- Xây dựng quy chế, chế độ làm việc
3. Các bước tiến hành xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả
hiểu là gồm đầu ra, kết cục và tác động.
Hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả cũng hỗ trợ tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong tổ chức hay chính quyền. Các bên hữu quan kể cả nội bộ lẫn bên ngoài sẽ có thông tin tốt hơn về tình hình thực hiện, nếu chứng tỏ được kết quả tích cực cũng có thể giúp thu hút được sự ủng hộ của dân chúng. Hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả cung cấp thông tin then chốt và giúp cho các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định với đầy đủ thông tin hơn.
3. Các bước tiến hành xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả kết quả
Có nhiều các cách tiếp cận khác nhau trong việc xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá:
- Cách 1: Toàn bộ Chính phủ hướng tới thiết lập một hệ thống theo dõi, đánh giá (M&D) rộng lớn cho toàn bộ các cơ quan Chính phủ, thiết kế và thực hiện các hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả toàn diện, bao trùm nhiều lĩnh vực và chính sách. Cách này được các nước như Mỹ, Australia, Canada áp dụng.
- Cách 2: Chọn một số bộ, ngành xây dựng trước, các bộ, ngành được xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá một cách tuần tự. Do các bộ, ngành khác nhau đang ở trong giai đoạn xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá khác nhau. Hay thực tế, Chính phủ có thể không đủ khả năng đưa tất cả các bộ, ngành chuyển động một cách đồng bộ. Cách này là cách tiếp cận hạn chế và có tính chất tập trung vào một bộ phận. Như vậy có thể chọn một địa phương, vùng hay một số bộ, ngành quan trọng để thử nghiệm hệ thống theo dõi, đánh giá.
- Cách 3: cho các ứng dụng của chương trình dựa trên kết quả là tập trung vào một nhóm đối tượng khách hàng cụ thể.
Ngân hàng thế giới (WB) đã đưa ra 10 bước xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả trong nền hành chính. Mô hình 10 bước này không phải là một dải tuyến tính chặt chẽ và cũng không diễn ra tuần tự. Trong quá trình xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá kết quả hoạt động thì các bước này sẽ phải làm đi làm lại. Việc phát triển và điều chỉnh tổ chức sẽ phải diễn ra trong thời gian dài và nhu cầu của người dùng tin rằng cũng sẽ thay đổi. Vì vậy, hệ thống đòi hỏi phải có tính mềm dẻo và khả năng thích ứng để xác định các nguồn số liệu, các kỹ thuật thu thập và phân tích báo cáo mới.
Để đơn giản hoá và phù hợp với theo dõi, đánh giá cải cách hành chính, vận dụng quy trình xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị cho việc xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả;
Bước 3: Lựa chọn các chỉ số, chỉ tiêu
Bước 4: Xây dựng phương pháp theo dõi, đánh giá Bước 5: Lập báo cáo và sử dụng báo cáo
Bước 1: Chuẩn bị cho việc xây dựng hệt thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả
Để trả lời câu hỏi vì sao chúng ta muốn xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả? Chúng ta phải hoàn thành nhiều công việc trước khi bắt tay vào xây dựng, đó là việc đánh giá mức độ sẵn sàng.
Đánh giá mức độ sẵn sàng khác với đánh giá nhu cầu, đó là đánh giá nhu cầu giả định có một câu hỏi căn bản cần trả lời liệu Chính phủ có cần hệ thống như vậy không; đánh giá mức độ sẵn sàng giả định Chính phủ cần hệ thống như vậy và tìm xem Chính phủ đã sẵn sàng hay chưa và có khả năng xây dựng, sử dụng và duy trì hay không?
Đánh giá mức độ sẵn sàng dựa trên 8 câu hỏi cơ bản:
1) Áp lực tiềm ẩn nào đòi hỏi phải có hệ thống theo dõi, đánh giá trong khu vực công, tại sao?
Do đòi hỏi về cải cách quản trị khu vực công và tăng cường trách nhiệm và tính minh bạch cũng như đòi hỏi chống tham nhũng.
2) Ai ủng hột hệ thống theo dõi, đánh giá? - Chính phủ;
- Các nhà quản lý và hoạch định chính sách có tư tưởng cải cách; - Người dân.
3) Động cơ chính trị nào thúc đẩy việc hỗ trợ xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá?
4) Ai là người nắm hệ thống theo dõi, đánh giá. Ai được hưởng lợi từ hệ thống theo dõi, đánh giá. Khối lượng thông tin mà họ cần nắm?
5) Hệ thống theo dõi, đánh giá có thể hỗ trợ trực tiếp việc phân bổ nguồn lực hợp lý hơn và đạt được mục tiêu của chương trình như thế nào?
Bản thân theo dõi, đánh giá không phải là mục đích, nó là một công cụ được dùng để tạo điều kiện cho quản trị quốc gia tốt, công tác quản trị hiện đại, cải cách và tinh thần trách nhiệm cao hơn. Hệ thống theo dõi, đánh giá hỗ trợ các nhà hoạch định chính sách theo dõi và cải thiện các kết quả, cũng như phân bổ nguồn lực nhờ thông tin phản hồi liên tục nên Chính phủ, tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn.
6) Phản ứng thế nào khi hệ thống theo dõi, đánh giá cung cấp thông tin xấu?
Đánh giá mức độ sẵn sàng giúp xác định được những rào cản, trở ngại về cơ cấu, văn hoá, chính trị hoặc cá nhân trong một tổ chức cụ thể.
7) Năng lực hỗ trợ hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả nằm ở đâu? Đánh giá mức độ sẵn sàng cung cấp các chỉ dẫn hữu ích để xác định nơi có thể tìm thấy thông tin. Ví dụ, đơn vị nào trong Chính phủ có sẵn sàng năng lực theo dõi, đánh giá hay không/có thể tìm thấy số liệu này ở chính quyền trung ương, ngành hay các bộ chủ quản hoặc sẵn có trong các bộ chịu trách nhiệm lập kế hoạch.
8) Hệ thống theo dõi, đánh giá sẽ kết nối các chương trình, dự án, ngành và các mục tiêu quốc gia như thế nào?
Hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả cấp độ dự án mà không được đồng bộ hoá với các mục tiêu của chương trình thì sẽ không có tác dụng vượt ngoài phạm vi của dự án đó. Thông tin cần được chia sẻ, trao đổi giữa các cấp, từng cấp phải bảo đảm việc sử dụng và chia sẻ thông tin theo chiều ngang, kể từ lúc thu thập đến lúc phân tích. Mục đích tạo được hệ thống minh bạch và đồng bộ giữa các cấp chính quyền, thông tin cũng phải được trao đổi lên xuống trong hệ thống Chính phủ chứ không chỉ được thu thập, lưu trữ, sử dụng tại một cấp chính quyền duy nhất. Chia sẻ thông tin như vậy giúp bảo đảm các chính sách, chương trình, dự án được gắn kết và điều phối chặt chẽ.
Bước 2: Xác định các kết quả cần theo dõi, đánh giá
Mục tiêu của chương trình (chẳng hạn Chương trình CCHC) thường mang tính dài hạn. Từ mục tiêu phân tích thành các kết quả thường mang tính trung hạn. Từ kết quả, người ta xác định các chỉ số, các chỉ số thường mang tính ngắn hạn.
Việc xác định các kết quả mô tả được thành công một cách cụ thể. Các chỉ số chỉ có tác dụng khi so sánh với cái đích đã định ra. Vì vậy, việc đo các chỉ số sẽ chỉ ra sự tiến bộ đạt được khi tiến tới cái đích đã định. Xác định kết quả có ý nghĩa quan trọng sống còn trong việc xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả. Xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá về cơ bản là một tiến trình ngoại suy mà đầu vào hoạt động, kết quả đều được rút ra từ hiệu quả. Có rất nhiều vấn đề cần được xem xét khi lựa chọn các kết quả cần theo dõi, đánh giá. Ở quốc gia, có thể có một số mục tiêu quốc gia, vùng hay ngành được đặt ra.
Quá trình tổng thể xác định và thống nhất về kết quả của chương trình, dự án nằm trong cả một tiến trình chính trị. Cần biết được mình đang ở đâu, tại sao lại đi đến đích đó, làm sao có thể biết được đã đến được đích hay chưa. Để đạt được sự đồng thuận về các hiệu quả cần theo dõi, đánh giá cần có các yếu tố sau đây:
- Xác định được người đại diện cụ thể của các bên hữu quan. Quan điểm và lợi ích của ai phải được ưu tiên.
- Xác định mối quan tâm chính của các nhóm đối tượng có liên quan. Cần phải lắng nghe nhiều ý kiến từ nhiều loại đối tượng. Dẫn chứng cần được đưa vào quá trình này để tạo lập một khu vực công dân chủ.
- Chuyển các vấn đề được đặt ra thành các kết quả. Cần phải ghi nhận là chuyển hoá các vấn đề thành các hiệu quả hoàn toàn khác với việc nhắc lại chúng. Các phát biểu về kết quả cho phép xác định hướng đi đến đích và con đường phía trước.
- Chia nhỏ để phản ánh được kết quả mong muốn. Kết quả cần đạt được chia đủ nhỏ để phản ánh được từng lĩnh vực liên quan. Cần chia nhỏ để trả lời được các câu hỏi: cho ai? ở đâu? bao nhiêu? tới lúc nào?
Đơn giản hoá và tập trung hoá kết quả giúp loại trừ các vấn đề phức tạp sau này, khi xây dựng hệ thống các chỉ số và các chỉ tiêu để theo dõi, đánh giá.
- Xây dựng kế hoạch đánh giá xem đạt được kết quả này như thế nào. Khi thực hiện theo dõi, đánh giá theo cách truyền thống là theo dõi, đánh giá đầu vào, hành động, đầu ra. Trong đó, yêu cầu làm rõ kết quả không thật sự được chú ý. Các nhà quản lý chỉ thực hiện các công việc đầu vào, giao việc cho người thực hiện và chờ đợi kết quả đầu ra. Nhược điểm của cách tiếp cận này là việc hoàn thành tất cả các hoạt động không đồng nghĩa với việc đạt được các hiệu quả mong muốn. Các hoạt động và kết quả rất quan trọng, chúng là điều kiện cần nhưng chưa đủ. Xác định các kết quả cần theo dõi, đánh giá là chuyển các vấn đề vướng mắc thành các kết quả cần đạt được của chương trình.
Thí dụ về các kết quả cần đạt đến suy ra từ các vấn đề vướng mắc đã được xác định trong Chương trình tổng thể CCHC nhà nước.
Vấn đề vướng mắc Kết quả cần đạt
Bước 3: Lựa chọn các chỉ số, chỉ tiêu a) Ý nghĩa của chỉ số
Chức năng, nhiệm vụ QLNN chưa được xác định rõ ràng và phù hợp
Các cơ quan trong hệ thống hành chính được rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm
Hệ thống thể chế, chính sách chưa đồng bộ, còn chồng chéo và thiếu thống nhất
Xây dựng và hoàn thiện các thể chế, trước hết là thể chế kinh tế, thể chế tổ chức và hoạt động của hệ thống hành chính
Đội ngũ cán bộ, công chức còn yếu về phẩm chất, năng lực chuyên môn, kỹ năng hành chính
Đổi mới và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức
Chỉ số là các biến số định tính hoặc định lượng, là phương tiện đơn giản đo lường kết quả hoạt động. Chỉ số phản ánh các thay đổi có liên quan đến một biện pháp can thiệp hoặc góp phần đánh giá kết quả hoạt động so với mục tiêu đề ra.
Chỉ số kết quả không phải là bản thân kết quả. Chỉ số cần được xây dựng cho mọi cấp của hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả. Các chỉ số là điều cần thiết để kiểm tra sự tiến triển của chương trình từ đầu vào, hoạt động, kết quả và mục tiêu.
Xây dựng các chỉ số cơ bản để theo dõi kết quả cho phép các nhà quản lý đánh giá mức độ đạt được của các kết quả dự kiến. Xây dựng chỉ số là hoạt động cốt lõi trong việc xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá dựa trên kết quả, nó chi phối tất cả các bước thu thập, đánh giá và báo cáo số liệu.