cơ sở cụ thể để đo lường nên thường mang tính cảm tính và võ đoán, ít có ý nghĩa thuyết phục. Hơn nữa, việc thiếu các chỉ số thực hiện thành công cũng gây ra những hạn chế trong đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và quy trách nhiệm đối với cán bộ và đơn vị đảm trách và tham gia.
- Trong nhiều trường hợp, việc thể hiện các mục tiêu, kết quả và các hoạt động còn chung chung, thiếu tính cụ thể và chính xác. Do vậy, đã gây ra những tranh luận trong việc hiểu đúng nội dung khi bắt tay vào thực hiện và trong khi kiểm điểm đánh giá;
- Đặc biệt, các chương trình và kế hoạch cải cách hành chính, tuy đã xác định các mục tiêu và hoạt động phải thực hiện, nhưng không xác định cụ thể nguồn lực (nhất là nguồn ngân sách) cần thiết để thực hiện. Trong nhiều trường hợp, lãnh đạo bộ, địa phương không cam kết đảm bảo đủ ngân sách cần thiết để đạt đươc các mục tiêu, kết quả và thực hiện các hoạt động của kế hoạch. Việc thiếu nguồn lực thực hiện thường bao hàm hai hệ quả: (1) kế hoạch hoạt động xây dựng ra to tát, song tính khả thi thấp; và (2) đơn vị hay cá nhân không thể hoàn thành mục tiêu đề ra ban đầu hay thực hiện một cách nửa vời.
- Về phương pháp tổ chức, hầu hết việc xây dựng kế hoạch cải cách hành chính được giao cho một hoặc một số cán bộ cải cách hành chính của cơ quan thường trực cải cách hành chính của bộ, của tỉnh (Vụ Tổ chức cán bộ, Văn phòng bộ…, Sở Nội vụ) đảm nhận. Mặc dù dự thảo kế hoạch cải cách hành chính có được đưa ra bàn bạc và xin ý kiến, nhưng các bộ, các tỉnh còn thiếu quy định và cơ chế huy động sự tham gia tích cực và chủ động của các cơ quan,
đơn vị liên quan hay các đối tượng chịu tác động trong quá trình xây dựng kế hoạch.
b) Mục đích và yêu cầu của kế hoạch cải cách hành chính:
Để đảm bảo một kế hoạch cải cách hành chính hàng năm được xây dựng một cách cụ thể, chính xác, khả thi, có thể theo dõi và đánh giá được kết quả, cần phải đáp ứng các yêu cầu quan trọng sau đây:
- Về cơ sở tài liệu, kế hoạch cải cách hành chính được xây dựng phải dựa trên cơ sở các nguồn tài liệu:
+ Chiến lược phát triển của bộ, của ngành, Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.
+ Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 và các văn bản hướng dẫn của các bộ.
+ Chương trình/kế hoạch hợp tác với cơ quan đối tác (nếu tỉnh có quan hệ hợp tác cải cách hành chính với đối tác nước ngoài).
+ Kế hoạch công tác năm của bộ, tỉnh.
+ Các yêu cầu, nhiệm vụ mới đặt ra trong từng giai đoạn. + Các nhiệm vụ đột xuất.
- Về nội dung và yêu cầu, kế hoạch cần được theo dõi và đánh giá chặt chẽ. Vì vậy, cần cụ thể hóa trên các thành tố sau đây trong kế hoạch cải cách hành chính hàng năm:
+ Mục tiêu các lĩnh vực của Chương trình CCHC của bộ, tỉnh và các chỉ số thành công tương ứng.
+ Các kết quả đầu ra (thuộc các lĩnh vực Chương trình) và các chỉ số kết quả cần đạt được.
+ Nội dung các hoạt động và các chỉ số kết quả cần đạt được.
+ Các nguồn tài liệu kiểm chứng ghi nhận hoặc chứng tỏ các hoạt động đã hoàn thành.
+ Các rủi ro có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến việc hoàn thành các mục tiêu, kết quả và các hoạt động.
+ Ngân sách và nguồn lực phân bổ để hoàn thành các kết quả đầu ra/thực hiện các hoạt động.
+ Thời gian thực hiện (bắt đầu, kết thúc) các hoạt động.
+ Đơn vị chịu trách nhiệm (chủ trì, phối hợp) hoàn thành các kết quả/thực hiện các hoạt động.
- Về tính chất, tài liệu kế hoạch cải cách hành chính phải:
+ Thể hiện quyết tâm chính trị của lãnh đạo bộ, tỉnh và cơ quan, đơn vị tham gia kế hoạch;
+ Các nội dung kế hoạch phải được xây dựng trên cơ sở có sự thảo luận và nhất trí cao trong nội bộ và giữa các đơn vị liên quan, nhất là các nội dung liên quan đến chỉ số thành công, nguồn lực và ngân sách, và thời hạn hoàn thành;
+ Trong quá trình xây dựng kế hoạch cải cách hành chính cần bảo đảm kết hợp chặt chẽ giữa sự định hướng và chỉ đạo của lãnh đạo bộ, tỉnh với sự tham gia của các cơ quan, đơn vị, cá nhân tham gia xây dựng và thực hiện kế hoạch.
2. Quy trình và công cụ lập kế hoạch CCHC:
Bản kế hoạch cải cách hành chính hàng năm của địa phương, sau khi được lãnh đạo bộ, tỉnh phê duyệt và đưa vào thực hiện là một tài liệu thể hiện ý chí quyết tâm của lãnh đạo cộng với sự hiểu biết và nhất trí đồng lòng của các cơ quan, đơn vị tham gia thực hiện. Do vậy, bản kế hoạch sau khi hoàn thành phải đồng thời đảm bảo được hai yếu tố: (1) Sự chỉ đạo và hướng dẫn lãnh đạo bộ, UBND tỉnh; và (2) Sự tham gia tích cực và chủ động của các cơ quan, đơn vị thực hiện kế hoạch. Đương nhiên, cơ quan thường trực cải cách hành chính của bộ, tỉnh phải là đơn vị đóng vai trò chủ trì phối hợp quá trình triển khai và theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch cải cách hành chính hàng năm.
a) Quy trình xây dựng Kế hoạch:
Nhằm đảm bảo các yêu cầu, đồng thời khắc phục được các tồn tại nêu ở phần trên, việc xây dựng kế hoạch cải cách hành chính hàng năm của bộ, tỉnh cần được thực hiện thông qua một quy trình như sau:
Bảng 2.1: Quy trình xây dựng kế hoạch
Bước Công việc Trách nhiệm Yêu cầu/Phương pháp
1. Truyền đạt các định hướng và nhiệm vụ hướng và nhiệm vụ CCHC cho các sở ngành và huyện thị
Lãnh đạo bộ,
UBND tỉnh Thông qua hội nghị phổ biến hoặc thông báo
2. Các đơn vị thuộc và trực thuộc bộ, tỉnh trực thuộc bộ, tỉnh dự thảo kế hoạch Các vụ cục, tổng cục thuộc bộ; cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, đơn vị hành chính cấp huyện